Sebutkan fungsi administrasi KEUANGAN di Instansi sekolah

Administrasi keuangan adalah salah satu unsur terpenting dalam bidang keuangan bisnis yang berhubungan erat dengan sumber daya dari suatu organisasi. Akan tetapi, banyak orang yang mengira administrasi tersebut hanya berhubungan dengan pembayaran dan transaksi keuangan.  Padahal, hanya karena namanya “keuangan”, tidak selalu melulu berbau transaksi. Nah, agar tidak bingung, simak pembahasannya di bawah ini!

Pengertian Administrasi Keuangan

Berikut 2 pengertian administrasi keuangan dalam arti luas dan sempit, diantaranya:

1. Dalam artian luas

Administrasi keuangan dalam arti luas merupakan suatu kegiatan pengelolaan keuangan yang erat kaitannya dengan penggunaan dan pelaksanaan dana yang ada dalam suatu organisasi. Kegiatan pengelolaan keuangan berhubungan dengan perencanaan, regulasi, akuntabilitas dan pengawasan keuangan.

2. Dalam Artian Sempit

Sedangkan dalam arti sempit merupakan kegiatan pengelolaan keuangan dan akuntansi yang berhubungan dengan pencatatan, pendapatan dan pengeluaran untuk pendanaan berbagai kegiatan operasional perusahaan.

Pentingnya Administrasi Keuangan dalam Organisasi

Sangat penting bahwa administrasi keuangan adalah bagian dari manajemen perusahaan dalam mengambil dan mengevaluasi keputusan atas kegiatan usaha yang dilakukan untuk mengetahui sehat atau tidaknya perusahaan tertentu.

Administrasi dalam keuangan dapat berjalan dengan baik jika adanya hubungan saling kerjasama dengan pihak terkait memiliki wewenang tugas dan tanggung jawab yang dijalankan. Untuk melakukan pembenahan atas sistem administrasi dalam keuangan, perlu dibuat laporan kinerja perusahaan berisi profit dan arus kas yang diperoleh sesuai dengan kenaikan harga produk dan atau jasa.

Fungsi Administrasi Keuangan

Ada beberapa fungsi bagi administrasi terkait keuangan. Fungsi-fungsi yang dimaksud adalah sebagai berikut:

Fungsi investasi atau investment function

Investasi merupakan suatu aktivitas pengelolaan dana ke dalam aktiva yang digunakan untuk mencapai tujuan dan kebutuhan organisasi. Ada kedua investasi yang ada dalam administrasi keuangan berupa investasi jangka pendek (short term investment) merupakan investasi aset perusahaan yang nilainya rendah, seperti kas, piutang dan persediaan. Sedangkan, investasi jangka panjang merupakan investasi aset perusahaan yang digunakan untuk kebutuhan di masa mendatang, seperti tanah, gedung dan peralatan.

Fungsi mencari modal atau profit sharing function

Fungsi mencari modal mengarah pada aktivitas pembiayaan tiap-tiap aktivitas organisasi untuk membuat dan menentukan aturan pembagian keuntungan yang didapatkan oleh perusahaan. Artinya, suatu perusahaan diwajibkan memilih modal pinjaman, baik jangka pendek maupun jangka panjang atau dari modal perusahaan sendiri.

Fungsi pembelanjaan atau shopping function

Fungsi ini menandakan bahwa keuangan diberikan kepercayaan untuk melakukan pembelanjaan dana, baik dana perusahaan sendiri maupun dana dari luar perusahaan untuk membiayai semua kegiatan perusahaan. Fungsi ini juga berkaitan dengan proses produksi maupun pendukung.

Fungsi pembagian laba atau fundraising function

Fungsi yang terakhir adalah mencari investor ataupun sponsor dalam menyediakan tambahan modal untuk perusahaan, sehingga perusahaan mampu mengembangkan usaha sendiri.

