Sebutkan dan jelaskan berbagai jenis surat berdasarkan kepentingannya

Surat adalah salah satu bentuk media komunikasi yang cukup populer. Sejak jaman dulu sampai sekarang, surat masih memainkan peran besar dalam hal komunikasi. Bahkan, di era modern yang sudah begitu akrab dengan dunia digital ini pun, surat juga masih sering digunakan.

Karena surat masih terus difungsikan hingga sekarang, maka penting pula bagi kita untuk mengetahui pengertian surat dan juga jenis jenis surat serta pembagian surat. Perkara surat menyurat ini terutama penting bagi para pelajar administrasi perkantoran yang umumnya masih sering menggunakan surat sebagai salah satu bentuk komunikasinya.

Pengertian surat

Berdasarkan pendapat Drs. I.G. Wursanto yang tertulis dalam bukunya berjudul Teknologi Perkantoran I, pengertian surat adalah media komunikasi berisi bermacam keterangan tertulis yang tujuannya disampaikan untuk pihak lain yang membutuhkannya, baik berupa informasi maupun untuk mendapatkan pengertian atau untuk menghasilkan kerjasama dari kedua belah pihak.

Dari pengertian surat ini, dapat diketahui bahwa surat melibatkan dua pihak utama yaitu pihak pengirim dan penerima surat. Ketika pengirim dan penerima tersebut melakukan hubungan terus-menerus dan berkesinambungan melalui surat, maka terjadilah hal yang disebut surat-menyurat atau koresponden.

Aneka jenis Surat

Jenis surat ada bermacam -macam. Jenis surat ini digolongkan berdasarkan beberapa hal tertentu. Berikut ini adalah pembagian jenis - jenis surat menurut berbagai aspek :

1) Jenis surat berdasarkan wujud surat

a. Surat biasa atau surat bersampul

Surat biasa atau bersampul adalah jenis surat yang ditulis di atas kertas, yang biasanya surat tersebut dimasukkan dalam sampul oleh si pengirim untuk dikirimkan pada pihak yang dituju.

b. Memo dan nota

Memo atau nota adalah jenis surat yang digunakan secara intern di dalam kantor atau organisasi. Biasanya, memo digunakan untuk mencari atau menyampaikan informasi serta petunjuk yang singkat antar pejabat kantor. lihat contoh

c. Kartu pos

Kartu pos adalah benda pos berupa kartu berukuran 10 x 15 cm atau 15 x 20 cm. Kartu pos biasa digunakan untuk surat yang berisi pesan singkat dan tidak rahasia karena dapat langsung dibaca.

d. Warkat pos

Warkat pos adalah jenis surat yang wujudnya berupa gabungan sampul dan kertas surat. Warkat pos digunakan untuk surat dengan isi yang lebih panjang dari kartu pos. Isi warkat pos umumnya bersifat privat atau pribadi karena hanya boleh dibaca oleh orang yang berhak yang namanya tercantum di alamat surat.

e. Telegram

Telegram adalah jenis surat yang ditulis di blanko telegram khusus, berisi pesan singkat atau pokok-pokok permasalahan secara singkat.

f. Surat tanda bukti

Surat tanda bukti adalah jenis surat berbentuk formulir yang digunakan sebagai tanda bukti keabsahan terkait aktifitas tertentu antar dua pihak. Contoh surat tanda bukti adalah kuitansi, faktur, tanda terima, dan lain sejenisnya.

2) Jenis surat menurut sifat isi

a. Surat pribadi

Surat pribadi adalah jenis surat yang dibuat seseorang yang isinya bermacam hal terkait kepentingan pribadi si penulis surat. Surat pribadi digolongkan dalam dua macam yakni surat pribadi yang bersifat kekeluargaan dan surat pribadi yang bersifat setengah resmi. Contoh: Surat Lamaran Pekerjaan, Surat Pengunduran Diri, Surat untuk Orang Tua

b. Surat dinas

Surat dinas adalah jenis surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh lembaga atau organisasi tertentu, baik lembaga pemerintah maupun lembaga swasta, yang isinya terkait kepentingan dinas dan ditandatangani pejabat atau yang mewakili.

