Berapa lama penyimpanan rekam medis di puskesmas?

Masih banyak dan masih sering saya menerima pertanyaan berkaitan dengan retensi rekam medis,

Table of Contents Show

Leave a Reply.
Berapa lama rekam medis disimpan di Puskesmas?
Berapa tahun penyimpanan dokumen rekam medis?
Berapa lama rekam medis dikembalikan?
Bagaimana sistem penyimpanan rekam medis di puskesmas?

"RS saya mau melakukan retensi, bagaimana mulainya?"
"di RS saya selama ini,sudah hampir 20 tahun sejak berdiri, belum pernah melakukan retensi dan sekarang ruang filing sudah sangat penuh. Bagaimana prosedur retensi RM?"
dan sebagainya.

Pertanyaan-pertanyaan tersebut menggambarkan bahwa pengertian dari retensi RM masih simpang siur, bahkan kadang-kadang malah "salah kaprah". Masak sih, RS-nya selama ini belum pernah melakukan retensi RM?

Untuk menjelaskan masalah retensi RM ini, berikut ini saya coba susun artikel singkat tentang sistem retensi RM.

Setelah berkas rekam medis disimpan dan dijajarkan menurut sistem yang ditentukan, maka masalah berikutnya yang perlu dipikirkan adalah masa penyimpanan berkas rekam medis tersebut, misalnya :

berapa lama berkas rekam medis harus disimpan ?
apakah semua berkas rekam medis diperlakukan sama masa penyimpanannya ?
bagaimana cara memusnahkan berkas rekam medis yang sudah tidak digunakan lagi ?
dan sebagainya.

Hal-hal yang dipertanyakan tersebut diatas adalah hal yang berkaitan dengan sistem retensi, penyusutan, dan pemusnahan berkas rekam medis.

Retensi berarti menyimpan. Jadi sistem retensi adalah sistem yang mengatur jangka waktu penyimpanan berkas rekam medis (bukan sistem yang mengatur tata cara pemusnahan rekam medis). Permenkes 269/Menkes/Per/III/2008 dalam bab IV pasal 8 mengatur bahwa :

Rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 5 (lima) tahun tehitung dari tanggal terakhir pasien berobat atau dipulangkan;
Setelah batas waktu 5 (lima) tahun sebgaimana dimaksud pada ayat (1) dilampaui, rekam medis dapat dimusnahkan, kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik.
Ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik sebagaimana dimaksud pada ayat (2) hanya disimpan untuk jangka waktu 10 (sepuluh) tahun terhitung dari tanggal dibuatnya ringkasan tersebut.

Dalam pasal 9 dinyatakan bahwa :

Rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 2 (dua) tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat.
Setelah batas waktu sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilampaui, rekam medis dapat dimusnahkan.

Secara umum, hingga saat ini profesi perekam medis masih menganut acuan umum yang menyatakan bahwa berkas rekam medis disimpan minimal 5 tahun sejak tanggal terakhir pasien berobat (atau sejak pasien meninggal dunia).

Dalam Surat Edaran Direktur Jenderal Pelayanan Medik no.HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995 disebutkan pula mengenai jadwal retensi arsip (JRA) berkas rekam medis (lihat tabel dalam galeri yang terlampir dalam posting ini).

Dari tabel JRA tersebut tampak ada pengertian yang perlu dipahami tentang berkas rekam medis aktif dan inaktif. Demikian pula dengan masa retensi, dikenal ada 2 macam yaitu masa retensi aktif dan masa retensi inaktif.

Angka-angka yang tercantum dalam tabel JRA tersebut merupakan angka acuan minimal. Jadi berkas rekam medis boleh saja disimpan lebih lama dari angka dalam tabel asalkan ruang filing (baik aktif maupun inaktif) masih cukup daya tampungnya.

Selain tabel JRA tersebut, rumah sakit juga bisa membuat kebijakan retensi sesuai dengan kebutuhan rumah sakit tersebut. Rumah sakit pendidikan umumnya akan meretensi (menyimpan) berkas rekam medisnya lebih lama, baik yang aktif maupun inaktif.

