tirto.id - Ekspor merupakan kegiatan mengeluarkan barang atau jasa dari suatu negara ke negara lain. Saat ini, bisnis ekspor semakin maju karena difasilitasi oleh situs belanja elektronik yang mudah diakses oleh berbagai orang di belahan dunia mana pun.
Pengiriman barang ke luar negeri pun berkembang pesat. Sebelum melakukan ekspor, ada banyak hal yang harus diperhatikan. Dokumen adalah salah satu hal yang paling penting untuk dipersiapkan.
Dilansir UKM Indonesia, dokumen sangat penting karena berfungsi sebagai alat pemeriksaan dan jaminan atas besarnya risiko kegiatan ekspor.
Dokumen yang Dipersiapkan untuk Ekspor Barang/Jasa
Berikut adalah dokumen – dokumen yang harus dipersiapkan untuk melakukan ekspor:
1. Dokumen utama
Dokumen utama bersifat wajib untuk setiap transaksi ekspor. Dokumen utama meliputi:
a. Invoice atau Faktur
Disebut juga faktur atau nota, invoice merupakan sebuah dokumen yang berfungsi sebagai bukti transaksi atau penagihan. Invoice dibuat oleh eksportir untuk importir dan berkop surat perusahaan eksportir.
Invoice harus mencantumkan elemen-elemen seperti: nomor & tanggal invoice, nama barang, harga per unit barang & total harga, nama & alamat eksportir, nama & alamat importir, serta keterangan rekening pembayaran jika diperlukan.
Jenis-jenis invoice adalah:
1. Proforma Invoice: Suatu penawaran dari eksportir kepada importir yang potensial. Invoice ini dibuat untuk mendapatkan izin impor dari negara tujuan.
Faktur ini biasanya menyatakan syarat-syarat jual beli dan harga barang, serta memuat kontrak antara eksportir dan importir.
2. Commercial Invoice: Surat permintaan pembayaran kepada importir ketika eksportir selesai menyiapkan atau memproduksi barang pesanan.
3. Consular Invoice: Faktur yang dikeluarkan oleh kedutaan atau konsulat ini bertujuan untuk membandingkan harga jual suatu produk dengan harga jual di pasar.
Perbandingan ini dilakukan untuk memastikan dumping tidak terjadi. Invoice ini ditandatangani oleh konsulat negara importir atau konsulat negara sahabat dari negara importir.
b. Packing List
Packing list adalah dokumen yang berisikan rincian spesifikasi barang ekspor sesuai yang tertera di invoice.
Dokumen ini dibuat oleh eksportir atau perusahaan yang mengemas barang ekspor. Fungsinya untuk memudahkan petugas pemeriksa agar mengetahui isi dari barang dalam container.
Dalam packing list harus termuat informasi-informasi seperti: a) nama barang, nomor dan tanggal packing list; b) jumlah kemasan, dalam satuan seperti pack, pieces, ikat, kaleng, karton, karung, dll; c) berat bersih; d) berat kotor.
c. Bill of Lading (B/L) atau Air Waybill
Bill of Lading (B/L) adalah bukti pengiriman barang atau tanda terima yang dibuat oleh Shipping Company untuk eksportir.
Ini merupakan dokumen yang sangat penting bagi eksportir, karena berfungsi sebagai tanda kepemilikan barang ekspor. B/L dikeluarkan setelah transportasi pengangkut barang keluar dari Indonesia.
d. Polis Asuransi
Dokumen ini diperlukan sebagai penjamin keselamatan dari barang-barang ekspor. Dokumen ini menyatakan jenis-jenis risiko yang dapat diasuransikan serta pihak mana yang meminta asuransi dan kepada siapa klaim dibayarkan.
Polis asuransi dikeluarkan atas permintaan eksportir atau importir.
e. Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB)
Ini merupakan dokumen yang dibuat oleh eksportir kepada Kantor Bea Cukai sebelum pengiriman barang ekspor.
Pembuatannya dapat dilakukan sendiri oleh eksportir atau diwakilkan oleh forwarder. Saat ini, PEB dapat dikirimkan secara online dengan Electronic Data Interchange (EDI).
f. Shipping Instruction (SI)
SI adalah dokumen yang dibuat oleh eksportir dan diberikan kepada forwarder atau shipping company untuk melakukan booking pada kontainer dan ruang di transportasi pengangkutan. Dokumen ini biasanya bisa dikirim melalui e-mail.
