Di beberapa perusahaan nama lain untuk departemen pengadaan adalah

Home Blog

Secara sederhana procurement dapat dikatakan sebagai proses pengadaan barang atau jasa. Sedangkan purchasing memiliki arti yang lebih spesifik, yaitu pembelian barang atau jasa.

Bagi Anda yang tidak berkecimpung langsung dalam manajemen produksi kadang sulit untuk membedakan antara procurement dan purchasing. Keduanya memang berkaitan erat namun memiliki peran yang jauh berbeda.

Secara sederhana procurement dapat dikatakan sebagai proses pengadaan barang atau jasa. Sedangkan purchasing memiliki arti yang lebih spesifik, yaitu pembelian barang atau jasa. Jadi, purchasing sebenarnya berada dalam ruang lingkup procurement.

Dalam prakteknya procurement terdiri tiga tahapan, yakni purchasing, expediting, dan traffic. Dua hal terakhir dapat dijelaskan sebagai berikut, expediting merupakan tahapan pengawasan agar proses pembelian berjalan lancar. Sedangkan traffic  merupakan tahapan pengiriman dan memastikan barang aman sampai di tempat tujuan.

Strategi procurement yang efisien harus bermuara pada ketepatan dalam lima hal, yakni kualitas, harga, waktu, layanan, dan jumlah. Lima poin itu saling berhubungan satu sama lain.

Pelatihan Procurement & Purchasing

Karena fungsinya yang begitu vital dalam industri, bidang ini menjadi disiplin yang wajib dipelajari dalam manajemen produksi. Ada banyak pelatihan terkait procurement & purchasing. Beberapa diantaranya adalah sebagai berikut:

Procurement

Purchasing

Vendor Management

Sejak kecil, saya kadang bertanya-tanya bagaimana suatu barang dibuat. Contohnya sepatu. Dulu, orang tua saya sering membelikan sepatu sekolah merek Bata. Alasannya sederhana, karena kuat dan terjangkau. Sampai sekarang merek ini masih eksis ditengah semakin maraknya persaingan. Dulu saya pikir jika pabrik pembuat sepatu pasti punya peternakan sapi. Kemudian, kulitnya bisa diambil untuk digunakan sebagai bahan membuat sepatu. Contoh yang lain, susu. Anak kelahiran delapan puluhan seperti saya, pasti akrab dengan susu kental manis. Saat itu masih sangat jarang susu bubuk dan susu cair seperti yang diminum anak-anak saya sekarang. Sama seperti sepatu, saya berpikir pastilah produsen susu ini punya banyak sapi perah, kemudian diambil susunya dan diproses, lalu dimasukkan ke dalam kaleng untuk dijual.

Beberapa tahun kemudian, saya ditakdirkan bekerja di brand sepatu yang saya pakai semasa kecil itu. Kemudian, perjalanan karir membawa saya pindah pekerjaan ke produsen susu kemasan. Perusahaan ini merupakan salah satu yang terbesar di Indonesia. Pengalaman kerja ini memberikan saya kesempatan untuk mengetahui bagaimana suatu produk dibuat. Mulai dari pengadaan bahan baku, pengolahan dan pengemasan di pabrik, sampai pendistribusian produk hingga ke tangan pelanggan akhir. Disana juga saya mengetahui bahwa produsen tidak selalu memproduksi dan mengelola sendiri bahan baku pembuatan produknya. Tetapi, mereka mendapatkannya dari pemasok atau supplier melalui proses pengadaan atau yang lebih dikenal dengan istilah procurement.

Dalam tulisan ini saya ingin membagikan pengalaman dan pengetahuan saya terkait bagaimana pengadaan dilakukan dan hal-hal apa saja yang penting untuk diperhatikan. Pertama-tama akan digambarkan bagaimana proses procurement secara umum. Setelah itu dibahas beberapa hal yang penting untuk diperhatikan dalam procurement seperti prinsip value for money, Total Cost of Ownership (TCO), dan Manajemen Resiko. Kemudian, tulisan ini diakhiri dengan pembahasan terkait kompetensi apa yang perlu dimiliki jika anda tertarik untuk mendalami hal-hal terkait procurement.