Surat dinas dapat dibagi lagi dalam dua macam, yakni surat dinas pemerintah atau surat dinas yang dilakukan lembaga pemerintah dan surat dinas swasta atau yang dibuat oleh lembaga non pemerintah. Selengkapnya mengenai Macam Macam Surat Dinas

3) Jenis surat menurut keamanan isi

a. Surat biasa

Surat biasa adalah jenis surat yang apabila isinya diketahui atau dibaca orang lain, maka tidak akan menimbulkan masalah atau akibat buruk atau merugikan organisasi atau pejabat yang bersangkutan.

b. Surat rahasia

Surat rahasia adalah jenis surat yang isi suratnya tidak boleh diketahui oleh orang lain, selain yang berhak yang namanya tercantum pada sampul surat. Sebab, bila isi surat sampai diketahui pihak lain, dikhawatirkan dapat menimbulkan kerugian bagi organisasi atau pejabat yang bersangkutan. Surat jenis rahasia biasanya ditandai dengan kode RHS atau R pada sampulnya. Contoh: Surat Berita Acara Pemeriksaan,

c. Surat sangat rahasia

Surat sangat rahasia adalah jenis surat yang isinya tentang masalah yang sangat penting sehingga tidak boleh dibaca atau diketahui isinya oleh orang yang tidak berkepentingan dan isinya hanya boleh dibaca oleh orang tertentu saja yang memang berhak mengambil keputusan terkait atau menyelesaikannya. Surat sangat rahasia biasanya ditandai dengan kode SRHS atau SR pada sampulnya.

4) Jenis surat menurut proses penyelesaiannya

a. Surat biasa

Surat biasa menurut proses penyelesaian adalah jenis surat yang tidak memerlukan tanggapan atau penyelesaian dengan cepat atau segera. Surat jenis ini dapat diselesaikan menurut urutan surat yang diterima.

b. Surat segera

Surat segera adalah jenis surat yang isinya membutuhkan tanggapan atau proses penyelesaian dengan segera sehingga harus lebih cepat diproses dari surat biasa, atau harus didahulukan.

c. Surat sangat segera

Surat sangat segera memerlukan tanggapan penyelesaian dengan secepat mungkin, jadi harus dilakukan atau diselesaikan pada kesempatan pertama atau harus untuk dijadikan sebagai prioritas utama.

5) Jenis surat menurut kegiatan

a. Surat intern

Surat intern adalah jenis surat yang ditujukan untuk lingkungan organisasi atau instansi itu sendiri, artinya baik pengirim maupun penerima surat berada di dalam satu instansi.

b. Surat ekstern

Surat ekstern adalah jenis surat yang ditujukan untuk pihak lingkungan di luar lembaga atau di luar organisasi atau instansi pengirim surat.

6) Jenis surat menurut sasaran yang dituju

a. Surat biasa

Surat biasa menurut sasaran yang dituju ini adalah jenis surat yang ditujukan secara khusus kepada seseorang atau organisasi tertentu saja, sesuai dengan nama yang tercantum dalam alamat atau tujuan surat yang tertera.

b. Surat edaran

Surat edaran adalah surat dengan sasaran tujuan yang luas atau tidak terbatas. Jadi, isi surat edaran ini dapat ditujukan pada beberapa orang atau organisasi terkait secara umum yang jumlahnya tidak terbatas. Lihat contoh disini.

7) Jenis surat menurut dinas pos

a. Surat biasa

Surat biasa menurut dinas pos ini adalah surat yang dalam pengirimannya tidak perlu dikirim segera atau secepatnya, karena surat ini tidak mendesak atau tidak memerlukan tanggapan sesegera mungkin.

b. Surat kilat

Surat kilat dalam dinas pos harus segera ditanggapi penerima surat terlebih dahulu, sehingga proses penyelesaiannya pun juga harus didahulukan.

c. Surat kilat khusus

Surat kilat khusus adalah jenis surat yang dikirimkan lebih dahulu atau mendapat prioritas utama di dalam proses pengirimannya, sehingga surat kilat khusus dibuatkan resi khusus sebagai tanda bukti.

d. Surat tercatat

Surat tercatat adalah jenis surat yang dikirim secara biasa, namun pada surat ini ditambahi tanda pengiriman yang dibuat oleh kantor pos secara khusus.

e. Surat berharga

Surat berharga adalah jenis surat yang dapat dipercaya kebenarannya sehingga bisa dijadikan sebagai bukti atau keterangan akan suatu hal tertentu. Contoh surat berharga adalah sertifikat, akte, surat perjanjian dan sejenisnya.

*Penulis: Hasna Wijayati

Materi lain:

Sebelum mengetahui jenis-jenis surat resmi, perlu diketahui terlebih dulu ciri-ciri dan fungsinya.

1. Surat resmi memiliki fungsi utama, yaitu sebagai sarana informasi atau pemberitahuan mengenai hal-hal khusus yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lainnya.

2. Fungsi surat resmi juga dapat sebagai bukti tertulis dalam bentuk dokumen di mana isinya harus bisa dipertanggungjawabkan.

3. Surat resmi berfungsi sebagai pedoman kerja dalam melakukan suatu kegiatan yang berisi tentang langkah-langkah kerja untuk keperluan tertentu.

4. Fungsi lain dari surat resmi, yaitu sebagai alat untuk pengingat bagi penerima surat, baik itu perorangan, organisasi, atau lembaga.

