Harga kamar yang diberlakukan khusus untuk tamu yang sudah menjadi anggota klub hotel disebut

Tugas Front Office

.

P/A     : Personal account, Yaitu pembayaran kontan oleh tamu yang bersangkutan
C/A    : Company account, Yaitu pembayaran ditanggung oleh suatu kantor agen   perjalanan
R/O    : Room Only, Yaitu pembayaran yang ditanggung kamarnya saja
R/M   : Room and Meals, Yaitu pembayaran yang di tanggung dengan sewa kamar dan biaya makan
XX      : Cancelled, Yaitu pemesanan kamar yang di batalkan
Deposit : Pemnbayaran dilakukan oleh tamu kepada pihak hotel dalam jumlah tertentu dalam jumlah tertentu sebagai uang muka
Walk In Guest : Tamu yang menginap di hotel tanpa memesan kamar terlebih dahulu atau yang datang langsung ke hotel
Closed : Persediaan kamar sudah habis dan tidak melayani pemesanan kamar
On Request : Pencatatan pesanan kamar sementara menunggu adanya kamar kosong
Open : Persediaan kamar masih ada dan setiap pemesanan bisa di terima
Fully booked : Kamar hotel yang telah penuh pesanan karena telah di pesan atau sudah di huni tamu

Walk-in guest rate

 : khusus untuk tamu hotel yang datang ke hotel tanpa melakukan pemesanan kamar sebelumnya. Ada hotel yang memberikan harga tertentu tetapi masih ada ruang untuk ditawar sampai ke harga yang paling rendah, yang menjadi patokan bagi hotel (buttom rate).

Embassy rate :

harga untuk para tamu yang berasal dari kedutaan suatu negara .

Weekend rate: harga kamar khusus untuk tamu yang menginap di hotel pada hari Jumat, Sabtu dan Minggu. Pada hotel bisnis, pada akhir pekan biasanya ada harga yang sedikit lebih rendah dari harga kamar pada waktu hari biasa, karena kebanyakan tamu yang datang ke hotel tersebut adalah untuk bisnis, pertemuan dan konperensi. Sedangkan untuk hotel resort atau yang terletak di daerah tujuan wisata, pada akhir pekan dan hari libur, hotelnya malah ramai dan cenderung penuh, oleh karena itu harga kamar di akhir pekan biasanya lebih tinggi dibandingkan dengan weekdays.

Membership card rate : harga kamar khusus untuk tamu yang sudah menjadi anggota/klub suatu hotel, keanggotaan ini diberikan kepada orang yang mendaftar sebagai anggota dengan membayar sejumlah uang keanggotaan, mereka akan memperoleh fasilitas yang cukup banyak, baik potongan harga khusus maupun berbagai kemudahan untuk menggunakan fasilitas yang ada di hotel.

Hoteliers rate : harga kamar khusus biasanya berkisar pada 40-60% diskon dari harga jual umum (published rate) untuk orang yang bekerja di hotel tertentu. Orang hotel diberikan harga kamar khusus sebagai refleksi dari fasilitas yang juga diberikan jika kita bermalam di hotel lain, sehingga menjadi satu rangkaian semacam ketentuan tidak tertulis

Referensi : http://www.scribd.com/doc/17734002/Istilah-Istilah-Perhotelan

2.       SOP ketika penanganan pemesanan kamar

a)      Pemesanan kamar untuk tamu individu.

Agar dapat memberikan pelayanan yang baik dan cepat maka petugas pemesanan kamar harus selalu siap dan mengetahui data-data secara cepat : 

1. Dapat atau tidaknya permintaan pesanan itu diterima.
2. Catatan dan kumpulan informasi tamu yang diperlukan.
3. Pengadaan alokasi khusus apabila ada permintaan kamar secara khusus.

• Penulisan pemesanan kamar

Setiap penulisan nama tamu dalam pemesanan kamar harus dilakukan dengan baik, cara penulisan dan ejaan harus betul. Hal ini penting untuk memudahkan informasi, baik kepada tamu maupun bagian penerimaan atau receptionist. Tata cara penulisan nama tamu sangat penting untuk diketahui, karena kesalahan penulisan nama akan dapat berakibat fatal dan menimbulkan image yang kurang baik bagi si tamu. Oleh karena itu , slip informasi pada rak haruslah disusun berdasarkan abjad (alphabetical), yang didahului dengan nama akhir (surename) baru kemudian diikuti dengan nama depan (initial)

