Mendelegasikan tugas dan wewenang dari pimpinan kepada bawahan merupakan kegiatan fungsi manajemen

Ada berbagai macam arti delegasi. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) delegasi adalah seseorang yang ditunjuk atau diutus oleh sebuah perkumpulan, baik negara maupun sebuah instansi. 

Pengutusan tersebut biasanya dimaksudkan untuk mengikuti sebuah perundingan. Seperti musyawarah atau berbagai acara forum lainnya, delegasi akan bertindak sebagai perwakilan setiap lembaga atau instansi di mana ia berasal.

Secara tidak langsung, delegasi tersebut memiliki wewenang secara penuh dalam menyampaikan pendapat yang akan berdampak ke instansi atau lembaga tempatnya berasal. 

Baca Juga: 4 Perspektif Balance Scorecard yang Bermanfaat untuk Perusahaan

Delegasi Berdasarkan Pendapat Para Ahli

Konsep Delegasi

Beberapa ahli juga memiliki pengertian dan pendapat sendiri mengenai apa itu delegasi. Menurut Utje Slamet, di dalam bukunya yang berjudul ‘Dasar-dasar Pemasaran’, delegasi adalah pelimpahan wewenang dan tanggung jawab. 

Pelimpahan wewenang dan tanggung jawab tersebut dilakukan secara formal oleh sebuah instansi dan atau lembaga. Orang tersebut kemudian diutus untuk melaksanakan atau datang dalam sebuah kegiatan tertentu.

Sedangkan, Rusli Jacob berpendapat bahwa delegasi adalah pemberian otorisasi atau kekuasaan secara formal kepada bawahan. Biasanya bawahan diminta untuk melakukan kegiatan tertentu. 

Menurut Jacob, delegasi adalah sebuah kebutuhan. Pelimpahan otorisasi dari atasan ke bawahan harus dilakukan agar organisasi dapat berfungsi secara efisien. 

Sebab, atasan memiliki keterbatasan untuk mengawasi bawahannya. Dengan begitu, bawahan juga diajarkan dan dilatih dengan diberikan tanggung jawab yang besar.

Tujuan dan Manfaat Pendelegasian

Seperti yang dikatakan oleh Jacob sebelumnya. delegasi adalah sebuah keharusan yang wajib dipraktikkan agar organisasi berjalan secara efisien. Sekali pun tidak diawasi oleh atasan secara langsung. 

Lalu apa tujuan dan manfaat dari delegasi?

• Memberikan kesempatan bawahan untuk berprestasi, bertumbuh kembang dalam karier, serta belajar dari kesalahan dan kesuksesan atas pendelegasian yang sudah dilakukan.
• Memaksa semua fungsi di institusi atau lembaga untuk memiliki orientasi pada target dan kualitas. 
• Memaksimalkan semua jerih payah karyawan yang ada di dalam sebuah organisasi.
• Memberikan kesempatan bagi atasan untuk memusatkan perhatiannya ke tempat lain sehingga organisasi bisa berjalan secara maksimal.
• Agar organisasi berjalan secara efektif, efisien, dan baik.

Baca Juga: Telaah Pengertian Akuisisi Perusahaan yang Umum Terjadi dalam Bisnis

Apa Saja Unsur-Unsur yang Dideligasikan?

Ada beberapa hal yang didelegasikan oleh atasan ke bawahan, di mana masing-masing tugas saling berkaitan satu sama lain. 

5 Teknik yang Bisa Diterapkan untuk Mendelegasikan Sebuah Tugas

Setelah mengetahui apa saja yang harus dilakukan oleh seorang delegasi. Kini Anda, juga harus mengetahui apa saja tanggung jawab yang harus dilakukan atasan. Terutama ketika hendak mendelegasikan bawahan untuk mengemban tugas. 

1. Delegasi merupakan sebuah keputusan yang cukup berisiko. Namun, tanpa mengambil risiko, Anda tidak akan bisa memajukan perusahaan. Oleh karena itu, semua lini yang bekerja di sebuah perusahaan harus berkembang.

   Melakukan delegasi merupakan salah satu caranya. Dengan mendelegasikan tugas, Anda akan memberikan karyawan tersebut rasa memiliki atas tempatnya bekerja. Oleh karena itu, berikanlah karyawan kepercayaan dan tugas secara sepenuhnya.

