Memahami administrasi sarana prasarana kantor dengan judul muatan pelajarana DASAR-DASAR ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA. Tersedianya fasilitas sarana dan prasarana kantor yang memadai sangat membantu dalam pencapaian tujuan perusahaan atau organisasi. Kinerja pegawai akan meningkat karena ditunjangpekerjaan. Mengingat pentingnya sarana dan prasarana kantor, maka dibutuhkan pengelolaan sarana dan prasarana kantor yang baik. Pengelolaan sarana dan prasarana ini tentunya tidak hanya menjadi tugas bagian sarana prasarana saja akan tetapi melibatkan semua pegawai yang ada, sehingga dapat menggunakannya secara efektif dan efisien sesuai dengan prosedur penggunaannya.
Pada gambar di atas dapat kita lihat bahwa dalam menyelesaikan pekerjaan, para pegawai memerlukan sarana dan prasarana yang memadai dan sesuai kebutuhan. Apabila pekerjaan diselesaikan tanpa adanya fasilitas sarana prasarana yang baik akan berpengaruh pada hasil pekerjaan yang kurang maksimal baik dari segi waktu maupun pekerjaan yang dihasilkan. Akan tetapi seringkali kita jumpai kantor atau instansi yang kurang memperhatikan pengelolaan sarana prasarana kantor yang tersedia, sehingga menghambat para pegawai dalam bekerja. Oleh karena itu agar sarana dan prasarana kantor ini selalu dalam kondisi baik dan siap digunakan, maka diperlukan suatu pengelolaan sarana dan prasarana yang baik pula baik secara administrasi maupun operasionalnya. Untuk memahami lebih lanjut tentang pengelolaan administrasi sarana dan prasarana kantor yang baik, mari kita pelajari materi ini dengan penuh semangat. Memahami Administrasi Sarana Prasarana Kantor Setelah mempelajari materi tentang administrasi sarana dan prasarana kantor diharapkan peserta didik dapat memahami pentingnya pengelolaan sarana dan prasarana kantor baik secara administrasi maupun operasional sehingga sarana dan prasarana kantor selalu terjaga dan siap digunakan. Dalam menyelesaikan pekerjaan kantor diperlukan dukungan sarana dan prasarana yang memadai yang dapat memudahkan pegawai dalam bekerja secara maksimal.. Pegawai akan menyelesaikan pekerjaannya dengan mudah sehingga kinerja dan produktivitas kerja pegawai akan meningkat, karena pegawai akan bekerja lebih cepat dan tepat. Kantor atau instansi yang baik tentunya memiliki sarana dan prasarana kantor yang memadai dan menujang dalam pelaksanaan kerja pada pegawainya. Oleh karena itu pengelolaan sarana dan prasarana kantor yang baik sangat diperlukan agar sarana dan prasarana kantor yang tersedia terjaga dengan baik. Baca juga: Memahami Regulasi Sarana Prasarana Kantor Administrasi sarana dan prasarana memiliki peranan yang sangat penting dalam sebuah kantor, baik instansi pemerintah maupun swasta untuk menunjang kelancaran pegawai dalam bekerja. Berhasil tidaknya administrasi dalam suatu instansi atau perusahaan tergantung dari pengelolaannya. Sebelum mempelajari lebih lanjut tentang administrasi sarana dan prasarana kantor, mari kita pelajari pengertian administrasi secara umum serta sarana dan prasarana. 1. Pengertian Administrasi Secara etimologi kata administrasi berasal dari bahasa Belanda yaitu administratie, yang meliputi kegiatan pencatatan dalam pembukuan ringan, surat menyurat, pengetikan dokumen, agenda kegiatan pimpinan dan lain sebainya yang sifatnya teknis ketatausahaan (clerical work). Dalam pengertian yang lebih luas yaitu dari bahasa Inggris administration, kata administrasi berkaitan dengan suatu kegiatan kerja sama yang dilakukan manusia atau sekelompok orang atau masyarakat untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Menurut The Liang Gie (2007) administrasi adalah suatu rangkaian kegiatan yang dilakukan suatu kelompok dengan suatu hubungan kerjasama dalam mencapai tujuan tertentu. Sedangkan menurut Sondang P Siagian menyatakan bahwa administrasi adalah keseluruhan rangkaian proses kerjasama antara beberapa orang yang didasarakan pada azas rasionalitas untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Namun secara umum pengertian administrasi dapat dilihat dari dua pengertian yaitu dalam arti sempit dan dalam arti luas. Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data atau informasi untuk menyediakan keterangan dan memudahkan dalam memperolehnya kembali secara keseluruhan. Pengertian administrasi dalam arti sempit ini menggambarkan kegiatan yang dilakukan berkaitan dengna ketatausahaan (clerical work / office work) yang dirangkum menjadi tiga kelompok kegiatan yaitu korespondensi, ekspedisi dan pengarsipan. Administrasi dalam arti luas yaitu kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelomok orang berdasarkan pembagian kerja yang ditentukan dengan mendayagunakan sumber daya yang tersedia untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Unsur-unsur yang administrasi dalam arti luas ini antra lain adanya sekelompok orang, adanya kerjasama, adanya pembagian tugas secara terstruktur, dan adanya pola kegiatan yang runtut, adanya tujuan yang akan dicapai. Ciri – ciri kegiatan administrasi antara lain :
Pada umumnya pekerjaan administrasi kantor sering disebut sebagai kegiatan tata usaha yang dirumuskan sebagai rangkaian aktivitas menghimpun, ,mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan data maupun informasi yang diperlukan. Berikut ini merupakan ruang lingkup pekerjaan administrasi, yaitu : 1) Menghimpun Merupakan kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala data dan informasi yang belum tersedia atau masih berserakan dimana-mana sehingga siap digunakan apabila diperlukan. 2) Mencatat Merupakan kegiatan tulis menulis segala informasi dan keterangan yang diperlukan sehingga dapat mudah dibaca, dikirim dan disimpan. 3) Mengolah Merupakan berbagai kegiatan mengerjakan informasi-informasi dan data yang diperlukan untuk disajikan dalam bentuk yang lebih berguna. 4) Menggandakan Merupakan kegiatan memperbanyak informasi dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan. 5) Mengirim Merupakan kegiatan menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lainnya dengan dengan berbagai cara dan alat. 6) Menyimpan Merupakan kegiatan menaruh informasi dan data dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman. Baca juga: Menerapkan Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3) Perkantoran 2. Pengertian Sarana dan Prasarana Dalam menyelesaikan pekerjaan kantor yang beranekaragam jenisnya dibutuhkan dukungan sarana dan prasarana yang lengkap dan memadai. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KKBI) sarana kantor dapat diartikan segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Sedangkan prasarana merupakan segala sesuatu yan digunkaan sebagai penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan atau proyek). Secara umum perbedaaan sarana dan prasarana yaitu jika sarana lebih ditujukan pada benda-benda yang dapat bergerak, misalnya telepon, computer dan mesin-mesin kantor lainnya. Sedangkan prasarana ditujukan pada benda-benda yang tidak bergerak misalnya gedung, toilet, dan ruangan. Menurut Moenir (1992 : 19) mengemukakan bahwa sarana merupakan segala jenis peralatan, perlengkapan kerja dan fasilitas yang berfungsi sebagai alat utama/ pembantu dalam pelaksanaan pekerjaan dan juga dalam rangka kepentingan yang sedang berhubungan dengan organisasi kerja. Pengertian tersebut mengandung arti bahwa sarana dan prasarana merupakan seperangkat alat yang