•  Pencatatan Data Pemesanan Kamar

Bila pengisian formulir pemesanan kamar telah selesai secara lengkap maka data-data tersebut dimasukkan ke dalam buku reservasi. Selanjutnya, data atas jumlah atau jenis kamar dicatat pada tabel (reservation chart bentuk board atau bentuk buku yang besar). Dan kartu pemesanan kamar tersebut kemudian diarsipkan, sesuai dengan hari ataupun tanggal kedatangannya. Catatan : Ada beberapa hotel yang menggunakan slip pemesanan kamar (reservation slip). Setelah ditulis dengan lengkap, slip tersebut dimasukkan (diselipkan) pada reservation rack (rak pemesanan kamar).

Referensi : http://118.97.188.75/virlib/multi_media/perhotelan/modul01/ch1/1_1_2/index.html

b)    Pemesanan kamar untuk tamu VIP.

    LANGKAH KEGIATAN

1.     Greeting, offer helping.

2.     Asking the guest request

3.     Checking the available of room

4.     Asking for the name, if we have known that he / she is VIP guest, not necessary to ask their details, because we have had the details already and also the request of the guests. It is done to make the process be faster. So they will satisfy more.

5.     Repeat the reservation, to make sure that there is not mistake.

6.     Closing the process by saying thank you, hoping for the coming.

Buat "VIP Treatment Order Form" rangkap 3 (tiga)

• Original : F & B Departemen (Food & Beverages Order) / Housekeeping (Flower Order)
• Ist Copy : Cost Control
• 2nd Copy : File Catatan : VIP TR Order Form. Dibuat apabila ada permohonan dari manajemen.

Referensi : http://118.97.188.75/virlib/multi_media/perhotelan/modul02/SOP/2_0_0/index.html

c)      Pemesanan kamar untuk tamu rombongan.

1. Lihat catatan yang ada pada " Log Book ", apabila ada pesan-pesan yang harus diselesaikan dari manajemen, tamu atau Receptionist sebelumnya.
2. Teliti / check formulir-formulir yang akan digunakan. Apabila tidak mencukupi segera membuat " Store Requisition ".
3. Lihat situasi kamar pada " Room Status Report / Rack ".Periksa jumlah kamar yang bisa dijual, jumlah kamar yang akan diisi pada hari ini, jumlah kamar yang rusak yang dan jumlah kamar yang akan "Check Out".
4. Lihat daftar nama-nama tamu yang akan tiba pada hari ini pada " Today Expected Arrival " dan " Group ".
5. Lakukan " Blocking " kamar-kamar untuk tamu yang akan tiba hari ini. Baik "VIP" , "Individual" maupun "Group" dan catat nomor-nomor kamar pada " Expected Arrival List ".
6. Kirimkan "Expected Arrival List"

• Original : Housekeeping
• Ist copy : File

7.      Buat " Rooming List " apabila ada " Group " akan tiba hari ini, siapkan kunci kamar, isi "Guest Card" dan masukkan ke dalam amplop.

8.      Periksa " Housekeeping Report " yang diterima dengan " Room Status Report/Rack ".Dan " Discrepancy Report " apabila terjadi perbedaan pada Status Kamar.

Referensi : http://118.97.188.75/virlib/multi_media/perhotelan/modul02/SOP/2_0_0/index.html

d)    SOP tamu pembatalan pemesanan kamar

v  Ambil pemesanan kamar yang ada d arsip

v  Tuliskan pada formulir pemesanan kamar atau tanda cancelled atau tanda – tanda. Catat tanggal pembatalan dan nama pemesan yang membatalkan di simpan pada arsip khusus dan tidak boleh di sobek atau di buang

v  Menghapus data – data pada reservation chart dan member tanda – tanda pada buku harian pemesanan kamar.

CONTOH SURAT PEMESANAN KAMAR

Reservation Department

HOTEL INDONESIA KEMPINSKI

Jl. Mh thamrin No.1 jakarta

Dear Sir/Mam,

I would like to book 10 rooms for 15 person for three nights. On book 15 December 2011 they will come to your hotel at for 04.00 pm by bus, so please make sure that the rooms are ready on that time. Because they will be very tried after one day travelling for the billing instruction, my company will pay for the rooms only and another consumptions will be personal account.

For the rooming list will be sent to your hotel by fax after receiving your confirmation about this reservation. So please send your confirmation as soon as possible. Thank you very much .

My best regard,

Page 2