Perkembangan teknologi PERKANTORAN dan kantor virtual

Successfully reported this slideshow.

Your SlideShare is downloading. ×

modul ini menjelaskan tentang teknologi perkantoran dan virtual office

modul ini menjelaskan tentang teknologi perkantoran dan virtual office

More Related Content

1. 1. 0 Kegiatan Belajar 1 Teknologi Perkantoran & Virtual Office PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
2. 2. 1 Modul 3 Otomatisasi Perkantoran dan Sarana Prasaranan PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran A. PENDAHULUAN 1. Rasional dan Deskripsi Singkat Perkembangan teknologi telah membawa perubahan besar terhadap tatanan dan cara hidup manusia. Setiap jenis pekerjaan dituntut untuk dapat dikerjakan dengan cara yang cepat dan tepat dan solusi terbaik adalah penggunaan Teknologi.Dunia perkantoran memandang penting penggunaan teknologi perkantoran sebagai sebuah kebutuhan bagi mereka untuk mencapai efisiensi dan efektifitas kerja. Perkembangan teknologi ini juga berimplikasi terhadap penyiapan tenaga kerja yang siap untuk menggunakan teknologi ini. Pendidikan, utamanya pada SMK bertujuan untuk menghasilkan tenaga yang terdidik dan terlatih diberbagai bidang maka pengetahuan komputer mutlak diberikan kepada peserta didik, agar mereka dapat bersaing di dunia kerja yang telah memanfaatkan teknologi ini. Oleh sebab itu, kegiatan belajar 1 ini disusun untuk memberikan pengetahuan dasar tentang ketrampilan komputer dan pengelolaan informasi dengan unit kompetensi mengoperasikan tehnologi perkantoran. Secara garis besar kegiatan belajar 1 Tehnologi Perkantoran dan Virtual Office ini membahas tentang empat pokok materi yang akan menjadi acuan para peserta,. Kegiatan belajar 1 ini dikemas dalam empat uraian materi, di mana masing-masing uraian materi akan dijelaskan secara detail. keempat uraian materi tersebut disusun dengan urutan sebagai berikut: a. Kegiatan Materi 1 : Ruang lingkup teknologi perkantoran b. Kegiatan Materi 2 : Konsep otomatisasi perkantoran dan virtual office c. Kegiatan Materi 3 : Prosedur pekerjaan kantor berbasis teknologi dan virtual office d. Kegiatan Materi 4 : Evaluasi teknologi perkantoran Kegiatan belajar 1 ini akan dimulai dengan pemahaman terhadap peserta mengenai ruang teknologi perkantoran. Ruang lingkup tehnologi perkantoran
3. 3. 2 Kegiatan Belajar 1 Teknologi Perkantoran & Virtual Office PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran harus diperkenalkan kepada peserta, sehingga dapat memberikan pengetahuan dan pembentukan sikap dalam pengoperasinya semua tehnologi perkantoran. Materi selanjutnya adalah Konsep otomatisasi perkantoran dan virtual office. Pada kegiatan ini diharapkan peserta akan memperoleh pengetahuan, pengalaman, dan keterampilan dalam mengaplikasikan konsep otomatisasi perkantoran dan virtual office sehingga dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatan perkantoran dapat di aplikasian. Uraian materi berikutnya akan memberikan wawasan kepada peserta tentang prosedur pekerjaan kantor berbasis teknologi dan virtual office, Hai lni merupakan keberlanjutan dari mengaplikasikan konsep otomatisasi perkantoran dan virtual offic. Diharapkan peserta dapat memahami prosedur pekerjaan kantor berbasis teknologi dan virtual office. Sementara itu, bagian akhir modul ini akan mengarahkan peserta untuk memahami cara evaluasi teknologi perkantoran. Melalui kegiatan ini diharapkan peserta dapat menyusun aktivitas, terutama dalam laporan kegiatan kantor. B. Relevansi Tehnologi perkantoran dan virtual office memiliki potensi yang besar untuk menjadi system otomatisasi perkantoran dalam melakukan aktivitas perkantoran. Dengan demikian, menjadi sangat relevan bagi pemerintah untuk memasukkan tehnologi perkantoran dalam kurikulum pembelajarannya. Relevansi antara tuntutan dunia kerja dan urgensi dunia pendidikan untuk menyiapkan pembelajaran yang memiliki kompetensi tehnologi perkantoran dan virtual office dapat terlihat dalam modul ini yang membahas tentang: 1) ruang lingkup teknologi perkantoran, 2) konsep otomatisasi perkantoran dan virtual office, 3) prosedur pekerjaan kantor berbasis teknologi dan virtual office, 4) evaluasi teknologi perkantoran Kompetensi-kompetensi tersebut di atas sangat diperlukan, khususnya bagi siapa saja yang bekerja dalam dunia perkantoran maupun yang bergelut di bidang lain yang membutuhkan teknologi perkantoran. Dengan demikian, kehadiran modul ini memberikan pengetahuan dan kemampuan dalam mengaplikasikan teknologi perkantoran.
