Bagaimana cara mailing excel ke word?

Membuat mail merge sangat bermanfaat jika teman-teman ingin mengeprint sebuah amplop, atau surat keputusan (SK), atau lainnya yang mempunyai banyak data sedangkan templatenya cuma satu. Nah, untuk membuat mail merge atau mailings dari Excel ke Word, pertama teman-teman membuat data base di Excel.

Sebelum kita lanjut, mungkin teman-teman tertarik juga untuk membaca tutorial kami lainnya dibawah ini:

• Cara Merubah Warna Pada Lembar Kerja Office Excel 2007
• Cara Membuat Sheet Baru Pada Microsoft Excel
• Cara untuk print lembar kerja pada Microsoft Excel 2007
• Cara Menyatukan 2 Cell Menjadi Satu Pada Microsoft Excel 2007

Teman-teman buat list data berupa nama-nama yang akan dimasukkan kedalam Microsoft Word, jangan lupa untuk memasang judul kolom pada tabel tersebut. Kita bisa membuat data lain jika diperlukan, misalnya alamat atau lainnya. Setelah semua sudah dibuat, teman-teman simpan ditempat dan close Excel.

Setelah itu, teman-teman buka Microsoft Word dan buat sebuah format yang nantinya data yang ada di Excel akan kita masukkan ke format tersebut. Lebih baik lagi jika format atau templatenya sudah di sediakan sebelumnya. Setelah itu kita masuk ke bagian untuk menghubungkan Excel dan Word menggunakan Mailings.

Teman-teman masuk ke menu "Mailings", kemudian pilih "Select Recipients" dan pilih "Use Existing List". Kemudian akan muncul jendela baru "Select Data Source", disitu teman-teman cari data Excel yang dibuat sebelumnya, setelah ditu teman-teman pilih Excel tersebut lalu pilih "Open".

Setelah itu muncul lagi jendela baru, teman-teman pilih atau tentukan Sheet berapa dalam dokumen Excel tersebut yang teman-teman tempati data yang dibuat. Teman-teman pilih, misalnya di "Sheet 1", kemudian klik "OK". Nah setelah itu kita masuk ke bagian untuk memasukkan data tadi ke format atau template yang telah kita buat sebelumnya.

Caranya, teman-teman buka "Insert Merge Field" yang ada pada menu "Mailings". Nah disitu akan muncul judul dari kolom data yang dibuat di Excel tadi, teman-teman tempatkan judul kolom tadi sesuai dengan letaknya kedalam Word.

Caranya teman-teman tempatkan kursor pada bagian yang ingin teman-teman tempatkan data dari excel tadi, kemudian teman-teman klik judul kolom yang terdapat pada "Insert Merge Field" tadi. Pilih judul data kolom sesuai letaknya. Setelah itu, untuk melihat datanya, teman-teman klik "Preview Results". Untuk memindahkan datanya, teman-teman bisa mengklik tanda panah ke kiri atau kekanan.

Nah, bagaimana teman-teman, mudah kan caranya? Itulah cara untuk membuat mail merge atau Mailings dari Excel ke Word. Jika teman-teman masih bingung mengenai penjelasan diatas, saya sarankan untuk melihat juga video tutorialnya yang telah saya persiapkan sebelumnya dibawah ini.

Perbesar

Cara Mailing Excel ke Word 2016 dan Lainnya

Perbesar

2. Menyiapkan Surat atau Sertifikat

Perbesar

Cara Mailing Excel ke Word, Siapkan Hal Ini Terlebih Dahulu

Mail merge merupakan fitur yang membantu kita untuk pembuatan surat yang ditujukan untuk orang banyak. Masih memiliki hubungan dengan tutorial sebelumnya, yaitu tentang Mail Merge juga (bisa kamu lihat di link berikut):

Cara Sederhana Membuat Mail Merge di Word 2007, 2010, 2013

Kali ini saya masih akan memberikan tutorial tentang mail merge, tetapi dengan teknik yang berbeda dan menurut saya cara yang satu ini lebih praktis. Seperti biasa, untuk membuat mail merge, kita membutuhkan dua file yaitu dokumen utama dan sumber data.

• Dokumen utama, merupakan satu file yang isinya merupakan naskah utama.
• Sumber Data, merupakan file yang digunakan untuk menyimpan data yang nantikan akan dimasukan ke naskah utama tadi. Bisa menggunakan excel, access, dll.

Pada tutorial ini saya membuat file sumber data (source data) menggunakan Microsoft Office Excel. Saya merasa dengan menggunakan Excel sebagai sumber datanya pekerjaan menjadi lebih cepat, praktis, dan mudah (mungkin karena sudah familiar dengan excel ketimbang aplikasi lain seperti Ms. Access). Karena familiar, saya bisa:

• Lebih mudah mengontrol data dan menambah data baru
• Lebih mudah membaca data pada lembar kerja Excel, dengan begitu saya lebih mudah memperbaiki jika terdapat kekeliruan.
• Dan masih banyak lagi kemudahan lainnya.

Langkah-langkah membuat mail merge dengan data dari Excel

Biasanya saya menggunakan mail merge ini untuk membuat surat masal. Namun pada tutorial ini, saya memanfaatkan mail merge untuk pembuatan biodata.

Step 1: Buat file sumber datanya (source data)

Buatlah data yang kamu ingin masukkan nanti pada naskah utama. Kemudian simpan file tersebut dengan nama sumber data atau sesuai keinginan kamu.

Step 2: Buat naskah utamanya

Buatlah dokumen master pada Ms. Word dan jangan lupa beri jarak untuk tempat menaruh data yang diinput pada excel sebelumnya.

Step 3: Menghubungkan Dokumen Master (word) dan Sumber Data (excel)

1. Buka menu Maillings, kemudian pada grup Start Mail Merge klik Select Recipients, lalu pilih Use Existing List…

2. Pilih dokumen excel yang berisi sumber data tadi.

3. Jika muncul kotak dialog Select Table, pilihlah lembar kerja yang berisi data untuk mail merge. Biasanya berada pada sheet1. Namun jika kamu mengerjakannya di sheet2, maka pilih yang sheet2$. Jangan lupa untuk memberi tanda centang pada First row of data contains column headers. Setelah itu klik OK.

4. Kedua file sudah terhubung, sekarang kita letakan data pada masing-masing tempatnya.

5. Letakan kursor di bagian Nama, kemudian pada Insert Merge Field klik opsi Nama.

6. Lakukan hal serpeti itu untuk posisi data lainnya.

7. Nanti akan tampil field seperti gambar di bawah ini.

8. Untuk melihat hasilnya, klik preview result. Gunakan index number untuk melihat hasil pada data yang lain.

Step Akhir: Menyimpan dan Mencetak

Jika kamu ingin mencetak dokumen ini atau menyimpannya dalam bentuk dokumen baru, kamu bisa menggunakan Finish & Merge. Akan ada beberapa opsi.

• Edit Individual Documents, jika ingin menyimpannya dalam bentuk file baru. (file akan berisi beberapa halaman sesuai dengan jumlah data yang ada pada file excel).
• Print Documents, jika ingin mencetak langsung dokumen.

Tambahan Penting:

Jika terdapat tambahan data baru pada dokumen excel, kamu bisa meng-update data pada word dengan cara:

Apakah ada mail merge di excel?

Apa itu mail merge excel?

Tuliskan langkah langkah cara menggunakan fitur mail merge dengan Microsoft Word dan excel?

Langkah Membuat mail merge di Word?