4 faktor eksternal yang Mempengaruhi perencanaan sumber daya manusia

Sebuah perusahaan tidak akan terlepas dari urusan perencanaan SDM karena hal tersebut bermanfaat untuk memberdayakan pegawai/karyawan secara efektif.

Selain itu, tanpa adanya perencanaan sumber daya manusia yang baik, sebuah perusahaan atau organisasi tidak akan bisa bertahan, berkembang, dan maju di masa depan.

Lantas apa yang dimaksud dengan sumber daya manusia dan perencanaan sumber daya manusia?

Nah, untuk penjelasan lebih lengkapnya, mari simak ulasan seputar perencanaan sumber daya manusia berikut ini.

Table of Contents

1. Apa itu Sumber Daya Manusia?

2. Pengertian Perencanaan SDM

2.1. 1. Menurut KBBI

2.2. 2. Menurut Mathis dan Jackson (2001)

2.3. 3. Menurut Andrew E. Sikula

2.4. 4. Menurut Mondy & Noe (1995)

2.5. 5. Menurut Werther dan Davis

2.6. 6. Jackson & Schuler (1990)

3. Fungsi dan Tujuan Perencanaan SDM

4. Tahapan Perencanaan Sumber Daya Manusia

4.1. 1. Menganalisis Tujuan Organisasi

4.2. 2. Melakukan Inventarisasi SDM

4.3. 3. Memperkirakan Demand dan Supply SDM

4.4. 4. Memperkirakan Kesenjangan SDM

4.5. 5. Merumuskan Rencana Tindakan SDM

4.6. 6. Pemantauan, Pengendalian, dan Umpan Balik

5. Faktor-faktor yang Perlu Dipertimbangkan dalam Perencanaan SDM

5.1. 1. Pertumbuhan (Growth)

5.2. 2. Perubahan (Change)

5.3. 3. Teknologi (Technology)

Apa itu Sumber Daya Manusia?

Sebelum Anda tahu apa itu perencanaan SDM, maka sebaiknya ketahui terlebih dahulu apa itu sumber daya manusia.

SDM didefinisikan sebagai setiap individu yang bekerja secara produktif untuk menggerakkan organisasi, perusahaan, dan berfungsi sebagai aset organisasi atau perusahaan tersebut.

Karena fungsinya yang sangat krusial, SDM harus mendapatkan pelatihan dan bimbingan agar terus berkembang.

Selanjutnya, SDM juga dikelompokkan menjadi dua jenis, yakni SDM Makro dan SDM Mikro.

Sumber daya manusia makro adalah total keseluruhan penduduk usia produktif yang berada di suatu wilayah.

Sedangkan, sumber daya manusia mikro merupakan orang yang bekerja di suatu institusi atau perusahaan.

Dari penjelasan di atas, maka dapat diambil kesimpulan bahwa SDM adalah orang atau individu yang bekerja di suatu perusahaan yang memiliki kemampuan tertentu.

Oleh karena itu, SDM adalah salah satu faktor yang penting dalam mencapai tujuan perusahaan, selain modal dan teknologi.

Nah, inilah pentingnya keberadaaan perencanaan sumber daya manusia.

Pengertian Perencanaan SDM

Nah, setelah Anda tahu apa itu sumber daya manusia, maka selanjutnya ketahui juga pengertian perencanaan SDM yang berperan penting dalam kemajuan perusahaan.

Perencanaan SDM atau Human Resource Planning (HRP) merupakan proses peramalan yang bersifat sistematis dengan cara menghubungkan kebutuhan SDM suatu perusahaan dengan strategi dan tujuan perusahaan.

Selain itu, perusahaan juga perlu memastikan bahwa SDM yang dimiliki sudah memadai, berkualitas, dan kompeten, dalam mencapai tujuan perusahaan tersebut.

