Lihat Foto KOMPAS.com - Dalam menyelenggarakan pergelaran tari diperlukan pengorganisasian pagelaran pertunjukan seni tari. Dikutip dari situs resmi Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan RI, agar kegiatan dapat terlaksana dengan baik dan berjalan lancar maka dibentuk kepanitiaan. Panitia adalah sekelompok orang yang ditunjuk atau dipilih untuk mempertimbangkan dan mengurus hal-hal yang ditugaskan kepadanya. Tujuan apa yang ingin dicapai dalam kepanitiaan bersifat sementara dan jangka pendek, dalam artian kepanitiaan akan berakhir jika kegiatan atau tugas selesai. Baca juga: Seni Tari: Pengertian dan Gerak Tari Struktur organisasi seni pertunjukkanStruktur organisasi seni pertunjukan secara lengkap adalah: Pimpinan produksiPimpinan produksi adalah orang yang ditunjuk untuk mengorganisir pementasan suatu seni pertunjukan. Pimpinan produksi bertanggung jawab secara keseluruhan atas pelaksanaan dan keberhasilan produksi seni dipergelarkan. Tugas, keberhasilan dan selesainya produksi menjadi taruhan bagi pimpinan produksi seni pertunjukan dan juga menjadi ujung tombak terdepan dalam penyelenggaraan hingga selesainya pementasan maupun laporan pelaksanaan kegiatan. Pimpinan produksi harus memahami peran, tugas dan tanggung jawabnya sebagai pimpinan. Ia berada di depan produksi seni pertunjukan dalam menjalankan tugas produksi. Stage managerStage Manager adalah orang yang mengkoordinasi seluruh bagian yang ada di panggung. Tugas dan tanggung jawab stage manager dan staf panggung adalah:
Baca juga: Pergelaran Tari: Pengertian, Maksud dan Tujuan
Panitia Kegiatan adalah institusi ad-hoc yang berfungsi sebagai pelaksana kebijakan Organisasi dalam upaya melaksanakan suatu program kerja dan bertanggungjawab kepada seluruh pengurus Organisasi. Tujuan Umum pembentukkan kepanitiaan adalah:
Penetapan personalia kepanitiaan dilakukan dengan memperhatikan:
Tugas-tugas personalia dalam panitia adalah merupakan satu kesatuan yang bulat yang tidak dapat dipisahkan, tetapi dapat dibedakan, oleh sebab itu setiap anggota Panitia dalam melaksanakan tugasnya wajib melakukan, memelihara dan mengadakan konsultasi dan kerjasama yang erat dan serasi secara terus menerus antara anggota-anggota Panitia. Panitia Pengarah memiliki tugas dan kewenangan dalam hal-hal berkaitan dengan substansi dan materi pokok kegiatan. Adapun pembagian tugas untuk masing-masing personalia Panitia Pengarah adalah sebagai berikut:
Panitia Pelaksana memiliki tugas dan kewenangan dalam hal-hal berkaitan dengan teknis operasional yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan. Adapun pembagian tugas untuk masing-masing personalia adalah sebagai berikut:
Bagian-bagian kepanitiaan ditentukan sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan program kerja, umumnya dibagi atas bidang-bidang berikut ini:
Panitia berhak untuk:
Panitia berkewajiban untuk:
Panitia harus siap ditegur dan melaksanakan sanksi/ konsekuensinya bilamana melakukan kesalahan atau kelalaian yang dianggap bisa merusak kelancaran kegiatan. Panitia bekerja untuk mengoptimalkan sumberdaya organisasi yang ditujukan untuk kegiatan-kegiatan yang diarahkan pada penciptaan iklim yang kondusif dalam pelaksanaan kegiatan. Mekanisme kerja kepanitiaan dilakukan oleh setiap personalia pada pembidangannya masing-masing dengan melakukan kerjasama dengan setiap unit kerja yang relevan melalui upaya-upaya yang memadukan, menyerasikan dan menyelaraskan berbagai sasaran dan kegiatan yang saling berkaitan agar setiap gerak dapat mencapai sasaran, tempat, dan waktu yang tepat. Dalam pelaksanaannya, koordinasi dilakukan melalui dua pola koordinasi, yaitu:
Koordinasi vertikal merupakan koordinasi yang dilakukan oleh panitia terhadap anggota yang dikoordinasikannya. Koordinasi fungsional diartikan sebagai koordinasi yang dilakukan antar bagian dalam kepanitiaan dan lembaga di luar kepanitiaan di dalam lingkup tugas yang saling berkaitan menurut azas fungsionalisasi dikoordinasikan melalui Organisasi.
Perencanaan merupakan penentuan program pelaksanaan kegiatan yang akan membantu tercapainya tujuan kegiatan. Di bawah ini tercantum beberapa hal yang perlu diperhatikan yang berkaitan dengan perencanaan:
Perencanaan kegiatan ini meliputi: Pembuatan proposal dilakukan dengan berpedoman pada tata cara penyusunan proposal kegiatan. Proposal kegiatan diusulkan oleh penggagas melalui Ketua yang membidangi kegiatan tersebut untuk memperoleh persetujuan dari Organisasi.
Petunjuk pelaksanaan ini merupakan penjelasan dan penjabaran bentuk teknis dari konsep umum yang termuat dalam proposal. Didalamnya berisikan hal-hal yang berkenaan dengan teknis pelaksanaan sebagai pedoman dan dasar pelaksanaan bagi panitia pelaksana. Sistematika penyusunan petunjuk pelaksanaan ini antara lain:
Berisikan strategi kebijakan organisasi yang ditetapkan dalam upaya keberhasilan pencapaian tujuan kegiatan yang harus dilaksanakan oleh panitia pelaksana. Misalnya:
Menjelaskan metode dan bentuk teknis kegiatan yang direncanakan. Format dari metode kegiatan ini tergantung pada ciri dan karakteristik kegiatan, yang penting penjelasan yang dibuat diupayakan seteknis mungkin dan mendetil. Misalnya:
Menjelaskan perangkat-perangkat pelaksana kegiatan secara jelas, termasuk pihak-pihak luar terkait yang diharapkan akan turut berperan serta dalam upaya penyuksesan kegiatan. Berisikan langkah-langkah persiapan pelaksanaan kegiatan.
Pemimpin yang tidak melakukan fungsi pengorganisasian/ fungsi pembagian kerja dalam proses kepemimpinannya bukanlah seorang pemimpin yang baik dan proses manajemen di dalamnya bisa dikatakan tidak berfungsi. Pengorganisasian ini dibutuhkan agar pembagian kerja/ tugas dapat dilakukan dan spesialisasi keahlian/ keterampilan dapat dimanfaatkan semaksimal mungkin. Untuk itulah ditetapkan job description (uraian pekerjaan) yang akan mempermudah pemimpin untuk membagi-bagikan tugas dan melakukan pendelegasian wewenang kepada setiap pelaksana kegiatan. Wewenang ini dianggap sebagai hak panitia yang diberikan ketua untuk bergerak menjalankan tugasnya. Job description ini memiliki kegunaan antara lain:
Job description ini berisikan nama dan identifikasi jabatan yang menjelaskan tugas dan wewenang serta tanggung jawab yang dibebankan pada panitia pelaksana kegiatan. Sistematika penyusunannya adalah:
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan job description ini adalah:
Perencanaan waktu kerja ini sangat penting dan prinsipil dalam melakukan manajemen organisasi kegiatan. Penggunaan waktu dalam kegiatan haruslah efektif, dan setiap perencanaan harus memiliki target waktu dan target kerja yang jelas. Ini berguna untuk proses pengawasan dan pengendalian dalam rangka mendisiplinkan pelaksana kegiatan, dan juga sebagai alat indikator untuk melakukan evaluasi. Mengulur waktu tanpa alasan yang jelas, serta pengerjaan yang sifatnya terburu-buru, merupakan wujud dari ketidakdisiplinan dan rasa kurang bertanggung jawab dari seorang pelaksana kegiatan. Harus disadari bahwa, jika ada salah satu dari komponen kegiatan yang tidak berjalan sesuai rencana, jelas ini akan mempengaruhi kegiatan lainnya, apalagi bila hal tersebut sangat prinsipil, misalnya seksi perijinan. Pelaksanaan bisa menyimpang dari perencanaan semula, dan bahkan jadinya berkesan dipaksakan, asal jadi atau asal ada saja. Dampaknya selain mengganggu proses kegiatan, juga akan merusak nilai dari hasil kegiatan itu sendiri. Sangat disayangkan, bahwa proses perencanaan dan persiapan yang telah memakan waktu dan biaya yang tidak sedikit menjadi hancur akibat kelalaian yang tidak bertanggung jawab dari satu komponen saja. Dibawah ini adalah contoh dalam membuat perencanaan waktu kerja:
Perencanaan waktu kerja per seksi kegiatan
Nama seksi kegiatan : Kesekretariatan Penanggung jawab : ……………………….. Pelaksanaan kegiatan ini merupakan bagian terpenting, karena melalui kegiatan inilah terciptanya apa-apa yang diharapkan dan direncanakan dalam mencapai tujuan akhir. Demi keberhasilan pelaksanaan kegiatan ini, seluruh panitia diwajibkan menguasai dan memahami semua aspek perencanaan yang berkaitan dengan tugas dan wewenangnya. Hal itu bisa didapatnya melalui penjabaran konsep yang tertuang seperti dalam Proposal, Petunjuk Pelaksanaan, Job Description dan Perencanaan Waktu Kerja yang sebelumnya harus telah disebarluaskan. Pelaksanaan ini memerlukan pengorganisasian yang baik, terutama terhadap sumber daya manusianya:
Pengendalian merupakan fungsi untuk meneliti apakah pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan perencanaan. Dalam hal ini, Job Description dan Perencanaan Waktu Kerja dijadikan sebagai acuan untuk pengendalian. Sedangkan pengawasan merupakan fungsi untuk meneliti apakah yang dihasilkan sesuai dengan standar hasil kerja yang ditetapkan sebelumnya. Berbagai dokumentasi diperlukan untuk maksud ini seperti laporan penggunaan biaya, laporan hasil kerja, dan lain sebagainya. Pelaksanaan kegiatan selalu harus ditinjau ulang kembali setiap waktu secara periodik supaya dapat diketahui tanda-tanda kemungkinan pelaksanaan yang menyimpang dari rencana semula. Bentuk formal yang biasa digunakan dalam pengendalian dan pengawasan ini adalah berbentuk rapat berkala, mingguan atau dua mingguan, yang membahas laporan hasil kerja panitia dan evaluasi kerja. Di dalamnya dibahas pula permasalahan-permasalahan dan kendala-kendala yang timbul serta perubahan-perubahan pada rencana.
Acara selesai bukan berarti kegiatan telah berakhir. Biasanya, panitia banyak yang langsung menghilang setelah acara selesai. Padahal, sebetulnya masih ada hal-hal yang belum selesai yang perlu dibereskan dan ditertibkan. Bilamana ini tak terselesaikan, dampaknya bisa merusak citra panitia berikut organisasinya, dan juga nilai dari hasil kegiatan yang dicapai. Walaupun hasilnya baik dan tujuannya tercapai, nilainya akan jadi berkurang akibat penyelesaian akhir kegiatan yang tidak tuntas. Hal yang perlu ditekankan dalam penyelesaian akhir kegiatan ini adalah jangan sampai ada satu pihak pun, terutama pihak luar yang kecewa atau tidak puas terhadap penyelesaian akhir kegiatan ini. Untuk itu perlu diperhatikan hal-hal dibawah ini:
Evaluasi diartikan sebagai penilaian terhadap pelaksanaan rencana baik pada setiap tingkat sasaran (hasil dan tujuan) maupun pada fungsi-fungsi manajemen organisasi serta faktor-faktor eksternal yang mempengaruhinya. Baik tidaknya suatu evaluasi sangat tergantung dari rencananya itu sendiri. Suatu rencana baik apabila di dalam rencana tersebut memuat unsur-unsur evaluasi yaitu indikator dari tingkat sasaran (hasil dan tujuan) serta standar hasil kerja seseorang. Hasil evaluasi ini berguna untuk menilai kekuatan dan kemampuan organisasi dalam melaksanakan suatu kegiatan, yang bisa dimanfaatkan sebagai bahan-bahan pertimbangan untuk kegiatan berikutnya baik yang sejenis maupun yang tidak sejenis. Hasil suatu evaluasi harus memberikan umpan balik untuk dua maksud dibawah ini, yaitu:
Dalam manajemen organisasi kegiatan ini, maka tahapan evaluasi yang digunakan, yaitu:
Evaluasi pada tahap ini dilakukan setelah rencana ditetapkan. Tahap ini bertujuan dimaksudkan untuk menilai kekuatan organisasi dalam mencapai tujuan yang ditetapkan dan untuk menilai kekurangan/ kelemahan yang perlu ditanggulangi.
Tahap ini dilaksanakan pada saat kegiatan berlangsung. Banyaknya evaluasi pada tahap pelaksanaan sangat tergantung dari kebutuhan.
Evaluasi tahap ini dilakukan setelah kegiatan berakhir, untuk melihat dampak dari seluruh pelaksanaan rencana pada hasil kegiatan. Laporan kegiatan disusun oleh Panitia sebagai salah satu kewajiban kepanitiaan yang harus dibuat selambat-lambatnya 15 hari setelah pelaksanaan kegiatan. Laporan kegiatan ini mengikuti alur sistematika penulisan sebagai berikut: PENDAHULUAN PELAKSANAAN KEGIATAN EVALUASI PENUTUP LAMPIRAN-LAMPIRAN Jadwal Kegiatan Laporan Keuangan Dokumentasi Kegiatan (Naskah, atau foto kegiatan) Hal-hal lain yang dianggap perlu Hal-hal yang belum diatur dalam Pedoman Tata Kerja Panitia ini akan diatur kemudian oleh Organisasi Intra Kampus jika dianggap perlu. Bandung, 13 Maret 2012 Prof. Dr. NIP |