Salah satu istilah yang sering digunakan oleh mereka yang berada dalam bidang manajemen dan administrasi adalah arsip. Lantas, apa sih sebenarnya pengertian arsip itu sendiri?
Nah, pada kesempatan kali ini kita akan membahas tentang pengertian arsip, fungsi arsip, karakteristik arsip, dan berbagai jenis arsip. Berikut ini adalah penjelasan lengkapnya.
Pengertian Arsip
Pada dasarnya, kata arsip diambil dari bahasa arsip, yaitu “archive” yang memiliki arti kumpulan dokumen atau catatan sejarah yang mampu memberikan informasi terkait suatu lembaga, kelompok orang ataupun tempat tertentu.
Jadi, secara umum pengertian dari arsip adalah sebuah catatan atau rekaman yang diketik, dicetak, atau ditulis dalam wujud angka, gambar, dan huruf yang memiliki arti serta tujuan tertentu untuk dijadikan sebagai suatu bahan informasi dan juga komunikasi yang direkam dalam berbagai media, seperti media komputer, kertas, atau kertas film.
Berdasarkan Undang Undang Nomor 43 tahun 2009 Pasal 1 ayat 2 terkait kearsipan, arsip merupakan suatu bentuk rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, yang dibuat serta diterima oleh lembaga negara dan lembaga lainnya.
Arsip memiliki arti yang berbeda dengan bahan pustaka yang ada di suatu perpustakaan tertentu karena arsip haruslah lebih autentik dan terpercaya sebagai suatu barang bukti yang sah, memiliki informasi secara utuh, dan memiliki asal-usul serta aturan yang valid.
Baca juga: Manajemen Kinerja: Pengertian, Siklus, dan Cara Memaksimalkannya
1. Pengertian Arsip Menurut Para Ahli
Mari kita merujuk pendapat para ahli berikut ini untuk lebih memahami apa itu pengertian dari arsip.
The Liang Gie menjelaskan bahwa arsip adalah kumpulan atau himpunan warkat yang disimpan secara terencana dan teratur karena memiliki nilai suatu fungsi agar setiap kali dibutuhkan bisa ditemukan kembali dengan cepat.
Berdasarkan Sularso Mulyono, pengertian dari arsip adalah penempatan berbagai kertas dalam suatu tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang sudah ditentukan terlebih dahulu dengan sedemikian rupa, sehingga setiap kertasnya bisa ditemukan dengan cepat dan mudah jika waktunya dibutuhkan.
Agus Sugiarto menjelaskan bahwa pengertian arsip adalah kumpulan suatu dokumen yang disimpan secara teratur dan berencana karena memiliki fungsi agar setiap kali dibutuhkan bisa ditemukan kembali dengan cepat.
Menurut I.G. Wursanto, pengertian dari arsip adalah suatu aktivitas pengaturan atau pengurusan arsip dengan memanfaatkan suatu sistem tertentu agar seluruh arsip bisa ditemukan kembali secara cepat dan mudah jika suatu waktu dibutuhkan.
Berdasarkan Yohannes Suraja, pengertian arsip adalah suatu catatan atau naskah yang dibuat dan juga diterima oleh organisasi pemerintah, perorangan atau swasta terkait suatu hal atau peristiwa kehidupannya dan dalam bentuk apapun, baik itu berkelompok atau individu, yang mempunyai kegunaan tertentu, serta disimpan secara sistematis agar bila diperlukan bisa disajikan kembali dengan cepat dan mudah.
Arti Arsip Berdasarkan KBBI
Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) pengertian arsip adalah suatu dokumen tertulis, lisan, atau bergambar dari masa lalu yang disimpan dalam media tulis, elektronik, pita video, disket komputer, flashdisk, atau harddisk, dan biasanya akan diterbitkan secara resmi oleh suatu instansi, disimpan dan dijaga di tempat tertentu sebagai referensi.
Baca juga: Manajemen Perubahan: Pengertian, Fungsi, Fase dan Tahapannya Dalam Perusahaan
Menurut Ensiklopedi Administrasi
Berdasarkan Ensiklopedia Administrasi, pengertian dari arsip adalah kumpulan warkat dari suatu organisasi kenegaraan ataupun badan swasta yang diadakan dalam suatu penyelenggaraan kegiatan. Kegiatan organisasi tersebut akan dinilai berharga untuk disimpan secara permanen untuk suatu keperluan tertentu.
Pengertian dari arsip juga dijelaskan sebagai suatu tempat dimana seluruh warkat organisasi disimpan secara tertib. Pengertian ini lebih tepat dinyatakan sebagai istilah archival institution atau kantor arsip.
Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN)
Berdasarkan lembaga Administrasi Negara (LAN), pengertian dari arsip adalah seluruh berkas, kertas, foto, naskah, miro film, film, gambar, rekaman suara, peta, bagan, atau dokumen lainnya dalam berbagai bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penyusunannya, dan yang dibuat atau diterima langsung oleh suatu badan, sebagai bahan bukti dari tujuan organisasi, serta berbagai fungsi kebijakannya.
Baca juga: Total Quality Manajemen (TQM): Pengertian, Prinsip dan Keuntungan Penggunaannya
Fungsi Arsip
Berdasarkan pengertian Arsip yang sudah kita bahas bersama di atas, pada dasarnya arsip memiliki fungsi sebagai suatu alat informasi dan juga alat bukti yang bisa digunakan untuk masa depan. Segala bentuk kegiatan pengarsipan ini pastinya memiliki nilai guna arsip, yang mana dibedakan menjadi dua fungsi, yaitu fungsi primer dan fungsi sekunder.
