Berikut ini tahapan stock opname yang benar adalah

Table of Contents Show

#1. Perhatikan penataan gudang yang baik.
#2. Menggunakan Program Inventory Management
#3. Membentuk Team (Minimal 2 Orang)
#4. Siapkan Tools
#5. Buat Berita Acara Stock Opname
Apa itu stock opname?
Tujuan melakukan stock opname
Kapan stock opname dilakukan?
3 Langkah melakukan stock opname
1. Tahap awal
2. Tahap persiapan akhir
3. Penghitungan stock opname
Tips melakukan stock opname
Video yang berhubungan

Topik kali ini mengenai “Bagaimana Melakukan Stock Opname yang Baik”. Sebelum dimulai perlu diketahui Stock Opname adalah cara untuk kita menilai apakah persediaan kita benar atau tidak. Namun banyak perusahaan tidak melakukan Stock Opname. Jadi apabila sudah memulai usaha dan semakin berkembang jangan lupa melakukan Stock Opname secara berkala. Dan waktu sebaiknya melakukan stock opname yang baik minimal 1 kali perbulannya, namun berbeda lagi semisalkan contoh pada resto/rumah makan yang mana sebaiknya melakukan stock opname setiap harinya. Jadi dilihat dulu kepentingan setiap tempatnya karena setiap tempat/perusahaan kepentingannya berbeda-beda. Selanjutnya Bagaimana melakukan Stock Opnam yang baik?. Berikut 5 Tips melakukan stock opname yang baik:

#1. Perhatikan penataan gudang yang baik.

Ketika gudang tidak tertata dengan baik tentunya akan kesusahan dalam melakukan proses stock opname, seperti kesulitan dalam mencari barangnya hingga membongkar dan mengembalikannya lagi begitu seterusnya. Jadi sebelum melakukan Stock Opname pastikan terlebih dahulu bahwa Gudang sudah ditata dengan baik. Mulai dari rakking yang baik, dipalet dengan baik, managemen inventori yang baik, labeling dan kartu stock nama produk dll. Serta pisahkan lokasi antara barang fast moving dan slow moving dengan jelas.

#2. Menggunakan Program Inventory Management

Menggunakan program inventory management adalah dengan mencatat berapa barang yang dimiliki serta keberadaan lokasi barang yang ada . Ketika sudah melakukan opname maka Anda juga harus mengetahui barang apa yang harus diopname dan punya list persediaan, dimana lokasinya sampai dengan jumlah pencatatan kuantitasnya. Serta ketika dilapangan, secara program barangpun harus dipastikan kebenarannya atau kesesuaiannya.

#3. Membentuk Team (Minimal 2 Orang)

Pelakasana opname adalah bagian accounting yang langsung bisa turun kelapangan dengan catatan dengan tidak mengobrol atau membicarakan terlebih dahulu kepada pihak warehouse. Namun, ketika turun ke lapangan tim warehouse harus mendampingi. Ketika memiliki accounting banyak jumlahnya sebaiknya ini dimanfaatkan dengan melakukan opname secara bergantian/tidak satu orang itu saja secara terus menerus, karena untuk menghindari fraud yang sangat mungkin bisa terjadi (adanya kerjasama tidak baik antara bagian gudang dengan accounting tersebut).

#4. Siapkan Tools

Perlu diperhatikan juga sebelum melakukan stok opname, Anda harus menyiapkan terlebih dahulu tools atau alat-alat yang dibutuhkan saat proses opname seperti bolpoin, spidol ceksheet dan lain sebagainya.

#5. Buat Berita Acara Stock Opname

Pastikan apa yang sudah dicek harus disepakati oleh kedua belah pihak agar nantinya jelas apakah kurang atau lebih serta pertanggung jawabannya seperti apa.

Demikian penjelasan kami tentang “Tips Melakukan Stock Opname Yang Tepat”, semoga dapat membantu Anda untuk sedikit memahami bagaimana stock opname yang baik dan benar. Semoga bisa bermanfaat.

audit, bisnis, bisnis online, cafe, cara, franchise, fraud, grosir, karyawan, keuntungan, kuliner, modal, online, peluang, promosi, stock opname, supermarket, tips, tips bisnis, toko, usaha, waralaba

Apa itu stock opname?

