Dalam KBBI kode adalah suatu tanda (kata-kata, tulisan) yang disepakati untuk maksud tertentu untuk menjamin kerahasiaan berita, pemerintah, dan sebagainya. Kode biasanya bersifat Uniq yang artinya tidak ada satupun yang sama.
Dalam kegiatan bisnis kode juga sering digunakan untuk pendataan operasional, misalnya pendataan barang. Suatu perusahaan biasanya membuat suatu master data yang berisi kode uniq untuk suatu pendataan.
Kali ini web Matematika Akuntansi akan berbagi ilmu tentang cara membuat kode barang di excel dengan rumus.
Untuk membuat kode barang di excel tentanya kode harus bersifat Uniq tidak boleh sama. Jika kode tidak boleh sama, maka kita gunakan abjad dan huruf untuk menyusun kode tersebut. Berikut adalah langkah-langkahnya.
1. Tentukan berapa digit kode yang akan dibuat dan tentukan struktur kode akan terbentuk dari apa saja.
Untuk penentuan kode kali ini kita contohkan bahwa kode terbentuk dari dua huruf dan tiga angka.
2. Buatlah master huruf dan berinama range master huruf.
Buatlah pada suatu sheet misalnya berinama sheet Master Huruf pada sheet tersebut dan masukan data seperti gambar berikut ini :
Kemudian namai range masterhuruf dengan cara :
Block cell A1 sampai dengan Cell B26 → pilih menu Formula → Define Name
Setelah jendela Devine Name muncul, ketikan masterhuruf pada textbox Name - klick OK.
3. Buatlah form untuk melakukan ujicoba pengkodean data.
Untuk mencoba rumus pengkodean data maka kalian buat data sembarang saja, atau buat data seperti gambar berikut ini di sheet 1 :
4. Gunakan rumus VLOOKUP dan RANDBETWEEN
Untuk membuat kode maka kita gunakan kombinasi rumus antara VLOOOKUP dengan RANDBETWEEN, sebagai contoh gunakan rumus berikut ini :
=VLOOKUP(RANDBETWEEN(1,26),masterhuruf,2,0)&VLOOKUP(RANDBETWEEN(1,26),masterhuruf,2,0)&RANDBETWEEN(1,26)&RANDBETWEEN(1,26)
Catatan :
- Gunakan tanda koma atau titik koma pada rumus sesuai dengan pengaturan komputer anda.
Masukan rumus di atas ke dalam cell A2 di dalam Sheet 1.
Kemudian klick dua kali pada kotak dipojok kanan cell A2 sheet 1.
maka hasilnya akan menjadi sebagai berikut :
5. Ubah format rumus atau formula menjadi format value
Pada langkah terakhir ini, agar kode barang tidak berubah-ubah lagi maka cell yang berisi formula kode barang harus dimatikan rumusnya dengan cara :
Block cell A2 sampai dengan cell A11 di sheet 1 → tekan tombol CTRL + C → klick kanan → Paste Special
Setelah muncul jendela Paste Special → pilih Values pada pilihan centang Paste → klick OK.
Dengan mengikuti semua langkah-langkah di atas, maka anda sudah bisa dikatakan dapat membuat kode barang di excel dengan suatu rumus.
Fitur Auto Fill Excel berguna untuk membuat daftar angka atau kombinasi huruf dan angka dengan cepat, tanpa harus kita ketik satu per satu.
Anda bisa melihat tutorial lain tentang Auto Fill pada artikel ini:
- Membuat Seri Angka dan Tanggal dengan Auto Fill di Excel
- Cara Membuat Daftar Auto Fill Kita Sendiri (Custom List) di Excel
- Membuat Daftar Urut Tanggal, Bulan, dan Tahun Secara Otomatis di Excel
- Membuat Urutan Angka Excel yang Panjang Secara Otomatis dengan Kombinasi Spasi dan Tanda Penghubung
Dengan menggabungkan fitur Auto Fill dan formula Excel, kita bisa membuat urutan atau daftar angka yang unik.
Misalnya, kita memiliki data seperti di kolom A (lihat contoh pada gambar di atas). Kemudian kita ingin angka ganjil dan genap memiliki akhiran huruf yang berbeda seperti contoh di kolom B.
Untuk itu, kita bisa menggunakan cara berikut.
Langkah-Langkah
- Kolom pertama mulai dari sel A2 sudah berisi angka. Selanjutnya kita akan memberi tambahan 2 huruf di akhir angka. Pada kolom di samping, yaitu sel B2, ketik formula berikut:
=A2&IF(MOD(A2;2);"AB";"HD")
Catatan:
- Ganti tanda titik koma (;) pada formula dengan tanda koma (,) bila komputer Anda menggunakan tanda pemisah tersebut.
- Sel A2 adalah sel yang berisi angka pertama. Ganti sel A2 dengan sel yang Anda gunakan pada lembar kerja.
- Anda bisa mengganti huruf AB dan HD dengan huruf lain.
- Bila ingin menambahkan huruf di depan angka (contoh: AB10811, HD10812, AB10813, HD10814), maka kita tinggal mengubah isi formula menjadi seperti ini:
=IF(MOD(A2;2);"AB";"HD")&A2
- Hasil formula adalah 10811AB. Selanjutnya tarik Fill Handle (kotak kecil di sudut kanan bawah sel) ke bawah untuk membuat daftar angka.
- Untuk menyalin isi kolom B ke kolom A, gunakan cara berikut:
- Pilih kumpulan sel kolom B. Tekan CTRL + C untuk menyalin.
- Klik kanan sel A2 dan pilih Values di bagian Paste Options.
- Hapus isi kolom B.