Mengapa dalam mengerjakan sebuah proyek dibutuhkan sebuah perencanaan yang matang?

Manajemen proyek adalah salah satu aspek strategis bagi bisnis maupun perusahaan dalam mengurus sebuah kegiatan besar. Bagaimana tidak, tanpa melalui tahapan manajemen proyek yang tepat, setiap kebutuhan akan sulit direncanakan dengan baik dan terstruktur.

Oleh karena itu, penting sekali bagi perusahaan memiliki strategi manajemen proyek dan menerapkannya secara optimal. Lantas, bagaimanakah contoh manajemen proyek tersebut? Untuk penjelasan lebih lengkap, simak pembahasannya pada artikel di bawah ini!

Apa itu Manajemen Proyek?

Secara umum, pengertian manajemen proyek adalah suatu metode atau sistem pengelolaan maupun pengorganisasian berbagai aktivitas dari sebuah bisnis selama jangka waktu tertentu. Dalam pelaksanaannya, manajemen proyek akan melalui sejumlah tahapan, seperti initiation, planning, execution, sampai closure.

Proses tersebut pada dasarnya hanya dilakukan ketika suatu perusahaan atau bisnis ingin melaksanakan sebuah proyek atau kegiatan. Adapun fungsi manajemen proyek adalah untuk membuat strategi pekerjaan menjadi lebih cerdas sehingga mampu meningkatkan efisiensi pelaksanaannya.

Fungsi manajemen proyek juga membantu pekerja dapat memanfaatkan sumber daya seminim mungkin, namun tetap memberikan hasil kinerja secara maksimal, termasuk mengenai kualitas, waktu, serta keselamatannya.

Hal tersebut tentu memerlukan berbagai pengetahuan, keahlian, serta keterampilan yang mumpuni. Penanggung jawab operasional proyek ini dikenal dengan sebutan manajer proyek (project manager). Sosok tersebut umumnya wajib memiliki pengetahuan bisnis, komunikasi, hingga negosiasi.

Tahapan Manajemen Proyek

Seperti penjelasan di atas, manajemen proyek adalah suatu metode yang dalam pelaksanaannya perlu melewati sejumlah tahap. Secara umum, tahapan manajemen proyek adalah sebagai berikut.

Tahap 1: Initiation (Permulaan)

Tahapan manajemen proyek yang pertama ialah inisiasi pelaksanaan proyek. Pada bagian ini, perusahaan biasanya akan mendiskusikan sejumlah aspek, mulai dari tujuan, risiko, ruang lingkup, anggaran, timeline, hingga pemilihan project manager. Lalu, tim perlu mempertimbangkan apakah proyek tersebut layak dilaksanakan atau tidak.

Tahap 2: Planning (Perencanaan)

Setelah seluruh aspek telah dipertimbangkan secara matang, kemudian perusahaan perlu membuat perencanaan guna memastikan bahwa proyek dapat terlaksana sesuai tujuan. Ini merupakan salah satu bagian terpenting dalam tahapan manajemen proyek. Pasalnya, seluruh rincian pelaksanaan akan dispesifikasikan berdasarkan kebutuhan klien.

Hal tersebut meliputi anggaran, waktu, sumber daya, kualitas, keselamatan kerja, kesehatan, lingkungan, hingga risiko-risikonya. Bahkan, seluruh administrasi dan juga hal-hal yang bersifat teknis juga dirancang sedemikian rupa agar bisa dilaksanakan dengan segera.

Baca juga: Yuk, Lebih Mengenal Apa Itu Lean Project Management!

Tahap 3: Execution (Implementasi)

Bagian paling krusial dari suatu manajemen proyek adalah tahap implementasi. Ya, setelah rancangan proyek disusun serta disetujui oleh manajer dan stakeholder terkait, maka perusahaan sudah bisa mengeksekusi proyek sesuai dengan kesepakatan tersebut.

Mulai dari merekrut tim pengembang, menentukan leader, menghubungi vendor, melakukan perjanjian kontrak bersama supplier, ataupun pihak-pihak eksternal lainnya.

Pada tahap ini, project manager sangat berperan dalam memastikan seluruh kegiatan operasional dapat terealisasi berdasarkan panduan anggaran maupun jadwal yang sebelumnya telah ditentukan.

Tahap 4: Monitoring & Control (Pengawasan)

Melakukan monitoring dan kontrol terhadap pengerjaan proyek juga merupakan hal penting yang tak boleh dilewatkan. Project manager wajib memantau setiap kegiatan operasional secara berkala supaya implementasinya tetap sesuai rencana dan terhindar dari kesalahan.

Selain itu, dengan pengawasan, project manager juga dapat meminimalisir atau bahkan mencegah terjadinya risiko yang berdampak pada hasil akhir dan kesuksesan proyek.