digunakan dalam proses pekerjaan, baik yang termasuk peralatan pembantu maupun peralatan utama. Sedangkan menurut Sri Endang R, Sri Mulyani dan Suyetty (2010:43) menyatakan bahawa sarana kantor itu lebih ditujukan untuk benda bergerak . Sarana kantor memiliki peranan yang penting dalam proses pelaksanaan kegiatan kantor. Sarana sebagai alat atau benda bergerak yang secara langsung dalam proses penyelesaian tugas. Sarana dapat dibagi menjadi dua kelompok, yaitu : a. Alat Sarana yang berarti alat langsung, mencakup alat untuk melaksanakan proses kegiatan kantor, perlengkapan kantor dan bahan habis pakai. Misalnya tersedianya meja, kursi, tempat penyimpanan dokumen, komputer, mesin-mesin kantor lainnya. Ketersediaan alat ini tentunya akan meningkatkan kinerja pegawai. b. Informasi Sarana sumber informasi mencakup buku, peraturan, majalah, lembar informasi, internet dan sebagainya. Hal ini dmikasudkan agar sarana dapat menjadi rujukan dalam melaksanakan pekerjaan. Pengertian prasarana menurut Chaniago ( 2013 ) yaitu segala sesuatu berupa non fisik yang menjadi pedoman, patokan ataupun standar bagi orangorang dalam bekerja di kantor tersebut. Prasarana kantor ini juga membimbing para pegawainya untuk bekerja sesuati aturan yang berlaku. Prasarana kantor dapat dibagi menjadi dua kelompok, yaitu : a) Perabot dan tata ruang Yang termasuk di dalamnya antara lain meja, kursi, perabot, system, tempat kerja unit peraga visual, tata ruang dan jenis-jenis kantor. b) Kondisi fisik Kondisi fisik ini meliputi dekorasi, kebersihan, ventilasi, suhu, penerangan, akustik, kesehatan dan keselamatan. Berdasarkan beberapa definisi di atas dapat disimpulkan bahwa administrasi sarana dan prasarana secara umum adalah kegiatan pengaturan secara keseluruhan berbagai sumber daya yang digunakan secara langsung maupun tidak langsung dalam melaksanakan aktivitas organisasai / perusahaan mulai dari penetapan tujuan awal sampai dengan pelaksanaan pekerjaan hingga tujuan dapat dicapai. 3. Ruang Lingkup Administrasi Sarana dan Prasarana Pekerjaan kantor yang dikerjakan dengan mudah akan meningkatkan kinerja dan produktivitas pegawai. Dukungan sarana dan prasarana yang memadai untuk bekerja tentunya dapat bekerja lebih optimal, cepat dan tepat. Sarana dan prasarana merupakan milik organisasi atau perusahaan , oleh karena itu pelu adanya pengelolaan administrasi yang baik mulai dari perencanaan, pengadaan, penyimpanan, inventarisasi, penyaluran, pemeliharaan sampai penghapusan. Ruang lingkup admiistrasi sarana prasarana anatara lain : 1) Perencanaan Perencanaan sarana dan prasarana merupakan proses analisis dan perancangan kebutuhan sarana dan prasarana yang diperlukan dalam proses kegiatan perusahaan / organisasi. Proses perencanaan ini dilakukan dengan cermat dan teliti terkait dengan jenis, harga maupun jumlah sarana dan prasarana yang diperlukan. 2) Pengadaan Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana yang digunakan untuk menunjang pelaksanaan tugas. Pengadaan sarana dan prasarana tiap instansi atau perusahaan tidak selalu sama. Pada tahapan pengadaan ini dilakuka analisa kebutuhan, standardisasi dan perincian barang, pembelian serta pengiriman barang. Hal-hal yang perlu diperlukan dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana kantor, antara lain :
3) Penyimpanan Penyimpanan merupakan kegiatan menerima dan menyimpan barang hasil pengadaan yang bertujuan mengamankan barang yang belum atau yang akan didistribusikan. 4) Inventarisasi Kegiatan inventarisasi diperlukan karena dalam pengadaan maupun pengelolaannya sarana dan prasarana kantor memerlukan biaya yang tinggi sehingga diperlukan pendataan semua sarana dan prasarana yang dimiliki. Inventarisasi dapat diartikan sebagai pencatatan sarana dan prasarana yang dimiliki perusahaan dengan metode tertentu. Hal ini dilakukan agar pengelolaan sarana dan prasarana kantor lebih efektif sebagai bahan pengawasan sarana dan prasarana yang dimiliki. Inventarisasi sarana dan prasarana bertujuan untuk :