Procurement Hari Ini

Proses pengadaan di suatu organisasi bisnis/perusahaan tentu tidak hanya untuk bahan baku produksi. Namun juga semua barang dan jasa yang dibutuhkan organisasi tersebut untuk melakukan operasinya. Dalam mengelola aktivitas ini, seringkali sebuah perusahaan memiliki fungsi yang disebut departemen procurement. Pada beberapa perusahaan juga sering disebut departemen purchasing.

Jumlah pengeluaran (spend) perusahaan yang digunakan untuk pengadaan, mulai dari bahan baku, barang dan jasa penunjang lain dari pihak ketiga (baca: supplier atau vendor), porsinya sangat besar. Bahkan bisa dikatakan mayoritas dari total pengeluaran perusahaan. Sisanya berupa pengeluaran gaji, pajak, listrik, air, gas, lisensi, dan sebagainya. Jika pengeluaran mayoritas ini dikelola oleh departemen procurement, maka tak bisa dipungkiri peran dari procurement sangatlah signifikan. Tidak hanya untuk menjalankan aktivitas operasional pengadaan. Namun yang lebih penting adalah: 1) memastikan bahwa semua aktivitas tersebut dilakukan sesuai proses yang benar; 2) membawa nilai tambah (added value) bagi perusahaan.

Grafik diatas memperlihatkan breakdown pengeluaran sebuah perusahaan manufaktur consumer goods. Jika pajak, gaji, listrik, depresiasi dan asuransi tidak dikelola oleh procurement maka sisanya, atau 80% lebih pengeluaran, dikelola oleh procurement.

Departemen procurement yang efektif akan memberikan nilai tambah pada perusahaan, sehingga pada akhirnya meningkatkan daya saing (competitive advantage). Sebaliknya, jika procurement dikelola secara tidak serius dan efektif, maka akan membawa kerugian (loss) pada jangka pendek, hilangnya daya saing, bahkan perusahaan tidak dapat berkelanjutan (sustainable) dalam jangka panjang.

Peran penting procurement sebagai sebuah fungsi, barulah diakui oleh dunia bisnis belakangan ini. Sebelumnya, fungsi ini hanya dianggap sebagai sebuah support function. Kontribusi dan perannya tidak terlalu diperhitungkan. Sehingga secara struktur fungsi ini kurang menonjol dibandingkan fungsi yang lain seperti marketing, finance, production, human resources, dll. Investasi perusahaan pada fungsi ini baik dari staf, skill dan infrastrukturnya juga tidak terlalu besar.

Namun saat ini dunia bisnis memiliki persepsi yang berbeda terhadap fungsi procurement. Departemen procurement dipandang sebagai sebuah fungsi strategis. Sama pentingnya seperti fungsi-fungsi utama yang ada pada perusahaan seperti yang disebutkan diatas. Oleh karena itu, dibutuhkan staf dengan kualifikasi dan skill khusus untuk menjalankan fungsi ini. Pada perkembangannya, banyak perusahaan tidak lagi ragu untuk menyediakan infrastruktur, seperti sistem IT khusus untuk memastikan proses procurement yang efisien.

Dahulu hubungan antara pemesan dan pemasok bersifat jangka pendek dan transaksional. Namun, hari ini procurement dituntut menemukan pemasok yang tepat. Sehingga hubungan dengan pemasok bersifat kemitraan (partnership) dengan kontrak jangka panjang. Melalui partnership, banyak keuntungan dan nilai tambah dari hubungan supplier-customer yang diperoleh. Hal ini juga menunjang keberhasilan strategi supply chain perusahaan.

Secara internal, jika dulu pendekatan ke user bersifat reaktif atau menunggu permintaan datang. Maka hari ini procurement lebih bersifat proaktif. Seperti melakukan analisis kebutuhan bisnis (business need identification/analysis). Membangun hubungan baik dengan para user untuk mengetahui apa yang mereka butuhkan lebih awal. Termasuk proyek dan inisiatif apa yang akan mereka jalankan ke depan.

