Apa saja yang perlu diperhatikan dalam pembuatan surat dinas

Kemampuan menulis surat dinas sangat penting bagi kehidupanmu baik di lingkungan sekolah maupun di masyarakat. Apalagi, bagi pengurus organisasi, kemahiran tersebut mutlak diperlukan. Surat dinas bisa kamu pergunakan saat menulis surat kepada guru atau wali kelas karena berhalangan masuk sekolah; surat permohonan menjadi anggota sebuah perkumpulan, misalnya perkumpulan seni, olahraga, pencinta alam; surat undangan atau pemberitahuan kegiatan OSIS, kepramukaan, PMR; dan sebagainya.

Surat dinas merupakan sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi dari seseorang, organisasi, instansi, maupun swasta kepada pihak lain.

Adapun fungsi surat dinas ialah sebagai sarana untuk menyampaikan permohonan, pemberitahuan, pemikiran; alat bukti tertulis dan alat pengingat; bukti sejarah, contohnya surat-surat bersejarah; dan pedoman kerja, misalnya surat keputusan.

Cermatilah gambar contoh surat dinas dan bagiannya berikut ini.


Apa saja yang perlu diperhatikan dalam pembuatan surat dinas


a. Kepala surat umumnya terdiri atas nama instansi, alamat lengkap, nomor telepon, nomor kode pos, logo. b. Contoh kepala surat yang dibuat oleh sebuah organisasi:
YAYASAN BINA BUDAYA Jalan Perjuangan 55, Surakarta Jawa Tengah 51176

Kotak Pos 3454 Telepon 467540

c. Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan kepala surat.

Apa saja yang perlu diperhatikan dalam pembuatan surat dinas


a. Tanggal surat mencakup tanggal (ditulis angka), bulan (ditulis huruf), dan tahun (ditulis angka). b. Sebelum tanggal, tidak perlu mencantumkan kota karena nama kota sudah disebutkan di kepala surat. c. Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan tanggal surat.

Apa saja yang perlu diperhatikan dalam pembuatan surat dinas


a. Kata nomor, lampiran, dan hal ditulis dengan huruf awal kapital. b. Nomor, lampiran, dan hal diikuti oleh tanda titik dua. c. Apabila nomor dan lampiran disingkat, mesti ditulis secara konsisten, yakni No. dan Lamp. d. Apabila tidak ada yang dilampirkan, kata lampiran tidak perlu dicantumkan. e. Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan nomor, lampiran, dan hal surat.

Apa saja yang perlu diperhatikan dalam pembuatan surat dinas


a. Alamat surat berisi nama orang yang dituju dan nama jabatan. b. Penulisan alamat surat bisa di sebelah kanan atas di bawah tanggal surat atau di sebelah kiri atas di bawah bagian Hal. c. Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan tanggal surat.

Apa saja yang perlu diperhatikan dalam pembuatan surat dinas


a. Salam pembuka merupakan awal komunikasi dari pengirim kepada penerima surat. b. Salam pembuka umumnya ditulis di sebelah kiri di bawah alamat surat. c. Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan tanggal surat.

Apa saja yang perlu diperhatikan dalam pembuatan surat dinas


a. Isi surat terbagi atas alinea pembuka (pengantar isi surat yang berisi permintaan, pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan), alinea isi (hal-hal yang perlu disampaikan kepada penerima surat yang ditulis secara jelas dan singkat), dan alinea penutup surat (simpulan isi surat dan mengandung harapan maupun ucapan terima kasih). b. Contoh alinea pembuka: 1) Karang Taruna RW X akan mengadakan Pelatihan Kewirausahaan yang melibatkan beberapa karang taruna dan OSIS SMP dan SMA se-Bandung. 2) Surat permohonan Saudara telah kami terima. Sehubungan dengan ini, kami memberitahukan hal-hal sebagai berikut. c. Contoh alinea penutup: 1) Atas kerja sama Bapak, kami ucapkan terima kasih. 2) Semoga jawaban kami dapat memuaskan Ibu. a. Salam penutup merupakan sapaan untuk mengakhiri komunikasi dari pengirim kepada penerima surat. b. Salam penutup umumnya ditulis di sebelah kanan bawah surat. c. Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan tanggal surat.