2. Dokumen Tambahan
Selain dokumen utama, ada pula dokumen tambahan. Dokumen ini hanya dibuat sesuai permintaan importir. Dokumen ini berguna sebagai pendukung dari dokumen utama.
Dokumen tambahan meliputi:
a. Certificate of Origin (COO) atau Surat Keterangan Asal
Memuat keterangan bahwa barang yang diekspor berasal dari Indonesia. Dokumen ini dibuat dan dikeluarkan oleh Dinas Perindustrian dan Perdagangan (Disperindag) Kabupaten/Kota/Provinsi.
Bagi importir, surat ini dapat digunakan untuk meringankan bea masuk ke negaranya. Namun, hal ini hanya berlaku bagi negara-negara yang telah menjalin kesepatan FTA (Free Trade Agreement) dengan Indonesia.
b. Certificate of Analysis
Ini adalah dokumen yang berisi hasil analisis dari barang ekspor. Umumnya, analisisnya sesuai oleh standar wajib dari regulasi pemerintah negara tujuan atau standar umum yang berlaku.
Dokumen ini biasanya diperlukan untuk produk industri kimia atau hasil pertanian.
c. Phytosanitary Certificate
Dokumen ini biasanya diperlukan untuk barang-barang ekspor seperti buah segar, rempah-rempah dan hasil pertanian, hewan dan ikan. Dokumen ini menjamin bahwa produk ekspor bebas dari kuman, jamur, atau bakteri.
d. Fumigation Certificate
Dokumen ini dikeluarkan oleh perusahaan yang melakukan fumigasi pada produk ekspor. Proses fumigasi bertujuan untuk mengamankan barang dari serangan hama atau rayap selama dikirim.
e. Veterinary Certificate
Ini adalah dokumen yang menjamin keamanan pangan untuk produk ekspor pangan dan non-pangan asal hewan. Sertifikat ini dikeluarkan oleh Direktorat Jenderal Peternakan dan Kesehatan Hewan (PKH) Kementerian Pertanian.
f. Weight Note
Weight Note merupakan dokumen yang memuat berat dari setiap kemasan barang, dan sesuai yang tertera pada invoice. Keterangan berat barang harus sesuai seperti yang tercantum pada Letter of Credit (L/C).
Dokumen ini berfungsi untuk memberi informasi seputar berat barang serta untuk mempersiapkan alat pengangkut.
g. Measurement List
Ini adalah dokumen yang memuat detail ukuran dan takaran dari tiap kemasan produk ekspor seperti panjang, tebal, diameter, serta volume. Ukuran-ukuran ini harus sama seperti yang termuat dalam L/C. Dokumen ini dibutuhkan untuk menghitung biaya pengiriman.
Baca juga:
- Syarat & Cara Menjadi Mitra GrabCar Beserta Dokumen yang Disiapkan
- Tata Cara Pindah Kewarganegaraan Asing dan Dokumen yang Dibutuhkan
Baca juga
artikel terkait
EKSPORTIR
atau
tulisan menarik lainnya
Hana Afifah Nuraini
(tirto.id - han/tha)
Penulis: Hana Afifah Nuraini
Editor: Dhita Koesno
Kontributor: Hana Afifah Nuraini
Subscribe for updates Unsubscribe from updates
W-III CARGO | Dalam Perdagangan Internasional (export-import), diperlukan beberapa dokumen penting sebagai syarat terjadinya kesepakatan. Dokumen export dan import dalam perdagangan internasional ini memenuhi semua persyaratan sebelum dan sesudah terjadinya transaksi.
Semua jenis dokumen yang ada dalam proses transaksi export dan import, baik dikeluarkan oleh pengusaha, perbankan, pelayaran dan instansi lainnya mempunyai fungsi dan peranannya masing-masing. Oleh sebab itu semua dokumen yang menyangkut kegiatan tersebut harus dibuat dan diteliti dengan sejelas-jelasnya.
Dokumen export dan import dalam perdagangan internasional tersebut dibedakan ke dalam tiga kelompok, yaitu:
Dokumen Export dan Import
Dokumen Induk
Yaitu dokumen inti yang dikeluarkan oleh Badan Pelaksana Utama Perdagangan Internasional. Yang memiliki fungsi sebagai alat pembuktian dalam pelaksanaan suatu transaksi.
