Jelaskan pengaturan internal organization dalam upaya peningkatan produktivitas perusahaan

Setiap perusahaan tentu ingin karyawannya produktif. Namun, hal ini mungkin tidak tercapai dengan sendirinya sebab ada banyak pula faktor yang memengaruhi produktivitas. Maka perlu ada upaya-upaya khusus dari perusahaan.

Memaksimalkan faktor internal pun penting sebab ini relatif lebih mudah dikontrol dan diupayakan ketimbang faktor-faktor eksternal. Kondisi pasar dan regulasi negara, misalnya, tentu relatif lebih sulit diintervensi dan bahkan jauh dari jangkauan pengusaha, apalagi yang baru merintis.

Artikel ini akan menjabarkan berbagai cara meningkatkan produktivitas karyawan. Apa saja? Berikut ulasannya.

1. Pendidikan dan Pelatihan

Rashad Yazdanifard dalam jurnal yang diterbitkan dalam Global Journal of Commerce & Management Perspective (2013) menyatakan organisasi yang berinvestasi dalam pelatihan cenderung mendapatkan manfaat jangka pendek dan bahkan jangka panjang. Pelatihan yang dimaksud tidak lain untuk para karyawan.

Kita sering mendengar pernyataan bahwa perusahaan yang baik adalah yang adaptif dengan perubahan zaman. Tapi tanpa pekerja yang juga adaptif hal tersebut sulit dicapai. Pelatihan dan pendidikan tidak lain adalah instrumen agar para karyawan juga dapat berlatih untuk terus beradaptasi dan mengembangkan kapasitasnya.

Cara meningkatkan produktivitas karyawan yang satu ini tentu relatif mudah diterapkan perusahaan dalam skala apa pun. Perusahaan tinggal memikirkan apa persisnya pendidikan yang dapat diikuti karyawan, disesuaikan dengan tugas mereka masing-masing.

Metode yang dipilih pun bisa beragam. Dewasa ini, misalnya, sudah banyak kursus-kursus yang dapat diakses secara online yang tentu saja lebih praktis dan tidak memakan waktu terlalu lama.

(Baca: Apa Itu WFH dan Bagaimana Cara Penerapannya Agar Efektif)

2. Menyediakan Makanan Layak

Cara meningkatkan produktivitas karyawan berikutnya adalah menyediakan makanan bergizi bagi mereka.

Asupan nutrisi yang lebih baik faktanya dapat meningkatkan tingkat produktivitas. Sebuah riset menyebut produktivitas meningkat dua persen ketika pekerja memakan dan mengembangkan kebiasaan makanan sehat. Sebaliknya, riset dari International Labor Organization (ILO) menemukan pola makan yang buruk di tempat kerja membuat negara di seluruh dunia kehilangan produktivitas sampai 20 persen, baik karena kekurangan gizi maupun kelebihan berat badan (obesitas).

Beberapa perusahaan–biasanya pabrik–umumnya menyediakan fasilitas makanan bagi karyawan, misalnya untuk makan siang. Bagi unit usaha seperti ini, cara meningkatkan produktivitas karyawan dengan meningkatkan nutrisi mereka bisa diterapkan langsung, yaitu dengan cara menyesuaikan menu.

Sementara bagi yang tidak–umumnya perkantoran–bisa mempertimbangkan untuk menyediakannya juga atau paling tidak memberikan rekomendasi makanan yang baik dan menyarankan para karyawan mematuhinya.

3. Perencanaan yang Baik

Mungkin saja karyawan tidak produktif bukan karena malas, tapi karena memang tidak tahu apa yang harus dikerjakan. Mereka juga mungkin takut berinisiatif karena khawatir justru jadi kontraproduktif, misalnya justru mengganggu kerja divisi lain. Karena itu cara meningkatkan produktivitas karyawan berikutnya adalah membuat perencanaan yang baik dan sedetail mungkin.

Ada dua jenis perencanaan yang dikenal dalam dunia manajemen. Pertama, time management planning (TPM). Di dalamnya–secara sederhana–berisi daftar tugas, prioritas yang harus dikerjakan, dan menentukan bagaimana dan kapan melakukannya. Kelemahan dari ini adalah ia berpotensi tak tercapai ketika ada gangguan-gangguan yang tidak diinginkan.

Jenis lainnya adalah contingent planning (CP). Ini sederhananya adalah rencana alternatif atau rencana darurat. Cara membuatnya tidak lain dengan menemukan potensi-potensi ancaman yang membuat rencana tak berjalan dengan baik dan mencoba mengatasinya.

Cara meningkatkan produktivitas karyawan yang masih terkait dengan perencanaan adalah mengalokasikan sumber daya dengan tepat, atau yang kerap dikenal dengan istilah right man on the right place at the right time. Untuk itu tentu perusahaan perlu mengenal baik profil karyawannya, dari mulai latar belakang pendidikan hingga pengalaman kerja sebelumnya.

4. Upah di atas Rata-Rata

Berbagai riset telah menunjukkan ada keterkaitan erat antara gaji dan performa karyawan; hubungannya kerap kali berbanding lurus. Maka, cara meningkatkan produktivitas karyawan berikutnya yang kami rekomendasikan adalah terkait bagaimana perusahaan mengatur gaji para pekerja.