Apa saja yang perlu diperhatikan dalam pembuatan surat dinas


a. Nama pengirim surat berisi nama pengirim dan nama jabatan, ditulis di bawah salam penutup. b. Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan nama pengirim.

Apa saja yang perlu diperhatikan dalam pembuatan surat dinas

Jakarta -

Surat dinas dibuat untuk kepentingan kedinasan baik pemerintah maupun swasta. Surat dinas dapat ditulis oleh instansi kepada instansi, atau dari instansi untuk individu.

Bentuknya bisa berupa pengumuman, surat izin, surat tugas, dan sejenisnya untuk keperluan kedinasan.

Coba lihat contoh surat dinas berikut ini:

ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH [OSIS] SMP NEGERI 1 MERAL

Jalan Raja Usman No.1, Desa Sungai Pasir, Kelurahan Meral, Kabupaten Karimun

17 Februari 2021

Nomor : 011/OSIS/SMPN-01/II/2021 Lamp. : -

Hal : Permohonan Izin

Yth. Lurah Meral Kota Kecamatan Meral

Kabupaten Karimun

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan diselenggarakannya kemah bakti siswa-siswi SMP Negeri 1 Meral di wilayah Bapak, kami mengajukan permohonan izin menggunakan Lapangan Sepak Bola Sungai Pasir dan lingkungan sekitarnya.

Adapun waktu pelaksanaannya:

hari : Sabtu s.d. Minggu tanggal : 10 - 11 Agustus 2021

Kami berharap Bapak berkenan memberikan izin pada kami untuk menggunakan sarana-sarana tersebut.

Atas perhatian dan kerjasama yang baik, kami mengucapkan terima kasih.


Salam hormat kami,


Mengetahui: Pembina OSIS,

Hafnidah, S.E. NIP. 19691204200701202

Ketua OSIS,


Hanifah


Tembusan:

1. Kepala SMP Negeri 1 Meral
2. Kepala Kepolisian Sektor Kecamatan Meral

Unsur-unsur Surat Dinas

Berikut unsur-unsur surat dinas dan penjelasannya:

1. Kop Surat atau Kepala Surat

Kepala surat yang lengkap terdiri dari nama instansi, alamat lengkap, nomor telepon, nomor kotak pos, dan logo identitas lembaga.

2. Tanggal Surat

Dalam surat dinas, tanggal surat ada di sisi kanan atas, kiri atas, atau kanan bawah. Nama tempat pada tanggal surat dinas tidak perlu lagi ditulis, karena nama tempat sudah ada di kepala atau kop surat.

Namun, pada surat pribadi atau surat lamaran kerja, nama tempat harus dicantumkan. Nama bulan dan tahun ditulis lengkap tanpa tanda titik di akhir.

Contoh: 21 Juli 2020

3. Hal/Perihal Surat

Hal/perihal surat adalah yang menunjukkan isi atau inti dari surat secara singkat.

Perihal berbentuk frase yang dimulai dengan huruf besar dan tidak diakhiri tanda titik serta tidak diberi garis bawah.

Contoh: Permohonan Izin Tempat

4. Nomor Surat

Surat dinas adalah surat resmi yang harus diberi nomor surat, kode, dan tahun. Setiap instansi atau lembaga mempunyai kode atau urutan penulisan kode dalam membuat nomor.
Contoh: 29/BB/PKBM/2019

5. Lampiran

Lampiran adalah lembar tambahan yang bisa dilampirkan. Lampiran ini bisa dalam bentuk lembaran atau dokumen lain.

Jika tidak ada lampiran, biasanya ditulis dengan tanda hubung. Lampiran dapat ditulis singkat atau ditulis semua secara lengkap.

Sedangkan penulisan rinciannya ditulis dengan huruf semua bukan angka.