Berkas rekam medis kasus hukum (medikolegal), misalnya kasus pembunuhan; penganiayaan; pemerkosaan; pengguguran kandungan, harus diretensi minimal 20 tahun sebagai berkas aktif.

Kasus-kasus tertentu yang dianggap sangat bernilai, misalnya kasus HIV/AIDS; operasi pemisahan kembar siam; operasi penyesuaian organ kelamin (gender reassigment); SARS; flu burung; dan sebagainya, umumnya akan disimpan selamanya karena memiliki nilai keilmuan kedokteran yang masih terus berkembang. Berkas-berkas rekam medis seperti ini tidak dimusnahkan dan akan terus diretensi, atau disebut juga diabadikan.

Berkas rekam medis aktif yaitu berkas rekam medis yang masih digunakan untuk pelayanan pasien yang bersangkutan. Berkas rekam medis inaktif yaitu berkas rekam medis yang sudah tidak digunakan lagi untuk pelayanan pasien yang bersangkutan selama masa yang tercantum dalam tabel JRA diatas atau lebih dari itu.

Misalnya, untuk pasien gangguan jiwa dengan pelayanan rawat jalan (RJ) berkas rekam medisnya akan tetap disimpan di ruang filing sebagai berkas aktif sampai 10 tahun sejak terakhir digunakan untuk pelayanan. Jadi jika pasien gangguan jiwa tersebut datang berobat jalan terakhir tahun 2000 dan tidak pernah datang lagi (atau meninggal dunia) sampai tahun 2010, maka berkasnya sudah memenuhi masa retensi sebagai berkas aktif dan dapat dipindahkan ke tempat penyimpanan berkas rekam medis inaktif. Berkas pasien ini akan disimpan di ruang filing inaktif selama minimal 5 tahun (sesuai tabel JRA). Jika sudah melewati penyimpanan minimal 5 tahun di ruang filing inaktif dan pasien tetap tidak pernah datang lagi (atau memang sudah meninggal dunia) maka berkas pasien ini bisa disiapkan untuk dinilai dan (mungkin) dimusnahkan (sistem penilaian dan pemusnahan berkas rekam medis akan dibahas kemudian).

Seandainya berkas rekam medis sudah menjadi inaktif dan sudah dipindahkan keruang filing inaktif lalu pasien datang berobat lagi maka berkas rekam medis akan diambil kembali dan setelah digunakan untuk pelayanan akan disimpan di ruang filing aktif lagi (lihat diagram dalam galeri yang terlampir dalam posting ini).

Jadi, hasil dari proses retensi adalah tersimpannya berkas rekam medis aktif (di ruang filing aktif) dan berkas rekam medis inaktif (di ruang filing inaktif) sesuai masa simpan yang telah ditentukan.

Nah, dari uraian diatas, mudah-mudahan tidak ada lagi pertanyaan yang menyebutkan bahwa "RS saya selama ini belum pernah melaksanakan retensi." (mungkin yang dimaksud adalah "RS saya selama ini belum pernah melaksanakan penyusutan.")

Silahkan sampaikan comment disini dan kita diskusikan.
Semoga bermanfaat.

(Artikel / posting terkait selanjutnya : Sistem Penyusutan Rekam Medis)

Nurhidayat

2/2/2014 01:30:55 pm

Dok, berkenaan dgn pemusnahan, ditmpt saya pasien loyalotas kunjungan sangat tinggi, sehingga u memilah dokumen in aktif bahkan pemusnahan km kesulitan kalo mengacu PerMenKes...sementara tmpt penyimpanan tdk muat lg ...RS kami berusia 11 tahun...terima kasih

RanoCenter

5/2/2014 01:46:56 am

Kondisi tsb mmng bs merepotkan.
Loyalitas pasien tinggi, berarti tingkat kunjungan ulang tinggi, berarti jml RM aktif jg tinggi. Mmng pd kndsi ini ruang/tempat filing aktif hrs ckp tersedia.

Kndsi ini wajar, jd saran sy cb bikin proposal pengembangan ruang filing dan kbthn raknya.