5) Penyaluran / Pendistribusian Penyaluran merupakan kegiatan yang menyangkut pemindahan barang dan tanggung jawab dari instansi atau unit pemegang yang satu kepada pemegang atau unit yang lain 6) Pemeliharaan Pemeliharaan adalah kegiatan yang terus menerus dilakukan untuk mengusahakan barang / bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap digunakan. Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor bertujuan agar :
7) Penghapusan Jika terdapat barang dalam daftar inventaris sudah tidak digunakan lagi namun biaya perawatannya terlalu tinggi maka sebaiknya dilakukan penghapusan barang atau dikeluarkan dari daftar inventaris. Penghapusan merupakan proses kegiatan untuk mengeluarkan atau menghilangkan barang dari daftar inventaris sesuai dengan prosedur yang ditetapkan. 4. Tujuan dan Fungsi Administrasi Sarana dan Prasarana Secara umum tujuan administrasi sarana dan prasarana kantor adalah memberikan pelayanan data maupun informasi terkait sarana dan prasarana kantor kepada berbagai unit kerja atau personil kantor yang memerlukan. Administrasi sarana dan prasarana yang baik sangat diperlukan dalam pengelolaan sarana dan prasarana kantor. Secara lebih rinci tujuan dan fungsi administrasi sarana dan prasarana diuraikan sebagai berikut : 1) Tujuan Administrasi Sarana dan Prasarana Tujuan administrasi sarana dan prasarana kantor menurut Tim Dosen Asmi Santa Maria (2008:2) antara lain :
2) Fungsi Administrasi Sarana dan Prasarana Secara umum fungsi administrasi sarana dan prasarana antara lain:
Seiring dengan perkembangan teknologi yang semakin pesat, pengelolaan administrasi sarana dan prasarana kantor juga mengalami perkembangan dari teknik yang digunakan dalam pengumpulan informasi atau pendataannya. Pada umumnya pengelolaan administrasi sarana dan prasarana kantor masih menggunakan cara manual, yaitu pendataan dan pencatatan yang dilakukan secara manual. Hal ini tentu saja akan memakan waktu dan proses yang cukup lama dan kurang efektif karena sarana dan prasarana yang dimiliki kantor jumlahnya sangat banyak dengan jenis yang beranekaragam. Pada era serba teknologi dan digitalisasi sekarang ini, berbagai aplikasi elektronik maupun software bermunculan untuk memudahkan para penggunanya dalam mengerjakan dan mengakses sesuatu, termasuk dalam pengelolaan sarana dan prasarana kantor. Salah satunya muncul aplikasi yang mengatur tentang inventarisasi sarana dan prasarana kantor. Aplikasi ini berfungsi untuk mengelola proses transaksi saat barang masuk, barang keluar, ketersediaan stok barang, pendataan pemasok (supplier) dan peminjaman barang. Adanya aplikasi ini tentunya sangat membantu dalam pengelolaan administrasi sarana dan prasarana, data yang diperoleh akan disimpan sesuai dengan sistem tertentu sehingga apabila diperlukan sewaktu-waktu data akan tersaji secara lebih lengkap dan cepat. RANGKUMAN
TUGAS MANDIRI Dalam pengelolaan administrasi sarana parasarana terdapat beberapa unsur yang harus diperhatikan, diantaranya perencanaan, pengadaan, penyimpanan, inventarisasi, penyaluran, pemeliharaan sampai penghapusan. Tugas anda adalah sebagai berikut :
PENILAIAN MANDIRI Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan tepat !
Demikian materi memahami administrasi sarana prasarana kantor dengan judul muatan pelajarana dasar-dasar administrasi sarana dan prasarana, jurusan Managemen Perkantoran. Semoga bisa membantu. |