Fungsi arsip berdasarkan kepentingan disusunnya arsip adalah sebagai suatu pendukung atas dilakukannya atau setelah kegiatan pengarsipan selesai, yang mencakup nilai guna keuangan, nilai guna hukum, nilai guna administrasi, dan nilai guna teknologi serta ilmiah.
Fungsi lain dari arsip juga bisa digunakan untuk kepentingan suatu lembaga atau instansi, perorangan, serta sebagai bukti pertanggungjawaban. Hal ini termasuk dalam nilai guna pembuktian dan juga nilai guna informasi.
Disisi lain, fungsi pengarsipan berdasarkan Undang-Undang No.7 7 tahun 1971 Pasal 2 adalah:
Arsip mempunyai fungsi dinamis dimana sebuah arsip diperlukan dalam proses pelaksanaan dan juga perencanaan secara langsung. Artinya, arsip bisa digunakan untuk kegiatan sehari-hari suatu perusahaan secara langsung.
Selain itu, fungsi dinamis pada arsip mempunyai arti yang seringkali berubah-ubah nilainya serta artinya. Berdasarkan fungsi dinamis ini, maka fungsi arsip terbagi menjadi tiga, yaitu arsip aktif, arsip semi aktif, dan arsip inaktif. Ketiganya dibedakan menurut keperluan penggunaan arsip tersebut.
Arsip yang memiliki fungsi statis berarti arsip yang tidak bisa digunakan langsung dalam proses penyelenggaraan ataupun perencanaan. Artinya, arsip statis tidak bisa digunakan dalam kegiatan operasional perusahaan. Sehingga, arsip yang tergolong dalam kelompok arsip statis sudah menyentuh taraf nilai abadi yang secara khusus mampu dipertanggungjawabkan.
Sifat dan Karakteristik Arsip
Sebuah arsip bisa dinilai dari beberapa sifat dan juga karakteristiknya. Berikut ini adalah karakteristik dari arsip:
- Autentik, arsip memiliki informasi fakta yang aktual dan faktual yang meliputi informasi waktu dan tempat arsip tersebut dibuat atau diterima, tujuan aktivitas, serta bukti kebijakan dan organisasi yang menyusun arsip.
- Legal, arsip adalah suatu upaya dokumentasi yang mampu mendukung tugas dan juga kegiatan serta berfungsi sebagai bukti resmi atas pengambilan kebijakan dan pelaksanaan kegiatan.
- Unik, setiap arsip mempunyai kronologi dan tidak disusun secara serentak. Saat arsip diduplikasi, maka arsip tersebut sudah memiliki arti yang berbeda dalam hal pelaksanaan kegiatannya.
- Terpercaya, suatu arsip bisa digunakan dan dipercaya sebagai bukti yang faktual dan sebagai bahan pendukung pelaksanaan kegiatan.
Jenis-Jenis Arsip
Arsip memiliki bermacam-macam jenis berdasarkan kriterianya. Berikut ini adalah jenis-jenis arsip dan pengertiannya:
Arsip dinamis adalah bentuk arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan suatu pelaksanaan dan penyelenggaraan.
Arsip aktif adalah jenis arsip yang bisa digunakan dan dibutuhkan secara terus menerus dalam suatu penyelenggaraan suatu administrasi.
Arsip inaktif adalah jenis arsip dinamis yang fungsinya digunakan untuk kegiatan penyelenggaraan administrasi yang sudah mulai menurun.
Arsip statis adalah jenis arsip yang tidak bisa digunakan untuk proses perencanaan penyelenggaraan kehidupan, kebangsaan, ataupun penyelenggaraan kegiatan administrasi negara secara langsung.
Arsip duplikasi adalah jenis arsip yang isi dan bentuknya mirip dengan arsip aslinya.
Baca juga: Manajemen Perkantoran: Pengertian, Fungsi, dan Tujuannya
Kesimpulan
Berdasarkan penjelasan diatas, bisa kita simpulkan bahwa arsip adalah kumpulan dokumen ataupun catatan sejarah yang menyajikan informasi terkait suatu tempat, organisasi, atau lembaga.
Dalam hal organisasi atau perusahaan, arsip sering dijadikan sebagai alat untuk menyimpan dan mengatur catatan catatan organisasi. Untuk hal ini, arsip memiliki fungsi yang penting untuk memelihara dan mengorganisir, sehingga bisa dijadikan sebagai informasi yang tepat untuk organisasi.
Itulah penjelasan lengkap tentang pengertian arsip, jenis-jenis arsip, tujuan, karakteristik dan fungsinya. Diperlukan manajemen pengarsipan yang tepat untuk menyusun arsip secara rapi agar mudah ditemukan ketika nanti dibutuhkan. Namun, jika Anda ingin melakukan manajemen keuangan dan hal lain terkait akuntansi perusahaan, maka Anda bisa menggunakan Anda bisa menggunakan software akuntansi dari Accurate Online.
Dengan Accurate Online, Anda bisa mengatur biaya produk, mengontrol stok barang, dan memantau laporan keuangan bisnis Anda secara mudah dan real time. Tertarik? Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: