Surat Keputusan berisi tiga hal pokok, yaitu
- konsiderans,
- desideratum dan
- diktum.
Konsiderans
Konsiderans adalah bagian surat keputusan yang berisi hal-hal yang menjadi pertimbangan pembuatan surat keputusan. Yang dimuat dalam konsiderans adalah nama undang-undang, keputusan terdahulu, peraturan, usul, dan saran yang dirinci kedalam sub topik menimbang,mengingat, membaca, mendengar dan memperhatikan.
Keberadaan konsiderans bagi sebuah surat keputusan bersifat wajib karena dalam konsiderans itulah tertera landasan hukum (statuta) setiap surat keputusan. Isi konsiderans minimal dua, maksimal lima. Dari kelima sub topik tersebut diatas, yang paling penting dan harus dipakai dalam setiap keputusan adalah sub topik menimbang dan mengingat.
- Subtopik menimbang berisi hal-hal yang menjadi pertimbangan perlunya dibuat surat keputusan ( to consider = menimbang ). Dalam subtopik menimbang dijelaskan bahwa dengan pertimbangan tertentu perlu ditetapkan keputusan tertentu.
- Subtopik mengingat wajib dipakai karena di dalam bagian inilah dituliskan nomor surat pengangkatan pemimpin tertinggi organisasi sehingga memungkinkan baginya mengeluarkan surat keputusan. Surat ( keputusan) pengangkatan pemimpin tertingi itulah yang menjadi salah satu statuta bagi surat keputusan yang akan dikeluarkan itu disamping statuta yang lain, misalnya surat keputusan dan undang-undang yang berkaitan secara langsung dengan topik atau permasalahan yang akan diputuskan. Semua statuta surat keputusan ditetmpatkan dalam subtopik konsiderans mengingat.
- Subtopik membaca dicantumkan ketentuan dan peraturan yang tidak berkaitan secara langsung dengan masalah pokok yang menjadi keputusan, namun ketentuan dan peraturan ini diperlukan untuk memperkuat konsiderans sehingga pertimbangan sebelum memutuskan sesuatu menjadi lebih lengkap.
- Subtopik mendengar biasanya dicantumkan usul dan saran yan pernah disampaikan oleh pihak tertentu kepada pemimpin tertinggi/pengambil keputusan.
- Subtopik memperhatikan biasanya berisi keputusan rapat yang pernah atau yang sengaja diadakan berkaitan dengan permasalahan yang akan dibuat surat keputusan.
Desideratum
Isi surat keputusan yang dinamakan desideratum adalah bagian yang berisi tujuan (untuk apa) surat keputusan itu dibuat. Setiap surat keputusan pasti mengandung tujuan. Tujuan itu dapat satu atau lebih.
Berbeda dengan keberadaan konsiderans yang selalu harus dinyatakan secara eksplisit melalui subtopik yang telah disebutkan sebelum ini, keberadaan desideratum dapat saja secara implisit.Artinya, desideratum dapat berada secara tersirat didalam konsiderans atau didalam diktum, atau didalam konsiderans dan diktum.
Keberadaan desideratum dikatakan tersirat atau implisit karena tidak ada notasi tujuan untuk menendai atau mengawali bunyi desideratum. Namun, tanpa notasi tujuan pun desideratum dengan mudah dapat diketahui. Hal itu tampak pada contoh dibawah ini :
Contoh desideratum dalam konsiderans :
……………. untuk melakukan pembinaan dan bimbingan bagi setiap mahasiswa, perlu diangkat penasihat akademik.
(penerbitan surat keputusan bertujuan untuk mengangkat penasihat akadmik )
Contoh desideratum di dalam diktum :
……………. keputusan in disampaikan kepada yang bersangkutan untuk diketahui dan dilaksanakan sebagaimana mestinya.
(penerbitan surat keputusan bertujuan meminta pihak tertentu agar mengetahui dan melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya).
Diktum
Diktum adalah bagian surat keputusan yang berisi butir-butir ketetapan. Diktum merupakan isi inti sebuah surat keputusan. Apa saja yang akan ditetakan oleh pengambil keputusan, semuanya dihimpun dalam diktum.
Teknis penulisan diktum.
Rangkaian diktum diawali oleh subtopik memutuskan yang ditempatkan ditengah kertas ( centering).Subtopik memutuskan harus selalu diikuti oleh kata menetapkan yang merupakan penanda untuk memasuki isi diktum. Kata “penanda” menetapkan tidak ditempatkan ditengah, tetapi dimargin kiri. Setelah itu, barulah dituliskan isi diktum. Bila isi diktum akan dirinci, butir-butirnya diberi kode urutan ( lihat pola surat keputusan ).