Departemen procurement juga proaktif untuk melakukan analisis pasar (market analysis) sebagai antisipasi atas kebutuhan bisnis. Tidak hanya reaktif dan menunggu permintaan dari user atau requestor. Selain itu, untuk mengikuti perkembangan terkini dari pasar yang dapat menjadi nilai tambah bagi perusahaan. Sebagai contoh, ketika saya bekerja di perusahaan susu sebagai procurement untuk packaging, tim kami melakukan analisis pasar. Analisis pasar yang dilakukan diantaranya terkait trend teknologi kemasan dan alternatif tipe kemasan yang ekonomis. Teknologi kemasan apa yang dalam beberapa tahun ke depan menjadi tren. Apa saja alternatif tipe kemasan yang lebih ekonomis yang dapat menggantikan kemasaan saat ini, dsb.

Value For Money

Bagaimana procurement memastikan belanja perusahaan ke pihak ketiga (pemasok) efektif dan membawa nilai tambah. Jawabannya adalah konsep value for money. Uang yang dikeluarkan oleh perusahaan haruslah ditukar dengan nilai (value) yang sepadan. Pada umumnya kita berpikir, nilai disini hanya nilai dari produk atau jasa yang dibeli. Padahal lebih dari itu. Value juga terkait dengan kualitas dan kuantitas barang, waktu dan tempat pemenuhan pesanan, layanan pasca pembelian, dan service yang diberikan selama proses pembelian berlangsung. Lebih jauh lagi, value menyangkut reputasi merek dan perusahaan yang memproduksi, termasuk juga pengalaman (experience) customer ketika memakai/mengkonsumsi produk dan ketika menerima pelayanan dari supplier tersebut. Dalam procurement dikenal istilah Procurement Five Right yaitu: Right Quality, Right Quantity, Right Time, Right Place dan Right Price.

Right Quality. Contohnya ketika saya melakukan pembelian bahan baku untuk produk susu. Maka saya harus memastikan bahwa kualitasnya sesuai dengan apa yang dibutuhkan user. Standar kualitas ini diterjemahkan dalam bentuk spesifikasi. User harus membuat spesifikasi sejelas mungkin sehingga memudahkan pemasok memberikan penawaran dan memudahkan user melakukan evaluasi atas kualitas produk yang dibeli. Tak hanya kualitas produk, cara pemasok menjaga konsistensi kualitas produk juga harus saya pastikan. Apakah produsen harus memenuhi standar tertentu, misalnya ISO 9001 tentang sistem manajemen, ISO 2200 tentang keamanan pangan, atau Sistem Jaminan Halal (SJH), dsb.

Yang tidak kalah penting dari aspek kualitas adalah apakah user sudah mendefinisikan kebutuhannya secara tepat, sesuai dengan yang dibutuhkan atau Fit for Purpose. Karena pemborosan akan terjadi ketika saya membeli produk yang terlalu tinggi kualitasnya dari yang dibutuhkan (over specification). Sebaliknya, terlalu rendah (under specification) juga berpotensi mengakibatkan kerugian. Maka peran saya sebagai procurement adalah memastikan, bahkan jika perlu men-challenge spesifikasi yang diberikan user, apakah sudah mengikuti kaidah fit for purpose.

Right Quantity. Kuantitas yang tepat juga salah satu dari value. Jika pemasok mengirimkan barang kurang dari yang dibutuhkan maka akan timbul masalah seperti shortage, mesin dan pekerja yang idle karena tidak bisa berproduksi, hingga kehilangan kesempatan penjualan. Sebaliknya jika kuantitas berlebih, maka akan mengakibatkan naiknya biaya persediaan (inventory cost), biaya penyimpanan, resiko penurunan nilai, resiko kadaluarsa, dsb. Sehingga sangat penting bagi procurement memastikan produk yang dipesan dalam kuantitas yang tepat.

Right Time. Ketepatan waktu pasokan adalah salah satu value penting yang menjadi penentu daya saing. Tidak terlalu cepat dan tidak terlambat. Bahkan saat ini banyak industri yang mengadopsi sistem Just-In-Time. Produk diterima pembeli tepat pada saat produk tersebut dibutuhkan. Jika waktu tidak tepat maka akan timbul banyak kerugian seperti, pesanan pelanggan terlambat, biaya transpor yang lebih besar karena harus dikirimkan via udara, biaya pembelian material pengganti yang lebih mahal, biaya lembur staf karena harus menunggu kedatangan, keterlambatan peluncuran produk baru ke pasar, dsb.