   Hal ini akan memberikan karyawan kesempatan untuk berpikir kritis. Sehingga, nantinya mereka akan menghasilkan ide-ide cemerlang. 

   Mulai lah pendelegasian tugas-tugas kecil ke besar untuk meningkatkan kompetensi karyawan secara bertahap.

2. Seperti yang sudah dibahas sebelumnya, delegasi adalah sebuah keputusan yang cukup riskan. Oleh karena itu, Anda harus benar-benar tepat dalam menunjuk siapa delegasi yang cocok akan tugas tertentu.

   Pertimbangkan matang-matang, kepada siapa tugas tersebut akan didelegasikan. Caranya, Anda cukup mengamati kekuatan, kelemahan, dan keterampilan calon yang hendak dijadikan delegasi.

   Dari pengamatan tersebut, barulah Anda menentukan siapa yang cocok untuk didelegasikan. Jangan lupa untuk berpikir beberapa kali sebelum memutuskan.

3. Salah satu hal yang bisa menjadi perhitungan dalam mendelegasikan sebuah tugas adalah dengan mempertimbangkan minat dan bakat semua karyawan. 

   Hal ini, tentunya akan memberikan keuntungan kepada perusahaan di kemudian hari. Sebab, karyawan tersebut semakin tahu, bagaimana mereka bisa mengimplementasikan minat dan bakatnya di dalam lingkungan kerja.

4. Ini juga menjadi poin penting yang benar-benar harus diperhatikan. Memberikan instruksi yang jelas, merupakan kunci utama dalam mendelegasikan sesuatu. Salah-salah, Anda hanya akan menuai kegagalan dalam proses delegasi ini.

   Jangan buat anggota tim Anda menebak-nebak. Sampaikan apa yang harus mereka lakukan dengan penjelasan yang dapat dimengerti karena semua ini bersangkutan dengan masa depan perusahaan.

   Jangan sungkan untuk mengulang instruksi dan bertanya ke karyawan, apa mereka sudah mengerti penjelasan yang diberikan? Ini semua tentunya juga harus dilakukan tanpa adanya tekanan dari atasan kepada bawahan. 

5. Untuk memberikan urgensi kepada karyawan, Anda juga harus memberikan tenggat waktu. Jika tidak, karyawan akan menganggap enteng tugas yang diberikan. 

   Utarakan kapan tenggat waktu tersebut di awal ketika Anda memberikan instruksi kepada delegasi yang dipilih. Pastikan tenggat waktu yang diberikan juga masuk akal. Sehingga delegasi bisa benar-benar memaksimalkan tugasnya.

   Pada akhir pengembanan tugas, Anda juga perlu melakukan evaluasi agari karyawan tahu apa saja kesalahan yang perlu diperbaiki dan kelebihan yang harus dipertahankan. 

Lakukan Semuanya dengan Benar dan Tepat

Sekarang Anda sudah tahu, bahwa delegasi adalah sebuah keputusan riskan yang terkadang harus diambil oleh sebuah perusahaan. Tujuannya, tidak lain adalah untuk mengembangkan perusahaan atau organisasi tersebut ke batas maksimalnya.

Hal ini, juga akan memberikan para karyawan kesempatan untuk lebih mengeksplor kemampuan yang dimiliki, terutama di lini yang mereka sukai. 

Hal inilah yang akan memberikan keuntungan kepada perusahaan atau organisasi di masa yang akan datang.

Namun, hal ini juga tidak bisa dilakukan secara asal-asalan dan penuh pertimbangan. Pilih dengan benar siapa orang yang tepat untuk didelegasikan dan jangan lupa untuk melakukan evaluasi di akhir penugasan.

Baca Juga: 12 Perusahaan Besar ini Memiliki Tunjangan Karyawan Paling Menarik

Arti delegasi pada umumnya adalah pihak individu yang dipercaya sebagai perwakilan untuk bisa mewakili sebuah kelompok atau lembaga. Dalam ruang lingkup perusahaan,kegiatan pendelegasian bisa diserahkan langsung kepada bawahan atau kepada mereka yang tingkatannya lebih rendah.