Dlm proposal tsb sajikan perhitungan prediksi kbthn ruang dan rak filing shg logis.

Pengajuan proposal ini sebaiknya jg dilengkapi dg prediksi "kerugian" yg bs timbul jk kndsi filing tdk diperbaiki. Kerugian ini bs berupa kerugian waktu (lambat), kerugian klien (tdk puas), kerugian hukum (klaim jk RM hilang/rusak), atau kerugian finansial lainnya.

Slmt berjuang.

bagamana cara penyimpanan rm inaktif di puskesmas???harus kash disimpan terlebih dahulu selama 2th baru di musnahkan????

Padma RSUD Kab. Buleleng, Bali

14/6/2014 10:59:16 pm

pasien operasi pasang flat screw pada paha kanan satu tahun yang lalu,kemudian masuk lagi rencana buka flat screw,pertanyaan saya:
1.apakah kasus ini bisa di code squelae..?
2.kalau tidak mana yang dipilih code T atau S..?
dengan hormat mohon jawaban.Terimakasih

Jeng Yeni

25/6/2014 07:47:00 am

apakah untuk kasus jiwa juga sama lama penyimpananya tetap mengacu ke permenkes 269/Menkes/Per/III/2008 atau ada pengecualian?

Ahmad

30/6/2014 03:36:07 am

Dear Pak Rano,

Menurut pandangan saya terkait Retensi Rekam Medis, acuan yang dipakai adalah Permenkes 269 tahun 2008. Dengan demikian segala macam peraturan tentang retensi rekam medis sebelumnya dinyatakan sudah tidak berlaku lagi.

Apalagi Surat Edaran Direktur Jenderal Pelayanan Medik no.HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995. Adalah surat yang sudah sangat lama.

Dan JCI maupun KARS tidak menetapkan dalam Standar Elemem Penilaian tentang retensi rekam medis secara detail. Yang diminta hanya ada kebijakan yang menyatakan jangka waktu penyimpanan rekam medis dan cara pemusnahanya.

Sekian Semoga membantu
Profesional Rekam Medis

Rizal

10/9/2014 04:05:51 am

Dok, Adakah undang2 tentang kerahasiaan rekam medis dan bagaimana bunyinya? terima kasih

ROSITA

16/10/2014 06:19:07 am

Selamat siang dok, sya mau menanyakan bgmn dgn berkas rekam medis rawat jalan bila mau dimusnahkan dasar hukumnya apa? soalnya saya baca di Permenkes 269/th 2008 pada bab IV pasal 8 tidak disebutkan tentang ketentuan rekam medis rawat jalan..terima kasih

Anisa Arrohmah

4/2/2015 02:04:51 pm

terima kasih Dok :-)

Anisa Arrohmah

4/2/2015 02:04:16 pm

Assalamu'alaikum, dok saya mau tanya, tentang akreditasi, dokter rano punya dokumen tentang KARS 2012 tdk? saya download tpi susah. mohon bantuanya..terimakasih

Toebagus Ryan Nurrizal

21/6/2015 05:20:21 am

Asslm, dok ijin bertanya
seiring adanya BPJS pasien di Rumah Sakit semakin bertambah banyak terlebih pasien baru

apakah ini mempengaruhi jadwal Retensi? kalau memang iya bagaimana mengatasi dan penjadwalanya

sekian, trims

erma

24/6/2015 02:18:37 pm

Dok say a mau Tanya, do pasal 9 taxi disebutkan pelayanan mesh. Non Ru.ah sakit waji. Menyimpan RM sekurang kurangnya 2 tahun, berarti puskesmas boleh hanya menyimpan berkas 2 tahun kunjunfan terakhir?

endang

13/11/2015 11:17:13 am

Dokter mohon sarannya, untuk RME, terdapat pula hardcopy yaitu catatn operasi, catatn keperawatan & Informed consent. semua data hardcopy tersebut sudah diupload ke rekam medis elektronik, apakah berkas tersebut bisa dapat langsung dimusnahkan setelah 5 tahun kunuungan terakhir, mengingat semua data sudah dapat terlihat pada rekam medik elektronik. terima kasih.

