Cara buat grup email di Outlook 2013

KONTEN TIDAK CACHED

Outlook tidak banyak berguna jika Anda tidak memiliki kontak. Tentu, Anda dapat memasukkan alamat email saat Anda pergi, tetapi itu memakan waktu dan rawan kesalahan. Lebih baik memiliki kontak Anda di Outlook, sehingga Anda dapat meninggalkan pesan singkat hanya dengan beberapa klik.

Dalam artikel terbaru, kami membahas cara mulai menggunakan Outlook , dan hari ini kami ingin memperluasnya termasuk bekerja dengan kontak. Kontak Anda akan menjadi pusat pengalaman Outlook Anda, orang-orang yang berkorespondensi dengan Anda, dan cara Anda menggunakan aplikasi.

Seperti yang Anda duga, Anda bisa melakukan banyak manajemen kontak dengan Outlook, dan menyiapkan buku alamat sebelum Anda mulai menggunakannya sangat masuk akal.

Membuat Buku Alamat

Untuk mulai mengelola kontak Anda, hal pertama yang ingin Anda lakukan adalah membuka mode Orang sehingga Anda dapat mulai bekerja. Ada beberapa cara untuk menambahkan kontak ke buku alamat Anda. Pada awalnya, Anda cenderung melakukannya impor buku alamat Anda dari sumber lain seperti email web atau program email lainnya .

Perhatikan, untuk setiap akun email yang Anda miliki, Anda akan memiliki buku alamat. Dalam situasi khusus ini, kami memiliki buku alamat lokal untuk file data Outlook lokal kami, dan kami memiliki buku alamat lain yang terkait dengan akun email kami.

Bagaimanapun, mari kita bahas dasar-dasarnya sehingga jika Anda tidak memiliki buku alamat untuk diimpor, Anda dapat mulai menambahkan kontak secara manual. Pada tangkapan layar berikut kami melihat sebagian dari buku alamat baru kami, yang benar-benar kosong, untuk saat ini.

Untuk memulai, cukup klik tombol "Kontak Baru" dan itu akan membuka jendela kontak baru. Hal pertama yang mungkin membuat Anda terkejut adalah betapa sibuknya tampilannya tetapi jangan takut, jika Anda melihat lebih dari banyak fitur di Ribbon, Anda akan melihat bahwa itu adalah formulir kontak yang cukup standar dan run-of-the-mill.

Mari langsung ke pengejaran dan hubungi How-To Geek dengan mengisi nilai yang sesuai. Anda juga dapat menambahkan gambar, yang tidak perlu, tetapi tetap memberikan sentuhan yang bagus ke buku alamat yang membosankan dan hambar.

Setelah Anda selesai memasukkan kontak atau kontak, Anda dapat mengklik "Simpan & Tutup" atau Anda dapat mengklik "Simpan & Baru" untuk membuat kontak lain. Ayo lakukan itu. Kami memiliki pilihan antara membuat kontak baru atau kontak baru untuk perusahaan yang sama.

Dalam kasus ini, kami akan memilih yang terakhir untuk menghemat waktu saat mengetik, setelah itu kami akan mengeklik "Simpan & Tutup" untuk menampilkan entri buku alamat baru kami.

Lumayan, kita sudah punya dua kontak yang bisa kita kirimi email tapi, man, ini memakan waktu. Akan jauh lebih mudah jika kami dapat memindahkan informasi kontak dari sumber lain ke Outlook.

Jika Anda menggunakan layanan email web atau lainnya, kontak Anda kemungkinan besar ada di sana dan perlu diimpor ke Outlook. Jika Anda ingin memasukkan setiap kontak satu per satu, Anda dapat melakukannya, tetapi kami sarankan untuk mengimpor daftar kontak utama Anda, baik dari Thunderbird, atau Gmail, atau layanan email lainnya.

Mengimpor dan Mengekspor Catatan Kontak

Terlepas dari apakah Anda menggunakan Gmail atau Yahoo Mail !, atau Anda memiliki akun email dari tahun 1997 yang telah Anda simpan dan pelihara dengan hati-hati, kontak dan semuanya, mau tidak mau Anda mungkin perlu memasukkan kontak ke dalam kontak Outlook Anda secara massal.

Untuk melakukan ini, Anda dapat mengekspor kontak dari sumber lain, lalu mengimpornya ke Outlook. Biasanya ini mudah dilakukan hanya dengan mengakses pengaturan atau opsi dari akun email atau klien Anda dan kemudian memilih opsi ekspor kontak.

Biasanya, yang perlu Anda lakukan adalah mengimpornya ke Outlook. Ini adalah proses yang cukup mudah, dan akan serupa di sebagian besar aplikasi email. Kami merekomendasikan Anda baca artikel kami, yang menjelaskan cara mengekspor dan mengimpor kontak ke Outlook , dan sebaliknya.

vCard? Apa itu vCard?

