Kapan waktu ideal melakukan stock opname?

Apakah anda pernah membayangkan bagaimana pemilik supermarket atau toko mengelola setiap barang yang ada di toko tersebut? Sudah pasti tidak mungkin karyawan toko atau supermarket tersebut mengecek setiap barang yang ada satu per satu saat menjalankan stock opname. Alasannya hanya satu, karena dalam satu toko saja pun memiliki jumlah persediaan barang yang dapat mencapai ribuan.

Proses stock opname secara manual sudah pasti akan sangat memakan waktu. Itu sebabnya, banyak bisnis retail yang beralih menggunakan software inventory yang terintegrasi agar stock opname dapat berjalan dengan lebih cepat dan mudah. Selain itu, penggunaan software inventory terbaik dapat membantu perusahaan Anda untuk memantau proses stock transfer dengan lebih transparan.

Lalu, apakah Anda mengetahui apa itu stock opname? Mari kita lihat penjelasannya berikut ini.

Baca juga: 7 Rekomendasi Aplikasi Gudang Terbaik untuk Bisnis Anda [2022]

Download sekarang: Skema perhitungan harga software inventory HashMicro

Daftar Isi

• Apa itu Stock Opname?
• Apa Tujuan Stock Opname?
  • Menghindari kecurangan
  • Mengetahui permintaan pasar
  • Mengontrol jumlah persediaan barang di gudang
  • Stock opname sebagai tolak ukur perkembangan perusahaan
• Kapan Stock Opname Dilakukan?
• Persiapan Sebelum Melakukan Stock Opname
• Hal-Hal yang Menjadi Perhatian dalam Stok Opname
• Tata Cara Stock Opname
  • Persiapan Awal
  • Tahap Persiapan Akhir
  • Tahap Penghitungan
• Kesimpulan

Apa itu Stock Opname?

Stock opname adalah proses pengecekan fisik dari jumlah dan kondisi barang yang ada di tempat penyimpanan atau gudang. Untuk memastikan proses bisnis perusahaan berjalan dengan lancar, perusahaan dapat melakukan banyak hal, salah satunya dengan mengecek persediaan produk.

Kegiatan ini umumnya sangat memakan waktu jika masih dilakukan secara manual, karena ada banyak kegiatan di dalam proses pengecekan stok barang, mulai dari menghitung jumlah barang, melakukan pemeriksaan secara langsung, serta melakukan penataan untuk memudahkan operasional bisnis ketika suatu produk tertentu dibutuhkan.

Kegiatan-kegiatan tadi bahkan dapat dirinci lagi untuk memastikan ketersediaan produk, misalnya dengan menentukan posisi produk dalam gudang serta memperkirakan produk apa yang paling sering keluar masuk.

Hal yang menjadi keperluan perusahaan dalam melakukan stock opname adalah karyawan dengan ketelitian tingkat tinggi. Syarat ini penting karena jika terjadi kesalahan perhitungan jumlah barang, bukan hanya perusahaan yang akan merugi, namun orang yang melakukan pengecekan inventory juga akan dituntut pertanggungan jawabnya.

Untuk mempermudah prosesnya dan meminimalisir terjadinya kesalahan, Anda bisa menggunakan software inventory HashMicro untuk stock opname yang di dalamnya terdapat teknologi barcode. Tak hanya menjadikan proses pengecekan inventory menjadi lebih efektif dan efisien, software inventory terintegrasi dengan fitur barcode juga berguna untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan. Jika Anda tertarik dan ingin mengimplementasikan software tersebut pada bisnis, sebaiknya Anda mengunduh skema perhitungan harga software inventory terlebih dahulu sehingga dapat mengestimasikan biaya yang akan dikeluarkan.

Baca juga: Sistem Manajemen Inventory & Manfaatnya bagi Bisnis Anda

Apa Tujuan Stock Opname?

