Otomatisasi perkantoran tidak bisa dipisahkan dari teknologi perkantoran, karena

Hakikat Otomatisasi Kantor

Otomatisasi dalam bahasa Inggris disebut automation memiliki padanan kata mechanization dan computerization (Lernout & Hauspie Speech Products N.V., 1993). Automation memiliki dua makna yaitu:

Pembuatan suatu produk dengan tahapan yang sistematis). Mechanization yang memiliki kata kerja mechanize memiliki arti give a mechanical caracter to (menerapkan sistem mekanis), dan compurization dengan kata kerja computerize mengandung makna:

Esensi makna otomatisasi yaitu proses penggunaan peralatan otomatis yang memiliki sistem kerja sistematis. Otomatisasi akan berdampak pada pengurangan penggunaan tenaga manusia, yang tentu saja akan menimbulkan masalah tersendiri dan akan kita bahas dalam sub bab yang akan datang. Otomatisasi sangat berkaitan erat dengan mekanisasi dan komputerisasi.

Hal ini mengisyaratkan bahwa otomatisasi berarti penggunaan alat-alat mekanis dan lebih khususnya komputer. Dengan kata lain, membahas otomatisasi berarti mengupas berbagai peralatan mekanis dan komputer, tentu saja dengan tetap memperhatikan relevansinya dengan objek yang diotomatisasi, dalam hal ini perkantoran.

Perkantoran sebagaimana telah diuraikan pada sub bab latar belakang, merupakan kegiatan yang berhubungan dengan pelayanan (services) dalam perolehan, pencatatan, penyimpanan, penganalisaan, dan pengkomunikasian informasi. Cakupan aktivitas perkantoran meliputi kegiatan-kegiatan seperti pencatatan, pembuatan dan pengolahan naskah (word processing); penyajian/display, pengelompokan/sortir, dan kalkulasi data (spreadsheet); pengelolaan database; melakukan perjanjian, pertemuan, dan penjadwalan (appointment); presentasi; korespondensi; dokumentasi; dan sebagainya.

Otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang banyak menggunakan tenaga manusia kepada fungsi-fungsi otomatis dengan menggunakan peralatan mekanis khususnya komputer.

Otomatisasi perkantoran sering juga diistilahkan dengan kegiatan perkantoran elektronis (electronic office/ e-office). Perkantoran elektronis adalah aplikasi perkantoran yang mengganti proses administrasi berbasis manual ke proses berbasis elektronis dengan memanfaatkan fasilitas jaringan lokal (Local Area Network/LAN). Istilah ini yang dipergunakan dalam keputusan menteri pendayagunaan aparatur negara nomor 13/KEP/M.PAN/1/2003 tentang pedoman umum perkantoran elektronis lingkup intranet di lingkungan instansi pemerintah.

Otomatisasi perkantoran tidak bisa dipisahkan dari teknologi perkantoran sebab otomatisasi merupakan bentuk pengembangan teknologi, dalam hal ini pergeseran dari teknologi manual kepada teknologi otomatis.

Paparan di atas mengisyaratkan bahwa otomatisasi perkantoran merupakan proses peralihan dalam teknologi perkantoran. Dengan kata lain, mempertegas definisi sebelumnya, bahwa otomatisasi perkantoran merupakan proses pengalihan metode pencatatan, penghimpunan, pengolahan, penggandaan, pengiriman, dan penyimpanan bahan-bahan keterangan dari metode manual yang banyak melibatkan tenaga manusia kepada metode otomatis yang banyak melibatkan operasi mesin otomatis. Bahkan komputer. Sedikit mereview teknologi perkantoran yang lazimditerapkan, umumnya mencakup penggunaan peralatan yang dapat dikelompokkan sebagai berikut:

Mesin kantor dilihat dari tenaga penggeraknya yaitu:

Dilihat dari cara kerja dan komponen mesinnya:

Dilihat dari fungsinya dalam berbagai pekerjaan kantor, yaitu:

Otomatisasi penting dilakukandalam upaya meraih efektivitas dan efisiensi proses/ kegiatan perkantoran. Seiring dengan desakan global dan perkembangan teknologi informasi yang menuntut terselesaikan proses pengolahan informasi secara cepat dan akurat, kebutuahn peralihan metode dari manual ke otomatis sudah menjadi keniscayaan untuk segera dipenuhi. Namun, bukan berarti dengan serta merta meninggalkan seluruh proses manual dan memangkas tenaga kerja, sebab banyak aspek-aspek lain yang harus menjadi pertimbangan dalam melakukan otomatisasi.

Otomatisasai perkantoran adalah semua sistem informasi formal daninformal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan.

Beberapa sistem otomatisasi perkantoran secara formal dan didokumentasikan dengan suatu prosedur tertulis. Sistem formal ini diterapkan di seluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan sistem informasi manajemen. Namun sebagian besar sistem otomatisasi perkantoran tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem informal ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluaannya sendiri. Dan otomatisasi perkantoran dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi baik secara lisan maupun secara tertulis.

Asal mula otomatisasi perkantoran di awal 1960-an, ketika IBMmenciptakan istilah word-processing untuk menjelaskan kegiatan devisi mesin tik listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964-an, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah  direkam dalam pita magnetik secara otomatis. Otomatisasi kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya ada empat kategori pemakai otomatis kantor, yaitu :

1) Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan terutama sumber daya manusia. 2) Profesional yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian khususnya (mis. Pembeli, wiraniaga, dan asisten staff khusus). Manajer dan profesional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik. 3) Sekretaris bisanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan. 4) Clerical Employee (pegawai administratif) melaksanakan tugas untuk-tugas untuk sekretaris, seperti

mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen dan mengirimkan surat.

