Misal ada pertanyaan, berapakah jumlah vaksin yang tersedia untuk setiap kota/kabupaten?. Jika menggunakan Pivot table hasilnya seperti gambar dibawah.
Propinsi DKI Jakarta hanya mempunyai 1 kota/kabupaten, demikian juga dengan propinsi lainnya. Kenapa hasilnya seperti itu?, karena didata sumbernya kota/kabupaten yang berisi nama propinsi hanya satu, yaitu data pertama untuk setiap propinsi, lainnya berisi cell kosong.
Semua cell kosong dikolom propinsi berkumpul menjadi satu dibagian bawah, inilah masalah serius tersebut. Pivot table tidak menghasilkan data yang benar, karena data sumber bermasalah. Ini hanya salah satu contoh analisa data. Jika data diurutkan hasilnya juga akan bermasalah. Misal, data diurutkan berdasarkan jumlah vaksin, hasilnya akan berantakan.
Bagaimanakah cara merapikan data supaya bisa digunakan untuk analisa?. Mengkopi data propinsi/kabupaten satu persatu kemudian paste dicell kosong dibawahnya bisa saja dilakukan, tentu akan memakan waktu, apalagi jika data berjumlah banyak.
Untuk merapikan data dengan cepat bisa menggunakan menu Go To Special, Relative Reference dan Paste Special.
Berikut langkah-langkahnya.
Buat Range A3:F29
Tampilkan menu Go To Special
Menu Go To Special ada di tab Home, Group Editing, Menu Find & Select.
Muncul dialog Go To Special
Pilih Blanks, artinya cell-cell dirange A3:F29 akan dipilih cell yang kosong saja.
Klik tombol OK.
Hasilnya seperti gambar dibawah. Cell kosong akan otomatis terpilih.
Buat Formula Relative Reference
Kunci merapikan data ada dilangkah ini. Cell kosong akan diisi dengan formula yang mengarah kecell diatasnya yang berisi data.
Dari gambar diatas, semua cell kosong dirange A3:F29 sudah dipilih. Posisi kursor ada dicell B4.
Ketik =B3
Artinya cell B4 akan diisi dengan cell B3, cell diatas B4 dan berisi data.
Tekan tombol CTRL+ENTER secara bersamaan.
Hasilnya seperti gambar dibawah
Semua cell kosong akan terisi.
Ubah Formula menjadi Value
Langkah terakhir adalah mengubah cell-cell yang berisi formula menjadi value. Langkah ini untuk memastikan data tidak berubah jika terjadi perubahan posisi, misal jika data diurutkan.
Buat range A3:F29
Lakukan copy dengan menekan tombol CTRL+C.
Lakukan paste special dengan menekan tombol CTRL+ALT+V.
Muncul dialog paste special, pilih values, kemudian klik OK
—–
Berapakah jumlah vaksin yang tersedia untuk setiap kota/kabupaten?.
Jika menggunakan pivot table dan data yang sudah dirapikan, hasilnya seperti gambar dibawah.
Semua kota/kabupaten muncul disetiap propinsi dan tidak ada lagi propinsi/kabupaten dengan nama blank.
SARAN:
Jangan memformat data dengan tampilan seperti gambar pertama karena tidak bisa digunakan untuk analisa.
Artikel lain yang berhubungan dengan tips dan trik ini
- Go To Special
- Relative Reference
- Paste Special
Gratis video tutorial tips dan trik Microsoft Excel
Video tutorial tips dan trik Microsoft Excel tersedia gratis bagi yang mendaftar Kursus Online Rumus Excel. Klik tombol dibawah untuk mengklaim diskon dan bonus untuk pendaftaran hari ini.
- Home
- Tech
- Trend
- 3 Cara Merapikan Tabel di Excel Secara Otomatis Tanpa Rumus
- 07 Nov 22 | 10:07
3 Cara Merapikan Tabel di Excel Secara Otomatis Tanpa Rumus Pakai jurus tanpa rumus!
Verified
Laili ZainShare to Facebook Share to Twitter
Pernah mendapat file .xlxs atau data Excel, tapi tabelnya tidak rapi? Entah ada sel yang kosong atau banyak data dalam satu tabel. Kalau dirapikan secara manual, tentu membutuhkan waktu berjam-jam.
Untungnya, ada jurus ajaib yang bisa kamu gunakan sebagai cara merapikan tabel di Excel. Dengan langkah-langkah berikut, tabel yang berantakan bisa tersusun rapi dan makin mudah dipahami.
Cara merapikan tabel di Excel
Saat bicara tabel berantakan, yang paling sering dijumpai adalah sel kosong di antara sel terisi serta banyak data di dalam satu sel. Misalnya, 'nama, alamat, usia', padahal seharusnya dipisah menjadi tiga sel berdasarkan kategorinya.
