Show
 Berikut ini yang tidak termasuk kegiatan persiapan rapat adalah?
Jawaban: A. Mengedarkan notula Dilansir dari Encyclopedia Britannica, berikut ini yang tidak termasuk kegiatan persiapan rapat adalah mengedarkan notula. Kemudian, saya sangat menyarankan anda untuk membaca pertanyaan selanjutnya yaitu Pembuatan surat undangan dalam jumlah banyak yang isi surat sama tapi alamat tujuan berbeda dapat menggunakan menu? beserta jawaban penjelasan dan pembahasan lengkap.
You're Reading a Free Preview
You're Reading a Free Preview
A. Pengertian Rapat Rapat adalah pertemuan antara sejumlah orang atau kelompok untuk membicarakan sesuatu masalah. Rapat merupakan suatu alat komunikasi langsung antara pimpinan kantor dengan stafnya. Rapat sering diselenggarakan oleh banyak instansi atau perusahaan. Jadi, rapat (conference atau meeting) merupakan pertemuan antara para anggota lingkungan instansi atau perusahaan untuk merundingkan atau menyelesaiakan suatu masalah yang menyangkut kepeningan bersama. Rapat sangat memerlukan tangan sekretaris yang terampil dalam rapat, terutamamempersiapkan dan merekam serta melaporkan kegiatan rapat pimpinan. Tugas sekretaris dalam rapat antara lain meliputi hal-hal sebagai berikut : 1. Persiapan 2. Menyusun acara 3. Menyusun teks pidato pimpinan 4. Membuat notula rapat 5. Mmbuat laporan hasil rapat. B. Persiapan Peyelenggaraan Rapat 1. Membuat surat undangan rapat. Undangan dibuat jauh hari sebelum rapat dimulai. Undangan rapat yang akan dikerjakan lengkap berisi : a. Hari, tanggal, dan jam b. Tempat rapat c. Acara rapat atau bahan (materi) yang akan dibahas didalam rapat 2. Persiapan ruangan rapat. Pengaturan tata ruang rapat yang baik sangat besar pengaruhnya terhadap keberhasilan dalam rapat. Tata ruang rapat harus disesuaikan dengan jumlah peserta rapat dan maksud rapat. Penataan ruangan rapat menjadi perhatian sekretaris dalam rangka persiapan rapat. 3. Alat – alat tulis. Dalam rapat – rapat yang cukup besar perlengkapan alat –alat tulis sangat penting. Alat –alat tulis yang diperlukan pada saat rapat diantaranya: Map beserta isinya yaitu kertas HVS, jadwal rapat, dokumen – dokumen sehubungan dengan masalah – masalah yang akan dibahas, untuk dibaca para peserta rapatdan lain- lain. Pensil, ballpoint, penghapus dan lain sebagainya. Komputer atau laptop. 4. Perlengkapan Rapat. Sound system, overhead projector atau slide, video, tape recorder, whiteboard, alat – alat ini sangat membantu keberhasilan rapat. Agar rapat berjalan lancar, pastikan peralatan – peralatan tersebut siap dipakai sebelum rapat berlangsung. 5. Akomodasi. Untuk penyelenggaraan rapat yang cukup lama, maka perlu dipersiapkan akomodasi antara lain, hotel atau penginapan, dan transportasi untuk para peserta rapat. 6. Konsumsi (snack). Hidangan makanan dan minuman (kopi, air putih) saat peserta dating akan menimbulkan kesan penyambutan yang baik bagi peserta rapat. Pelayanan dan penyajian minuman dan makanan sebaiknya : a. Tidak mengganggu jalannya rapat. b. Memperhatikan kebersihan. 7. Kesehatan Penyelenggaraan rapat yang cukup lama perlu di sediakan ruangan kesehatan untuk mencegah terhambatnya pelaksaannya rapat akibat ada peserta yang sakit. Maka, faktor kesehatan peserta rapat perlu di perhatikan. Agar lebih jelas, dibawah ini dibuat bagan persiapan penyelenggaraan rapat sebagai berikut : C. Notula Rapat Notula adalah catatan singkat atau ringkasan hasil pembicaraan dalam sebuah rapat. Dalam pembuatan notula rapat yang harus diperhatikan antara lain : 1. mengetahui tema dan tujuan rapat 2. pandai mengolah pendapat menjadi kesimpulan 3. berkonsentrasi pada pembicara yang sedang berlangsung, agar tidak terlewatkan hal-hal yang penting 4. pandai dan jelas dalam memilih kata yang tepat serta bahasa yang logis dan efektif Catatan rapat yang Anda buat selama rapat berlangsung segera disusun dengan rapi atau diketik. Segera meminta tanda tangan dari pimpinan rapat. Setelah itu notulis ikut menandatangani dan segera memperbanyak dan mendistribusikan kepada para peserta rapat.