Proses stock opname adalah kegiatan pencatatan produk tersedia dalam perusahaan. (Sumber: Pexels)

Dilansir dari froggyads.com, secara umum stock opname adalah aktivitas penghitungan produk yang tersedia di gudang atau warehouse. Proses kalkulasi sangatlah penting dan akan memakan banyak waktu karena harus dihitung secara detail. Dapat dikatakan juga stock opname adalah proses dimana kamu secara manual memeriksa dan mencatat semua inventaris yang dimiliki perusahaan. Proses tersebut akan mempengaruhi pembelian, produksi, dan penjualan.

Pada saat penghitungan, jangan sampai ada yang terlewat. Walau hanya satu produk yang terlewat maka akan mempengaruhi penjualan. Untungnya, teknologi sudah berkembangs edemilikan rupa sehingga proses penghitungan dapat dilakukan dengan lebih mudah. Misalnya dengan menggunakan barcode yang merupakan kode untuk menandai suatu produk. Dengan memanfaatkan barcode, proses perhitungan stock opname akan menjadi lebih efisien dan cepat. Selain itu, juga akan meminimalisir kesalahan penghitungan dan pencatatan.

Tujuan melakukan stock opname

Salah satu tujuan stock opname adalah sebagai alat evaluasi produk. (Sumber: Pexels)

Melakukan stock opname adalah hal yang penting dilakukan oleh perusahaan. Seperti yang sudah disebutkan diatas stock opname berguna untuk mengetahui ketersediaan produk secara jelas dan akurat.Selain sebagai kontrol, stock opname adalah alat evaluasi untuk mengetahui produk apa yang diminati oleh konsumen. Dengan melakukan stock opname kamu juga bisa secara langsung mengidentifikasi perbedaan data dan memperbaikinya sebelum terjadi masalah yang lebih besar, seperti stockout, overstocking, dan dead stock.

Tujuan lain dari menggunakan stock opname adalah untuk mengidentifikasi masalah yang mungkin terlewatkan dari sistem manajemen inventaris perusahaan. Terutama dalam pesanan hilang, produk rusak, kontrol yang buruk atau pencurian. Terkadang masalah tersebut hanya dianggap remeh, tapi dapat menimbulkan masalah yang lebih dalam apabila dilakukan berulang.

Baca juga: 4 Jenis lead time beserta fungsinya yang berpengaruh dalam perkembangan bisnis

Kapan stock opname dilakukan?

Biasanya waktu untuk stock opname adalah tiga sampai empat bulan sekali. (Sumber: Pexels)

Tidak ada waktu yang pasti dalam proses penghitungan atau pencatatan produk, karena setiap perusahaan memiliki kebijakan yang berbeda-beda dan disesuaikan dengan kebutuhan. Umumnya, periode kegiatan stock opname adalah pada akhir bulan, setiap tiga atau empat bulan sekali atau pada akhir tahun, seperti dikutip dari kompasiana.com.

Akan tetapi, perlu kamu ingat bahwa frekuensi dilakukannya stock opname akan menjadi bahan pertimbangan ketika memilih sistem manajemen inventaris. Nah, terdapat beberapa hal yang harus kamu jadikan bahan pertimbangan saat memutuskan periode stock opname, yaitu

Ketergantungan terhadap angka akurat pada produk. Apabila perusahaan bergerak dalam bidang makanan yang harus mempertimbangkan tanggal kadaluarsa, mungkin kamu akan melakukan stock opname lebih sering.
Akurasi pelacakan produk. Jika perusahaan memiliki sistem inventaris yang baik dalam melacak produk, maka akan lebih sedikit melakukan proses penghitungan.
Banyaknya gangguan atau masalah yang dapat ditangani. Ingatlah bahwa suatu bisnis yang jarang melakukan stock opname akan mendapatkan lebih banyak gangguan daripada yang secara teratur menerapkannya.

Baca juga: 12 Jenis strategi pemasaran yang paling efektif beserta contohnya

3 Langkah melakukan stock opname

Tahap awal dalam stock opname adalah menentukan waktu. (Sumber: Pexels)

Berhubung stock opname adalah kegiatan penting yang memerlukan akurasi tinggi, maka prosesnya tidak bisa dilakukan sembarangan. Nah, berikut ini beberapa langkah yang perlu kamu ketahui saat akan melakukannya.