Penerapan stock opname tentu memiliki beberapa tujuan yang dapat memudahkan pengelolaan barang inventaris. Berikut ini beberapa tujuan penerapan stock opname bagi bisnis.

1. Menghindari kecurangan

Apapun lini bisnis yang anda jalankan, penting untuk melakukan stock opname dari waktu ke waktu. Kegiatan ini diperlukan untuk menghindari kemungkinan terjadinya pencurian atau penggelapan barang yang dilakukan oleh staf. Kecurangan dalam mengelola persediaan stok barang dapat Anda ketahui dari hasil kegiatan stock opname, sehingga kemungkinan terjadinya kerugian atau selisih barang sedini dapat dicegah mungkin.

2. Mengetahui permintaan pasar

Penghitungan stock taking yang baik membantu perusahaan untuk mengetahui produk apa saja yang sedang banyak dicari oleh pelanggan dan produk mana yang kurang pelanggan minati, sehingga perusahaan dapat mempertimbangkan apakah perlu melakukan persediaan ulang untuk suatu produk. Untuk mempermudah proses ini, perusahaan dapat menggunakan software inventory yang di dalamnya terdapat fitur untuk melakukan stock opname secara otomatis.

3. Mengontrol jumlah persediaan barang di gudang

Khusus pada bisnis retail, stock taking sangat penting untuk menghindari kejadian stok kosong serta untuk mengetahui kondisi barang dan mengawasi tanggal kadaluarsa. Dengan mengetahui jumlah barang sebenarnya yang ada di gudang, perusahaan dapat memperkirakan kapan waktu yang tepat untuk memperbarui stok persediaan suatu produk.

Selain itu, proses ini bertujuan untuk mengetahui kesesuaian antara jumlah yang tercatat dalam administrasi pembukuan atau keuangan bisnis dengan situasi riil yang ada. Selisih antara jumlah produk yang ada di gudang dengan jumlah produk yang tercatat dalam pembukuan bisnis dapat berdampak untuk keperluan audit.

4. Stock opname sebagai tolak ukur perkembangan perusahaan

Di sejumlah perusahaan, tujuan melakukan stock taking pada umumnya   adalah untuk mengetahui sejauh mana perusahaan tersebut berkembang. Semakin banyak jumlah barang yang ada di gudang dan semakin cepatnya proses keluar masuk barang di gudang adalah sebuah pertanda bahwa perusahaan semakin baik dalam menjalankan bisnisnya, sehingga perusahaan dapat menggunakan aplikasi Warehouse Management System untuk memudahkanya.

Kapan Stock Opname Dilakukan?

Sebenarnya tidak ada standar baku mengenai waktu pelaksanaan hal tersebut. Ada yang sebulan sekali, tiga bulan sekali, hingga enam bulan sekali. Jadi, waktu yang tidak disarankan untuk melakukan stock opname adalah sangat tergantung dengan kebijakan dari masing-masing perusahaan.

Namun secara rata-rata, lebih banyak perusahaan yang melakukannya setiap tiga atau empat bulan sekali. Alasannya karena proses pelaksanaannya yang memang makan waktu yang tidak sedikit. Ada pula perusahaan yang melakukannya di akhir tahun.

Artikel terkait: 7 Langkah Stock Opname Inventaris Kantor di Akhir Tahun

Persiapan Sebelum Melakukan Stock Opname

Sebelum menjalankan hal itu, sebaiknya perusahaan melakukan persiapan agar proses stock taking berjalan lancar. Berikut adalah beberapa hal yang harus dilakukan sebelum melakukan stock opname:

• Lakukan di luar hari kerja: untuk mengurangi kemungkinan terjadinya selisih perhitungan barang, sebaiknya karyawan melakukan stock taking pada hari libur. Dengan berhentinya lalu lintas barang dari dan ke gudang, menghitung jumlah barang akan jadi lebih mudah.
• Jangan lakukan sendirian: jika perusahaan anda memiliki lebih dari satu gudang di tempat yang berbeda, jangan lakukan kegiatan ini sendirian. Cari orang yang bisa membantu anda agar pekerjaan ini semakin mudah dan cepat selesai.
• Melengkapi dokumen: Pengecekan inventory pastinya membutuhkan dokumen. Oleh karena itu, pastikan dokumen terkait sudah tersedia sebelum melakukan pekerjaan anda.