Otomatisasi perkantoran mencakup semua sistem elektronik formal dan informal yang terutama berkaiatan dengan komunikasi informal dari orang-orang didalam maupun diluar perusahaan. Sistem Elektronik Formal dimaksudkan sebagai kegiatan perkantoran yang dokumentasiakan dengan suatu prosedur tertulis. Semua perusahaan menerapakan sistem formal untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Misalnya untuk pengelolaan informasi yang didistribusikan ke manajer berupa laporan-laporan periodic maupun laporan khusus. Sistem Elektronik informal berarti sistem perkantoran yang tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem informal ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri. Misalnya melakukan konsultasi atau diskusi dengan pengambil keputusan lainnya.

Sistem informal dalam otomatisasi perkantoran menjadikan ciri tersendiri dalam penggunaan komputer dalam perusahaan, Karena otomatisasi perkantoran dimaksudkan untuk memudahkan jenis komunikasi. Otomatisasi perkantoran tidak hanya melayani orang-orang didalam perusahaan, akan tetapi juga dengan orang lain diluar lingkungan perusahaan.

Dalam gambar model otomatisasi perkantoran di atas tidak terjadi aliran data tetapi hanya ada aliran komunikasi dan informasi. Pengertian data sendiri adalah penggambaran dari segala sesuatu dari sebuah kenyataan maupun kejadian. Melalui proses pengolahan data, sebuah data menjadi lebih bermanfaat bagi penggunanya dan disebut sebagai informasi. Pengertian komunikasi adalah adanya saling tukar menukar informasi antara dua obyek atau lebih.

Konsep-konsep otomatisasi

•  Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufakturselalu mengarah ke otomatisasi.
• Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.
• Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.
• Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik.
• Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi
  tradisional bukan sebagai pengganti.

Manfaat Otomatisasi Kantor

Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi; mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehinggga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik.

Otomasi adalah penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh manusia. Otomasi kantor (office automation) adalah semua sistem elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berada di dalam maupun di luar perusahaan. Otomatisasi kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya ada empat kategori pemakai otomatisasi kantor yaitu: Manajer, Profesional, Sekretaris, dan
Clerical employee (klerk).

Otomasi kantor merupakan proses kerja mesin dan sedikit usaha manusia. Otomatisasi kantor bertujuan untuk meningkatkan produktivitas. Timbulnya gagasan otomasi perkantoran karena sebagian dari waktu kerja pegawai habis untuk melakukan hal-hal yang tidak produktif, antara lain : banyaknya staf yang menghabiskan waktunya dengan membuka arsip dokumen, untuk mencari bahan yang diperlukan, para sekretaris atau tenaga administrasi sangat sibuk dengan tugas administratifnya.

Hal-hal tersebut dari sudut efisiensi kerja sangat merugikan. Dengan adanya otomasi perkantoran, peran tradisional para manajemen tingkat menengah berubah secara drastis. Fasilitas dari otomasi perkantoran meliputi berbagai jenis komputer dari mulai komputer besar sampai komputer pribadi melalui jaringan komunikasi dengan mesin facsimile dan pencetak, pengolahan kata, arsip elektronik, surat elektronik, pengaturan jadwal rapat otomatis, sistem informasi manajemen, dan pemrograman.

Otomasi kantor, contohnya seperti pada perindustrian pabrik yang sistemnya hanya ditempatkan pada pusat pengendalian perusahaan. Dengan adanya otomasi perkantoran, peran tradisional para manajemen tingkat menengah berubah secara drastis. Hal ini disebabkan karena pimpinan perusahaan mendapatkan laporan/informasi langsung melalui komputer. Pemanfaatan komputer akan mengubah baik jenis pekerjaan maupun tata cara penanganannya (struktur manajemen dan karyawan).

Otomasi perkantoran, sering juga disebut sebagai kantor elektronik, karena aliran dokumen dari satu bagian ke bagian lain dilakukan secara elektronik. Otomasi kantor merupakan proses kerja mesin dan sedikit usaha manusia. Kantor dapat diartikan sebagai tempat dimana dilakukan berbagai macam kegiatan pelaksanaan organisasi dalam rangka mencapai tujuannya.

Para ahli komputer mempunyai tanggung jawab, karena dengan adanya otomasi perkantoran, peran tradisional para manajemen tingkat menengah berubah secara drastis. Hal ini disebabkan karena pimpinan perusahaan mendapatkan laporan/informasi langsung melalui komputer terhadap profesi
yang mereka lakukan dan setiap orang harus memiliki etika masing-masing.

Tanpa adanya etika profesi yang mereka lakukan maka tidak akan dapat berjalan dengan lancar sesuai apa yang mereka harapkan. Dalam Kesenjangan keahlian yang ada pada otomasi kantor dalam masyarakat sangat menajamkan persaingan antara tenaga ahli dan tenaga bukan ahli. Kebutuhan akan komputer sangat menarik dalam kehidupan masyarakat dan sangat diperlukan.

Sebagian orang memandang bahwa komputer hanya merupakan alat yang hanya dapat dimiliki oleh golongan yang mampu. Misalnya, kesenjangan keahlian yang semakin lebar, secara psikologis menimbulkan beban pikiran bagi banyak karyawan, terutama bagi mereka yang tidak berkecimpung dalam pengolahan data. Mereka merasa takut seolah-olah bidang pekerjaan mereka diambil alih oleh komputer.