4. 4. 3 Modul 3 Otomatisasi Perkantoran dan Sarana Prasaranan PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran C. Petunjuk Belajar Sebelum mempelajari modul ini peserta PPG Dalam Jabatan harus memiliki kemampuan awal atau penguasaan tentang berbagai pengetahuan dasar tehnologi perkantoran dan virtual office secara umum dan telah dapat memahami esensi pembelajaran tehnologi perkantoran dan virtual office. Beberapa hal yang harus dikuasai dengan tuntas sebelum mempelajari modul ini seperti materi; 1) ruang lingkup teknologi perkantoran, 2) konsep otomatisasi perkantoran dan virtual office, 3) prosedur pekerjaan kantor berbasis teknologi dan virtual office, 4) evaluasi teknologi perkantoran. Adapun langkah-langkah atau petunjuk belajar dari modul ini sebagai berikut: 1. Peserta a. Bacalah setiap materi dalam modul ini dengan cermat dan pahami dengan baik daftar pertanyaan pada “cek kemampuan” sebagai pengukur yang harus dikuasai dalam modul ini. b. Diskusikan dengan sesama peserta apa yang telah Anda cermati untuk mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuanbelajar dan kompetensi yang ingin dicapai dalam modul. Bila masih ragu, maka tanyakan kepada instruktur sampai betul-betul anda sudah paham . c. Bila proses memahami materi anda menemui kesulitan,diskusikan dengan teman-teman anda atau konsultasikan dengan instruktur. d. Kerjakan tugas-tugas, baik secara individu ataupun kelompok dengan jujur dan teliti serta bertanggungjawab. e. Peserta tidak dibenarkan melanjutkan kegiatan belajar berikutnya, bila belum menguasai secara tuntas materi padakegiatan belajar sebelumnya. f. Untuk kegiatan praktek diharapkan peserta selalu membacadan memahami teori yang mendukung materi praktek. g. Perhatikan tentang alat-alat untuk kegiatan praktek, termasuktentang keselamatan kerja dalam menggunakan alat-alat praktek. h. Setelah semua bahan ajar untuk mencapai satu kompetensi telahtuntas dipelajari, maka ajukan uji kompetensi.
5. 5. 4 Kegiatan Belajar 1 Teknologi Perkantoran & Virtual Office PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran 2. Instruktur a. Informasikan tentang bagaimana cara menggunakan modul, cara pembelajaran, cara penilaian, alat yang digunakan dan waktu yang dibutuhkan. b. Berilah bimbingan kepada peserta bila mereka mendapatkan kesulitan. c. Monitor dan catat kemajuan peserta dan berikan feedback atas pencapaian pembelajaran peserta didik. d. Selama proses pembelajaran tetaplah berada di dalam kelas/tempat belajar. e. Untuk kegiatan praktek, gunakan sarana dan alat-alat yangdisesuaikan dengan modul, dapat dilakukan di kelas, tetapi jauh lebih baik jika menggunakan laboratorium kantor untuk kegiatan tersebut.
6. 6. 5 Modul 3 Otomatisasi Perkantoran dan Sarana Prasaranan PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran B. INTI 1. Capaian Pembelajaran Mata Kegiatan Menganalisis dan Menguasai Teknologi Perkantoran dan Virtual Office 2. Pokok-Pokok Materi Adapun pokok-pokok materi teknologi perkantoran dan virtual office: a. Ruang lingkup teknologi perkantoran b. Konsep otomatisasi perkantoran dan virtual office c. Prosedur pekerjaan kantor berbasis teknologi dan virtual office d. Evaluasi teknologi perkantoran 3. Uraian Materi a. Teknologi Perkantoran 1) Ruang Lingkup dan Pengertian Teknologi Perkantoran Di era globalisasi seperti sekarang ini, penggunaan teknologi perkantoran sangat dibutuhkan. Terutama pada pekerja profersional, dalam hal ini mereka selalu memakai peralatan perkantoran untuk membantu menyelesaikan pekerjaan. Penggunaan dari alat-alat perkantoran tersebut juga tidak bisa sembarangan, dibutuhkan keterampilan kusus dan kemauan untuk meningkatkan pengetahuan serta keterampilan dalam hal mengoperasikan peralatan perkantoran sebagai alat bantu kerja. Teknologi perkantoran itu sendiri adalah peralatan bantu untuk manusia dalam melakukan tugasnya dalam kegiatan administrasi. Yang mana teknologi perkantoran berkaitan dengan peralatan dan mesin-mesin atau teknologi untuk membantu manusia dalam melaksanaka pekerjaan administrasi yang dilakukan di kantor. Perkembangan teknologi perkantoran yang sangat pesat maka menimbulkan beberapa dampak, berdampak negative ataupun positif merupakan sesuatu hal yang tidak bisa kita tolak kehadirannya. Perkembangan ilmu dan teknologi yang semakin pesat serta peralatan (mesin) kantor yang digunakan semakin canggih, maka hal ini dapat mempengaruhi efesiensi kerja (job efficiency).