Yang termasuk dalam dokumen ini antara lain :
- Letter Of Credit (L/C)
Yaitu suatu surat yang dikeluarkan oleh suatu bank atas permintaan importir yang ditujukan kepada eksportir diluar negeri, yang memberikan hak kepada eksportir untuk menarik wesel-wesel atas importir yang bersangkutan. Untuk lebih jelasnya tentang Letter Of Credit (L/C) bisa anda lihat disini. - Bill Of Landing (B/L)
Yaitu surat tanda terima barang yang telah dimuat ke dalam kapal laut yang juga merupakan tanda bukti kepemilikan barang. Juga sebagai bukti adanya kontrak atau perjanjian pengangkutan barang melalui laut. Silahkan anda lihat dalam artikel sebelumnya telah dijelaskan dengan rinci tentang Bill Of Landing (B/L). - Polis Asuransi
Yaitu surat bukti pertanggung jawaban yang dikeluarkan perusahaan asuransi atas permintaan eksportir ataupun importir untuk menjamin keselamatan terhadap barang yang dikirim.
Polis asuransi penting karena dapat membuktikan bahwa barang-barang yang tersebut di dalamnya telah di asuransikan. Dokumen ini juga menyebutkan resiko-resiko yang ditutup. Dokumen ini menyatakan pihak mana yang meminta asuransi dan kepada pihak siapa klaim dibayarkan. Setiap asuransi wajib dibayar dengan valuta yang sama dengan L/C, kecuali dalam syarat-syarat L/C ada pernyataan lain. - Faktur (Invoice)
Yaitu suatu dokumen penting yang dipakai dalam proses perdagangan. Dalam invoice akan dapat diketahui data-data tentang berapa jumlah wesel yang akan dapat ditarik, jumlah penutupan asuransi dan penyelesaian urusan bea masuk.
Invoice (faktur) dapat dibedakan ke dalam tiga jenis, yaitu :
- Proforma Invoice
Yaitu penawaran dalam bentuk faktur biasa dari penjual kepada pembeli yang potensial. Proforma invoise juga merupakan tawaran kepada pembeli untuk menempatkan pesanannya yang sering sering mendapatkan permintaan dari pembeli sehingga penjual mendapatkan izin import dari instansi yang berwenang dinegara importir.
Faktur ini biasanya menyatakan syarat-syarat jual beli dan harga barang. Sehingga setelah pembeli yang bersangkutan telah menyetujui pesanan maka akan ada kontrak yang pasti. Penggunaan faktur ini juga digunakan apabila penyelesaian akan dilakukan dengan pembayaran terlebih dulu sebelum pengapalan, atas dasar consignment ataupun tergantung pada tender. - Commercial Invoice
Yaitu nota perincian tentang keterangan jumlah barang yang dijual, harga dari barang dan perhitungan pembayaran. Faktur ini ditujukan oleh penjual (eksportir) kepada pembeli (importir) yang nama dan alamatnya sesuai dengan yang tercantum dalam L/C dan ditanda tangani oleh yang berhak menandatanganinya. - Consular Invoice
Yaitu faktur yang dikeluakan oleh instansi resmi, yaitu kedutaan atau konsulat. Faktur ini terkadang ditanda tangani oleh konsulat perdagangan dalam negeri pembeli, dengan ditanda tangani oleh eksportir. Atau dibuat dan ditanda tangani oleh negara sahabat dari negara pembeli. Kegunaan dari faktur ini yaitu untuk memeriksa harga jual dibandingkan harga pasar yang sedang berlaku dan untuk memastikan bahwa tidak terjadi dumping.