Dalam butir 1.1 telah disebutkan bahwa salah satu guna surat keputusan adalah untuk mencabut masa berlaku surat keputusan terdahulu. Kiranya perlu diketahui bahwa isi sebuah surat keputusan hanya dapat dibatalkan atau dicabut dengan menerbitkan surat keputusan yang baru. Hal itu berarti peluang untuk membatalkan isi sebuah surat keputusan harus terdapat dalam setiap surat keputusan. Dengan demikian, isi setiap surat keputusan tidak akan berlaku abadi. Ketentuan yang mengatur hal yang sangat penting itu disebut arbitrase yang berarti ‘perwasitan’ atau ‘penyelesaian’.Karena dahulu isi surat statuta umumnya dibuat dalam pasal-pasal, maka pasal yang berisi ketentuan ‘arbitrase’ itu disebut pasal arbitrase . Pasal atu butir surat keputusan yang berfungsi sebagai pengaman itu ditempatkan dalam diktum. Perhatikan bunyi diktum yang memuat pasal arbitrase di bawah ini :
Contoh :
Keputusan in mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan, dan apabila ternyata kemudian hari terdapat perubahan, maka surat keputusan ini akan ditinjau kembali.
Apabila dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan, maka Surat Keputusan ini akan diubah dan diperbaiki sebagaimana mestinya.
sumber //sesukakita.wordpress.com/2012/04/16/membuat-surat-keputusan/
Surat keputusan menjadi jenis surat yang tidak asing didengar, terlebih bagi para karyawan di perusahaan atau seseorang yang mengikuti organisasi maupun perkumpulan lainnya. Bagi perusahaan atau instansi pembuatan surat keputusan dirasa tidak berat dan tentunya sering dilakukan. Namun bagi perusahaan atau organisasi yang baru hal ini tentunya akan sulit dan perlu melihat contoh pembuatan.
Surat keputusan dibuat tentunya memiliki tujuan dan fungsinya agar tujuan utama dari pembuatan surat tetap ada serta berfungsi sebagaimana mestinya. Sebelum menuju dan mengetahui tentang cara pembuatan surat keputusan mari kita simak penjelasan mengenai pengertian serta fungsi dari surat pemberitahuan.
Pengertian surat keputusan
Surat keputusan merupakan sebuah surat atau ketetapan yang dibuat oleh badan atau perusahaan tertentu dalam bentuk tertulis dengan berdasarkan dari peraturan perundang undangan yang mengatur. Surat keputusan bersifat konkret, individual dan final. Oleh sebab itu dalam prosesnya pembuatan surat keputusan langsung ditujukan kepada pihak yang dimaksud dan tidak disebarkan secara umum.
Menjadi keputusan atau pernyataan final yang merupakan suatu solusi atau akhir dari setiap permasalahan yang ada. Dalam hal ini, surat keputusan sering ditujukan kepada individu sebagai solusi dari permasalahn yang dimiliki. Menjadi akhir dari permasalah yang tentunya sebagai solusi yang tetap memperhatikan peraturan.
Fungsi surat keputusan
Pembuatan surat keputusan tentunya memiliki fungsi serta kegunaan, berfungsi bagi pembuat surat maupun penerima. Fungsi-fungsi antara lainnya adalah
- Pemberian kepastian atau keputusan sebagai solusi permasalahan
- Mendapatkan penetapan tertulis secara resmi dari instansi atau badan terkait
- Memperoleh tindakan hukum perundang-undangan
- Memiliki jaminan legalitas hukum secara tertulis
Unsur-unsur surat keputusan:
Pembuatan surat keputusan memiliki unsur-unsur atau komponen penting yang harus diperhatikan, komponen tersebut antara lain adalah:
1. Konsideran
Konsideran merupakan landasan hukum dari pembuatan surat, pada bagian ini menunjukan tentang bagian yang harus tertulis pada surat.
2. Desideratum
Pada bagian in bertuliskan tujuan pembuatan surat yang akan mencakup tujuan apa saja yang akan ada pada surat keputusan.
3. Diktum
Bagian ini menunjukan isi dari surat dan menjadi bagian pokok penting. Pada bagian surat ini menunjukan kata “Memutuskan”
Komponen- komponen penting ini harus ada dalam pembuatan surat keputusan, hal ini karena akan berpengaruh pada proses surat. Komponen yang ada menjadi syarat yang wajib ada serta dituliskan karena akan berpengaruh pada sah atau tidaknya surat tersebut.