Hal-Hal yang Menjadi Perhatian dalam Stok Opname

Setelah melengkapi hal-hal yang di atas, selanjutnya adalah pelaksanaan. Ada sejumlah hal apa yang perlu diperhatikan dalam melakukan stock opname dan sesudahnya. Beberapa di antaranya adalah:

• Lakukan dengan teliti dan seksama: stock taking membutuhkan sumber daya manusia dengan ketelitian level tinggi. Tanpanya, salah hitung ata salah input barang akan sering terjadi dan hal ini sudah pasti akan merugikan anda.
• Buat laporannya: laporan merupakan hal penting yang tak boleh terlewat setelah menyelesaikan pengecekan inventaris. Melalui laporan ini, pihak direksi bisa mengetahui apa yang terjadi dengan persediaan barang di gudang beberapa bulan ke belakang.

Selain melakukan langkah-langkah di atas, perusahaan dapat melakukan pemetaan produk dengan memberikan tag atau sticker pada setiap stock barang. Selain itu, melakukan double check (perhitungan dua kali) juga dapat memastikan bahwa perhitungan barang sudah benar serta untuk memeriksa kekeliruan yang mungkin terjadi.

Baca juga: Jenis-Jenis Laporan Stok Barang yang Perlu Anda Ketahui

Tata Cara Stock Opname

Melakukan penerapan pada stock opname, tentu memiliki beberapa cara dan beberapa langkah agar penerapan tersebut lebih optimal. Berikut ini adalah tahapan stock opname yang benar:

1. Persiapan Awal

Tahapan ini dilakukan jauh-jauh hari sebelum kegiatan yang sebenarnya dimulai. Sebelum melaksanakan perhitungan, perusahaan menginformasikan karyawan gudang untuk menyiapkan penanda yang biasanya berupa label atau stiker. Penanda ini berfungsi untuk memisahkan setiap produk sesuai dengan kategori sebelumnya.

Kemudian, karyawan gudang juga harus merapikan produk yang tersedia di gudang. Misalnya dengan menata posisi barang sesuai dengan jenisnya untuk menghindari kerepotan, sehingga pelaksanaan kegiatan stock taking akan lebih mudah.

Setelah mengatur letak semua barang dalam gudang sesuai dengan jenis atau kategori barangnya, karyawan gudang juga perlu menempelkan penanda pada barang serta memisahkan barang-barang yang tidak akan atau tidak perlu masuk dalam proses penghitungan stock opname. Hal tersebut bertujuan agar proses penghitungan menjadi lebih mudah.

2. Tahap Persiapan Akhir

Pada umumnya pelaku usaha melakukan persiapan akhir mendekati hari penghitungan stock opname. Pelaku usaha menjabarkan proses kegiatan stok opname yang akan dilakukan kepada setiap karyawan yang terlibat untuk memastikan bahwa semua orang memahami tugasnya masing-masing, sehingga tidak terjadi kebingungan di hari pelaksanaan penghitungan.

Pastikan jangan sampai ada pembagian tugas yang tumpang tindih antara satu karyawan dengan karyawan lainnya agar produktivitas kerja terjaga, sehingga proses stock taking berjalan dengan efektif dan efisien.

Selanjutnya, perusahaan melakukan persiapan terakhir yang sangat penting pada hari terakhir sebelum memulai penghitungan, agar data gudang yang tercatat sudah benar-benar merupakan versi terbaru yang tidak akan berubah lagi.

