Apa saja yang harus diperhatikan dalam membuat perencanaan kebutuhan kantor?

Tuesday, August 20, 2019 Pengadaan

Table of Contents Show

Prosedur Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor
Cara Belanja Fasilitas Sarana dan Prasarana Kantor [Office Supplies] yang Baik
Karakteristik Sarana dan Prasarana Kantor yang Baik
Video yang berhubungan
Video yang berhubungan

Untuk menunjang motivasi pegawai dalam menyelesaikan suatu pekerjaan sangat bergantung pada sarana dan sistem pengelolaan yang efektif. Tanpa adanya fasilitas sarana dan prasarana kantor, tidak mungkin tujuan suatu lembaga dapat tercapai.

Ilustrasi: Sarana dan Prasarana Kantor

Mengingat pentingnya sarana dan prasarana kantor dalam upaya meningkatkan motivasi kerja pegawai dan memperlancar aktivitas kerja pegawai, maka dibutuhkan pengelolaan sarana dan prasarana kantor yang baik. Pengelolaan sarana dan prasarana kantor tidak hanya menjadi tugas General Affairs [GA], namun melibatkan semua unsur pegawai yang ada, agar sarana dan prasarana yang ada dipakai secara efektif dan efisien sesuai dengan prosedur penggunaannya. Pengelolaan sarana dan prasarana kantor yang baik membutuhkan beberapa aspek yang salah satunya yaitu pengadaan dan pemeliharaan secara profesional. Kegiatan tersebut hendaknya menjadi perhatian bagi semua pihak [manajemen] dan dijalankan dengan benar agar aktivitas kerja pegawai dapat berjalan lancar. Pengadaan sarana dan prasarana merupakan kegiatan menyediakan semua keperluan barang/benda/jasa bagi keperluan pelaksanaan tugas pegawai kantor. Jadi, pengadaan fasilitas sarana dan prasarana kantor berarti kegiatan menyediakan barang-barang fasilitas kantor yang digunakan untuk keperluan pekerjaan kantor dan yang mendukrung penyelesaian tugas pekerjaan seluruh pegawai.

Baca juga: Barang Habis Pakai dan Tidak Habis Pakai Kantor

Pengadaan sarana dan prasarana kantor itu dapat berupa tanah, bangunan, perabot, alat kantor/buku, kendaraan, dan sebagainya. Pengadaan sarana dan prasarana kantor tersebut dapat dilakukan melalui lelang, penunjukan langsung, belanja, membuat sendiri, dan menerima hibah dari pihak lain. Khusus belanja pengadaan sarana dan prasarana fasilitas kantor melalui prakualifikasi dan pascakualifikasi tersebut biasanya dilakukan oleh Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah [K/L/PD] yang memerlukan pengadaan fasilitas kantor dalam jumlah besar dan tak sanggup dilakukan sendiri oleh instansi tersebut, sehingga harus melibatkan Penyedia. Dalam pelaksanaanya kegiatan pengelolaan sarana dan prasarana kantor harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan;
Menentukan jenis, kualitas dan kuantitas perlengkapan yang diperlukan;
Menyediakan dan menggunakan fasilitas sarana dan prasarana kantor dalam kegiatan operasional;
Menyediakan perbekalan sesuai dengan anggaran operasional yang berlaku;
Menyimpan dan memelihara perlengkapan kantor;
Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor;
Menghapuskan perlengkapan sarana dan prasarana kantor yang sudah tidak dapat digunakan sesuai dengan prosedur penggunaan barang.

Dalam pengadaan sarana dan prasarana kantor terdapat seksi perbekalan yang memiliki fungsi-fungsi sebagai berikut ini: a. Penelitian kebutuhan perlengkapan kerja, baik mengenai jumlah maupun mutu. Seksi perbekalan perlu memperhatikan beberapa faktor dalam penentuan kebutuhan perlengkapan kerja seperti faktor fungsional, faktor ongkos, faktor prestise, faktor standarisasi dan normalisasi. b. Standarisasi dan perincian benda. Langkah-langkah yang perlu ditempuh oleh seksi perbekalan dalam mengusahakan standarisasi adalah berikut ini:

Klasifikasi alat-alat, menggolong-golongkan alat-alat yang berfungsi sejenis atau menghasilkan barang-barang tertentu yang sama.
Spesifikasi dan perincian alat-alat dengan menggunakan kemampuannya.
Standarisasi peralatan/barang dengan pertimbangan penggunaan dalam jangka waktu berapa lama dan pertimbangan efisiensi kinerja alat/barangnya.

