Berikut ini yang bukan merupakan asas-asas pengorganisasian kantor adalah asas

You're Reading a Free Preview
Pages 5 to 9 are not shown in this preview.

Abdul Malik Oktario Gufandri 17:00:00 Administrasi Perkantoran Pelajaran SMK

MANAGEMENT PERKANTORAN (Pengertian,Asas-asas Sentralisassi dan Desentralisasi serta contohnya) adalah materi yang akan kita bahas kali ini, yakni mengenai asas-asas management perkantoran beserta pengertian dan contohnya penggunaannya dalam kehidupan sehari-hari. semoga membantu

Kantor adalah tempat diselenggarakannya kegiatan yang berkaitan dengan informasi. Kantor juga merupakan tempat dari proses penanganan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, meminjam, sampai menyalurkan/mendistribusikan informasi.

Asas-asas manajement perkantoran sendiri ada tiga yaitu asas sentralisasi, asas desentralisasi dan asas dekonsentrasi

Asas sentralisasi yaitu penyerahan kekuasaan dan wewenang pemerintahan sepenuhnya kepada pemerintah pusat.

Pemerintah pusat dimaksud dalam konteks ini yaitu Presiden dan Dewan Kabinet. Kewenangan yang dimaksud yaitu kewenangan politik dan kewenangan administrasi. Kewenangan politikadalah kewenangan membuat dan memutuskan kebijakan sedangkan kewenangan administrasi adalah kewenangan melaksanakan kebijakan.

Contoh sistem sentralisasi yaitu:

Lembaga keamanan negara yaitu TNI, melaksanakan perlindungan terhadap Indonesia memalui tiga elemen yaitu udara, darat dan laut.
Bank Indonesia yang menjadi pusat pengaturan segala kebijakan moneter dan juga fiskal.

Asas Desentralisasi yaitu penyerahan wewenang dari pusat kepada daerah untuk mengatur rumah tangganya sendiri, akan tetapi tidak untuk segala hal, kemananan, hukum dan kebijakan fiskal adalah beberapa hal yang masih terpusat, tetapi ada pendelegasian kepada daerah.

Menurut UU Nomor 5 Tahun 1974, desentralisasi adalah penyerahan urusan pemerintah dari pusat kepada daerah. Pelimpahan wewenang kepada Pemerintahan Daerah, semata- mata untuk mencapai suatu pemerintahan yang efisien. Pelimpahan wewenang tersebut menghasilkan otonomi.

Otonomi adalah kebebasan masyarakat yang tinggal di daerahnya itu sendiri untuk mengatur dan mengurus kepentingannya sendiri.

Contoh Sistem Desentralisasi:

Dinas pendidikan yang mengatur bagaimana pola pendidikan berjalan.

Asas Dekonsentrasi yaitu pelimpahan wewenang administrasi dari pemerintah pusat pada pejabat daerah. pelimpahan wewenang yang dimaksud disini yaitu hanya sebatas wewenang administrasi, untuk wewenang politik tetap dipegang oleh pemerintah pusat. Bisa dikatakan dekonsentrasi adalah perpaduan antara sentralisasi dan desentralisasi.

Contoh sistem Dekonsentrasi:

asas-asas yang yang telah diterapkan tidak semata-mata tidak ada gunanya, berikut kegunaan asas-asas management perkantoran dalam kehidupan sehari-hari:

Menetapkan tujuan tandar
penentuan aturan prosedur pembuatan rencan
peramalan apa yang terjadi

pemberian tugas terpisah
membentuk bagian-bagian
menetapakan jalur wewenang dan komunikasi
mendlgasikan wewenang kebawahan
mengkoordinasikan kerja bawahan

penentuan jenis organisasi yang tepat
menarik calon karaywan
memilih karyawan
menentukan standar kerja
menilai hasil kerja
melatih dan mengembangkan

memberi pengarahan dari hari ke hari
menolong dan memperbaiki keterampilan

persiapan standar
melakukan monitoring
elakukan evaluasi melakukan tindakan koreksi

mengemukakan ide-ide baru
mengkombinasikan ide-ide lama dan baru
mengambil ide dari lapangan orang lain
bertindak sebagai katalisastor dan stimulator