Right Place. Bayangkan jika suatu perusahaan memiliki beberapa pabrik atau cabang yang tersebar di Indonesia. Ketika satu cabang membutuhkan barang, maka ketepatan tempat pengiriman menjadi penting. Tak hanya kerugian waktu jika terjadi kesalahan, namun juga akan timbul biaya tambahan untuk mengirimkan kembali produk ke tempat yang seharusnya.

Right Price. Keempat hal diatas sudah pasti akan mempengaruhi harga dari barang atau jasa yang akan kita beli. Sehingga sangat penting untuk memastikan harga yang kita bayar adalah harga yang wajar dan masuk akal (reasonable and fair). Paling tidak ada dua pendekatan untuk mengevaluasi apakah harga yang ditawarkan pemasok adalah harga yang wajar.

Pertama, membandingkannya dengan harga pasar. Kita dapat meminta penawaran dari beberapa pemasok yang memenuhi kriteria yang kita butuhkan. Kisaran harga tersebut dapat kita sebut sebagai harga pasar. Semakin banyak data harga yang kita dapatkan semakin baik. Untuk produk yang umum, saat ini harga pasar dapat dengan mudah kita dapatkan di situs-situs marketplace, baik lokal maupun luar negeri. Kedua, kita bandingkan dengan harga perkiraan. Harga perkiraan dapat kita hitung melalui beberapa metode. Mulai yang paling sederhana, sampai dengan yang paling detil. Contoh perkiraan sederhana adalah dengan melakukan analisa rincian biaya (cost breakdown analysis). Dengan mengetahui kisaran persentase dari masing-masing komponen biaya, seperti bahan baku, ongkos produksi, transportasi, dan profit margin terhadap total biaya. Maka kita bisa memperkirakan, berapa harga yang wajar dari sebuah produk. Informasi persentase komponen biaya tersebut bisa kita dapatkan dari berbagai sumber yang dapat diakses publik. Seperti publikasi asosiasi industri atau informasi market intelligence yang bersifat open source.

Metode yang lain adalah perkiraan detil. Cara ini seperti kita menghitung seluruh komponen biaya yang dibutuhkan untuk membuat sebuah produk sedetil mungkin. Mulai dari menghitung biaya bahan baku, apa saja dan berapa material yang dibutuhkan (bill of material), serta berapa harga dari masing-masing material tersebut. Kemudian menghitung ongkos produksi, berapa biaya investasi mesin, gaji operator, perawatan, efisiensi, waste, biaya overhead lain, biaya kemasan, pengecekan kualitas, penyimpanan, transportasi, administrasi, promosi dan profit margin. Data-data ini dapat diperoleh dari berbagai sumber. Pada saat melakukan kunjungan ke fasilitas pemasok, procurement dapat menggali informasi tentang biaya-biaya tersebut. Sumber yang lain yang cukup baik adalah laporan keuangan pemasok. Terakhir dari wawancara berbayar dengan pelaku industri yang terkait dengan produk tersebut.

Tentu kedua metode perkiraan diatas masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan. Kelebihan metode sederhana adalah mudah dan cepat dilakukan, namun akurasinya lebih rendah. Sedangkan metode detil lebih akurat, namun membutuhkan waktu lebih lama dan sumber daya lebih besar, sehingga harus cermat dalam penggunaanya. Harga perkiraan ini selain untuk mengidentifikasi apakah harga yang ditawarkan reasonable dan fair juga dapat digunakan sebagai guidance dan target dalam negosiasi harga dengan pemasok.

Total Cost of Ownership (TCO)

Setelah kita mendapatkan penawaran dari para pemasok, bagaimana kita membandingkan harga antara pemasok satu dengan yang lain?