7. 7. 6 Kegiatan Belajar 1 Teknologi Perkantoran & Virtual Office PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran Gambar 1.1. Teknologi Perkantoran Kata teknologi berasal dari bahasa Perancis, La Teknique yang artinya semua proses yang dilaksanakan dalam upaya untuk mewujudkan sesuatu secara rasional. Teknologi adalah keseluruhan sarana untuk menyediakan barang-barang yang diperlukan bagi kelangsungan dan kenyamanan hidup manusia. Menurut Iskandar Alisyahbana, teknologi adalah cara melakukan sesuatu untuk memenuhi kebutuhan manusia dengan bantuan alat dan akal sehingga seakan-akan memperpanjang, memperkuat atau membuat lebih ampuh anggota tubuh, panca indera, dan otak manusia. Kantor adalah suatu unit orgaisasi yang terdiri dari tempat, personel, dan operasi ketatausahaan untuk membantu pimpinan. Yang dimaksud tempat adalah ruangan, gedung, kompleks, serta perabot dan perlengkapan lainnya yang mendukung aktivitas kerja. Banyaknya teknologi yang dapat digunakan untuk dapat menggandakan sebuah dokumen, tergantung pada teknologi seperti apa yang dibutuhkan oleh sebuah kantor.Menurut Haryani (2001: 72), “Teknologi merupakan alat, teknik, atau cara yang dapat membantu manusia dalam melakukan pekerjaan sehingga pekerjaan menjadi lebih ringan, lebih cepat, lebih baik, atau lebih banyak hasilnya”. Random house dictionary (Naisbitt, 2002: 46) menyatakan bahwa tenologi merupakan benda, sebuah obyek, bahan dan wujud yang jelas-jelas berbeda dengan manusia. Selanjutnya Miarso (2007: 62) menyatakan bahwa teknologi merupakan proses peningkatan nilai tambah, proses tersebut menggunakan atau menghasilkan suatu produk, produk yang dihasilkan tidak terpisah dari produk lain yang telah
8. 8. 7 Modul 3 Otomatisasi Perkantoran dan Sarana Prasaranan PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran ada, dan karena itu menjadi bagian integral dari suatu sistem. Teknologi perkantoran berasal dari dua suku kata, yaitu “teknologi” yang berarti ilmu tentang keterampilan dan “kantor” (perkantoran) yang berarti sebagai tempat berlangsungnya pekerjaan kantor (kegiatan administrasi). Teknologi juga penerapan keilmuan yang mempelajari dan mengembangkan kemampuan dari suatu rekayasa dengan langkah dan teknik tertentu dalam suatu bidang. Teknologi merupakan aplikasi ilmu dan engineering untuk mengembangkan mesin dan prosedur agar memperluas dan memperbaharui kondisi manusia/ paling tidak memperbaiki manusia pada beberapa aspek. Kantor adalah suatu unit organisasi yang terdiri dari tempat, personel dan operasi ketatausahaan untuk membantu pimpinan. Yang dimaksud tempat adalah ruangan, gedung, kompleks, serta perabot dan perlengkapannya, seperti mesin- mesin kantor dan perlengkapan lainnya yang mendukung aktivitas kerja. Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa teknologi perkantoran adalah suatu alat atau cara untuk melakukan suatu kegiatan di dalam kantor guna memenuhi kebutuhan dengan tujuan untuk mempermudah pekerjaan kantor. 2) Peranan Teknologi Perkantoran Di era globalisasi seperti sekarang ini, penggunaan teknologi perkantoran sangat dibutuhkan. Terutama pada pekerja profesional, dalam hal ini mereka selalu memakai peralatan perkantoran untuk membantu menyelesaikan pekerjaan. Penggunaan dari alat-alat perkantoran tersebut juga tidak bisa sembarangan, dibutuhkan keterampilan kusus dan kemauan untuk meningkatkan pengetahuan serta keterampilan dalam hal mengoperasikan peralatan perkantoran sebagai alat bantu kerja. Perkembangan teknologi perkantoran yang sangat pesat maka menimbulkan beberapa dampak, berdampak negative ataupun positif merupakan sesuatu hal yang tidak bisa kita tolak kehadirannya. Perkembangan ilmu dan teknologi yang semakin pesat serta peralatan (mesin) kantor yang digunakan semakin canggih, maka hal ini dapat mempengaruhi efesiensi kerja (job efficiency).