Tujuan Administrasi Keuangan

Tujuan dari pelaksanaan nya adalah untuk memproses serta mengatur akuntansi keuangan perusahaan agar sistem keuangan dapat berjalan dengan baik. Tujuan lainnya adalah untuk mempermudah proses pengeluaran dan pemasukan uang pada perusahaan, mempermudah kegiatan transaksi keuangan sesuai dengan bukti yang bisa dipertanggungjawabkan serta juga mempermudah manajer keuangan dalam mengetahui kondisi keuangan perusahaan dalam kurun waktu tertentu.

Tugas Administrasi Keuangan

Melakukan rencana keuangan dari awal

Rencana keuangan perusahaan meliputi aspek pendapatan, pembayaran dan pinjaman yang dibuat secara terstruktur dan sistematis. Draft rencana keuangan harus dibuat terlebih dahulu berdasarkan hasil laporan keuangan pada periode sebelumnya.

Membuat laporan keuangan perusahaan

Staff administrasi diberi tugas untuk membuat dan menyusun laporan keuangan secara bertahap, mulai dari harian, mingguan, bulanan hingga tahunan. Laporan keuangan in bisa dibuat berdasarkan nilai aktivitas atau aliran arus kas yang masuk dan keluar.

Baca Juga: Otomatisasi Payroll Report dengan Payroll Application LinovHR

Mengelola uang tunai atau modal

Staff administrasi harus bertanggung jawab untuk melaporkan penarikan dana atau setoran modal, membuka rekening baru, menentukan banyaknya jumlah setoran dana yang di deposito serta juga mencatat seluruh transaksi keuangan yang berkaitan dengan uang tunai perusahaan.

Mengelola pinjaman kredit

Staff administrasi keuangan diberi tugas untuk membayarkan tagihan yang berkaitan utang-piutang suatu perusahaan serta juga mengelola modal pinjaman kredit yang menjadi beban utang suatu perusahaan.

Komponen Administrasi Keuangan

Dalam pengerjaannya, terdapat beberapa komponen berikut ini penjelasan nya:

1. Perencanaan keuangan adalah seluruh kegiatan perencanaan pengeluaran dan pemasukan kas yang diperoleh dalam kurun waktu tertentu.
2. Penganggaran keuangan yaitu kegiatan anggaran pemasukan, pengeluaran dan berbagai kegiatan lain yang sudah dibuat dan direncanakan sebelumnya secara rinci.
3. Pengelolaan keuangan adalah kegiatan pembiayaan dana atau modal yang dilakukan dengan berbagai cara untuk meningkatkan kinerja perusahaan
4. Pencarian keuangan adalah kegiatan yang berhubungan dengan pengadaan dana atau modal agar seluruh kegiatan operasional bisa berjalan dengan baik sesuai dengan rencana yang dibuat perusahaan.
5. Pengendalian keuangan yaitu kegiatan yang berkaitan dengan penilaian dan perbaikan kinerja keuangan di suatu perusahaan
6. Penyimpanan keuangan adalah kegiatan yang berkaitan dengan pengumpulan dana atau modal perusahaan yang akan disimpan di tempat yang aman
7. Pemeriksaan keuangan atau auditing merupakan kegiatan yang berkaitan dengan proses audit, baik audit internal maupun audit eksternal terhadap bagian keuangan perusahaan sebagai upaya mencegah terjadinya kecurangan, pencurian data dan risiko likuiditas

Itulah pembahasan di atas yang patut dipelajari karena jika kegiatan administrasi keuangan yang dikerjakan dengan beberapa tahapan teratur dan dipimpin oleh staf, maka setiap aktivitas perusahaan bisa didukung oleh sistem akuntansi yang baik dan terorganisir agar dapat membantu perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama.

1.      Fungsi Administrasi Keuangan di Instansi Pemerintah

Administrasi keuangan negara merupakan seluruh penerimaan dan pengeluaran, baik yang menyangkut pemerintah pusat, pemerintah daerah, BUMN, BUMD, maupun istitusi yang menggunakan modal atau kelonggaran dari negara atau masyarakat.