5. Surat resmi juga berfungsi sebagai bukti historis dan bukti kronologis jika sewaktu-waktu diperlukan.

Berikut ini beberapa bagian penting dalam penulisan surat resmi:

a. Kepala surat (kop surat)

• Logo agensi atau institusi
• Nama agensi atau institusi
• Alamat, nomor, telepon/faks dan agensi/lembaga

b. Nomor surat

Setiap lembaga atau instansi yang mengajukan surat, harus berisi nomor surat. Nomor surat memudahkan untuk melihat berapa banyak surat dalam setahun.

c. Tanggal surat

Dalam surat resmi harus terdapat tanggal. Hal tersebut berguna sebagai informasi kapan surat tersebut dibuat.

d. Lampiran atau hal

Terkadang lampiran ditambahkan ke surat resmi, dokumen lain yang mendukung.

e. Alamat tujuan

Alamat yang diberikan dalam surat resmi, berisi alamat lengkap tujuan untuk memudahkan pengirim surat tersebut.

f. Salam pembuka

Kata-kata dalam pengantar surat resmi harus formal serta menggunakan bahasa yang sopan.

g. Isi surat

Isi surat merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari surat resmi. Informasi yang terkandung dalam area konten harus tepat, tepat, dan jelas dan tidak bertele-tele.

h. Salam penutup

Terlepas dari salam pembuka, selalu ada salam penutup. Itu harus menunjukkan perilaku yang baik dalam komunikasi melalui surat resmi.

i. Tanda tangan pengirim surat

Bagian ini dimaksudkan untuk memasukkan nama dan merek kotak surat pengirim atau tanggung jawab pemilik.

j. Tembusan

Salinan atau tembusan dapat dilakukan jika surat resmi ingin diketahui pihak lain.

Jenis-jenis Surat Resmi

1. Surat Permohonan

Surat permohonan digunakan saat suatu pihak menyampaikan suatu permohonan kepada pihak lain. Surat permohonan bisa ditujukan antarperorangan, perorangan terhadap lembaga, atau antarlembaga.

Contoh surat permohonan adalah surat permohonan bantuan dana, surat permohonan perceraian, dan lain-lain.

2. Surat Keputusan

Surat keputusan ditujukan untuk menyampaikan keputusan dari atasan yang berkaitan dengan hal-hal yang selama ini belum jelas. Surat keputusan pada umumnya berhubungan dengan suatu instansi atau lembaga.

Beberapa contohnya ialah surat keputusan pengangkatan pegawai, surat keputusan panitia dari kepala sekolah, surat keputusan pengangkatan pengurus atau tenaga kerja.

3. Surat Kuasa

Dalam surat kuasa berisi penjelasan tentang pemberian wewenang atau kuasa dari satu pihak tertentu kepada pihak lain yang diberikan kepercayaan. Hal itu dikarenakan si pemberi kuasa tidak dapat melaksanakan sendiri suatu kegiatan atau tugas sehingga dilimpahkan ke penerima kuasa yang ditunjuk.

Ada dua jenis surat kuasa yang juga memiliki dasar hukum berbeda, yaitu surat kuasa umum dan surat kuasa khusus. Surat kuasa umum diatur dalam pasal 1796 KUH Perdata. Sementara surat kuasa khusus diatur dalam pasal 1795 KUH Perdata.

4. Surat Perintah

Surat Perintah merupakan jenis surat resmi yang sering ditemukan di kehidupan sehari-hari. Contohnya surat perintah yang berisi instruksi kepada bawahan atau pegawai.

Surat perintah yang umum ditulis adalah surat perjalanan dinas, surat perintah untuk lembur, dan lain sebagainya.

5. Surat Pengantar

Surat pengantar merupakan jenis surat resmi yang biasanya digunakan untuk kepentingan pribadi. Dalam kehidupan sehari-hari, surat pengantar digunakan sebagai syarat untuk membuat e-KTP.

Selain itu, surat pengantar juga dapat berupa surat pengantar keterangan tidak mampu, surat pengantar proposal bantuan dana, dan lain sebagainya.

6. Surat Edaran

Surat Edaran umumnya ditujukan kepada kalangan tertentu, di mana isinya berupa pemberitahuan kegiatan atau hal tertentu. Surat edaran dapat dengan mudah ditemukan di sekolah, seperti surat edaran pengumuman libur yang dialamatkan kepada para orang tua murid.

7. Surat Undangan

Surat undangan biasanya digunakan untuk memanggil atau mengundang seseorang untuk menghadiri acara tertentu. Contoh surat undangan yang sering beredar ialah surat undangan pernikahan, surat panggilan kerja, surat panggilan kepolisian, dan banyak lainnya.