9. 9. 8 Kegiatan Belajar 1 Teknologi Perkantoran & Virtual Office PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran Gambar 1.2. Teknologi Perkantoran Teknologi perkantoran dapat diartikan juga sebagai teknologi yang diaplikasikan dalama kegiatan perkantoran yaiitu, digunakan untuk mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim, dan menyimpan bahan-bahan keterangan secara efesien dengan menggunakan mesin-mesin kantor. Dari uraian ditas, dapat kita tau bahwa peranan teknologi perkantoran dalam proses pengolahan data/informasi saat ini adalah efesiensi kerja yang menyankut produktivitas. Hal ini akan terjadi jika kita selalu mengetik/menggunakan perangkat rakayasa teknologi modern, seperti menggunakan perangkat computer dan sejenisnya. 3) Pengaruh Perkembangan Teknologi Perkantoran Perkembangan teknologi perkantoran mempunyai pengaruh yang positif terhadap ketenagakerjaan, prosedur kerja dan hasil kerja perkantoran itu sendiri disamping dampak negatifnya. a) Dampak Positif Perkembangan teknologi perkantoran mempunyai pengaruh yang positif terhadap ketenagakerjaan, prosedur kerja dan hasil kerja perkantoran itu sendiri disamping dampak negatifnya. Ada beberapa dampak positif sebagai akibat terlalu pesatnya perkembangan teknologi perkantoran dan tentu kita tidak dapat menggelaknya dengan penemuan-penemuan peralatan perkantoran yang semakin canggih. Perkembangan itu melaju kearah efesiensi kerja dengan indikasi ditemukannya peralatan yang serba :
10. 10. 9 Modul 3 Otomatisasi Perkantoran dan Sarana Prasaranan PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran (1) Elektronik (2) Multi guna (3) Mudah mengoperasikannya (4) Memerlukan tenaga listrik kecil (5) Ukuran fisik semakin kecil dan (6) Kecanggihan serta kemampuannya semakin tinggi. Sebenarnya penggunaan peralatan kantor yang semakin berkembang pesat teknologinya itu, memiliki beberapa dampak positif dan dampak negatif. Adapun dampak positifnya dapat kita lihat dari beberapa segi antara lain terhadap : a) Manfaat terhadap ketenagakerjaan yaitu : (1) Peningkatan mutu tenaga kerja (2) Meningkatkan kegairahan dan kedisiplinan kerja (3) Meningkatkan penghasilan bagi tenaga kerja (4) Meringankan tenaga dan pikiran pegawai b) Manfaat terhadap prosedur kerja yaitu : (1) Mempercepat penyelesaian pekerjaan (2) Mempermudah menyelesikan pekerjaan (3) Menyederhanakan prosedur kerja (4) Memperlancar pekerjaan c) Manfaat terhadap hasil kerja yaitu : (1) Meningkatkan mutu hasil pekerjaan kantor (2) Mempertinggi jumlah hasil perkerjaan (3) Memenuhi standar mutu tertentu (4) Memperoleh keseragaman bentuk, ukuran dan jenis hasil pekerjaan b) Dampak negative Adapun dampak negative dari perkembangan teknologi perkantoran yaitu: (1) Sulit mencari tenaga kerja dengan kemampuan keterampilan tertentu (2) Menambah pengangguran (tenaga kerja yang dibutuhkan sedikit) (3) Pemeliharaan mesin yang kurang baik, akan menimbulkan pemborosan.
11. 11. 10 Kegiatan Belajar 1 Teknologi Perkantoran & Virtual Office PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran (4) Jika terjadi pengantian mesin baru akan berakibat pada perubahan metode prosedur dan perlu diadakan pelatihan tenaga kerja. b. Konsep Otomatisasi Perkantoran dan Virtual Office 1) Otomatisasi Perkantoran Otomatisasi perkantoran dapat diartikan sebagai penggunaan sebuah system informasi yang dapat memudahkan komunikasi secara formal ataupun informal bertujuan untuk meningkatkan produktivitas. Otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang banyak menggunakan tenaga manusia kepada fungsi-fungsi otomatisasi dengan menggunakan peralatan mekanis khususnya komputer. Waluyo (2000), menegaskan bahwa era otomatisasi perkantoran dimulai secara bersamaan dengan perkembangan teknologi informasi, dimana digunkannya perangkat komputer untuk keperluan perkantoran. Sistem otomatisasi kantor didefinisikan sebagai sistem informasi berbasis teknologi komunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan pesan, dokumen dan komunikasi elektronik lainnya antara individu, kelompok kerja dan organisasi. Konsep-konsep dari otomatisasi perkantoran dapat diuraikan sebagai berikut : a) Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi. b) Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu. c) Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi. d) Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik. e) Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti. Otomatisasi penting dilakukan dalam upaya meraih efektivitas dan efesiensi kegiatan perkantoran. Dengan adanya perkembangan teknologi