Anda mungkin pernah mendengar vCard (Virtual Card File atau .VCF), bahkan mungkin Anda pernah menerima atau menggunakannya. vCards, adalah format kartu nama elektronik standar yang dapat Anda tukarkan dengan orang lain seperti melalui tanda tangan email atau lampiran.

Terlepas dari itu, ada beberapa cara untuk menangani vCard di Outlook. Skenario yang paling mungkin adalah saat Anda mungkin perlu mengimpor kontak dari atau mengekspor ke vCard. How-To Geek memiliki deskripsi lengkap tentang proses ini , yang akan mempercepat Anda dalam hal itu.

Terkadang, Anda mungkin memiliki banyak vCard yang disimpan dalam satu file vCard. Namun, jika Anda mencoba mengonversi file ini, hanya vCard pertama di file yang akan diimpor. Untuk mengatasi batasan ini, Anda harus mengonversi ke file .CSV terlebih dahulu, lalu mengimpornya ke Outlook. Kami menyarankan Anda membaca artikel ini untuk penjelasan lengkap tentang proses tersebut.

Terakhir, Anda dapat mengekspor semua kontak Anda ke vCard individual atau satu vCard master, seperti yang dijelaskan di paragraf sebelumnya. Sekali lagi, kami memiliki tutorial kecil yang bagus tentang cara melakukan ini , jadi dengan itu Anda harus mengetahui cara membuat vCard Anda masuk dan keluar dari Outlook dengan relatif mudah.

Buat dan Kelola Grup Kontak

Mari kita bahas grup sekarang karena dapat dengan cepat mengirimkan pesan ke sekelompok jiwa tertentu memastikan Anda tidak lupa untuk menyertakan siapa pun dan menyelamatkan Anda dari mengetik setiap nama di bidang Kepada:.

Untuk menyiapkan grup kontak, klik "Grup Kontak Baru" di Pita.

Setelah terbuka, Anda harus terlebih dahulu memutuskan apa yang ingin Anda sebut grup Anda (di sini kami menamai kami "CES 2015") dan kemudian klik "Tambahkan Anggota" dan pilih "Dari Kontak Outlook." Anda juga dapat membuat kontak baru dengan cepat, atau memilih buku alamat lain, seperti jika Anda ingin menyertakan orang dari direktori perusahaan Anda.

Dari daftar, kami memilih anggota grup kami. Ingat, Anda dapat memilih anggota dengan menahan "CTRL" dan mengklik kiri setiap anggota. Terlepas dari itu, kapan pun Anda ingin menambahkan anggota baru, Anda memilih nama atau nama dan klik tombol "Anggota ->", yang akan menambahkan mereka ke grup.

Saat Anda selesai, klik "Oke".

Anda akan kembali ke layar pengelolaan grup, di mana Anda dapat meninjau anggota grup baru dan membuat perubahan lain. Misalnya, Anda dapat meneruskan grup sebagai Vcard atau kontak Outlook, menambahkan catatan tentang grup, mengirim email ke seluruh grup, atau membuat rapat hanya dengan anggota grup tersebut.

Dalam kasus kami, kami hanya akan mengklik "Simpan & Tutup" untuk membuat grup secara resmi dan kembali ke jendela Outlook utama. Kami sekarang melihat grup baru kami di daftar kontak kami, dilambangkan dengan ikon grup. Di sebelah kanan, Anda dapat melihat anggota grup dan terdapat ikon untuk melakukan tindakan. Dalam contoh ini, hanya ikon email yang tersedia, serta tombol "Edit".

Anda harus mencatat bahwa cara tercepat untuk mengirim email ke grup adalah dengan mengetikkan namanya di kolom To :, jadi dalam kasus ini, kita bisa mengetik "CES 2015" dan Outlook akan tahu untuk mengirim pesan ke semua orang di grup itu .

Pilihan Orang

Jika Anda mengklik "File -> Options", Anda dapat mengkonfigurasi Outlook dalam beberapa cara dalam beberapa kategori berbeda.

Berikut adalah opsi orang Anda. Tidak seperti kategori lain dalam opsi Outlook, opsi Orang sedikit dan cukup mudah untuk dipilah.

Opsi yang akan Anda temukan di sini memungkinkan Anda memutuskan bagaimana nama diarsipkan, apakah akan menampilkan indeks tambahan, dan menampilkan status dan foto online.

Mengelola kontak Outlook cukup sederhana, tetapi seperti yang Anda lihat, Anda dapat melakukan lebih banyak hal kepada mereka untuk menjaganya tetap terjaga dengan baik. Itu memang meminjamkan lebih banyak untuk melengkapi pengalaman Outlook Anda jika Anda memiliki lebih banyak informasi di kontak Anda daripada hanya nama dan alamat email.

Meskipun demikian, jika Anda masih memilih untuk menggunakan sesuatu seperti Gmail sebagai penyedia email utama, Anda masih dapat menggunakan Outlook untuk membantu Anda mengelola kontak, sementara menjaganya tetap sinkron dengan akun Gmail Anda .