Tahap 5: Closure (Penyelesaian)

Tahap terakhir dari manajemen proyek adalah penutupan. Artinya, setelah tujuan proyek telah terealisasi, maka penggunaan sumber daya pun dihentikan, lalu project manager akan menyelesaikan perjanjian kontrak dengan pihak-pihak luar yang terlibat sebelumnya.

Bukan cuma itu, pada tahap ini, tim perusahaan juga perlu mengarsipkan berbagai dokumen penting dan menyusun laporan untuk kemudian diserahkan pada stakeholder.

Tujuan Manajemen Proyek

Setelah mengetahui pengertian manajemen proyek beserta tahapannya di atas, mungkin kamu bertanya-tanya untuk apa hal tersebut dijalankan. Sob, project management tentu dilakukan lantaran perusahaan ingin mencapai tujuan tertentu yang mampu memberikan dampak positif. 

Bila dirincikan, tujuan manajemen proyek adalah sebagai berikut.

Mengoptimalkan Potensi Tim

Tujuan manajemen proyek yang pertama ialah untuk memaksimalkan kualitas dan potensi sumber daya manusia dalam proses pelaksanaannya. Seluruh individu didorong agar dapat menjalankan tugasnya secara optimal sehingga proyek bisa direalisasikan sebaik mungkin.

Pasalnya, sumber daya manusia berkualitas akan sangat berpengaruh terhadap hasil akhir dan kesuksesan perusahaan. Maka dari itu, project management perlu dilakukan agar tim bisa melaksanakan perannya dengan potensi terbaik.

Mengatasi Risiko

Tujuan lain dari penerapan manajemen proyek adalah membantu pengelolaan risiko yang mungkin terjadi. Ya, dalam pelaksanaannya, suatu project pasti selalu melawati proses trial dan error. Namun, melalui penerapan project management, risiko akan bisa dengan mudah ditangani.

Baca juga: Project Management vs Product Management, Apa Bedanya?

Menyusun Perencanaan dengan Tepat

Tujuan manajemen proyek berikutnya ialah menyusun perencanaan project dengan tepat. Rancangan tersebut merincikan seluruh operasional dari tahap pertama sampai penyelesaian yang mengoptimalkan kualitas serta kapabilitas sumber daya.

Sehingga, klien tidak perlu khawatir karena seluruh rencana pastinya dibuat sesuai dengan kebutuhan maupun keinginan.

Menjaga Kualitas & Integrasi

Selain membuat perencanaan yang tepat, manajemen proyek juga bertujuan untuk menjaga kualitas dan juga integrasi dalam pengimplementasiannya. Artinya, hal ini akan mendorong project agar tetap berkesinambungan mencapai goals, entah itu dari sistem, operasional, atau bahkan kinerja tim. Sehingga, efisiensi sumber daya pun meningkat.

Mengatur Anggaran

Tujuan lainnya dari manajemen proyek adalah mengatur anggaran sehingga alokasi dana dapat dilakukan secara transparan dan seminimal mungkin. Dengan begitu, proyek tetap bisa terealisasi dengan baik meski hanya menggunakan biaya yang minim.

Menuntaskan Proyek Tepat waktu

Bukan hanya mengatur anggaran dengan baik, project management juga menjanjikan ketepatan waktu dalam merealisasikan suatu pekerjaan. Hal ini tentu tidak terlepas dari seluruh proses pelaksanaan yang dilakukan secara terstruktur.

Contoh Manajemen Proyek

Terdapat sejumlah contoh manajemen proyek dalam bidang teknologi, antara lain:

Proyek Manajemen Perangkat Lunak

Salah satu contoh manajemen proyek dalam bidang teknologi ialah seperti pengembangan perangkat lunak alias software, misalkan sebuah browser, microsoft office, email, anti virus, dan semacamnya.

Proyek Manajemen Sistem Informasi

Contoh lainnya dari manajemen proyek adalah pengembangan sistem informasi. Biasanya, manajemen ini dilakukan oleh para ahli informatika untuk membangun sebuah layanan informasi, misalkan sistem pembelajaran online berbasis web atau aplikasi.

Proyek Manajemen Database

Segala informasi yang didapat akan tersimpan dalam database. Sehingga, bisa dibilang bahwa database adalah tempat berkumpulnya data. Proyek manajemen ini berfokus mengelola segala jenis database tersebut agar dapat dimanfaatkan pengguna sebagaimana mestinya.

Itu dia ulasan terkait apa itu manajemen proyek lengkap hingga tujuan, tahapan, contoh-contohnya. Dari penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa manajemen proyek adalah metode pengelolaan bisnis yang dapat memberikan dampak positif terhadap perusahaan. Semoga bermanfaat!

Mengapa suatu proyek perlu perencanaan yang sangat baik?

Mengapa Rencana proyek merupakan bagian penting di dalam suatu proyek?

Sebuah proyek direncanakan secara matang dengan segala perhitungan dan pertimbangan yang ada maka langkah selanjutnya adalah?

Mengapa manajemen proyek berperan penting dalam berhasilnya suatu proyek?