Ketika kita membeli barang, biaya yang harus kita keluarkan tidak hanya berdasarkan harga bahan baku dan pembuatan barang tersebut. Dalam komponen biaya yang dikeluarkan, ada ongkos kirim atau transport, asuransi, biaya packaging, biaya perbedaan kurs, pajak, import duty jika barang dari luar negeri, barang dengan nilai yang besar, dan biaya survei atau inspeksi dari pihak ketiga. Total keseluruhan biaya untuk pengadaan barang disebut Total Cost of Acquisition (TCA). Lebih detail, TCA tergantung dari kesepakatan penjual dan pembeli, semua biaya diatas bisa sudah termasuk ke dalam harga barang, bisa pula tidak. Artinya harus dibayar terpisah oleh pembeli. Sehingga penting memperhitungkan seluruh komponen TCA ketika kita melakukan perbandingan biaya. Aspek lain yang sering terlewat dalam evaluasi TCA adalah kualitas produk, lead time atau waktu pemenuhan pesanan, dan payment term. Tiga faktor diatas juga harus diperhitungkan ketika membandingkan TCA karena berpengaruh terhadap harga produk tersebut.

Selain biaya untuk membeli dan mendatangkan barang seperti yang disebutkan diatas, kita juga harus memperhitungkan biaya yang akan dikeluarkan ketika kita memakai (operating), melakukan perawatan (maintenance), dan bahkan membuangnya ketika sudah tidak digunakan (dispose). Keseluruhan biaya ini disebut Total Cost of Ownership atau TCO. Adapun TCA, termasuk di dalam TCO. Boleh jadi biaya pengadaan suatu produk, lebih murah daripada yang lain, namun biaya yang harus dikeluarkan setelahnya lebih tinggi. Inilah alasan mengapa perhitungan TCO penting dilakukan. Evaluasi terhadap TCO pada umumnya dipakai ketika kita membeli sebuah produk berupa aset, atau belanja modal (capital expenditure/capex) seperti kendaraan, mesin produksi, forklift, komputer, dll. Sehingga perhitungan TCO juga termasuk berapa lama produk tersebut dapat efektif digunakan dan seberapa produktif output yang dapat dihasilkan dibandingkan produk lain. Dengan mengevaluasi TCA dan TCO dari masing-masing produk yang ditawarkan, kita akan mendapatkan perbandingan yang lebih menyeluruh dan fair.

Majanemen Resiko

Ketika memilih pemasok, bagian procurement juga harus memperhitungkan aspek keberlanjutan dari bisnis. Sehingga penting untuk meminimalkan dan mengelola resiko ketika bekerja sama dengan pemasok, seperti resiko kontinuitas pasokan, resiko etika dan kepatuhan, risiko lingkungan.

Resiko kontinuitas adalah segala kemungkinan kejadian yang dapat mengganggu keberlanjutan pasokan produk yang dibutuhkan perusahaan dari pemasok. Resiko kontinuitas pasokan mengharuskan bagian procurement mempertimbangkan apakah pemasok sudah menerapkan standar keselamatan dan kesehatan kerja yang baik. Jika terjadi insiden seperti kebakaran, maka pasokan akan terganggu bahkan berhenti. Hal ini akan berdampak buruk untuk bisnis dan para pekerja pemasok tersebut.

Resiko etika dan kepatuhan timbul jika pemasok yang dipakai tidak patuh pada peraturan dan etika. Dampaknya mulai dari rusaknya nama baik dan brand perusahaan, hingga tuntutan hukum. Dengan memastikan bahwa pemasok yang dipilih adalah yang taat hukum dan memiliki standar etika yang baik. Maka tak hanya akan menguntungkan bagi perusahaan dalam jangka panjang, namun juga turut berkontribusi mewujudkan iklim bisnis yang sehat dan memberantas potensi praktek korupsi.

Resiko lingkungan adalah resiko yang akan berdampak pada kerusakan lingkungan akibat kelalaian pemasok dalam melakukan kegiatan bisnisnya. Salah satu alasan yang kian populer ketika masyarakat memilih suatu produk atau brand dewasa ini adalah isu lingkungan. Apakah produsen produk tersebut peduli terhadap masalah-masalah lingkungan. Apakah mereka mengelola limbahnya dengan baik. Apakah mereka memakai bahan baku yang tidak merusak lingkungan, dsb. Maka penting bagi procurement hanya memilih pemasok yang memiliki komitmen dalam masalah ini. Baik dalam standar yang mereka miliki maupun dalam prakteknya.