Beberapa ahli ada yang mengatakan bahwa arti delegasi adalah suatu kegiatan untuk memberikan sebagian wewenang dan tanggung jawabnya kepada orang  lain untuk melakukan suatu kegiatan yang mana pihak penerima wewenang harus mampu mempertanggungjawabkannya kepada orang yang melimpahkan wewenang.

Penyaluran wewenang dan juga tanggung jawab kepada orang lain ini adalah suatu kegiatan dasar dalam sebuah perusahaan. Tujuannya adalah agar upaya pengambilan kebijakan dan proses operasional di dalam perusahaan bisa berjalan sebagaimana mestinya.

Arti Delegasi Menurut Para Ahli

Charles J. Keating berpendapat bahwa arti delegasi adalah upaya pemberian sebagian tanggung jawab serta kewibawaan kepada pihak lain.

Utje Slamet dalam bukunya yang berjudul “Dasar-dasar Pemasaran” menjelaskan bahwa arti delegasi adalah suatu pelimpahan wewenang serta tanggung jawab formal ke pihak lain dalam melakukan suatu kegiatan tertentu.

Rusli Jacob mengatakan bahwa arti dari delegasi adalah suatu pemberian otoritas atau kekuasaan formal serta tanggung jawab untuk melakukan kegiatan tertentu pada pihak lain. Penyerahan otoritas oleh atasan ke bawahan ini sangat diperlukan agar fungsi perusahaan bisa berjalan dengan baik, karena tidak ada atasan yang mampu mengawasi setiap tugas-tugas organisasi secara efisien.

Diambil dari KBBI, arti delegasi adalah individu yang ditunjuk atau diutus oleh suatu negara dalam suatu musyawarah, penyerahan atau pelimpahan wewenang, perutusan, atau pelimpahan wewenang dari atasan ke bawahan dalam suatu lingkungan tugas dan harus mampu mempertanggung jawabkannya kepada atasan.

Baca juga: Manajemen Logistik Adalah: Pengertian, Fungsi, dan Komponen di Dalamnya

Unsur-Unsur Delegasi

1. Alokasi Tugas

Dalam hal ini, maksud dari alokasi tugas adalah berbagai pekerjaan dan aktivitas yang dilakukan oleh seorang bawahan yang berdasarkan kemauan atasan. Jadi, seorang atasan harus lebih dulu mengalokasikan tugas dan wewenangnya kepada bawahan sebelum melimpahkannya kepada bawahan.

2. Penugasan Tanggung Jawab

Penugasan tanggung jawab suatu pekerjaan dari atasan kepada bawahan adalah unsur delegasi selanjutnya yang harus diperhatikan. Dalam hal ini, seorang atasan bisa meminta tolong atau memerintahkan bawahannya untuk melakukan tugas dalam jangka waktu tertentu saja.

3. Pelimpahan Wewenang

Unsur delegasi selanjutnya adalah pelimpahan wewenang. Dalam hal ini, atasan akan melimpahkan wewenang pada bawahannya untuk bisa melakukan dan menyelesaikan pekerjaannya. Sehingga, dari hal tersebut akan muncul kewajiban dalam diri bawahan tersebut untuk bisa bekerja dan menyelesaikan tugas yang diberikan atasannya.

4. Penciptaan Akuntabilitas

Seorang atasan atau manajer harus bisa menciptakan akuntabilitas khusus agar proses pendelegasian bisa berjalan dengan baik. Sehingga, unsur penting yang ada dalam delegasi yang mencakup tugas, wewenang dan kewajiban tidak bisa dipisahkan.

Tujuan dan Manfaat Delegasi

Terdapat beberapa manfaat dan tujuan dalam melakukan kegiatan pendelegasian. Berdasarkan arti delegasi yang sudah kita bahas bersama di atas, maka setidaknya ada enam tujuan dan manfaat delegasi, yaitu:

• Agar organisasi yang terbentuk di dalam perusahaan bisa dilakukan dengan efisien, efektif dan baik.
• Agar manajer perusahaan atau atasan bisa lebih fokus pada hal lain yang lebih penting sehingga organisasi perusahaan bisa dilakukan dengan maksimal.
• Membantu pihak atasan dalam menilai dan membuat kebijakan yang tepat.
• Agar setiap individu yang berada di dalam perusahaan memiliki peran yang penting sesuai dengan kemampuannya.
• Memotivasi setiap individu didalam organisasi untuk lebih fokus pada target dan kualitas yang ingin diraih.
•  Membantu bawahan untuk bisa lebih berkembang dan bertumbuh dalam karirnya, dan juga sebagai media belajar dari sebuah keberhasilan atau kegagalan.