Persiapan tersebut ialah perusahaan harus menginformasikan pihak gudang untuk melengkapi input informasi awal, terutama yang termasuk dalam proses mutasi barang. Hal ini bertujuan untuk mengetahui barang apa saja yang baru masuk gudang atau keluar dari gudang tepat sehari sebelum pelaksanaan penghitungan stock opname. Hal ini dapat dipermudah dengan menggunakan sistem manajemen inventaris karena sistem tersebut mampu mengoptimalkan dan mengontrol barang inventaris yang ada di gudang.

Setelah selesai menginput informasi, pastikan juga agar pihak gudang tidak lagi menerima permintaan untuk memasukkan atau mengeluarkan barang ke maupun dari gudang. Dengan demikian, data pada tahap persiapan akhir ini tidak akan berubah sehingga tidak menimbulkan kerancuan ketika proses penghitungan stock opname berjalan.

3. Tahap Perhitungan

Pada tahapan ini, pentingnya bagi pelaku usaha untuk memastikan kembali bahwa seluruh informasi transaksi terkait persediaan barang dalam gudang telah masuk ke dalam sistem. Setelah itu, langkah selanjutnya adalah membuat pedoman cetak dengan mencetak data pada sistem.

Pastikan karyawan yang menangani persediaan dalam gudang tidak memegang pedoman tersebut, karena karyawan akan menggunakan pedoman ini untuk mencocokkan data dalam sistem dengan jumlah yang sebenarnya di dalam gudang.

Jika karyawan yang menangani persediaan barang di gudang memiliki akses terhadap pedoman cetak atau terhadap data yang ada di dalam sistem, akan ada kemungkinan karyawan untuk melakukan mark up terhadap jumlah barang dalam gudang.

Artikel terkait: Pengertian dan Manfaat Stock Take

Hal ini menyebabkan perusahaan tidak mendapatkan perbandingan yang sesungguhnya antara data dengan jumlah sebenarnya di dalam gudang. Padahal, keseluruhan rangkaian kegiatan penghitungan stock opname dilakukan untuk mendapatkan perbandingan tersebut.

Lakukan penghitungan setiap jumlah barang dalam gudang berdasarkan pedoman cetak sebelumnya. Lakukan dengan tepat dan sejujur mungkin, contohnya dengan mencatat kondisi sebenarnya yang mungkin saja berbeda dengan catatan dalam pedoman. Tidak menjadi masalah jika terdapat selisih jumlah dalam proses ini. Informasi mengenai selisih tersebutlah yang dicari dalam proses tersebut agar dapat perusahaan dapat melakukan penyesuaian.

Adanya selisih tersebut memberikan indikasi terjadinya kecurangan atau kesalahan dalam pencatatan, sehinga perlu tindakan lebih lanjut untuk menemukan akar masalahnya agar perusahaan dapat menentukan langkah penyelesaiannya. Dalam proses audit, langkah ini menjadi signifikan karena akan menentukan nilai audit perusahaan.

Baca juga: 5 Rekomendasi Sistem Manajemen Inventory di Indonesia yang Wajib Diketahui

Kesimpulan

Proses stock opname memang sangat menyita banyak waktu. Dan apabila terjadi kesalahan pada prosesnya, kegiatan ini sering berujung pada hal-hal yang merepotkan. Itulah sebabnya banyak perusahaan yang menggunakan software agar dapat memproses stock opname secara otomatis.

Salah satu software stock opname yang kami sarankan adalah sistem inventory dari HashMicro. Dengan kelengkapan seperti barcode scanner, proses stock taking pun akan berjalan dengan lebih mudah dan efisien.

Download sekarang: Skema perhitungan harga software inventory HashMicro

Tertarik Mendapatkan Tips Cerdas Untuk Meningkatkan Efisiensi Bisnis Anda?

Kapan Idealnya dilakukan stock opname?

Annual stock taking dilakukan kapan?

Bagaimana tips melakukan stock opname secara efektif?

Mengapa perusahaan harus melakukan stock opname?