Perwakilan (Representasi)

mewakili organisasinya dalam hubunganya dengan kelompok luar,pegawai pemerintah ,serikat kerja,lembaga-lembaga lainya,dl

A. PENGERTIAN MANAJEMEN
kata manajemen berasal dari bahasa perancis kuno "menagement" yang memiliki arti "seni melakukan dan mengatur". secara etimologis, manajemen berasal dari kata manage (inggris), meneggiare (italia), dan bersumber dan perkataan latin "manus" yang berarti "tangan" dapat juga di artikan sebagai "memimpin, membimbing, dan mengatur".

B. ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN
1. pendapat yang menyamakan arti administrasi dan manajemen
a. William H Newman menyatakan bahwa apa yang dimaksud dengan
administrasitermasuk pula dalam arti manajemen.
b. M. E. Dimock mendefinisikan administrasi atau manajemen adalah suatu
pendekatan yang terencana terhadap pemecahan semua macam masalah yang
kebanyakan terdapat pada setiap individu atau kelompok, baik negara maupun swasta.

2. pendapat yang membedakan arti administrasi dan manajemen
a. Dalton E. Mc. Farland menyatakan administrasi ditujukan pada penentuan tunuan pokok dan kebijaksanaannya,sedangkan manajemen ditujukan pada pelaksanaan kebijaksanaan.
b. Ordway Tead administrasi adalah suatu proses dan badan yang bertanggung jawab terhadap penentuan tujuan.

C. FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN
Fungsi manajemen adalah tugas yang dilaksanakan secara sistematis dan terorganisasi untuk mencapai tujuan organisasi yang dilakukan oleh manajer pada kegiatan manajemen. Berikut ini adalah fungsi manajemen yaitu :
1. Planning (Perencanaan)
planning adalah proses menentukan apa yang ingin dicapai dan cara mencapainya yang didasarkan pada metode atau logika tertentu dan rasional.

2. Organizing (Pengorganisasian)
Organizing adalah proses mengatur dan mengalokasikan tugas, pekerjaan, wewenang, dan peran-peran, termasuk koordinasi hubungan antarbagian, baik secara vertikal maupun horizontal dalam suatu struktur yang diperlukan untuk mencapai tujuan yang sudah di tentukan.

3. Actuating (Pelaksanaan)
Actuating adalah usaha menggerakan anggota kelompok sehingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dari sasaran anggota-anggota perusahaan. karena para anggotapun ingin mencapai sasaran tersebut.

4. Resourcing (Pengaturan Sumber Daya)
Resourcing adalah pengaturan sumber daya dalam memfasilitasi sumber daya yang dibutuhkan untuk setiap kegiatan pencapaian tujuan organisasi.

5. Communicating (komunikasi)
communicating adalah mengomunikasikan semua informasi berkaitan dengan tugas, fungsi, dan tanggung jawab kepada semua sumber daya yang ada sehingga mereka mengetahui dan memahami tugas dan fasilitas yang mereka butuhkan dan milik untuk mengerjakannya.

6. Leading (Kepemimpinan)
Leading adalah kegiatan memengatuhi atau mengerjakan perilaku manusia,baik secara individu maupun kelompok dan mengarahkan mereka dalam melaksanakan tugas-tugas agar tujuan organisasi tercapai secara efektif dan efesien.

7. Motivating (Pemberian Motivasi)
motivating adalah kegiatan memberikan motivasi, inspirasi, semangat, dan kegairahan kerja atau mendorong pegawai melalui pemahaman motivasi yang ada pada diri pegawai dan yang ada di luar pegawai untuk membantu mencapai produktifitas kerjai yang optimal.

8. Controling (Pengawasan)
controling adalah proses pengukuran pelaksanaan kerja atau kinerja aktual, membandingkan hasil dengan standar organisasi dan tujuan, dan mengambil tindakan korektif jika dibutuhkan.

9. Coordinating (koordinasi)
coordinating adalah kegiatan agar tidak terjadi kekacauan dan kekosongan dengan menghubungkan, menyatukan, dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerja sama yang terarah dalam mencapai tujuan.