12. 12. 11 Modul 3 Otomatisasi Perkantoran dan Sarana Prasaranan PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran informasi yang menuntut untuk menyelesaikan proses pengolahan informasi secara cepat dan fleksibel, maka kebutuhan dari metode manual ke otomatisasi sudah menjadi keharusan untuk dipenuhi. Namun, bukan berarti meninggalkan seluruh proses manual dan memangakas tenaga kerja, sebanyak aspek-aspek lain yang harus menjadi pertimbangan dalam melakukan otomatisasi di kantor. 2) Tujuan Otomatisasi Perkantoran Tujuan dari penerapan otomatisasi perkantoran adalah; a) Meminimalkan pengeluaran pada biaya, munculnya komputer dapat menghemat biaya dimana komputer dapat menggantikan dan meringankan tugas pekerja dari berat menjadi ringan. Gambar 1.3. Otomatisasi Perkantoran b) Pemecahan masalah kelompok, otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik dalam memecahkan masalah. c) Pelengkap bukan pengganti, dalam hal ini tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional, seperti percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. Pelengkap informasi ini digunakan agar dapat lebih baik dalam berkomunikasi. d) Penggabungan dan penerapan teknologi, misalnya antara telepon, komputer, jaringan internet, serta satelit. Dimana semua digabung untuk memperlancar informasi dari luar perusahaan maupun didalam perusahaan, selain itu untuk mengetahui canggihnya tekhnologi di era globalisasi . e) Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor, produk office automation memungkinkan para pekerja kantor memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat, lebih baik, dan lebih efisien
13. 13. 12 Kegiatan Belajar 1 Teknologi Perkantoran & Virtual Office PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran f) Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan. g) Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat. a) Manfaat dari penerapan otomatisasi perkantoran sebagai berikut: Manfaat yang dapat diperoleh perusahaan dalam pemanfaatan sistem otomatisasi perkantoran, diantaranya : 1) Otomatisasi perkantoran membuat informasi menjadi lebih murah dan mudah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. 2) Dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehinggga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik. 3) Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, komputer mampu menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah. 4) Pemecahan masalah kelompok/tim. 5) Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok. 6) Sebagai pelengkap bukan pengganti. 7) Sebagai suatu cara komunikasi bisnis. OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional seperti percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA hanya melengkapi komunikasi tradisional. 8) Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan. 9) Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat b) Tujuan Otomatisasi Perkantoran Pengotomatisan perkantoran merupakan sebuah upaya yang dilakukan dengan memanfaatkan perkembangan teknologi yang ada dengan tujuan sebagai berikut:
14. 14. 13 Modul 3 Otomatisasi Perkantoran dan Sarana Prasaranan PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran 1) Penggabungan penerapan teknologi 2) Penggabungan dan penerapan teknologi, misalnya antara telepon, komputer, jaringan internet, serta satelit. Dimana semua digabung untuk memperlancar informasi dari luar perusahaan maupun didalam perusahaan, selain itu untuk mengetahui canggihnya teknologi di era globalisasi. 3) Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan dikantor, produk office outomation memungkinkan para pekerja kantor memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat, lebih baik, dan lebih efesien 4) Meningkatkan produktifitas dan efektifitas pekerjaan 5) Meningkatkan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat. c) Kategori Penggunaan Otomatisasi Perkantoran Otomatisasi kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor, pada dasarnya terdapat 4 kategori pengguna otomatisasi kantor yaitu: 1) Manager, orang yang bertanggung jawab mengelola sumberdaya perusahaan, terutama SDM. 2) Professional, professional tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya. Misalnya; pembeli, wiraniaga, dan asistentaff khusus menejer dan professional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik. 3) Sekretaris, biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan. 4) Pengawal administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan dokumen. d) Faktor-faktor yang mempengaruhi pilihan aplikasi otomatisasi kantor Faktor-faktor yang dapat mempengaruhi pilihan aplikasi otomatisasi kantor, dapat diuraikan sebagai berikut :
15. 15. 14 Kegiatan Belajar 1 Teknologi Perkantoran & Virtual Office PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran 1) Jenis Organisasi, dimana seorang manajer diperusahaan dengan satu lokasi tidak akan mempertimbangkan konferensi audio dan video. 2) Pilihan pribadi, manajer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik pada konferensi video dan memanfaatkan kalender elektronik. 