Apakah merapikannya perlu rumus? Untungnya tidak, kok, Guys! Kamu bisa merapikan tabel yang berantakan dengan tools yang disediakan oleh Excel. Begini langkah-langkahnya.
1. Menghapus sel kosong
Cara merapikan tabel di Excel yang ini bisa kamu terapkan ke tabel yang bolong-bolong, seperti gambar bagian kiri. Kamu bisa mengubahnya menjadi lebih rapi seperti di sebelah kanan.
Cara merapikannya dengan menghilangkan sel yang kosong. Lalu, secara otomatis data yang ada di bawahnya pindah ke atas atau samping. Dengan begitu, kamu tidak harus menghapusnya manual satu per satu. Nah, begini langkahnya:
- Blok seluruh tabel yang ingin dirapikan
- Di deret tab atas pilih opsi 'Menu'
- Klik 'Find & Select'
- Pilih 'Go To Special'. Atau, bisa juga dengan klik F5 > klik opsi 'Special'
- Akan muncul pop-up berisi sub menu lain. Nyalakan opsi 'Blanks'
- Klik 'OK' dan pop-up akan tertutup. Selanjutnya, sel yang kosong akan otomatis ter-select. Biarkan demikian
- Buka kembali menu 'Home'
- Temukan kelompok 'Delete' dan pilih opsi 'Delete Cells'
- Nah, di sini kamu bisa menyesuaikan perpindahan sel terisi. Misalnya, 'Shift Cells Up' untuk memindahkan sel dari bawah ke atas
- Klik 'OK'. Sudah, deh.
Secara otomatis sel yang kosong akan terhapus dan sel yang ada di bawahnya berpindah ke atas menggantikannya. Tabelmu pun lebih rapi dan tidak terlihat sel tanpa isi.
Baca Juga: Cara Mencari Persamaan Banyak Baris Excel, Gak Duplikat Data
2. Memisahkan data di Excel
Lanjutkan membaca artikel di bawah
Editor’s picks
- WhatsApp Gak Bisa Kirim Gambar? Ini Cara Mengatasinya!
- Baterai HP Kamu Cepat Habis? Ini 7 Cara Mudah Mengatasinya
- Facebook Aktifkan Fitur Security Check di Kanjuruhan
Selain menghapus sel kosong, cara merapikan tabel di Excel juga berlaku untuk data yang terkumpul dalam satu sel. Dengan langkah ini kamu bisa memisahkan data sesuai kategori.
Langkah ini biasa digunakan untuk merapikan file CSV atau Comma Separated Values. File tersebut merupakan suatu format data yang setiap record-nya dipisahkan dengan tanda koma (,) atau titik koma. Misalnya, 'nama, alamat, tempat tanggal lahir'.
Jika dipisahkan, maka 'nama' menempati kolom sendiri, 'alamat' sendiri, lalu 'tempat tanggal lahir sendiri'. Begini penerapan caranya:
- Blok semua sel yang berisi data
- Buka tab 'Data'
- Pilih opsi 'Teks to Column'
- Pada pop-up yang muncul, pilih 'Delimited' yang berarti memisahkan data berdasar tanda baca, misalnya tanda koma
- Klik 'Next' untuk lanjut ke pengaturan selanjutnya
- Centang delimiters yang digunakan. Jika data terpisah koma, maka pilih 'Comma'
- Cek preview kecil di bagian bawah
- Klik 'Finish' untuk menyelesaikan pengaturan.
Kamu bisa melihat data yang terkumpul menjadi satu sudah terpisah sesuai kategori. Mudah, kan?
3. Menyesuaikan lebar sel secara otomatis
Sudah dikelompokkan sesuai kategori, tapi lebarnya masih acak-acakan dan beberapa sel pun terpotong serta tidak terlihat? Tenang, ada cara menyesuaikan lebar atau tinggi sel otomatis.
Caranya seperti ini:
- Blok semua data yang ingin dirapikan
- Buka 'Beranda' di deret tab atas
- Temukan opsi 'Format' dan buka dropdown-nya
- Pilih opsi 'Otomatis paskan lebar kolom' atau jika ingin menyesuaikan tinggi baris maka pilih 'Otomatis paskan tinggi baris'. Selesai!
Tinggi baris dan lebar kolom pun secara otomatis menyesuaikan panjang atau tinggi isi sel.
Kamu bisa menerapkan cara merapikan tabel di Excel di atas satu per satu. Hasilnya, sel pun tampak lebih rapi dan datanya makin mudah dimengerti.