Salah satu riset datang dari Harvard Business Review yang mengambil contoh Amazon, perusahaan multinasional yang berbasis di Amerika Serikat yang fokus pada bisnis e-commerce, komputasi awan, streaming digital, sampai kecerdasan buatan. Pada 2018 lalu Amazon menjadi buah bibir karena menaikkan upah minimum per jam menjadi 15 dolar AS. Hal ini dianggap aneh oleh sebagian pihak karena upah minimum federal saja hanya 7,5 dolar AS.

Ada dua alasan mengapa Amazon melakukan ini. Salah satunya karena menaikkan upah tidak lain merupakan cara meningkatkan produktivitas karyawan. HBR menyatakan bahwa hal ini terjadi karena “ketika sebuah perusahaan memberikan kenaikan gaji yang tidak terduga, para pekerja sering kali membalas dengan bekerja lebih keras dari yang dibutuhkan (bahkan jika mereka tidak khawatir akan dipecat).

Alasan kedua adalah, upah yang lebih tinggi memungkinkan perusahaan menarik dan mempertahankan karyawan terbaik (dengan asumsi perusahaan pesaing tidak menaikkan upah). Salah satu alasan seorang karyawan, termasuk yang terbaik, memilih resign adalah karena upah yang dianggap terlalu rendah. Hal ini juga pada akhirnya mempermudah perusahaan untuk mengganti karyawan yang malas.

Dalam ilmu ekonomi, membayar upah di atas harga pasar sebagai cara meningkatkan produktivitas karyawan dikenal dengan istilah “upah efisiensi”. Ini sesungguhnya adalah gagasan lama. Henry Ford, pendiri jenama otomotif Ford Motor Company, memperkenalkan itu pada 1914. Ketika itu ia menetapkan upah 5 dolar AS per hari, padahal upah rata-rata di wilayah pabriknya saat itu hanya 2,3 dolar AS.

Ia mengatakan menaikkan upah sebenarnya merupakan langkah pemotongan biaya terbaik, karena peningkatan produktivitas karyawanlah hasil akhirnya.

(Baca: Payroll Adalah: Ketahui Seluk-Beluknya dalam Dunia Usaha)

5. Akses Gaji Fleksibel

Sebagian pengusaha mungkin sulit menerima gagasan menetapkan upah di atas rata-rata adalah cara meningkatkan produktivitas karyawan paling baik. Hal ini wajar belaka sebab gaji adalah salah satu pengeluaran terbesar perusahaan. Memperbesar itu berarti mengurangi pos pengeluaran lain sekaligus menurunkan tingkat upah.

Ada cara lain meningkatkan produktivitas tanpa harus menaikkan gaji, tapi masih terkait dengan gaji. Yaitu membuat sistem yang memungkinkan karyawan mengakses atau menggunakan sebagian upah mereka sebelum payday.

Dengan cara ini karyawan bisa lebih fleksibel dalam mengatur keuangan mereka. Ia juga memungkinkan karyawan terhindar dari meminjam uang ke pihak lain untuk menutupi kebutuhan sehari-hari–yang sangat mungkin meningkatkan stres dan pada akhirnya menurunkan produktivitas kerja.

Anda mungkin akan langsung menyanggah, “Memangnya cara meningkatkan produktivitas karyawan dengan cara ini bisa dilakukan? Bukankah mengatur gaji itu sesuatu yang rumit dan butuh proses panjang? Kalau karyawan dapat mengambil gaji sebelum payday, bukankah itu memperberat pekerjaan tim HRD dan keuangan?”

Jawabannya jelas bisa, dan tak perlu risau pekerjaan akan jadi lebih berat sebab bisa memanfaatkan jasa dari pihak ketiga. Salah satu penyedia jasa tersebut adalah Spenmo. Ini adalah fitur teranyar dari Spenmo, sebuah software as a service (SaaS) pembiayaan bisnis.

Perusahaan tinggal mendaftar ke penyedia jasa gaji tersebut untuk dapat mengaplikasikan cara meningkatkan produktivitas karyawan yang satu ini. Mereka akan diminta untuk memberikan data kehadiran dan jumlah gaji tiap-tiap karyawan.

Karyawan bisa mengambil gaji lebih awal lewat platform, tak lagi harus melalui administrasi kantor. Sementara maksimal uang yang bisa ditarik berdasarkan sistem prorata, yaitu sesuai hari kerja si karyawan pada bulan itu. Ingat bahwa ini bukan pinjaman, tapi memang hak karyawan, sehingga untuk mengaksesnya mereka tidak perlu merisaukan riwayat kredit.

Penutup

Pada dasarnya banyak cara meningkatkan produktivitas karyawan, yang sesungguhnya bisa disebut sebagai seni mengurus manusia. Namun, karena keterbatasan tempat, tidak bisa dibahas semua dalam artikel ini. Misalnya saja faktor kepemimpinan. Tentu keteladanan para atasan juga memiliki andil terhadap produktivitas karyawan. Kombinasi itu semua juga akan menghasilkan iklim kerja yang menyenangkan.

Akhir kata, cara meningkatkan produktivitas karyawan bisa diterapkan untuk semua usaha, terlepas dari jenis dan skalanya. Sistemnya bahkan harus dipraktikkan sejak awal dan terus dievaluasi seiring waktu.