3) Sumber daya OA yang tersedia paduan manajer dibatasi oleh sumber oleh sumber daya OA yang tersedia dalam perusahaan e) Macam-Macam Sistem Otomatisasi Kantor Sistem otomatisasi kantor memiliki beberapa macam jenis yng dapat diuraikan sebagai berikut : 1) Sistem komunikasi elektonik (electronic communication sistem) merupakan sistem teknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi antara individu, kelompok pekerja dan organisasi-organisasi. Yang termasuk dalam sistem ini adalah e-mail, voicemail, facsimile dan bulletin board sistem. Bulletin board sistem (BBS) adalah suatu lokasi lewat jaringan internet yang memungkinkan suatu pesan disimpan di lokasi dan selanjutnya dapat diakses dan didesain oleh orang lain. 2) Sistem kolaborasi elektronik, suatu sistem yang tidak hanya pertukaran komunikasi dan pesan, tetapi juga bagaimana informasi dan pesan tersebut digunakan untuk bekerja sama. Contoh aplikasi adalah teleconference dan telecommuting.Telecommuting adalah kolaborasi elektronik yang digunakan oleh pekerja yang bekerjadari jarak jauh dengan kantornya 3) Sistem publikasi dan pengolahan imej elektronik, sebuah sistem dimana penggunaan teknologi informasi untuk keperluan pembuatan dokumen tercetak. Yang termasuk aplikasi dari sistem pubikasi dan pengolahan imej elektronik adalah desktop publishing, elektonik document management, presentase graphics dan multimedia presentation. Elektonik document management (EDM) merupakan sistem penyimpanan document yang membentuk basis data imej (image database) yang nantinya dapat diakses dan diproses kembali. Presentation graphic digunakan untuk menampilkan grafik yang akan dipresentasikan. Sedangkan multimedia presentation tidak hanya
16. 16. 15 Modul 3 Otomatisasi Perkantoran dan Sarana Prasaranan PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran mempresentasikan grafik saja, tetapi memungkinkan untuk mempresentasikan dalam beberapa bentuk media seperti teks, grafik, foto, suara dan video. 4) Sistem pengolahan kantor (office management sistems) merupakan sistem kantor otomatis yang mendukung orang-orang di organisasi untuk mengorganisasikan aktivitas-aktivitas kerja mereka. Yang termasuk sistem ini adalah desktop accessories dan electronic scheduling atau kalender elektronik. Desktop accessories menyediakan alat-alat seperti kalkulator, kalender, jam, notepad, daftar nomer telepon dan daftar jam janjian. Electronic scheduling membantu pemakai-pemakai sistem ini untuk mengatur skejul kerja mereka. 5) Sistem Elektronik Formal, sistem yang didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis. Diterapkan diseluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, seperti SIM 6) Sistem elektronik informal, sistem yang tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri, seperti bentuk DSS f) Dampak Otomatisasi Perkantoran 1) Dampak terhadap Pekerja dan Pekerjaan : (a) Angkatan Kerja Wanita. Wanita yang bekerja semakin meningkat, ditandai banyaknya bidang pekerjaan yang juga di geluti oleh kaum wanita. Perkembangan teknologi yang canggih mengharuskan wanita juga mampu beradaptasi dengan komputer dan mampu bersaing dengan laki-laki. (b) Pekerja Profesional dan Teknis. Meningkatnya permintaan barang dan jasa karena pertambahan penduduk akan membutuhkan pekerja profesional dan pekerja teknis. (c) Manajer dan Administrator. Perubahan organisasi, penggunaan mesin dalam bidang perkantoran mengakibatkan perubahan pada susunan manajer. Manajer terlatih semakin dibutuhkan untuk meningkatkan kemampuan pegawai sehingga memaksimalkan pendapatan perusahaan.
17. 17. 16 Kegiatan Belajar 1 Teknologi Perkantoran & Virtual Office PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran (d) Pegawai Administrasi. Perubahan kantor dari manual menuju otomatisasi mengakibatkan pegawai administrasi harus menguasai berbagai Aplikasi komputer yang berhubungan dengan komputerisasi di perkantoran. 2) Dampak terhadap Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Perubahan terhadap struktur pekerjaan menyebabkan permintaan terhadap pegawai yang terampil terus meningkat. Karena peluang kerja untuk orang yang tidak memiliki keterampilan terus berkurang. Pekerja dengan pendidikan tinggi yang terus bertambah memaksa mereka bekerja sebagai pegawai administrasi. Akibatnya peluang kerja bagi nonsarjana berkurang dan terjadi pengangguran. Manajer kantor dapat menetapkan standar bagi operasional kantor sehingga para pengajar memahami klasifikasi pekerjaan yang dibutuhkan. 3) Dampak Terhadap Manajemen Menengah Pekerjaan manajemen menengah diprediksi menjadi berkurang. Dengan meningkatnya aplikasi proses data elektronik, kebutuhan terhadap manajer yang melakukan proses data meningkat. Ada dua alasan mengapa pekerjaan manajemen menengah tidak berkurang. Pertama, keputusan manajerial pada tingkat ini terlalu jauh dari analisis mekanik, sebaliknya dengan adanya komputer manajer membuat keputusan yang lebih baik. Kedua, dengan adanya peralatan otomatisasi membuat pekerjaan menjadi lebih cepat tidak berarti peralatan tersebut selalu digunakan, maka peran manajer menengah dibutuhkan untuk menelaah penggunaan peralatan yang benar-benar dibutuhkan. 4) Dampak Terhadap Operasi Perusahaan Membuat banyak perusahaan mulai memusatkan operasional mereka menggunakan sistem informasi komputer di seluruh pusat untuk mengumpulkan, mengolah dan mengirim data ke seluruh dunia. Semua perkembangan yang terjadi akibat otomatisasi perkantoran membawa pemikiran baru dalam struktur usaha dan konsep manajemen.