Administrasi keuangan negara merupakan kekayaan negara berupa harta berbentuk uang, hak-hak negara seperti hak menagih atas kontrak pertambangan, hak penangkapan ikan, hak penguasaan hutan, kewajiban-kewajiban atau utang-utang negara seperti dana pension, asuransi kesehatan, jaminan sosial tenaga kerja, kekayaan bersih negara dan kekayaan alam.

Administrasi keuangan negara merupakan kebijaksanaan-kebijaksanaan anggaran, fiscal, moneter, beserta akibatnya dibidang ekonomi.

Administrasi keuangan negara mencakup keuangan lainnya yang dikelola pemerintah pusat dan daerah, dan badan-badan yang menjalankan kepentingan negara atas uang yang dimiliki negara maupun uang ataupun dana yang dimiliki masyarakat.

Keuangan negara merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari keuangan publik atau bahkan ada yang berpendapat bahwa keuangan negara adalah sama dengan keuangan publik. Bagi setiap negara tidak terlalu jelas subjek dari keuangan negara karena tergantung dari bentuk dan sistem pemerintahan dari masing – masing negara yang diatur dalam konstitusi. Eksistensi keuangan publik dibutuhkan ketika belanja untuk memenuhi kebutuhan akan penyediaan barang dan jasa publik diperlukan, sehingga keuangan negarapun ada saat dibutuhkan pengadaan atas barang dan jasa publik berupa layanan dasar seperti kesehatan, pendidikan, transportasi, minyak dan gas, sandang dan panganmelalui subsidi langsung atau pun melalui public service obligation (PSO). Definisi keuangan negara menurut Undang – Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara adalah semua hak dan kewajiban negara yang dapat dinilai dengan uang, serta segala sesuatu baik berupa uang maupun berupa barang yang dapat dijadikan milik negara berhubung dengan pelaksanaan hak dan kewajiban tersebut.

Berdasarkan UU 17/2003 pengertian pengelolaan keuangan negara dapat ditinjau dari dua sisi. Pengertian pengelolaan keuangan negara dalam arti luas termasuk didalamnya sub bidang pengelolaan fiskal, sub bidang pengelolaan moneter dan sub bidang pengelolaan kekayaan negara yang dipisahkan.

Pengelolaan keuangan negara sub bidang fiskal melekat kepada Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) dan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD). Pasal 23 ayat (1) Undang – Undang Dasar 1945 amandemen keempat berbunyi “Anggaran pendapatan dan belanja negara sebagai wujud dari pengelolaan keuangan negara ditetapkan setiap tahun dengan undang – undang dan dilaksanakan secara terbuka dan bertanggungjawab untuk sebesar – besarnya kemakmuran rakyat”. Pengelolaan sub bidang fiskal juga meliputi kebijakan dan kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaan APBN mulai dari penetapan Arah dan Kebijakan Umum (AKU), penetapan strategi dan prioritas pengelolaan APBN, penyusunan anggaran oleh pemerintah, pengesahan anggaran oleh DPR, pelaksanaan anggaran, pengawasan anggaran, penyusunan perhitungan anggaran negara (PAN) sampai dengan pengesahan PAN menjadi undang-undang.