Contoh:

Lamp: tiga lembar
atau

Lampiran: tiga lembar

6. Alamat Surat

Dalam menulis alamat surat, ada ketentuan yang harus dipenuhi:

Alamat surat ditujukan langsung kepada pejabat, dan bukan pada nama kantor pejabatnya

Jika sudah menggunakan kata 'Kepada' diikuti jabatan atau instansi, atau 'Kepada' diikuti kata sapaan dan nama orang yang dituju maka tidak perlu memakai 'Yth'. Gunakan salah satu saja.

Penulisan nama sapaan [misalnya Bapak, Ibu, atau Saudara] tidak perlu diikuti jabatan.

Dalam menulis kata sapaan, kata sapaan harus digunakan di depan nama orang yang ditulis dalam alamat surat.

Penulisan nama jalan tidak boleh disingkat.
Penulisan alamat tujuan surat tidak diakhiri tanda titik.

Contoh: Yth. Lurah Meral Kota Kecamatan Meral

Kabupaten Karimun

7. Pembuka Surat

Pembuka surat dapat ditulis dalam beberapa variasi. Di antaranya yaitu:

Jika sebagai pemberitahuan atau permintaan:
Dengan ini kami beritahukan ..., Bersama ini kami sampaikan ...

Jika sebagai surat balasan:

Membalas surat Saudara tertanggal ..., Sehubungan dengan surat Saudara tertanggal..., nomor ... dengan ini diberitahukan bahwa ... Surat untuk menunjuk pada dasar surat:Berdasarkan surat edaran ..., Sehubungan dengan surat ... Surat yang menyatakan sebuah tujuan:

Dalam rangka memperingati ..., Dalam upaya meningkatkan ...

8. Isi surat

Berisi inti surat atau hal yang akan disampaikan dalam surat, harus sesuai dengan subjeknya

9. Penutup

Penulisan penutup pada surat dinas juga memiliki aturan yang harus diketahui, di antaranya:

Setelah kata sapaan dicantumkan tanda koma [,]

Terdapat variasi ungkapan. Berisikan ucapan terima kasih, harapan, dan menunjukkan kenyataan yang telah disebutkan

10. Pengirim Surat Dinas

Pengirim surat dinas berisikan tanda tangan, nama terang, nama jabatan, dan NIP. Penulisannya pengirim/penulis surat adalah:

a. Nama terang ditulis dengan tanpa kurung b. Penulisan a.n., diketik pada sebelah kiri nama jabatan

c. Ditulis tanpa menggunakan nama kantor.

Ada juga beberapa surat dinas yang memiliki tembusan. Namun, khusus tembusan adalah bagian yang tidak wajib ada di dalam surat dinas. Tembusan hanya dipakai bila ada pihak yang membutuhkan tembusan atau salinan surat selain yang dialamatkan.

Setelah mengetahui unsur surat dinas dan penjelasannya, apakah detikers sudah paham mengenai surat dinas?

Simak Video "KuTips: Cara Baca Al-Qur'an dengan Tanda Waqaf"

[Gambas:Video 20detik]

[nwy/nwy]

Dipublikasikan oleh admindiskominfo pada 5 Juli 2021

Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis berasal dari salah satu pihak yang ditunjukan kepada pihak lain untuk menyampaikan pesan informasi . informasi itu bisa berupa pemberitahuan , pernyataan , permintaan , laporan pemikiran , sanggahan , dan sebagainnya. Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa surat adalah salah satu alat komunikasi tertulis untuk mengadakan hubungan dengan pihak lain.

Jenis-Jenis Surat

  1. Surat Pribadi: Merupakan jenis surat yang isinya berkaitan dengan kepentingan pribadi. Jenis surat ini ditulis menggunakan bahasa tidak baku.
  2. Surat Dinas: Merupakan surat resmi yang dibuat serta dikeluarkan oleh instansi ataupun lembaga pemerintah yang bertujuan untuk berbagai keperluan dinas.
  3. Surat Niaga: Merupakan surat yang dibuat oleh perusahaan maupun perorangan untuk tujuan bisnis ataupun perdagangan.
  4. Surat Resmi: Merupakan surat yang dibuat serta dipergunakan untuk kepentingan yang sifatnya resmi. Penulisan surat resmi bisa dilakukan oleh instansi, perseorangan, lembaga, serta organisasi.