18. 18. 17 Modul 3 Otomatisasi Perkantoran dan Sarana Prasaranan PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran 3) Virtual Office (Kantor Maya) a) Pengertian virtual office Kantor virtual merupakan kombinasi dari off-situs alamat tinggal komunikasi dan layanan yang memungkinkan pengguna untuk mengurangi biaya kantor tradisional dengan tetap menjaga profesionalisme bisnis. Kantor virtual virtual office (kantor maya) adalah pekerjaan yang dapat dikerjakan dilokasi geografis manapun tempat itu terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui sejenis komunikasi elektronik. Gambar 1.4. Suasana Virtual Office Virtual Office atau kantor maya adalah sebuah "ruang kerja" yang berlokasi di dunia internet, di mana seorang individu dapat menyelesaikan tugas- tugas yang diperlukan untuk melaksanakan bisnis profesional atau pribadi tanpa memiliki "fisik" lokasi usaha. Virtual office merupakan sebuah bentuk aplikasi layanan perkantoran dalam format virtual yang bekerja secara online. Pengaturan operasional dan fungsional suatu kantor virtual memungkinkan pemilik bisnis dan karyawan untuk bekerja dari lokasi di manapun dengan menggunakan teknologi komputer seperti PC, laptop, ponsel dan akses internet. Kemampuan virtual office untuk menghubungkan orang secara elektronik telah membuka cara baru melakukan pekerjaan kantor. Bahkan virtual office membuat pekerjaan kantor tidak perlu dikerjakan di kantor. Sebaliknya, pekerjaan tersebut dapat dilakukan di manapun saat itu pegawai berada. Istilah yang diberikan untuk kemampuan ini adalah virtual office, yang berarti bahwa
19. 19. 18 Kegiatan Belajar 1 Teknologi Perkantoran & Virtual Office PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran pekerjaan kantor dapat dilakukan di lokasi geografis manapun selama tempat kerja tersebut terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui komunikasi elektronik. b) Keuntungan virtual office Kantor maya mengatasi kendala fisik dari tempat kerja sehingga menghasilkan beberapa keuntungan, sebagai berikut: 1) Pengurangan biaya fasilitas, perusahaan tidak harus memiliki kapasitas kantoryang besar, karena sebagian pegawai bekerja di tempat lain, sehinggamengurangi biaya sewa dan perluasan kantor. 2) Pengurangan biaya peralatan, dari pada menyediakan peralatan kantor bagi tiappegawai, dengan telecommuter dapat berbagi peralatan seperti halnya parapeserta dalam suatau LAN saling berbagi sumber daya. 3) Jaringan komunikasi formal, karena telecommuter harus terus terinformasi danmendapat perintah spesifik, jaringan komunikasi mendapat lebih banyak perhatiandaripada biasanya. 4) Beberapa anggota tim virtual tidak perlu datang ke tempat kerja, 5) Memungkinkan perusahaan mendapatkan karyawan yang berbakat tanpa batasan geografis. Geografis memanglah bukan kendala dalam virtual office ini. 6) Pekerja menjadi lebih fleksibel. Karyawan hanya duduk dan saling berkomunikasi di waktu yang sama, meskipun tanpa tatap muka. c) Kerugian virtual office Jika perusahaan berkomitmen pada strategi kantor maya, perusahaan itu melakukannya dengan menyadari bahwa sebagian terdapat dampak negatifnya, antara lain: 1) Rasa tidak memiliki, jika pegawai tidak kontak langsung dengan rekannya setiap hari, mereka kehilangan perasaan menjadi bagian penting dari suatu organisasi.