c. Pembelian benda perbekalan. Seksi perbekalan perlu memperhatikan beberapa pertimbangan dalam pembelian alat-alat atau barang-barang, yaitu sbb:

Sebisa mungkin mengurangi pembiayaan/pembelian baru dengan mencari benda-benda yang dibutuhkan dari benda-benda yang berstock lebih.
Menimbulkan kompetensi antar Penyedia dengan membuat spesifikasi barang yang akan dibeli, dan mengadakan penelitian atau pertimbangan yang seksama diantara Penyedia dengan baik.
Mendapatkan keterangan-keterangan terbaru atas barang-barang, keadaan pasar dan harga.
Mendapatkan keterangan-keterangan mengenai perkembangan baru atas barang-barang, dan cara yang telah disempurnakan mengenai cara pengepakan.
Mempertimbangkan semua biaya bagi barang-barang perbekalan tersebut sampai siap digunakan.

d. Pengiriman barang. Dalam pengadaan barang perbekalan dibutuhkan aktivitas pengiriman yang dapat dilakukan dengan melalui jalan darat, laut maupun udara.

Prosedur Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor

Prosedur pengadaan sarana dan prasarana kantor berbeda pada setiap instansi, perbedaan ini disebabkan beberapa hal, antara lain, budaya kantor, kebutuhan akan peralatan/fasilitas kantor, tingkat kompetensi antar karyawan, dan juga perbedaan jenis bidang usaha yang bergerak pada perusahaan tersebut. Pada umumnya pengadaan sarana dan prasarana kantor dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut ini:

Unit pengguna mengajukan bon permintaan/surat permohonan kepada bagian gudang dengan bon permintaan peralatan/perlengkapan;
Bagian administrasi gudang memeriksa stock barang yang diminta apakah masih tersedia di dalam gudang;
Apabila permintaannya memenuhi syarat, selanjutnya disetujui dan persetujuan tersebut diserahkan ke pengurus peralatan/perlengkapan;
Persetujuan yang diterima oleh pengurus dijadikan pedoman untuk mengeluarkan peralatan/perlengkapan [barang] sesuai dengan bon permintaan dan disampaikan kepada unit pengguna;
Tim administrasi gudang selanjutnya membukukan peralatan/perlengkapan yang dikeluarkan tersebut,
Bagian gudang menghitung persediaan peralatan/perlengkapan baik secara administrasi maupun secara fisik,
Tim administrasi bersama bagian peralatan/perlengkapan mengecek fisik persediaan peralatan/perlengkapan secara bersama-sama apakah sesuai antara yang tercatat dengan keadaan sebenarnya,
Pihak Gudang selanjutnya melaporkan kepada Pimpinan/Bendaharawan.

Cara Belanja Fasilitas Sarana dan Prasarana Kantor [Office Supplies] yang Baik

Belanja sarana dan prasarana dalam ruang lingkup kantor/perusahaan harus disesuaikan dengan kebutuhan agar tidak mubazir. Untuk menentukan sarana dan prasarana apa saja yang akan dipilih/digunakan maka harus didaftarkan dahulu perlengkapan yang dibutuhkan tersebut. Berikut ini cara belanja fasilitas kantor yang baik.

Ceklis alat kantor yang akan dibeli
Memperhatikan apakah alat kantortersebut akan berguna atau tidak
Memilih teman berbekanja yang tepat
Memperhatikan waktu dalam membeli alat kantor
Mencari toko alat kantor yang sesuai dengan kebutuhan
Memperhatikan penawaran dari supplier sendiri

Baca juga: Cara Mencari Supplier untuk Mendapatkan Harga Terbaik

Sebenarnya tidak sulit cara belanja sarana dan prasarana untuk keperluan kantor. Meminta saran dan bantuan kepada rekan kantor yang lebih tahu atau lebih senior juga tidak ada salahnya. Kamu bisa menyisihkan waktu sekitar satu minggu untuk melengkapi kebutuhan alat kantor tempatmu bekerja.

Karakteristik Sarana dan Prasarana Kantor yang Baik

Dalam memilih berbagai perlengkapan sarana dan prasarana kantor, ada beberapa hal yang harus diperhatikan agar kamu tidak menyesal setelah membeli sarana dan prasarana kantor yang kamu butuhkan. Dalam membeli barang apa saja, termasuk dalam membeli fasilitas sarana dan prasarana kantor, kamu tidak seharusnya tergoda oleh harga-harga yang murah tanpa kamu ketahui kualitas dari barang-barang tersebut. Berikut ini adalah beberapa karakteristik atau ciri-ciri peralatan kantor [sarana dan prasarana] yang baik, yaitu :

Peralatan kantor tersebut benar-benar dibutuhkan atau mempunyai nilai guna untuk membantu pekerjaan kantor;
Sarana dan prasarana kantor yang akan dibeli mempunyai kualitas yang baik dengan harga yang sesuai;
Dapat membantu pekerjaan kantor sehari-hari menjadi lebih efektif dan efisien.