Dalam sub bidang fiskal keuangan negara ini juga menyangkut beberapa fungsi keuangan negara, diantaranya:

1. Fungsi pengelolaan ekonomi makro dan fiskal, fungsi ini menyangkut pengendalian kondisi makro ekonomi yang direfleksikan dalam indikator ataupun statistik ekonomi Indonesia. Dalam fungsi ini juga dibuat nota keuangan sebagai dasar untuk mengestimasi tingkat perkembangan ekonomi akibat dilaksanakannya belanja pemerintah/governmental expenditures demikian juga inisiasi dan pelaksanaan kerjasama – sama luar negeri seperti dengan lembaga donor yang diperkirakan memberikan pengaruh terhadap indikator ekonomi makro Indonesia;
2. Fungsi penganggaran, fungsi ini seperti telah diuraikan diatas adalah merupakan fungsi perencanaan secara kuantitatif yang direfleksikan dalam perencanaan keuangan pemerintah untuk jangka waktu satu tahun ke depan yang dituangkan dalam APBN/D;
3. Fungsi administrasi perpajakan, seperti kita ketahui bahwa lebih dari 70% pendapatan pemerintah dalam APBN berasal dari pajak sehingga pengadministrasian perpajakan secara baik akan memudahkan pemerintah untuk mengestimasi pendapatan negara dengan lebih baik juga. Kebijakan pemerintah untuk melakukan intensifikasi dan ekstensifikasi perpajakan dalam rangka peningkatan pembayaran pajak harus diikuti oleh administrasi perpajakan yang baik atau dengan kata lain aspek material perpajakan harus saling terkait dengan aspek formal perpajakan;
4. Fungsi administrasi kepabeanan, bea masuk juga merupakan sumber pendapatan negara untuk membiayai belanja negara. Meskipun terus menjadi isu yang digulirkan dan dibesarkan oleh negara – negara pendukung free trade ataunon tarif untuk menghapuskan bea masuk, namun kebijakan bea masuk merupakan salah satu instrumen yang efektif dari keuangan negara untuk memproteksi produk dalam negeri dalam bersaing dengan produk luar negeri sejenis yang diproduksi dengan biaya produksi yang lebih rendah atau efisien sehingga harga jualnya lebih murah di pasar;
5. Fungsi perbendaharaan, dalam fungsi ini keuangan negara lebih banyak kepada penatausahaan keuangan negara yang lebih baik. Mulai dari penetapan kebijakan penerimaan dan pengeluaran kas negara hingga penetapan sistem dan prosedur keuangan negara dan akuntansi pemerintahan yang bermuara pada pelaporan keuangan negara. Penatausahaan dan pertanggungjawaban keuangan negara yang baik merupakan salah satu syarat terpenuhi akuntabilitas keuangan; dan
6. Fungsi pengawasan keuangan, fungsi ini melekat pada aparat pengawas internal dan eksternal pemerintah.

Pengelolaan keuangan negara sub bidang moneter beraitan dengan transaksi perbankan dan lalu lintas moneter baik dari dalam maupun luar negeri. Pasal 21 Undang – Undang 17 Tahun 23 berbunyi “Pemerintah pusat dan bank sentral berkoordinasi dalam penetapan dan pelaksanaan kebijakan fiskal dan moneter”. Peran Bank Sentral atau Bank Indonesia (BI) menjadi sangat menentukan dalam pengelolaan keuangan negara di sub bidang moneter terutama dalam menjaga stabilitas sistem keuangan selain tugas utamanya menjaga sistem moneter.

Stabilitas moneter dan stabilitas keuangan/fiskal ibarat dua sisi mata uang. Pelaksanaan kebijakan moneter yang dibuat oleh BI akan berdampak pada stabilitas sistem keuangan demikian juga kondisi sebaliknya, sistem keuangan yang dikendalikan oleh otoritas fiskal pemerintah merupakan salah satu alur dari transmisi kebijakan moneter. Dalam menciptakan stabilitas moneter BI menerapkan satu kebijakan inflation targeting framework(ITF) disini BI berperan untuk mengendalikan tingkat inflasi dengan menggunakan instrumen – instrumen keuangan kebijakan BI. Peran BI dalam keuangan negara secara konkrit adalah dengan membantu menerbitkan dan menempatkan surat – surat hutang negara sebagai sumber pembiayaan APBN tanpa diperbolehkan untuk membeli sendiri surat – surat hutang negara tersebut. Dalam hal ini BI bertindak sebagai kasir pemerintah yang menatausahkan rekening Pemerintah di BI dan atas permintaan Pemerintah, dapat menerima pinjaman luar negeri untuk dan atas nama pemerintah.