20. 20. 19 Modul 3 Otomatisasi Perkantoran dan Sarana Prasaranan PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran 2) Takut kehilangan pekerjaan, karena pekerjaan pegawai dilakukan terlepas darioperasi perusahaan, pegawai mudah menganggap bahwa mereka dapat dibuangsewaktu-waktu. 3) Semangat kerja yang rendah, sejumlah fakor dapat menyebabkan rendahnya semangat kerja pegawai. 4) Kesulitan dalam mengelola kinerja tim. Karena tidak adanya tatap muka, jadi pembentukkan susunan kinerja juga menjadi kendala. Termasuk dalam pengeleloaannya. 5) Kesalahah pahaman dalam komunikasi. Komunikasi yang tidak adanya interaksi sosial, juga dapat menjadikan sebuah masalah bagaimana menyikapi terhadap sesuatu. Terjadi perbedaan sudut pandang, jadi wajar saja jika dalam organisasi maya ini terjadi salah paham. 6) Bekerja pada sebuah proyek melalui virtual workspace menyebabkan kurangnya visibilitas proyek. 7) Kesulitan menghubungi anggotan lain (pesan instan). Pesan yang di sampaikan selalu berbau instan dan jarang untuk bertatap muka. 8) Perbedaan zona waktu. Perbedaan waktu juga harus di perhatikan dalam organisasi maya ini geografi memang tidak masalah, tapi dari segi waktu harus diperhatikan. c. Prosedur Pekerjaan Kantor Berbasis Teknologi dan Virtual Office 1) Tahap-tahap penerapan otomatisasi kantor Tahap-tahap penerapan otomatisasi kantor, sebagai berikut : (a) Tradisional, penggunaan teknologi utamanya ditujukan untuk mengurangi biaya dan meningkatkan produktivitas. Terfokus pada penggunaan word processing, fax, telepon, dan lain-lain. (b) Transisional, ditandai dengan mulai digunakannya proses data secara elektronik serta dibangunnya aplikasi untuk keperluan pengarsipan, penyimpanan, dan komunikasi yang berbasis komputer. Contoh : pembuatan database(Oracle, General Ledger(informasi keuangan), EAS (system approval elektronik, dan lain-lain).
21. 21. 20 Kegiatan Belajar 1 Teknologi Perkantoran & Virtual Office PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran (c) Transformasional, merupakan konvergensi telekomunikasi (ICT). Contoh : Teleconference, dan lain-lain. d) Cara menerapkan virtual office Beberapa strategi yang dapat dilakukan untuk menerapkan kantor maya adalah sebagai berikut : 1) Menyediakan sumber daya komputer. 2) Menyediakan sarana akses ke sumber daya informasi. 3) Menyediakan perlengkapan nonkomputer. 4) Menyiapkan sarana telepon yang dapat di-forward(dialihkan). 5) Menyediakan kelengkapan untuk panggilan konferensi. 6) Membuat jadwal pertemuan reguler. 7) Melaksanakan urut-urutan pekerjaan secara teratur. d. Evaluasi Teknologi Perkantoran Penerapan teknologi perkantoran dan virtual office dalam kantor mamupun dalam dunia bisnis ternyata memiliki banyak manfaat sebagai berikut: a) Lebih fleksibel Bekerja secara online akan membuat kita lebih fleksibel dalam menentukan waktu kerja. Kita bisa bekerja pagi maupun malam hari tergantung dari kesanggupan kita. Karena dengan bekerja online kita tidak akan terikat oleh waktu kerja seperti jika kita bekerja pada perusahaan yang harus datang pagi dan pulang pada sore hari. b) Hemat biaya Memiliki kantor secara virtual tidak seperti kita memiliki kantor yang lain. Disini kita tidk diharuskan memiliki peralatan-peralatan yang harus ada dan mendukung keberadaan sebuah kantor. Cukup dengan seperangkat komputer dan sebuah koneksi internet maka kantor virtual sudah bisa kita miliki sehingga dari segi biaya termasuk bisnis modal kecil dibandingkan dengan kantor permanen yang lain. c) Banyak pilihan pekerjaan Dunia maya merupakan tempat dimana kita bisa menemukan banyak sekali pekerjaan. Bukan hanya pekerjaan yang ada di Indonesia saja tapi juga dari
22. 22. 21 Modul 3 Otomatisasi Perkantoran dan Sarana Prasaranan PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran luar negeri bisa kita dapatkan dengan mudah, membuat website atau membuat program yang lain banyak kita temukan di situs penyedia pekerjaan freelance. Bahkan pekerjaan tersebut bisa kita dapatkan hanya dengan duduk santai dikamar. d) Penghasilan tidak terbatas Jika kita serius menjalankan pekerjaan secara online, maka penghasilan bisa menjadi tidak terbatas. Bekerja online bisa membuat kita bisa mendapatkan pemasaran sebanyak-banyaknya dan honor yang dibayarkan sesuai dengan pekerjaan yang kita kerjakan. e) Banyak mempunyai waktu luang dengan keluarga Bekerja secara online membuat kita mempunyai waktu dengan keluarga lebih banya, karena kita bisa bekerja dari rumah dimana setiap saat kita bisa ketemu dengan keluarga,sehingga hubungan dengan keluarga pun menjadi lebih harmonis.

Bagaimana konsep teknologi perkantoran?

Jelaskan teknologi apa saja yang digunakan untuk mengimplementasikan virtual office?

Bagaimana dampak positif yang diperoleh saat ini sebagai hasil dari perkembangan teknologi perkantoran?

Apa saja dampak negatif dari perkembangan teknologi perkantoran?