1. Menurut KBBI

Selain pengertian perencanaan sumber daya manusia di atas, KBBI juga memiliki definisi tentang perencanaan sumber daya manusia yakni sebuah potensi individu yang bisa dikembangkan dan dilatih untuk kepentingan proses produksi.

2. Menurut Mathis dan Jackson (2001)

Sejumlah ahli juga turut mendefinisikan apa itu perencanaan sumber daya manusia, salah satunya Mathis dan Jackson (2001).

Menurut Mathis dan Jacson (2001), perencanaan SDM adalah sebuah proses identifikasi dan analisis untuk memiliki SDM yang bisa mencapai tujuan organisasi atau perusahaan.

3. Menurut Andrew E. Sikula

Andrew E. Sikula juga mendefinisikan tentang perencanaan sumber daya manusia, yakni sebagai sebuah proses dalam menentukan kebutuhan pegawai/karyawan dan agar pekerjaan SDM tersebut sesuai dengan rencana organisasi.

4. Menurut Mondy & Noe (1995)

Selanjutnya, menurut Mondy & Noe (1995), perencanaan sumber daya manusia merupakan proses sistematis yang menganalisis keadaan SDM yang bertujuan agar jumlah dan kualitas SDM dengan keterampilan yang sesuai terpenuhi ketika perusahaan atau organisasi membutuhkannya.

5. Menurut Werther dan Davis

Pendapat ahli menurut Werther dan Davis tentang perencanaan sumber daya manusia merupakan sebuah rencana sistematis dalam memprediksi kebutuhan karyawan dengan ketersediaan untuk waktu yang akan datang.

Dengan demikian, pihak HRD (Human Resource Department) bisa segera melakukan tugas tim HRD dalam perencanaan untuk melaksanakan rekrutmen pekerja, seleksi, pelatihan, dan rangkaian lainnya.

6. Jackson & Schuler (1990)

Schuler & Walker (1990) juga mendefinisikan tentang perencanaan SDM, yakni sebagai suatu proses manajemen yang menentukan mobilitas SDM organisasi atau perusahaan saat ini menuju posisi di masa depan yang diinginkan.

Fungsi dan Tujuan Perencanaan SDM

Setelah Anda paham apa itu perencanaan sumber daya manusia, lantas apa fungsi dan tujuannya?

Contoh tujuan perencanaan SDM yaitu agar ada kepastian antara kesesuaian tenaga kerja dan jumlah pekerjaan yang tersedia, baik itu jumlah atau kualitas SDM yang perusahaan butuhkan.

Untuk mengetahui kesesuaian tersebut, maka proses tersebut harus didasari oleh demand dan supply dan demand SDM perusahaan.

Lalu, apa saja fungsi perencanaan SDM untuk perusahaan?

Fungsi yang pertama yaitu bisa membantu departemen SDM dalam mengantisipasi kebutuhan jumlah dan kualitas tenaga kerja di kemudian hari. Akan sangat terbantu untuk tenaga kerja yang sifatnya berubah-ubah seperti dalam struktur organisasi proyek.

Kedua, perencanaan sumber daya manusia juga bermanfaat dalam membantu HR agar bisa bekerja proaktif untuk menemukan kandidat pekerja yang sesuai dengan posisi pekerjaan.

Tahapan Perencanaan Sumber Daya Manusia

Perlu Anda ketahui bahwa membuat perencanaan sumber daya manusia tidak sembarangan dan harus mengikuti tahapan—tahapannya sebagaimana berikut ini.

1. Menganalisis Tujuan Organisasi

Tahapan perencanaan SDM yang pertama yaitu menganalisis tujuan organisasi.

Selanjutnya, Anda bisa menguraikan tujuan organisasi atau perusahaan tersebut menjadi lebih rinci, yakni menjadi tujuan setiap divisi perusahaan.

Sebagai contoh, Anda harus menentukan apa tujuan dari divisi marketing, keuangan, produksi, dan lain sebagainya.