Contoh surat keputusan
Berikut ini adalah contoh-contoh surat keputusan dan cara membuatnya
1. Contoh Surat Keputusan Kenaikan Jabatan
SANTOSA ATMAJAYA
Jl. Surabaya No. 14 Jakarta
Telp (021)356723
SURAT KEPUTUSAN
Nomor : SK.002-156/RA-SHR/2019
Kepada Yth,
Sdr. Putri Lesmana
Di tempat
Perihal : kenaikan jabatan
Berdasarkan penilaian serta prestasi kerja Saudari sejak awal bekerja sampai akhir waktu kerja yang ditentukan. Maka perusahaan berpedoman pada Peraturan Perusahaan dan ketentuan yang berlaku, memutuskan bahwa:
Memberikan kenaikan jabatan kepada Saudari dari yang sebelumnya sebagai staf keuangan menjadi Kepala Bagian Keuangan.
Dalam hal penetapan golongan dan kepangkatan serta ketentuan dalam hal pemberian gaji dan tunjangan, kepada Saudari ditetapkan sebagai berikut:
Nama : Putri Lesmana
NIP : 3256098700005
Tgl. Masuk kerja : 10 januari 2018
Bagian : Keuangan
Gaji per bulan : Rp 3.000.000 (Tiga juta rupiah)
Hak dan kewajiban Saudari lainnya diatur dan ditetapkan dalam Peraturan Perusahaan, serta saudari berhak untuk menaati Peraturan Perusahaan dengan sebaik-baiknya dan penuh tanggung jawab.
Surat keputusan kenaikan jabatan ini berlaku sejak ditetapkan, apabila di kemudian hari terdapat kekeliruan atau kesalahan akan diperbaiki seperlunya.
Demikian surat ini dibuat untuk diketahui dan dipergunakan sebagaiman mestinya
Ditetapkan di Jakarta
Tanggal: 23 Mei 2019
Mengetahui
HRD PT. SANTOSA ATMAJAYA
Muhammad Prayoga
2. Contoh Surat Keputusan Penerimaan Karyawan
SANTOSA ATMAJAYA
Jl. Surabaya No. 14 Jakarta
Telp (021)356723
SURAT KEPUTUSAN
Nomor : 170/SK/HRD/2020
Berdasarkan kebijakan pihak Manajemen dan hasil seleksi, maka dengan ini ditetapkan bahwa:
Nama : Ahmad Putra
NIP : 3456958240002
Telah secara resmi diterima menjadi karyawan TETAP sejak tanggal 20 Juli 2020 di bagian marketing sebagai staf marketing.
Segala hak dan kewajiban diatur dalam ketentuan-ketentuan Peraturan Perusahaan yang berlaku.
Jakarta, 20 Juli 2020
Mengetahui
HRD PT. SANTOSA ATMAJAYA
Muhammad Prayoga
3. Contoh Surat Keputusan Universitas
KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI
POLITEKNIK INDONESIA
Jl. Jeruk No. 409, Jakarta
KEPUTUSAN DIREKTUR POLITEKNIK INDONESIA
No: 15/SK/PI/2017
HAL: PENGANGKATAN KONSULTAN PENDIDIKAN
Dengan pertimbangan:
- Sebagai upaya meningkatkan hasil belajar mahasiswa, diperlukan pembimbing atau konsultan pendidikan.
- Pemilihan beberapa nama konsultan untuk menjalankan tugas tersebut.
- Nama-nama dosen yang tertulis dalam daftar lampiran surat keputusan ini dianggap memenuhi syarat dan diharapkan mampu menjalankan tugas.
Mengingat:
Surat keputusan Ketua Yayasan Pendidikan No. 643/SK/YP/99 tentang pengangkatan Direktur Politeknik Indonesia
Memutuskan bahwa:
- Semua dosen yang tercantum pada lampiran merupakan dosen terpilih untuk menjadi konsultan.
- Tugas yang dijalankan akan dipertanggungjawabkan kepada wakil direktur
- Hal yang berkaitan dengan pengangkatan konsultan pendidikan akan diatur dalam ketentuan yang ada
- Keutusan pengangkatan konsultan pendidikan berlaku sejak ditetapkan. Jika terdapat perubahan, maka keputusan ini akan ditinjau ulang.
Ditetapkan di Jakarta tanggal 30 April 2017
Mengetahui,
Direktur Politeknik Indonesia
Kesimpulan
- Surat keputusan berperan penting dalam pemberian ketetapan kepada pihak tertentu
- Surat keputusan menjadi surat resmi yang telah diatur dalam undang-undang
- Bersifat konkret serta individual yang menjadi contoh surat final dalam keputusan
- Memiliki komponen penting yang harus diterapkan dalam persuratan