Selain itu secara formal keterlibatan BI dalam pengelolaan keuangan negara dituangkan dalam Keputusan Bersama Menteri Keuangan dan Gubernur BI Nomor 17/KMK.0/2009 dan 11/3/KEP.GBI/2009 tentang Koordinasi Pengelolaan Uang negara. Keputusan Bersama ini terutama mengatur tentang jumlah Saldo Kas Minimal (SKM) Uang Negara rata – rata harian termasuk hari libur di Rekening Kas Umum Negara (RKUN) sebesar dua triliun rupiah untuk rekening rupiah dan satu juta dolar Amerika Serikat untuk rekening valas.

Keuangan negara dalam sub bidang kekayaan yang dipisahkan merupakan wilayah keuangan negara yang ditujukan untuk mendapatkan keuntungan usaha atau profit motive. Keuntungan usaha tersebut akan diserahkan kepada negara dan merupakan bagian dari pendapatan dalam APBN. Kekayaan negara yang dipisahkan dituangkan dalam penyertaan modal pemerintah pada BUMN ataupun BUMD. Pasal 24 ayat (1) dan (2) secara jelas mengatur hubungan keuangan negara antara pemerintah dan perusahaan negara dan daerah. Ayat (1) berbunyi “Pemerintah dapat memberikan pinjaman/hibah/ penyertaan modal kepada dan menerima pinjaman/hibah dari perusahaan negara/ daerah”. Sedangkan ayat (2) berbunyi “Pemberian pinjaman/hibah/penyertaan modal dan penerimaan pinjaman/hibah sebagaimana ayat (1) terlebih dahulu ditetapkan dalam APBN/APBD”. Dari kedua ayat ini jelas terlihat bahwa meskipun BUMN merupakan kekayaan negara yang dipisahkan namun tidak bisa terlepas dari mekanisme APBN/APBD.

2.Fungsi Administrasi Keuangan di Instansi sekolah

Melalui kegiatan manajemen keuangan maka kebutuhan pendanaan kegiatan sekolah dapat direncanakan, diupayakan pengadaannya, dibukukan secara transparan, dan digunakan untuk membiayai pelaksanaan program sekolah secara efektif dan efisien. Untuk itu tujuan manajemen keuangan adalah[4]:

1.      Meningkatkan efektivitas dan efisiensi penggunaan keuangan sekolah

2.      Meningkatkan akuntabilitas dan transparansi keuangan sekolah.

3.      Meminimalkan penyalahgunaan anggaran sekolah.

Rencana Anggaran dan Sumber Dana Sekolah

Anggaran belanja adalah suatu pernyataan yang terurai tentang sumber-sumber keuangan yang perlu untuk melaksanakan berbagai program sekolah selama periode satu tahun fiskal. Proses pembuatan anggaran pendidikan melibatkan penentuan pengeluaran maupun pendapatan yang bertalian dengan keseluruhan operasi sekolah.[6]

a.       Jenis Kegiatan

a)      Kegiatan operasi, yaitu kegiatan-kegiatan dengan menggunakan alat atau tanpa alat yang berkaitan dengan proses belajar mengajar baik dalam maupu di luar kelas.

b)      Kegiatan Perawatan, yaitu kegiatan perawatan yang dilakukan untuk memelihara dan memperbaiki sarana dan prasarana yang ada di sekolah agar sarana prasaran tersebut dapat berfungsi dalam menunjang kelancaran proses belajar mengajar.

b.      Sumber Dana

Sumber dana untuk penyelenggaraan kegiatan pendidikan di sekolah, yaitu:
a)  Dari pemerintah berupa:

- Anggaran Rutin (DIK)