Dengan melakukan perincian tujuan seperti itu, maka penilaian terhadap kebutuhan SDM untuk setiap divisi akan terbentuk.

2. Melakukan Inventarisasi SDM

Setelah Anda mendapatkan nilai kebutuhan SDM dari hasil analisis tujuan organisasi, maka selanjutnya ketahui tentang informasi SDM yang tersedia di perusahaan Anda saat ini.

Hal-hal yang termasuk dalam inventarisasi SDM yaitu kapasitas, kemampuan, jumlah, latar belakang pendidikan, hingga potensi tenaga kerja.

3. Memperkirakan Demand dan Supply SDM

Setelah tahap inventarisasi SDM, maka tahap selanjutnya yaitu memperkirakan tenaga kerja yang perusahaan butuhkan di masa mendatang.

Jadi, perusahaan harus mempertimbangkan apakah harus ada penambahan karyawan, pelatihan karyawan, peningkatan produktivitas, dan lain sebagainya.

Pada tahap ini akan dibutuhkan data SDM yang akurat agar dapat memperkirakan kebutuhan perusahaan. Mencatat dan mengelola data tenaga kerja perusahaan dapat dilakukan dengan menggunakan aplikasi HR online yang terintegrasi.

4. Memperkirakan Kesenjangan SDM

Melakukan perkiraan kesenjangan SDM ini sangat penting karena akan menentukan apakah akan ada penambahan SDM atau pengurangan SDM agar pekerjaan menjadi lebih efisien.

Hal ini bisa dilakukan setelah mendapatkan hasil perbandingan antara demand dan supply SDM yang akhirnya akan menghasilkan sebuah selisih, baik itu selisih lebih ataupun kurang.

5. Merumuskan Rencana Tindakan SDM

Tahapan selanjutnya yaitu tim perencanaan sumber daya manusia harus merumuskan rencana tindakan SDM.

Tahapan ini dilakukan setelah hasil perkiraan sudah tersedia dan apabila ada kesenjangan maka diperlukan tindakan yang bisa menghilangkan kesenjangan tersebut.

Contoh tindakan yang bisa diambil yakni dapat berupa mutasi antar bagian atau bahkan pemutusan hubungan kerja.

6. Pemantauan, Pengendalian, dan Umpan Balik

Tahapan yang terakhir dalam perencanaan SDM yaitu melakukan pemantauan, pengendalian, dan umpan balik sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau organisasi.

Faktor-faktor yang Perlu Dipertimbangkan dalam Perencanaan SDM

Berikut ini sejumlah faktor perencanaan SDM yang harus diperhatikan oleh perusahaan.

1. Pertumbuhan (Growth)

Memperhatikan faktor pertumbuhan finansial serta kebutuhan perusahaan adalah faktor yang penting dalam perencanaan SDM.

2. Perubahan (Change)

Faktor yang selanjutnya yaitu perubahan karena perubahan bisa saja terjadi kapanpun, sehingga HR harus bisa berpikir kreatif dan fleksibel agar kebutuhan perusahaan tetap terpenuhi dengan baik.

3. Teknologi (Technology)

Seorang HR harus bisa memahami pentingnya teknologi untuk kelancaran operasional perusahaan.

Banyak software ERP terbaik yang dapat digunakan oleh tim HR dalam mengelola operasional perusahaan, salah satu contohnya adalah software absensi, software payroll dan juga aplikasi slip gaji online yang akan sangat membantu dalam pekerjaan HR.

Maka dari itu, Jika diperlukan HR perlu merencanakan adanya pelatihan mempelajari fitur atau perangkat perusahaan untuk karyawan.

Jadi, demikian ulasan lengkap seputar perencanaan SDM dan semoga artikel ini bisa bermanfaat untuk Anda.

Faktor

Apa saja faktor

Faktor

4 Langkah penting penyusunan perencanaan SDM perusahaan?