Bagian-Bagian Surat dan Fungsinya

            Setiap surat memiliki bagian bagian dan masing masing bagian memiliki fungsi yang berbeda. Letak bagian surat tersebut tergantung pada bentuk tubuh surat yang dipakai. Apabila penulis menggunakan bentuk tubuh bentuk lurus , maka letak atau bagian bagiannya akan berbeda dengan penulis yang memakai bentuk tubuh lekuk .Pada dasarnya surat resmi dan surat bisnis memiliki bagian bagian surat seperti berikut ini:

  1. Kepala surat
  2. Nomor surat
  3. Tanggal, bulan dan tahun surat
  4. Lampiran
  5. Hal atau perihal
  6. Alamat
  7. Salam pembuka
  8. Isi surat
  9. Salam penutup
  10. Nama organisisasi
  11. Nama terang dan tanda tangan penaggung jawab surat
  12. Tembusan
  13. Inisial / kaki surat

Kepala Surat

Setiap surat resmi biasanya memiliki kepala surat . Kepala surat ini digunakan sebagai identitas diri lembaga atau instansi yang mengirim surat. Didalam kepala surat terdapat nama dan alamat instansi atau keterangan lain mengenai instansi atau lembaga tersebut.

Nomor Surat

Setiap surat resmi atau surat dinas yang keluar biasanya disertakan nomor surat. Pada nomor surat sering menggunakan kode tertentu . Nomor surat memiliki fungsi untuk sebagai berikut :

  • Mudah pengaturan dan penyimpanan sebagai arsip.
  • Sebagai alat ukur kegiatan yang berhubungan dengan surat pada periode tertentu.
  • Memudahkan mencari surat apabilda dibutuhkan lagi.
  • Mengetahui jumlah surat keluar masuk pada periode tertentu.
  • Sebagai referensi bila diperlukan.

Contoh: ZZZ/001/GG-YYY/PP/XX/TT

  • ZZZ = Kode Surat
  • 001 = Nomor Surat Berurut
  • GG-YYY = Kode Chapter
  • PP = Kode Pengurus yang mengeluarkan
  • XX = Bulan Keluarnya Surat Dalam Romawi [I, II, III, IV, V, dsb]

Tanggal Surat

Dalam surat resmi penulisan tanggal tidak perlu didahului nama tempat atau kota karena nama itu telah tercantum pada kepala. Berbeda dengan surat pribadi yang perlu dicantumkan nama tempat atau kota saat surat itu ditulis.Tanggal, bulan, dan tahun harus ditulis lengkap dan dibelakang angka tahun diberi titik [.] . Untuk fungsi tanggal surat sendiri yaitu untuk sebagai refrensi dan alat pemberi informasi tentang waktu kapan surat itu dibuat.

Contoh :

1 Januari 2021
Rejang Lebong, 1 Januari 2021.

Lampiran

Surat yang melampirkan sesuatu misalnya proposal, kuitansi, akte notaris, dan sebagainya dalam bagian surat perlu dituliskan kata “lampiran” yang diikuti jumlah yang dilampirkan.Lampiran berfungsi sebagai petunjuk tentang dokumen yang harus disertakan bersama surat yang bersangkutan.

Hal atau Perihal Surat

Setiap surat resmi selalu mencantumkan pokok atau inti surat tersebut yang lazim disebut “Hal atau Perihal“. Dengan membaca hal atau perihal yang ada dalam surat , pembaca akan langsung mengetahui apa yang akan dibicarakan didalam surat tersebut.Untuk penulisan perihal lebih baik singkat asal cukup bagi pembaca untuk mengetahui pesoalan pokok meskipun belum membaca lengkap isi surat.

Alamat Surat

Pada umumnya alamat surat terdiri dari 2 macam, yaitu alamat yang tertera pada sampul dan alamat yang tercantum pada surat itu sendiri. Dalam penulisan alamat surat sebaiknya disebutkan nama orang yang dituju dan di depan nama dicantumkan sebutan “Bapak, Ibu, Saudara, Nyonya, Tuan, Nona” tergantung kepada siapa surat itu dikirim. Namun bila pengirim surat tersebut menyebut secara resmi dengan jabatan atau gelar akademis maka ditulis tanpa didahului Bapak, Ibu, Saudara, Nyonya, Tuan, Nona .

