Beri tahu otomatis email ketika lembar excel diperbarui

Kami dapat mengirimkan email pengingat secara otomatis dari Excel dengan Power Automate dan tidak diperlukan pemrograman. Anda bahkan tidak perlu membuka file Excel untuk memicu pengiriman email. Dalam video dan tutorial di bawah ini, kami akan melihat skenario di mana kami memiliki daftar tugas, dan kami ingin secara otomatis mengingatkan mereka yang bertanggung jawab sebelum tanggal jatuh tempo tugas

Catatan. Memerlukan Microsoft 365 dan OneDrive for Business atau SharePoint

Tonton Videonya

Email Pengingat Secara Otomatis dari Excel dengan Power Automate Langkah demi Langkah

Di bawah ini adalah tangkapan layar dari daftar tugas saya yang ada di tabel Excel bernama Tugas

Tanggal pengingat adalah sejumlah hari sebelum tanggal jatuh tempo tugas. Saya ingin mengirim email ke pengelola yang berisi daftar tugas mereka ketika tanggal pengingat jatuh tempo

Luncurkan Power Automate dan Jadwalkan Alur

Langkah 1. Data Anda harus dalam Tabel Excel. Gunakan pintasan keyboard CTRL+T untuk memformat data Anda dalam tabel atau masuk ke tab Sisipkan > Tabel

Langkah 2. Simpan file Excel Anda di OneDrive for Business atau SharePoint. Catatan. tidak berfungsi dengan akun OneDrive Personal, dan Anda memerlukan akun Microsoft 365

Langkah 3. Masuk ke OneDrive atau SharePoint di browser Anda dan arahkan ke Power Automate. Tip. jika Anda tidak melihat Power Automate di daftar aplikasi, klik 'Semua aplikasi'

Langkah 4. klik 'Buat' dan kemudian pilih 'Aliran cloud terjadwal'

Langkah 5. Beri nama alur Anda dan atur jadwalnya. Saya ingin pengingat dikirim setiap hari

Langkah 6. Sekarang Anda akan memiliki satu langkah dalam alur untuk 'Pengulangan'

Hubungkan ke File Excel dengan Power Automate

Klik + Langkah baru dan pilih 'Daftar baris yang ada di tabel'. Tip. jika Anda tidak melihat opsi ini dalam daftar, Anda dapat memfilternya dengan mengeklik ikon 'Excel Online (Bisnis)' terlebih dahulu

Langkah 7. Pilih lokasi OneDrive for Business atau SharePoint

Jika Anda memilih OneDrive, Perpustakaan Dokumen juga OneDrive. Jika Anda memilih SharePoint, maka bidang Pustaka Dokumen diisi secara otomatis untuk Anda

Selanjutnya, arahkan ke lokasi file dan pilih file. Catatan. ada batasan jumlah folder yang akan ditampilkan dalam daftar ini, jadi Anda mungkin perlu membuat folder yang muncul di dekat bagian atas

Terakhir, pilih nama tabel yang berisi data Anda. Ingat, milik saya disebut Tugas

Langkah 8. Buka Opsi Lanjutan dan tambahkan filter ODATA untuk kolom Tanggal Pengingat. Mulailah dengan mengetik di kolom Kueri Filter. Persamaan Tanggal Pengingat '

Kemudian klik 'Tambahkan konten dinamis', buka tab Ekspresi dan di bilah rumus masukkan rumus ini

formatDateTime(convertFromUTC(utcNow(), 'E. Australia Standard Time'), 'yyyy-MM-dd')

Catatan. Anda dapat mengedit zona waktu sesuai keinginan Anda menggunakan nama zona waktu yang tercantum di sini.

Terakhir, atur format DateTime ke ISO 8601

PENTING. Perhatikan bahwa ekspresi dalam kueri filter diapit oleh tanda kutip tunggal

Ekstrak Daftar Email yang Berbeda

Langkah 9. Selanjutnya kita perlu mendapatkan daftar email yang berbeda (unik) sehingga setiap orang hanya mendapatkan satu email. Kami melakukan ini dengan menambahkan langkah pilih. Klik 'Tambah Langkah' dan di kotak pencarian ketik 'pilih' dan pilih dari daftar tindakan

Klik Tambahkan konten dinamis dan pilih Nilai dari daftar

Klik pada ikon Teks

Dan pilih Email dari daftar. Tip. masukkan nama kolom di bidang pencarian untuk memfilter daftar

Langkah 10. Tambahkan langkah baru untuk menulis daftar email yang berbeda. Tip. ketik 'compose' di kolom pencarian untuk mengurangi daftar tindakan

Klik 'Tambahkan konten dinamis' dan buka tab Ekspresi dan masukkan union()

Kemudian klik tab Konten Dinamis di sebelah kiri tab Ekspresi dan pilih 'keluaran' dari daftar, lalu masukkan koma dan pilih 'keluaran' lagi. Anda harus memiliki formula seperti ini

Klik OK untuk menyelesaikan rumus untuk Compose

Langkah 11. menambahkan kontrol

Dan pilih 'terapkan ke masing-masing'

Klik 'Tambahkan konten dinamis' dan pilih 'Keluaran' dari langkah Tulis

Ekstrak Data untuk Email dari Setiap Baris

Langkah 12. Tambahkan tindakan

Untuk memfilter array

Klik 'Tambahkan konten dinamis' dan pilih 'Nilai'

Di bidang selanjutnya pilih 'Tambahkan konten dinamis' dan pilih 'Email' dan 'Item saat ini' sesuai tangkapan layar di bawah

Hasilkan HTML untuk Email

Langkah 13. Tambahkan tindakan untuk membuat tabel HTML

Di bidang Dari, masukkan konten dinamis dari badan array Filter

Kemudian 'Tampilkan opsi lanjutan' dan ubah Kolom menjadi Kustom

Masukkan nama untuk kolom yang Anda inginkan dalam nama tabel Anda di kolom Header. Dan di kolom Value masukkan ekspresi untuk nama kolom seperti yang muncul di tabel menggunakan fungsi item seperti itu

item()['ColumnName']

Perhatikan bahwa kolom tanggal harus dibungkus dalam fungsi formatDateTime jika tidak maka akan muncul sebagai nomor seri tanggal di email

Buat email

Langkah 14. Tambahkan tindakan untuk mengirim email. Saya menggunakan Office 365 Outlook

Pilih Item Saat Ini dari konten Dinamis

Tambahkan subjek lalu tambahkan konten dinamis untuk isi dengan memasukkan tindakan Keluaran dari Buat tabel HTML

Bisakah Excel mengirimi saya peringatan email secara otomatis?

Bagaimana saya bisa diberi tahu ketika file Excel diperbarui?

Bagaimana cara mengatur notifikasi otomatis di Excel?

Bagaimana cara menambahkan peringatan email ke Excel?