10. Staffing (Melengkapkan Tenaga Kerja)
Staffing adalah berupa penyusunan personalia pada suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya, sampai dengan usaha agar setiap pegawai berdayaguna maksimal kepada perusahaan.

11. Commanding/Directing (memerintah)
Commanding atau Directing adalah yang berhubungan dengan usaha memberi bimbingan, sarana, perintah-perintah, atau instruksi kepada bawahan dalam melaksanakan tugas masing-masing agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju yang telah ditetapkan semula.

12. Budgeting (Menyusun Anggaran)
Budgeting adalah berupa pengikhtisaran sistem anggaran keuangan, baik itu sistem keuangan untuk jangka pendek, menengah, maupun panjang.

13. Reporting (Pelaporan)
Reporting adalah berupa penyampaian perkembangan atau hasil kegiatan atau pemberian keterangan mengenai segala hal yang berkaitan dengan tugas dan fungsi-fungsi kepada pejabat yang lebih tinggi.

14. Ferecasting (Peramalan)
Ferecasting adalah kegiatan meramal, memproyeksikan,atau mengadakan taksiran terhadap berbagai kemungkinan yang akan terjadi sebelum suatu rencana yang lebih pasti dapat dilakukan.

D. ASAS-ASAS MANAJEMEN PERKANTORAN
Asas manajemen perkantoran adalah penentuan kebijakan pengorganisasian kegiatan pengelolaan kantor, administrasi perkantoran, atau pekerjaan kantor.
Pengorganisasian pekerjaan kantor dapat memakai asas-asas sebagi berikut :
1. Asas Sentralisasi
Dalam asas ini, semua pekerjaan kantor dalam perusahaan di bebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri di samping satuan-satuan organisasi yang memikul pekerjaan operaktif, seperti megetik, mengelola surat,
kelebihan asas sentralisasi sebagai berikut :
• pengawasan mudah dilakukan
• prosesur lebih mudah diseragamkan
• penggunaan alat dan perabot hemat

kelemahan asas sentralisasi sebagai berikut :
• tidak menampung pekerjaan yang banyak pada waktu yang beraamaan
• pelaksanaan asas sentralisasi kurang tepat,karena pekerjaan menjadi kurang efektif
dan efesien.
• petugas belum tentu paham dengan permasalahan dan kebutuhan unit kerja didivisi
lainnya sehingga pelaksanaan pekerjaan unit yang bersangkutan akan mengalami
hambatan.

2. Asas Desentralisasi
tiap-tiap satuan organisasi dalam seluruh organisasi di samping melaksanakan tugas-tugas induk, juga melakukan semua pekerjaan kantor yang terdapat dalam lingkungan sendiri.
kelebihan asas desentralisasi sebagai berikut :
• dapat melayani kebutuhan-kebutuhan khusus bagi unit yang bersangkutan
• penumpukan pekerjaan dapat dihindari
• memperlancar pekerjaan pokok bagi instansi yang mempunyai unit-unit tersebut.

kelemahan asas desentralisasi sebagai berikut :
• memerlukan biaya cukup besar
• memerlukan tenaga yang banyak dan biaya yang besar untuk menggaji pegawai
• kemungkinan banyak dokumen yang ganda

3. Asas Dekonsentralisasi
Asas ini merupakan gabungan dari asas sentralisasi dan desentralisasi. dalam asas ini, tiap unit kerja dapat melaksanakan pengelolaan kantor sendiri, tetapi pengendaliannya dilakukan secara terpusat.
kelebihan asas Dekonsentralisasi sebagai berikut :
• keseragaman prosedur dan tata kerja
• proses kerja lancar karena dokumen berada di unit pengolah
• peawai di unit kerja dapat bertambah

kelemahan asas Dekonsentralisasi sebagai berikut :
• diselenggarakan di dua tempat, sehingga peralatan yang di gunakan cukup banyak
• adanya dokumen/arsip ganda sangat besar terjadi
• membutuhkan tenaga yang lebih banyak.