Jika ditujukan kepada perorangan

Contoh :

Yth. Bapak Fery Najamudin, SHJln. Talang Rimbo

Curup Tengah 39113

Jika ditujukan kepada nama jabatan

Contoh :

Yth. Direktur PT Telekomunikasi IndonesiaJln. RA Kartini 39112

Curup, Bengkulu

Ditujukan kepada lembaga atau instansi atau perusahaan

Contoh :

PT ALAT POS KASIRJln. RA Kartini 39112

Curup, Bengkulu

Salam Pembuka

Dalam salam pembuka surat merupakan tanda hormat kepada penerima surat sebelum memulai membaca isi surat.

Contoh salam pembuka yang biasanya dipakai :

  • Dengan hormat,
  • Salam Hormat,
  • Assalamualaikum Wr. Wb.,
  • Salam sejahtera,

Isi Surat / Tubuh Surat

Isi surat terdiri dari alinea pembuka, isi surat dan alenia penutup.

Alinea pembuka adalah pengantar ke isi surat yang sesungguhnya. Alenia pembuka berfungsi untuk menarik pembaca kepada pokok pembicaraan dalam surat tersebut.

Contoh :

  • Dengan ini kami memberitahukan bahwa…………
  • Dengan sangat menyesal kami beritahukan bahwa……….
  • Sehubungan dengan surat Saudara tanggal………No………….
  • Bersama ini kami lampirkan………..

Isi surat yang sesungguhnya memuat suatu informasi yang disampaikan penulis kepada penerima surat. Isi tersebut bisa berupa laporan, pemberitahuan, pernyataan, dan lain lain. Dalam penulisan isi surat hendaknya ditulis secara singkat dan jelas sehingga menghindarkan dari salah tafsir dan menjadi efisien. Hindari penulisan kata atau istilah yang tidak lazim dan yang susah dipahami oleh penerima yang dapat mengakibatkan tujuan dan sasaran surat tidak tercapat.

Alinea penutup adalah simpulan dari isi surat. biasanya alinea penutup berisi harapan penulis atau ucapan terima kasih kepada penerima surat.Alinea penutup menandakan pembicaraan telah selesai .

Contoh :

  • Atas perhatian saudara, kami ucapkan terima kasih.
  • Mudah-mudahan pertimbangan kami bermanfaat bagi saudara.
  • Besar harapan kami atas terkabulnya permohonan ini dan untuk itu kami ucapkan terima kasih.

Salam Penutup

Salam penutup terdapat diantara alinea penutup dan tanda tangan pengirim . Contoh salam penutup :

  • Hormat kami,
  • Salam kami,
  • Wassalam,
  • Salam takzim,

Nama Organisasi atau Lembaga

Biasanya nama organisasi atau lembaga dibuat dalam bentuk stempel atau cap. Stempel ini berfungsi untuk menegaskan bahwa surat itu sah dan resmi.

Nama Terang dan Tanda Tangan Penanggung Jawab

Surat di tandatangani oleh pejabat yang berhak atau berwenang . Nama Terang dan Tanda Tangan Penanggung Jawab berfungsi sebagai identitas penanggung jawab untuk mengetahui dari mana surat itu dikeluarkan.

Tembusan

Tembusan surat atau tindisan dikirimkan ke instansi lain yang ada kaitannya dengan surat yang bersangkutan. Tembusan biasanya diletakan di sudut kiri bawah dengan menuliskan Tembusan atau Tindasan atau Distribusi kepada.

Contoh :

  • Menteri Agama RI;
  • Gubernur Jawa Tengah;
  • Walikota Bandung.

Inisial

Inisial adalah singkatan nama yang biasanya diambil dari huruf pertama nama pembuat penulis surat tersebut yang berfungsi mengetahui siapa yang menulis / mengetik surat tersebut.

Contoh :

VN/MA

VN Singkatan dari Vandra Septian [Pengetik]
MA Singkatan dari Miftah Ainun [pengonsep]

Video yang berhubungan