Dokumen Penunjang
Yaitu dokumen yang dikeluarkan untuk mempererat atau merinci keterangan yang terdapat dalam dokumen induk, terutama faktur (invoice). Yang termasuk dokumen penunjang dalam dokumen export dan import, antara lain :
- Packing List (Daftar Pengepakan)
Dokumen ini dibuat oleh eksportir yang menerangkan uraian dari barang-barang yang dipak, dibungkus, diikat dalam peti yang biasanya diperlukan oleh bea cukai. - Certificate Of Origin (Surat Keterangan Asal)
Merupakan surat pernyataan yang ditanda tangani untuk membuktikan asal dari suatu barang. - Certificate Of Inspection (Surat Keterangan Pemeriksaan)
Yaitu surat keterangan tentang keadaaan barang yang dimuat oleh independent surveyor, juru periksa barang atau badan resmi yang disahkan oleh pemerintah. Berfungsi sebagai jaminan atas mutu dan jumlah barang, ukuran, berat, kondisi, pengepakan dan kuantitas pengepakan. - Certificate Of Quality (Sertifikat Mutu)
Yaitu keterangan yang dibuat berkaitan dengan hasil analisis barang-barang di laboratorium perusahaan atau badan penelitian independen yang menyangkut mutu barang yang diperdagangkan. - Manufacture’s Quality Certificate (Sertifikat Mutu dari Produsen)
Dokumen ini menguraikan tentang mutu dari barang-barang termasuk penjelasan tentang kondisi baru atau tidaknya barang dan apakah memenuhi standar barang byang ditetapkan. - Weight Note (Keterangan Timbangan)
Yaitu catatan yang berisi perincian berat dari tiap-tiap kemasan barang seperti yang tercantum dalam commercial invoiceI. Keterangan berat dari barang-barang yang dikapalkan atas dasar suatu L/C haruslah sama dengan yang tercantum pada dokumen pengapalan. - Measurement List (Daftar Ukuran)
Yaitu daftar yang berisi ukuran dan takaran dari tiap-tiap kemasan seperti panjang, tebal, volume, serta garis tengah. Ukuran dalam dokumen ini haruslah sama dengan syarat-syarat yang tercantum dalam L/C. - Chemical Analysis (Analisa Kimia)
Yaitu pernyataan yang menjelaskan tentang bahan-bahan dan takaran serta kandungan bahan yang terdapat dalam barang-barang yang diperiksa. Penelitian ini dilakukan oleh badan analisa obat dan bahan kimia. - Bill Of Exchange (Wesel)
Yaitu sebuah alat pembayaran yang memberikan perintah yang tidak bersyarat secara tertulis yang ditujukan oleh seseorang kepada orang lain.
Pihak-pihak yang terlibat dalam wesel, antara lain :
- Drawer (penarik), yang menandatangai wesel
- Drawee (tertatik), yang membayar
- Payee, yang menerima pembayaran
- Endorsee, pihak yang menerima perpindahan atau pengalihan wesel
Dokumen Pembantu Dalam Dokumen Export dan Import
Dokumen pembantu merupakan beberapa tambahan dalam dokumen export dan import yang walaupun bukan dokumen pengapalan, tetapi sering diperlukan untuk kelancaran penerimaan barang-barang yang dikapalkan di tempat importir atau eksportir.
Dokumen-dokumen pembantu yang dimaksud dalam dokumen export dan import, antara lain :
- Freight Forwarder’s Receipt – Freight Forwarder’s Receipt
Fungsinya sebagai tanda penerimaan barang-barang dan biasanya merupakan kontrak pengangkutan atau tanda kepemilikan barang-barang selama dalam pengawasan maskapai pelayaran. - Delivery Order
Berfungsi sebagai surat jalan yang dikeluarkan oleh eksportir. - Warehouse Receipt
Tanda terima yang dikeluarkan oleh sebuah gudang atas penerimaan barang-barang disebut ”Warehouse Receipt”. Terkadang bank terpaksa menyimpan barang-barang impor yang tidak jadi ditebus importir didalam gudang. - Trust Receipt
Suatu dokumen yang digunakan oleh importir untuk mendapatkan atau memiliki dokumen-dokumen pengapalan sebuah L/C, agar importir tersebut dapat menjual barang-barang yang bersangkutan sebelum membayar / menebus dokumen-dokumen pengapalan tersebut kepada bank.
Dengan menandatangani dokumen tersebut importir mengikatkan diri kepada bank tersebut agar memperoleh hasil penjualan barang untuk melunasi pembayaran dokumen pengapalan tersebut kepada bank. Selama barang belum laku maka hak atas barang masih tetap dimiliki oleh bank.
Sebagai bahan pertimbangan, anda sebaiknya menggunakan jasa W3 CARGO dalam setiap kegiatan ekspor dan impor yang anda lakukan. Karena dengan pengalaman lebih dari 8 tahun perusahaan kami telah menjadi partner ratusan customer yang mempercayakan pengiriman cargo mereka, termasuk perusahaan internasional, eksportir, importir, grosir, pengecer, individu swasta dan toko online.
PT Wahana Wijaya Wisesa
Jl. Elang Laut 7 Pantai Indah Kapuk Jakarta – Indonesia (021) 5439-0466 (ext 108) 087-8000-77-168
Layanan Forwarder Door to Door Profesional
Hubungi Kami Via Whatsapp