Dengan memperhatikan beberapa aspek diatas dalam pemilihan supplier. Bagian procurement tak hanya memberikan nilai tambah lain bagi perusahaannya. Namun lebih dari itu, dapat memberikan kontribusi positif bagi masyarakat luas.

Kompetensi Penting

Bagi yang tertarik dengan dunia procurement, mungkin pertanyaan selanjutnya adalah, skill apa saja yang harus dimiliki? Ada beberapa wawasan dan kompetensi yang menurut saya penting. Diantaranya adalah:

1) Business acumen atau wawasan bisnis. Procurement merupakan jembatan bagi bisnis dengan pemasok atau supply market, sehingga procurement harus memiliki pandangan menyeluruh terhadap konsep dan proses bisnis dari hulu ke hilir (end-to-end). Diantaranya wawasan tentang strategi pemasaran, finance, product development, manajemen operasi, dan manajemen SDM. Business acumen juga terkait dengan kemampuan menerjemahkan strategi bisnis menjadi eksekusi. Sehingga seluruh aktivitas yang dilakukan procurement selalu selaras dan mendukung strategi perusahaan. Dengan business acumen yang baik, procurement juga diharapkan dapat mengidentifikasi peluang dari supply market yang memberikan nilai tambah bagi bisnis.

2) Business partnering atau kemitraan bisnis. Procurement harus dapat menjalin hubungan dan kerjasama yang baik dengan para stakeholder baik internal maupun eksternal. Di internal, sangat penting untuk memahami kebutuhan dari user. Selain itu, mampu memberikan masukan secara efektif kepada user, bagaimana membuat spesifikasi yang tepat, serta merekomendasikan strategi yang tepat untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Hal ini tidak dapat dilakukan dengan efektif jika praktisi procurement tidak memiliki kompetensi yang baik dalam menjalin kerjasama dengan user. Sedangkan kemitraan bisnis eksternal artinya, procurement mampu menjalin hubungan yang positif dengan pemasok atau vendor. Penting untuk memastikan bahwa pemasok selalu memberikan pelayanan yang terbaik untuk perusahaan. Menyelesaikan permasalahan yang timbul dengan efektif. Sehingga membawa nilai tambah bagi bisnis.

3) Communication skill atau skill berkomunikasi. Mengingat perannya yang berhubungan dengan banyak pihak. Maka procurement juga harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik. Termasuk dalam komunikasi adalah skill negosiasi. Kemampuan negosiasi penting dimiliki, tak hanya digunakan dalam negosiasi dengan pemasok, namun dibutuhkan juga dengan internal perusahaan.

4) Analytical skill atau kemampuan analisis. Procurement saat ini akan berhadapan dengan banyak data dan informasi, baik internal bisnis maupun informasi dari pasar. Seluruh informasi dan data akan memberikan nilai tambah jika dianalisis dengan tepat. Contohnya adalah informasi tentang pengeluaran atau spend. Analisa pengeluaran (spend analysis) yang tepat adalah awal dari penentuan strategi procurement. Contoh lain adalah analisis pasar. Bagaimana procurement memformulasikan strategi pembelian dari kondisi persaingan yang ada. Kompetensi diatas dapat diperoleh melalui pelatihan, baik klasikal maupun on the job training.

Penutup

Semoga tulisan ini memberikan gambaran lebih jelas tentang procurement. Tentang bagaimana perkembangan fungsi procurement dalam dunia bisnis di masa lalu dan hari ini, dimana perannya semakin penting dan strategis bagi perusahaan. Kemudian bagaimana bagian procurement memberikan kontribusi kepada perusahaan untuk meningkatkan efisiensi berdasarkan prinsip value for money dan total cost of ownership (TCO), serta melalui aktivitas pengelolaan resiko yang berkaitan dengan proses pengadaan dan hubungan perusahaan dengan para pemasoknya. Terakhir adalah mengenai kompetensi apa saja yang saat ini penting untuk dimiliki oleh seorang profesional di bidang procurement.-

Depok, 5 Desember 2020

Adhe Priyambodo