Jenis-jenis Delegasi

Dalam pelaksanaannya, tercatat ada lima jenis delegasi, berikut ini adalah penjelasannya.

1. Delegasi Umum

Arti delegasi umum adalah delegasi yang mana pihak bawahan akan diberikan wewenang untuk melakukan berbagai fungsi manajemen umum, seperti penempatan, pengarahan, perencanaan, pengorganisasian, serta pengawasan. Dalam hal ini, bawahan diberi tanggung jawab atas wewenang yang mereka dapatkan dari atasannya.

Agar apa yang dilakukan oleh pihak bawahan sesuai dengan keinginan perusahaan, maka atasan harus melakukan kontrol dan juga arahan yang dinilai perlu. Contohnya adalah karyawan yang diberi wewenang tertentu  untuk membantu manajemen personalia.

2. Delegasi Khusus

Arti delegasi khusus adalah delegasi yang berhubungan dengan suatu tugas tertentu yang harus dilakukan oleh bawahan. Contohnya adalah seorang penjual yang diberi wewenang untuk bisa mengumpulkan bayaran dari para debiturnya.

 3. Delegasi Formal

Arti delegasi formal adalah delegasi yang dilakukan berdasarkan struktur organisasi yang berlaku di dalam perusahaan tersebut. Delegasi ini dinilai efektif karena pihak bawahan tidak mempunyai pilihan lain selain melakukan apa yang sudah diminta oleh atasannya.

Contohnya adalah seorang manajer produksi yang memiliki wewenang untuk meningkatkan produksi barang atau jasanya.

4. Delegasi Informal

Arti delegasi informal adalah delegasi yang dilakukan oleh bawahan tanpa adanya wewenang yang diberikan atasan karena dia merasa mampu untuk melakukan pekerjaan tersebut. Contohnya adalah seorang bawahan yang  bisa memperbaiki komputer atau laptop perusahaan yang rusak tanpa adanya wewenang dari atasan karena merasa dirinya memang mampu memperbaikinya.

5. Delegasi Lateral

Arti delegasi lateral adalah suatu delegasi yang mana pihak yang menerima wewenang diminta untuk melakukan tugas tertentu dengan bantuan sejumlah orang.

Contoh sederhananya adalah seorang manajer umum dari departemen penjualan yang meminta manajer penjualan untuk memberikan kumpulan data tenaga penjualan. Dalam kasus ini, manajer penjualan nantinya akan meminta bantuan dari manajer personalia untuk bisa mendapatkan data yang cukup lengkap.

5 Teknik Ampuh untuk Mendelegasikan Tugas

Setelah sebelumnya kita telah membahas bersama tentang apa saja yang harus dilakukan oleh seorang delegasi. Maka saat ini kita akan mengetahui apa saja tugas yang harus dilakukan oleh pihak atasan. Khususnya, saat ingin mendelegasikan suatu wewenang kepada bawahannya.

1. Berikan Tugas dan Kepercayaan Secara Penuh

Keputusan mendelegasikan pekerjaan memang keputusan yang berat dan berisiko. Tapi jika tidak mengambil risiko, maka perusahaan tidak akan bisa maju. Untuk itu, seluruh departemen yang ada pada suatu perusahaan harus berkembang secara menyeluruh, salah satu caranya adalah dengan melakukan delegasi.

Dengan cara ini, maka Anda akan memberikan karyawan tersebut suatu rasa untuk memiliki di tempatnya bekerja. Untuk itu, berikanlah kepercayaan kepada karyawan Anda secara menyeluruh. Nantinya, hal tersebut akan memberikan kesempatan pada karyawan untuk lebih kritis, dan mereka akhirnya mampu menciptakan ide yang bagus.

Cobalah untuk mulai mendelegasikan beberapa tugas kecil lalu meningkat ke tugas besar untuk bisa meningkatkan kemampuan karyawan secara bertahap.