Nisa (Rumah sakit sayang ibu balikpapan )

23/2/2016 08:28:11 am

Pak saya mau tanya d rumah sakit kami mau melakukan pemusnahan rm ri dan rj karna ruangan filling kami sdh overload dan ruangan penyimpanan in aktif yg terlalu kecil..jd kami org RM mau melakukan pemusnahan rm yg sdh 5 tahun tapi org penunjang medis tdak mnyetujui karena tdak ada dsar hukum yg mmbolehkan melakukan pemusnahan 5 tahun krna alasan ruangan tdk cukup...mhon jawabanx ya pak..makasih

opy ellafrina

29/3/2017 10:46:07 am

dokter rano..saya opy sudah 2kali ikut pelatihan dengan dokter ttg dashboard:) jumlah Rekam medis di RS saya sudah 85000, ruangan dan rak sudah tidak muat lagi..harus dari mana kami memulai retensi RM nya..apakah ada jasa pembantu retensi RM karena petugas kami sudah kewalahan dengan jobdis sehari2..mohon infonya..trimaksih dr. rano

Defi pustika

14/8/2017 09:53:04 pm

Dokter, mau nanya bagaimana ya membuat kebijakan pemusnahan rm yg kira2 aktif 5th inaktif 5 th. Soalnya kan kebijakan lazimnya sesuai permenkes 269 ttg rm dan disitu kan tertuang aktif 5 tahun dan inaktif 2 th. Kalimatnya dirubah bagaimana ya dokter ?terima kasih

f.afdal

19/3/2018 12:18:08 pm

dok. mohon info pelatihan pemusnahan berkas rekam medis. apa saja dipersiapkan untk pelaksanaan rm yang tidak nilai guna.

Panji

7/4/2018 01:24:46 am

Mau tanya cara perhitungan persentase dengan menggunakan surat edaran Dalam Surat Edaran Direktur Jenderal Pelayanan Medik no.HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995

Terima kasih

Dear Pak Ranocenter

Pak Saya mau tanya BRM yang inaktif , apabila pasien yang sudah lebih dari 5 tahun dan pasien tidak datang lagi tu disebut inaktif, dan apabila pasien datang kembali, pasien tetap memakai nomor lama karena 1 nomor pasien untuk seumir hidup, pertanyaan saya apabila dokter meminta riwayat pasien yang pertama kali pasien berobat sedangkan berkas rekam medis yang lama tidak ada bagaimana apa yang harus kami katakan kedokter ?

Ferry

8/4/2019 10:29:51 pm

Pak sya mau tanya ini di puskesmas sya sedang dilakukan proses penyusutan berkas rekam medis, yg mau sya tanyakan masa aktif dan inaktif DRM pada puskesmas itu apa sama seperti di rumah sakit yg masa simpan nya 5 tahunan ??

Terima kasih..

Dokter, kalau pasien yg sudah meninggal. Rekam medisnya kita apakan ya kira". Tolong bantuannya dokter

Rita Miarsih Amd.RM

24/8/2019 12:41:02 pm

Salam semua. saya ingin bertanya:
1. apakah wajib berkas rekam medis inaktif simpan di ruang inaktif. Kalau iya, berapa lama penyimpanan inaktif sebelum di musnahkan?
2. Apakah boleh, rekam medis yang sudah dalam kategori inaktif langaung dimusnahkan tanpa penyimpanan inaktif terlebih dahulu?
Terimakasih sebelum nya

eka oktafianita

29/8/2019 09:15:34 am

Pak saya mau bertanya adakah permenkes yg menyatakan bahwa rekam medis dimusnahkan tidak boleh di bakar ? Apa harus pakai incenerator ?

Author

dr.Rano Indradi Sudra, M.Kes.
Aktifitas utama saya sebagai dosen bidang RMIK di beberapa institusi D III/ D IV/ S1/ S2.

Aktifitas rutin lain sebagai narasumber berbagai seminar dan pelatihan, juga sebagai penulis.