Pengertian Administrasi Sarana dan Prasarana
Dapat dinyatakan secara aksiomatik bahwa setiap organisasi selalu menghadapi keterbatasan dan kemampuan dalam menyediakan sarana dan prsasaraana yang diperlukan. Keterbatasan kemampuan tersebut menuntut pengamanan dan pemanfaatan berbagai sarana dan prasarana sedemikian rupa sehingga diperoleh manfaat yang optimal. Kemudian apa yang dimaksud dengan sarana dan prasarana tersebut?
Ruang Lingkup Administrasi Sarana dan Prasarana
Sarana dan prasarana organisasi merupakan milik/kekayaan organisasi maka perlu adanya kegiatan pengamanan yang kuat, mencakup pengamanan sejak perencanaan kebutuhan, penentuan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan dan pergudangan, pemeliharaan, penghapusan, inventarisasi, dan penghapusaan. Batasan pengertian dan ruang lingkup kegiatan manajemen logistik/administrasi sarana dan prasarana tersebut dapat dirinci pada tabel 2 sebagai berikut: KEGIATAN MANAJERIAL : PERENCANAAN, PENGORGANISASIAN,DAN PENGAWASAN Kegiatan operasional : pengadaan,pencatatan (inventarisasi),penggudangan, pendistribusian, pemeliharaan, dan penghapusan
Objek :Sarana dan prasarana, perbekalan, logistik, barang, material, peralatan, perlengkapan, sarana prasarana (segala sesuatu/benda yang berwujud dan dapat diperlakukan secara fisik/tangible, baik yang dipergunakan untuk kegiatan pokok maupun kegiatan penunjang/administrasi. Tujuan : mendukung efektivitas dan efisiensi dalam setiap upaya pencapaian tujuan organisasi.
Tujuan Administrasi Sarana dan Prasarana Tujuan administrasi sarana dan prasarana adalah:
Fungsi Administrasi Sarana dan Prasarana Fungsi manajemen dalam penyelenggaraan sarana dan prasarana yang perlu memperoleh perhatian ialah:
Dalam praktik pengelolaan administrasi sarana dan prasarana keterkaitan antar fungsi tersebut digambarkan sebagai suatu siklus atau mata rantai yang berkesinambungan. Ilustrasi siklus atau mata rantai fungsi 12 Modul Paket Keahlian Administrasi Perkantoran - Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) administrasi sarana dan prasarana tersebut dapat dilihat pada gambar 4 berikut;
Gambar 3. Siklus Mata Rantai Fungsi Administrasi Sarana dan Prasarana Sumber: Modul Guru Pembelajar Paket Keahlian Administrasi Perkantoran Page 2
Jawaban: RUANG LINGKUP SARANA DAN PRASARANA MENURUT JENISNYA a) Peralatan/perlengkapan kantor (office supplies) Peralatan/perlengkapan adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesei lebih cepat, lebih tepat dan lebih baik. Peralatan/perlengkapan kantor dibedakan menjadi dua, yaitu § Paralatan/perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya : 1. Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk lembaran Perlatan/perlengkapan kantor yang berbentuk lembaran/helaian, yaitu kertas HVS, kertas folio bergaris, kertas karbon, kertas stensil, formulir, kertas berkop, plastik transparan, kertas karton, kertas buffalo, amplop dan map. 2. Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk nonlembaran Peralatan/perlengkapan kantor yang berbentuk nonlembaran (bukan berupa kertas lembaran), yaitu pulpen, pensil, spidol, penghapus, penggaris, rautan, gunting, pemotong kertas (cutter), pembuka surat (letter opener), pelubang kertas dll. 3. Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk buku Peralatan/perlengkapan kantor yang berbentuk buku, antara lain : 1. Buku catatan (block note), yaitu buku untuk menulis catatan harian sekretaris. 2. Buku pedoman organisasi, yaitu buku panduan tentang informasi yang berkaitan dengan organisasi, mulai sejarah, struktur, produk dan jasa, hingga prosedur kerja. 3. Buku tamu, yaitu buku yang digunakan untuk mencatat tamu yang datang ke perusahaan. 4. Buku agenda surat, yaitu buku yang mencatat keluar masuknya surat sehari-hari. · Peralatan/perlengkapan kantor dilihat dari penggunaannya : 1. Barang habis pakai Barang habis pakai adalah barang/benda kantor yang pengguanaannya hanya satu/beberapa kali pakai atau tidak tahan lama. Contoh : kertas, tinta, karbon, klip, pensil dan pulpen. 2. Barang tidak habis pakai Barang yang tidak habis pakai adalah barang/benda kantor yang penggunaannya tahan lama. Contoh : stapler, perforator, cutter, dan gunting. b) Mesin-mesin kantor (office machine) Mesin-mesin kantor (office machine) adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetik. Contoh : komputer, laptop, LCD, mesin tik manual dan elektrik, mesin fotocopy, dll. c) Mesin komunikasi kantor Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi, baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi. Contoh : telepon, interkom, faksimile dan telepon wireless. d) Perabot kantor (office furniture) Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor. Contoh : meja, kursi, sofa (meja dan kursi untuk tamu), rak buku, lemari, papan tulis dlL. e) Interior kantor (office arrangement) Interior kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semangat dan kenyamanan dalam menyeleseikan pekerjaan. Contoh : gambar presiden dan wakil presiden, gambar lambang negara, bendera, struktur organisasi, lukisan, patung, vas bunga, tanaman hidup maupun buatan, jam dinding dll. f) Tata ruang kantor (office lay out) Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dan pekerjaan |