- Anggaran Operasional, pembangunan dan perawatan (OPF)

- Dana Penunjang Pendidikan (DPP)

b) Dari orang tua siswa, adalah dana yang dikumpulkan dari pengurus BP3/ komite sekolah dari orang tua siswa.

c) Dari masyarakat, misalnya: sumbangan perusahaan industri, lembaga sosial donatur, tokoh masyarakat, alumni, dsb.

c.       3) Penyususnan Rencana Operasional (RENOP)

Dalam penyususnan RENOP sebaiknya menempuh kebijakan berimbang, dan pelaksanaan operasional di sekolah membentuk team work yang terdiri dari para wakil kepala sekolah dibantu para wakil kepala sekolah dibantu beberapa guru senior. Atas dasar hasil kerja team tersebut baru dibahas dalam forum rapat dewan guru dan nara sumber lain yang dianggap perlu, sehingga akan bertanggung jawab terhadap keberhasilan rencana tersebut.

Untuk memformat program kerja tersebut, langkah-langkah yang dilakukan :
a) Menginventarisir kegiatan sekolah pada tahun ajaran mendatang

b) Menyusun list kegiatan menurut sekolah prioritas

c) Menentukan sasaran atau volume

d) Menentukan unit cost dengan membandingkan unit cost atau penjajakan ke jalan
e) Menghimpun data pendukung :

• Data sekolah ( murid, guru, pegawai, pesuruh, jam mengajar, praktik laboratorium) • Data fisik ( gedung, ruang kepsek, ruang guru, ruang laboratorium, WC, dan lain-lain)

f) Membuat kertas kerja dan laporan

g) Menentukan sumber dana dan pembenaan anggaran

h) Menuangkan dalam format baku untuk usulan RENOP

i) Proses usulan atau pengiriman

Sementara itu, menurut Consortium on Renewing Education[7] Sekolah (lembaga pendidikan) mempunyai lima bentuk modal yang perlu dikelola untuk keberhasilannya yaitu:

1. Integrative capital (modal integrative)

2. Human capital (modal manusia)

3. Financial capital (modal keuangan)

4. Social capital (modal social)

5. Political capital (modal politik)

Modal integratif adalah modal yang berkaitan dengan pengintegrasian empat modal lainnya untuk dapat dimanfaatkan bagi pencapaian program/tujuan pendidikan. Modal manusia adalah sumberdaya manusia yang kemampuan untuk menggunakan pengetahuan bagi kepentingan proses pendidikan/pembelajaran. Modal keuangan adalah dana yang diperlukan untuk menjalankan dan memperbaiki proses pendidikan. Modal sosial adalah ikatan kepercayaan dan kebiasaan yang menggambarkan sekolah sebagai komunitas. Modal politik adalah dasar otoritas legal yang dimiliki untuk melakukan proses pendidikan/pembelajaran.

fungsi administrasi keuangan di berbagai instansi atau lembaga

1. Menetapkan struktur keuangan entitas. Yaitu menetapkan kebutuhan entitas akan dana untuk sekarang (modal kerja jangka pendek) dan masa depan (keperluan investasi jangka panjang) dan menetapkan sumber dana yang dapat menutup kebutuhan-kebutuhan itu secara sehat. Di dalam prinsipnya, kebutuhan dana jangka pendek dibiayai oleh sumber jangka pendek, dan kebutuhan dana jangka panjang dibiayai dari sumber jangka panjang.

2. Mengalokasikan dana sedemikian rupa agar dapat memperoleh tingkat efisiensi atau profitabilitas yang optimal.

3. Mengendalikan keuangan perusahaan dengan mengadakan sistem dan prosedur yang dapat mencegah penyimpangan dan mengambil langkah perbaikan jika terjadi penyimpangan di dalam pelaksanaan usaha dan memengaruhi struktur keuangan dan alokasi dana.

semoga bermanfaat

Page 2