Minutes of meeting atau notulen rapat adalah catatan yang berisi jalannya sebuah rapat, termasuk keputusan akhir dan tindakan apa yang harus diambil setelahnya. Biasanya notulen rapat akan ditulis oleh sekretaris atau asisten, namun tidak menutup kemungkinan dapat dilakukan oleh siapa saja yang ditunjuk oleh pemimpin rapat. Agar kamu dapat melakukannya dengan baik, berikut adalah cara membuat notulen rapat dengan baik dan benar. Apa fungsi notulen rapat
Sebelum membahas lebih dalam mengenai cara membuat notulen rapat, ada baiknya kamu juga paham apa fungsi dari notulen rapat berikut ini. Pemimpin maupun anggota tim dapat menjadikan notulen rapat sebagai panduan ketika hendak menjalankan rencana kerja sesuai komitmen dan tenggat waktu yang ditentukan sebelumnya. Banyaknya meeting hingga rutinitas pekerjaan membuat karyawan bisa jadi melupakan hal-hal penting termasuk hasil rapat. Itu sebabnya notulen rapat dapat berfungsi sebagai pengingat bagi para peserta atau tim yang lupa akan tugas apa yang harus mereka kerjaan sebagai kelanjutan dari pembahasan selama rapat. Karyawan bisa jadi ketinggalan hal-hal penting saat sekali tidak menghadiri rapat. Itu sebabnya membuat notulen rapat menjadi penting dan bermanfaat karena orang yang tidak dapat hadir tetap bisa mengetahui perkembangan dan hasil pembahasan dari rapat tersebut. Notulen rapat juga dapat berfungsi sebagai dokumen legal oleh auditor dan pengadilan. Hal ini karena notulen memuat semua fakta yang terjadi pada saat rapat berlangsung. Termasuk siapa saja yang mengikuti rapat hingga hasil akhirnya. Sehingga apabila tersandung masalah hukum, notulen ini termasuk bukti yang bisa membebaskan apabila tidak bersalah. Baca juga: 9 Tips menciptakan rapat yang efektif Struktur notulen rapat
Pada umumnya ada beberapa struktur yang selalu ada dalam setiap minutes of meeting atau notulen rapat, di antaranya:
Contoh notulen rapat
Terdapat beberapa contoh notulen yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan rapatmu. 1. Contoh notulen rapat dengan format dokumen onlineDi masa pandemi saat ini, kemungkinan besar rapat akan dilakukan secara online. Lalu, bagaimana cara agar minutes of meeting menjadi lebih efektif? Kamu bisa menggunakan web yang khusus menyediakan jasa notulensi online. Dalam minutes of meeting daring tersebut kamu bisa menjabarkan tim dan dalam bidang apa pekerjaanmu. Setelah itu kamu bisa memilih beberapa template yang nantinya akan digunakan. Kamu juga bisa memasukan email setiap anggota rapat, sehingga mereka juga dapat langsung mengakses notulensi tersebut. 2. Contoh notulen rapat dengan format mind mapSesi brainstorming pada saat rapat bisa jadi membingungkan bagi notulen akibat dari banyaknya ide yang disampaikan. Ketika proses brainstorming berlangsung, notulen harus dengan cepat mencatat, menangkap konsep dan menggabungkannya, juga mengembangkan ide tersebut dengan kata-kata yang lebih baik. Kamu bisa menggunakan format mind maps pada saat berada di sesi brainstorming. Format tersebut dijamin akan mempermudah kamu menangkap semua ide yang ada. Kamu bisa mencatat di buku, whiteboard, atau menggunakan online mind mapping tool. Tool tersebut menyediakan ruang yang luas untuk kamu mencatat sebebasnya. Selain itu, cara ini lebih efektif karena kamu bisa membagikannya kepada rekan kerjamu secara online. 3. Contoh notulen rapat untuk 1o1 meetingNotulensi untuk one on one biasanya lebih simpel karena biasanya rapat ini bersifat kasual. Diskusi dalam rapat one on one juga lebih personal. Jika ingin merasa lebih santai, kamu bisa mencatat di notes daripada menggunakan laptop pada saat berdiskusi. Hal ini karena hubungan personal juga sama pentingnya dengan hasil diskusi. Kamu juga bisa memilih untuk mencatat hasil diskusi setelah rapat selesai. 7 Cara membuat notulen rapat