2. Pilih Orang yang Tepat

Seperti yang sebelumnya sudah kita bahas bersama bahwa mendelegasikan suatu pekerjaan adalah keputusan yang cukup berisiko. Untuk itu, Anda harus memilih orang yang benar-benar tepat dalam mendelegasikan tugas tertentu.

Lakukanlah pertimbangan secara matang sebelum mendelegasikannya, caranya adalah dengan memantau dan mengamati kelemahan, kekuatan dan kemampuan calon yang akan diberikan delegasi. Dari sana Anda akan mampu menentukan siapa yang mampu Anda berikan delegasi. Pikirkan juga beberapa hal lain sebelum mendelegasikan pekerjaan pada orang tersebut.

3. Sesuai dengan Minat dan Bakat

Hal lainnya yang harus Anda pertimbangkan sebelum mendelegasikan suatu pekerjaan adalah dengan mempertimbangkan minat dan bakat orang tersebut. Nantinya hal ini akan memberikan keuntungan pada perusahaan. Kenapa? Karena hal tersebut akan membuat karyawan menjadi sadar tentang bagaimana cara menerapkan minat dan bakatnya dalam suatu perusahaan.

4. Berikan Instruksi dengan Jelas

Memberikan instruksi yang jelas adalah kunci utama yang harus diperhatikan dalam mendelegasikan suatu wewenang ke karyawan. Hindari membuat karyawan menebak atau mengira-ngira. Sampaikanlah apa saja yang harus mereka lakukan dengan penjelasan yang mampu dimengerti dengan mudah karena hal ini berkaitan dengan kesuksesan perusahaan.

Jangan ragu untuk memberikan instruksi secara berulang-ulang kepada karyawan, dan hal ini harus dilakukan tanpa adanya tekanan.

5. Tetapkan Tenggat Waktu dan Evaluasi

Berikanlah tenggat waktu atau batas waktu agar memberikan efek urgensi pada karyawan. Jika tidak melakukan hal ini, maka karyawan Anda akan menganggap tugas yang Anda berikan itu sangat mudah. Sampaikanlah kapan batasan waktu tersebut dari mulai Anda memberikan instruksi. Pastikan juga batasan waktu tersebut cukup realistis, sehingga karyawan mampu memaksimalkan tugasnya dengan sungguh-sungguh.

Setelah itu, Anda juga harus melakukan evaluasi agar karyawan Anda bisa tahu apa saja kesalahan yang harus mereka perbaiki dan kelebihan apa saja yang harus mereka pertahankan dalam bekerja.

Baca juga: Pengertian Logistik: Tujuan, Manfaat, dan Peran Logistik Dalam Perusahaan

Penutup

Itulah penjelasan lengkap tentang arti delegasi, tujuan, manfaat, unsur-unsur, dan teknik dalam mendelegasikan suatu tugas kepada bawahan atau karyawan Anda. Dengan memahami arti delegasi yang sesungguhnya, diharapkan akan membawa dampak yang baik bagi manajemen perusahaan di masa depan dan perusahaan mampu meraih puncak kesuksesan bisnisnya.

Namun, delegasi suatu pekerjaan hanyalah satu dari serangkaian cara yang harus dilakukan oleh perusahaan untuk mencapai kesuksesan. Karena, untuk meraih kesuksesan, perusahaan juga harus memiliki strategi pemasaran yang ampuh, manajemen persediaan yang baik, dan manajemen keuangan yang tepat. Nah, untuk memudahkan Anda dalam melakukan manajemen persediaan dan manajemen keuangan yang tepat, Anda bisa menggunakan software akuntansi dari Accurate Online.

Dengan menggunakan aplikasi akuntansi ini, maka Anda akan lebih mudah dalam melakukan berbagai proses akuntansi, mulai dari laporan arus kas hingga laporan keuangan.

Accurate Online juga akan memudahkan Anda dalam melakukan berbagai proses akuntansi yang rumit. Jadi, Anda bisa mencatat seluruh transaksi laporan keuangan Anda dengan cepat. Selain itu, anda juga bisa mengelola stok barang, aset perusahaan, sampai dengan mengelola utang-piutang perusahaan secara instan. Tertarik? Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: