Kegiatan surat-menyurat sampai saat ini masih banyak dimanfaatkan baik organisasi, perusahaan, atau perseorangan untuk mempermudah kegiatan komunikasi. Surat sendiri memiliki banyak jenis. Berikut adalah penjelasan surat berdasarkan pengelompokannya. Show 1. Berdasarkan sifatnya, surat dikelompokkan menjadi a. Surat pribadi, ditulis seseorang yang menyangkut keperluan pribadi. b. Surat resmi, surat yang berisi mengenai tugas dalam suatu lembaga atau organisasi. c. Surat sosial, surat yang berisi tentang kepentingan sosial dan umumnya dibuat oleh lembaga sosial. d. Surat niaga, surat bisnis yang dibuat oleh badan usaha yang berisi tentang kepentingan bisnis. e. Surat dinas, surat yang dibuat oleh instansi pemerintahan yang berisi mengenai kepentingan dinas. 2. Berdasarkan wujudnya, surat dikelompokkan menjadi a. Kartu pos, selembar kertas yang cukup tebal (karton) untuk menulis surat pendek yang tidak perlu dirahasiakan karena kartu pos umumnya tidak perlu dimasukkan amplop. b. Warkat pos, selembar kertas yang dibuat menjadi sampul tertentu dimana bagian dalam sampul tersebut digunakan untuk menulis surat yang umumnya lebih panjang dan lebih dirahasiakan daripada kartu pos. c. Surat bersampul, surat ini merupakan jenis surat yang kita gunakan pada umumnya. Isi surat ditutup oleh sampul agar tidak terbaca oleh pihak lain yang tidak berkepentingan, dapat mengirimkan berita lebih panjang, dan terlihat sopan untuk diterima pihak penerima surat. d. Memorandum/nota, surat internal dalam suatu kantor yang berisi mengenai permintaan dan pemberian informasi dan petunjuk tertentu. e. Telegram, berita atau informasi berupa tulisan yang dikirim melalui alat (pesawat) telegraf. 3. Berdasarkan keamanan isinya, surat dikelompokkan menjadi, a. Sangat rahasia, surat yang tidak diperkenankan dilihat oleh pihak lain yang tidak berkepentingan, seperti surat yang berisi rahasia perusahaan tertentu. b. Rahasia, sama seperti surat sangat rahasia tetapi tingkat kerahasiaannya tidak setinggi surat sangat rahasia. Contoh dari surat ini dapat berupa surat laporan keuangan perusahaan. c. Konfidensial, surat ini hanya boleh diketahui pihak yang dituju dalam surat tersebut. d. Biasa, surat ini juga bersifat pribadi tetapi apabila diketahui pihak lain tidak menimbulkan kerugian tertentu sama halnya jenis surat lain. 4. Berdasarkan proses penyelesaian, surat dikelompokkan menjadi a. Sangat segera, pembuatan surat harus segera diselesaikan dan dikirim serta harus diprioritaskan. b. Segera, surat harus diselesaikan dan dikirim tetapi tidak perlu menjadi prioritas utama. c. Biasa, surat ini tidak harus diselesaikan dan dikirim secara segera yang umumnya menggunakan perangko biasa saat dikirim. Referensi: Pengertian Surat serta 7 Jenis Surat dan Pembagiannya
Surat menjadi bagian dari bentuk dan jenis komunikasi yang ada di kehidupan manusia. Menjadi salah satu alat komunikasi yang memberikan manfaat dan kegunaan pada masanya dan masih dipergunakan hingga saat ini. Alat komunikasi ini masih menjadi pilihan untuk melakukan sebuah komunikasi maupun hubungan kerjasama yang dilakukan oleh suatu perusahaan atau instansi. Meskipun dalam penggunaan sebagai alat komunikasi perseorangan atau pribadi jumlahnya sudah semakin berkurang karena sudah adanya kemajuan teknologi yang memudahkan dalam berkomunikasi. Surat masih menjadi pilihan oleh orang-orang tertentu untuk melakukan komunikasi. Penggunaan persuratan dalam bentuk kerjasama antar perusahaan memanglah sangat berperan penting karena menghubungkan atau menjelaskan mengenai hubungan kerjasama yang dilakukan oleh pihak tersebut. Akan tetapi dengan kemajuan teknologi yang semakin canggih dan berkembang juga mengubah sistem persuratan yang dilakukan secara manual dan konvensional menjadi cara yang lebih modern dan canggih yang tentunya akan memudahkan dalam melakukan proses persuratan yang ada pada suatu perusahaan. Perubahan yang ada dari menggunakan cara konvensional menjadi cara yang modern tentunya tetap memperhatikan hakikat surat yang ada pada sistem persuratan. Hakikat surat yang masih menjadikan surat sebagai sarana komunikasi dan bentuk kerjasama, dan masih memperhatikan sifat surat dan jenis surat yang ada. Pengertian suratSurat memiliki arti sebagai sarana komunikasi sebagai penyampaian informasi yang memiliki unsur sebagai pengirim dan penerima surat. Pengirim surat tentunya memiliki tujuan dalam pembuatan surat yang dikirim kepada penerima surat. Surat memiliki berbagai jenis dan macam sesuai dengan kebutuhan dari pengirim untuk penerima. Tujuan menulis suratTujuan dari penulisan surat tentunya adalah sebagai darana komunikasi atau pemberian informasi yang disampaikan oleh pembuat surat kepada penerima surat. Tujuan penulisannya tentunya menyampaikan maksud yang diberikan dari pihak pengirim ke penerima atau sebagai bentuk hubungan kerja antara suatu perusahaan. Fungsi surat
Jenis suratDalam penggunaan persuratan, surat memiliki beberapa jenis yang dapat dikategorikan menurut beberapa kategori seperti: 1. Berdasarkan sifat suratDari namanya saja sudah tampak jelas bahwa surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh individu dan ruang lingkup yang berkaitan pada persuratan adalah lingkup pribadi dari pengirim tersebut atau surat tersebut bersifat kekeluargaan yang mencakup ruang kecil. Surat resmi pribadi adalah bentuk surat yang dibuat oleh individu atau perseorangan tetapi melibatkan hubungan kerjasama dengan sebuah perusahaan. Contohnya adalah surat lamaran pekerjaan, surat pengunduran diri Merupakan bentuk surat yang dibuat oleh suatu lembaga, organisasi, atau instansi secara resmi dan memiliki kop surat dalam pemformatannya. Memiliki dua jenis yang berbeda yaitu surat dinas pemerintahan dan swasta. Surat niaga adalah bentuk surat perdagangan atau surat jual beli yang dibuat oleh perusahaan perdagangan, penjual atau instansi yang melibatkan proses jual beli.
2. Berdasarkan wujudSurat yang ditulis di kertas oleh pengirim dan diberikan kepada penerima dan dapat dimasukan dalam sebuah amplop atau sampul. Memo dan nota adalah surat berdasarkan wujud yang dibuat di dalam internal perusahaan yang berguna sebagai petunjuk atau perintah antara pejabat. Sebagai suatu surat yang menunjukan tanda bukti sebuah transaksi. Contohnya tanda terima, faktur, kwitansi Surat terbuka merupakan surat yang dalam pengirimannya diperuntukkan pribadi atau kelompok dan dimuat di media masa. Surat tertutup menjadi kebalikan surat terbuka yang dalam peredarannya tidak dimuat di media masa, dan hanya diketahui oleh pengirim dan penerima. 3. Menurut asalSurat masuk adalah sebuah surat yang diterima oleh perorangan, kelompok, perusahaan atau instansi dari pihak luar Surat keluar adalah sebuah surat yang dikirim oleh perorangan, kelompok, perusahaan atau instansi kepada pihak luar sebagai penerima surat 4. Menurut kegiatanSurat yang berhubungan dan melibatkan pihak lain atau pihak luar dari perusahaan. Surat yang hanya melibatkan pihak dalam dan ruang lingkup dalam dari perusahaan itu sendiri. 5. Menurut penyebaran (sasaran)surat biasa dalam pendistribusiannya dilakukan hanya oleh pihak tertentu yang terlibat dan hanya ditujukan kepada penerima dan pengirim. seperti namanya, surat edaran adalah bentuk surat yang diedarkan atau didistribusikan kepada khalayak ramai atau masyarakat tentunya dengan tujuan tertentu.
6. Menurut keamanan isiSurat biasa adalah surat yang orang lain dapat mengetahui isinya dan tidak berakibat buruk bagi perusahaan tersebut. Surat rahasia dalam penulisannya terdapat kode RHS atau R dimana orang yang tidak bersangkutan dilarang membaca dikarenakan akan menimbulkan akibat buruk. Pada surat ini memiliki kode SRHS SR yang hanya yang berkepentingan saja yang dapat membuka dan membacanya. 7. Menurut proses penyelesaianPada surat biasa proses penyelesaiannya dilakukan urut sesuai dengan proses penerimaan dan waktu penyelesainnya tidak mendesak. Surat segera adalah surat yang harus diselesaikan dengan waktu yang segera dan cepat. Surat sangat segera adalah surat yang harus dilakukan dengan cepat karena segera diperlukan dan waktunya sangat mendesak.
8. Menurut tujuanSurat pemberitahuan memiliki tujuan memberitahukan informasi terkait yang disampaikan oleh pengirim kepada penerima atau pihak umum. Surat perintah bertujuan memberikan perintah kepada penerima. Adalah surat yang menunjukan sebuah permintaan mengenai permintaan suatu barang atau jasa yang dibuat untuk penerima. Sehingga permintaan yang diinginkan dapat tercapai dan terwujud. Banyaknya jenis-jenis surat menjadikan surat tetap menjadi pilihan untuk melakukan sebuah komunikasi dan sarana kerjasama yang dilakukan perusahaan. Dengan begitu surat dapat dibuat sesuai dengan jenis dan kategorinya, dan tentunya tidak sembarangan dalam pembuatannya. Tetap sesuai dengan jenis dan kategori dari persuratan itu sendiri, agar penerima dari surat dapat mengetahui jenis surat yang diterima. Kesimpulan
|
Jenis surat berdasarkan keamanan isinya terbagi menjadi beberapa yaitu
Pos Terkait
Copyright © 2024 apacode Inc.