Setelah tahu struktur dan hal-hal apa saja yang biasanya ada di dalam setiap notulen rapat, perhatikan beberapa tips dan cara membuat notulen rapat yang efektif berikut ini: 1. Lakukan persiapanAgar kamu dapat membuat notulen rapat dengan lebih efektif, pastikan sebelum rapat dimulai kamu sudah mengetahui agenda rapat yang akan dibahas. Siapkan catatan, alat tulis atau laptop yang akan kamu gunakan selama membuat notulen rapat. Bila perlu siapkan pula alat perekam suara. Hasil rekaman rapat dapat digunakan sebagai rujukan atau klarifikasi terhadap detail informasi yang mungkin kamu lewatkan sebelumnya. 2. Catat siapa saja yang hadir Jangan lupa untuk mencatat setiap peserta yang datang, maupun peserta yang sudah diundang namun berhalangan hadir. 3. Tuliskan poin-poin penting selama rapatMeskipun tugasmu adalah membuat catatan terhadap jalannya rapat, bukan berarti kamu harus mencatat semua hal yang terjadi secara detail. Fokuslah pada percakapan yang berlangsung selama rapat lalu tuliskan ide-ide utama, dan poin-poin penting yang mencakup:
Tidak hanya mencatat apa yang diputuskan kamu juga terkadang perlu mencatat siapa dan bagaimana keputusan tersebut diambil. Apakah dari hasil dari konsensus atau ditentukan oleh pengambil keputusan tertinggi yang hadir dalam rapat. Contohnya seperti penolakan atau penetapan anggaran oleh pemimpin rapat. 4. Bedakan antara fakta dan opiniUntuk dapat menuliskan informasi yang sesuai ada baiknya kamu tahu mana pernyataan yang merupakan fakta dan opini. Tujuan dari adanya notulen ini berpegang pada fakta bukan opini dan kamu bisa menggunakan alat perekam yang ada sebagai informasi tambahan. Dengan hanya menuliskan fakta, poin-poin akhir meeting juga akan menjadi lebih sederhana dan jelas. 5. Buat langkah-langkah selanjutnya secara rinciPastikan untuk mencatat secara rinci tindakan apa yang harus diambil setelah rapat selesai. Hal ini termasuk:
Baca juga: 7 Tips menciptakan rapat online yang sukses 6. Lakukan pengecekan terakhir kaliSaat rapat telah berakhir, cobalah untuk mereview poin penting yang telah kamu buat dalam notulen tersebut bersama peserta rapat. Buatlah penyesuaian atau klarifikasi bila memang dibutuhkan. Pastikan bahwa semua putusan, kegiatan atau mosi telah dicatat dengan jelas. 7. Kirimkan segeraSetelah melakukan pengecekan, pastikan notulen rapat telah ditulis secara jelas dan tepat, lalu kirimkanlah hasil minutes of meeting itu kepada semua peserta rapat yang hadir maupun yang berhalangan hadir. Perlu diingat, bahwa notulen rapat sebaiknya kamu buat dan dibagikan secepat mungkin setidaknya satu jam setelah rapat berakhir atau di akhir hari tersebut. Pasalnya, dengan segera membuat dan membagikan notulen, kamu masih memiliki ingatan yang segar terhadap hasil rapat. Kamu pun dapat segera memperbaiki bila ternyata ada peserta yang meralat notulen yang kamu buat. Jangan lupa untuk melampirkan dokumen atau materi yang mendukung hasil rapat tersebut bila ada. Tips membuat notulen rapat
Agar dapat membuat notulen rapat secara efektif, ada beberapa hal yang bisa kamu perhatikan, seperti: 1. Mulailah dengan action reviewSalah satu cara membuat notulen dengan efisien bisa kamu mulai dengan melakukan meninjau terlebih dahulu action review dari meeting sebelumnya. Tuliskan ringkasan tersebut sebelum rapat dimulai sehingga kamu bisa dengan mudah mencatat perbandingan dari kemajuan yang telah dilakukan oleh tim. Kamu juga bisa menghemat waktu karena bisa langsung dengan mudah menandai perkembangan action plan dari meeting sebelumnya, seperti apa yang sudah selesai dan mana yang masih berlanjut 2. Gunakan tabelKamu dapat menggunakan format tabel saat mencatat notulen selama rapat. Buatlah tabel yang terdiri dari tiga kolom, yaitu item, ringkasan diskusi dan action owner. Dengan begitu kamu dengan mudah dapat langsung menulis poin-poin penting dalam rapat dengan mudah dan cepat. Hasil yang ditulis dalam tabel ini kemudian baru diubah ke dalam teks notulen rapat yang benar untuk dibagikan pada peserta setelah rapat berakhir. 3. Memanfaatkan templateJika perusahaan kamu memiliki template standar notulen rapat, maka buatlah berdasarkan acuan tersebut. Namun, bila tidak ada kamu dapat membuat template sendiri menurut versi kamu atau mengambil referensi template notulen standar yang bisa dengan mudah kamu temukan di internet. Menggunakan template dapat mempermudah dan mempercepat proses kamu membuat notulen rapat. Baca juga: Strategi mengatur meeting agar efektif Nah, itu dia beberapa hal dalam cara membuat notulen rapat atau minutes of meeting yang harus kamu perhatikan. Jadi pastikan kamu membuatnya dengan lengkap dan terstruktur, ya! Sumber:
Video yang berhubungan |
Berikut ini yang bukan termasuk dalam persiapan membuat notula rapat antara lain
Pos Terkait
Copyright © 2024 apacode Inc.