1. Tahap awal

Tahap awal yang perlu dilakukan saat stock opname adalah menentukan waktu dan tanggal penghitungan. Hal ini dilakukan untuk menghindari miskalkulasi angka, jadi kamu bisa mempertimbangkan untuk menutup operasional dalam sehari atau beberapa jam. Perusahaan juga seharusnya sudah berkomunikasi dengan tim terkait yang akan melakukannya.

Memberikan instruksi kepada tim-tim terkait untuk mempersiapkan label atau stiker sebagai penanda stok yang sudah dikalkulasi.
Tim terkait merapikan produk dan menatanya sesuai dengan jenis dan kode untuk menghindari barang yang terlewat karena tidak terorganisir.
Tim gudang akan melengkapi stok dengan menggunakan barcode yang telah disesuaikan dengan sistem atau program. Barcode digunakan untuk mempermudah saat proses penghitungan
Menyiapkan stiker bertuliskan "Tidak Dihitung" atau "Not Counted" yang ditempelkan pada produk-produk yang tidak masuk dalam penghitungan.

2. Tahap persiapan akhir

Di tahap persiapan stock opname adalah memastikan semua karyawan mengetahui tugasnya. (Sumber: Pexels)

Pada tahap persiapan, maka proses stock opname akan segera dilakukan. Beberapa hal yang perlu dilakukan pada tahap persiapan stock opname adalah:

Melakukan briefing kepada tim terkait, termasuk menjelaskan mengenai tugas masing-masing karyawan yang terlibat.
Instruksikan bagian warehouse untuk melengkapi data terkait mutasi barang.
Memberikan instruksi pada pihak gudang untuk menghentikan mutasi barang selama proses stock opname berlangsung hingga selesai.

3. Penghitungan stock opname

Tahap ini dalam stock opname adalah dimana penghitungan dilakukan, berikut ini adalah langkah yang harus dilakukan:

Memastikan semua transaksi telah terekam dalam program.
Cetak semua stok dalam program untuk dapat dievaluasi oleh tim terkait.
Ketika proses pencatatan dan penghitungan berlangsung, ingatlah untuk cek stiker pada stok.
Pengecekan stok kemudian input dalam program Excel.
Periksa kembali untuk memastikan tidak adanya kesalahan dalam penghitungan dan pencatatan.
Setelah selesai, hasil kalkulasi akan diserahkan kepada tim Akuntan.

Baca juga: Brand Awareness: Pengertian, Strategi, Cara Mengukur, Dan 3 Contoh Campaign

Tips melakukan stock opname

Tips penting dari stock opname adalah menggunakan teknologi barcode. (Sumber: Pexels)

Metode yang digunakan pada saat melakukan stock opname mungkin berbeda-beda tergantung perusahaan. Tapi, kamu bisa meningkatkannya, lho. Berikut ini tips yang bisa kamu implementasikan saat stock opname:

Menggunakan barcode scanner
Memindai barcode mengurangi resiko eror saat penghitungan, proses nya pun bisa dilakukan dengan lebih cepat. Hal tersebut karena akan menghitung dan menyimpan data disaat bersamaan.
Menjaga kerapihan gudang
Gudang yang berantakan dan tidak terorganisir akan memperlambat proses stock opname dan meningkatkan resiko terjadinya kesalahan. Mengorganisir stok berdasarkan jenis dan label akan mempermudah semua proses.
Meminta opini atau feedback
Tips lainnya dari stock opname adalah meminta opini staf yang terlibat dalam proses stock opname agar menjadi lebih baik.
Menghindari gangguan
Stock opname adalah proses yang membutuhkan fokus tinggi. Penggunaan ponsel atau suara berisik dapat mengganggu konsentrasi saat penghitungan. Sehingga kamu harus menginstruksikan kepada tim terkait untuk disiplin dan tidak melakukan hal-hal yang berpotensi merusak fokus.

Banyak perusahaan yang membutuhkan karyawan yang ahli dalam hal stock opname, lho. Jika kamu memiliki pengalaman mengenai hal tersebut, segera daftarkan diri di EKRUT untuk mendapatkan tawaran dari berbagai macam perusahaan .

Stock opname adalah proses vital dalam perusahaan, sayangnya tidak semua perusahaan menyadarinya. Tidak hanya dalam memenuhi target penjualan, memiliki stok produk yang cukup dan sesuai juga sama pentingnya. Stock opname juga memberikan banyak manfaat dalam perusahaan.