Baca juga: Prosedur Pengadaan Peralatan Kantor

Tersedianya sarana dan prasarana kantor yang cukup dengan kualitas yang baik menjadi bagian penting yang perlu disiapkan secara optimal dan berkesinambungan sehingga dapat menjamin kelancaran aktivitas kerja pegawai.

Demikianlah penjelasan mengenai pengelolaan sarana dan prasarana kantor. Semoga bermanfaat!

Menurut gunawan, [1996:135] mengatakan bahwa pengadaan sarana dan prasarana adalah segala kegiatan untuk menyediakan semua keperluan barang, benda dan jasa bagi keperluan pelaksanaan tugas. Sedangkan menurut daryanto, [2001:51] bahwa prasarana berdasarkan etimologi berarti alat tidak langsung untuk mencapai tujuan pendidikan.

Menurut Nawawi, [1993:63] mengatakan bahwa usaha pengadaan sarana prasarana yang dibutuhkan sehingga dapat digunakan secara tepat, memerlukan dan mengembangkan sejumlah dana, komunikasi yang cepat dan tepat dalan kebutuhan peralatan dapat memungkinkan disusunnya perencanaan yang lengkap.

Secara ringkas maksud dari pengadaan itu sesuai dengan yang dinyatakan dalam Keputusan Presiden Nomor 80 tahun 2003 tentang pedoman pengadaan barang dan jasa pemerintahan yakni menyatakan “Pengadaan barang/jasa pemerintah adalah kegiatan pengadaan barang/jasa yang dibiayai dengan APBN/APBD, baik yang dilaksanakan secara swakelola maupun oleh penyedia barang/jasa”.

Tujuan Pengadaan Sarana dan Prasarana

Aktivitas pertama dalam manajemen sarana prasarana adalah pengadaan sarana prasarana. Pengadaan perlengkapan biasanya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan sesuai dengan perkembangan lingkungan suatu lembaga, menggantikan barang-barang yang rusak, hilang, di hapuskan, atau sebab-sebab lain yang dapat di pertanggung jawabkan sehingga memerlukan pergantian, dan untuk menjaga tingkat persediaan barang setiap tahun dan anggaran mendatang. Pengadaan perlengkapan seharusnya di rencanakan dengan hati-hati sehingga semua pengadaan perlengkapan itu selalu sesuai dengan pemenuhan kebutuhan.

Dalam pelaksanaanya kegiatan pengadaan harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut : a] Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan. b] Mentukan jenis, kualitas dan kuantitas perlengkapan yang diperlukan. c] Menyediakan dan menggunakan perlengkapan kantor dalam kegiatan operasional. d] Menyediakan perbekalan sesuai dengan anggaran yang berlaku. e. Menyimpan dan memelihara perlengkapan. f. Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor. g. Menghapuskan perlengkapan yang sudah tidak dapat digunakan sesuai prosedur

Ada beberapa cara yang dilakukan untuk kegiatan pengadaan sarana dan prasarana, yaitu:

1. Pembelian

Pembelian merupakan cara umum dilakukan oleh lembaga, pembelian adalah pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana dengan cara lembaga menyerahkan sejumlah uang kepada penjual untuk memperoleh sarana dan prasarana sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak.

2. Produksi sendiri

Produksi sendiri merupakan cara pemenuhan kebutuhan lembaga melalui pembuatan sendiri oleh masyarakat dalam lembaga. Cara ini akan efektif jika dilakukan untuk memenuhi kebutuhan sarana dan prasarana yang sifatnya ringan seperti alat peraga, media presentasi, hiasan/dekorasi ruangan, buku-buku dan lain-lain. Kegiatan produksi sendiri ini dapat melatih kreativitas dan melatih jiwa kewirausahaan.

3. Penerimaan hibah

Penerimaan hibah merupakan cara pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana dengan jalan menerima pemberian sukarela dari pihak lain. Penerimaan hibah dapat berasal dari pemerintah [pusat atau daerah] dan pihak swasta.

4. Penyewaan

Penyewaan adalah cara pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana dengan jalan memanfaatkan sementara barang milik pihak lain umtuk kepentingan lembaga dan kemudian membayarnya berdasarkan perjanjian sewa-menyewa.

5. Peminjaman

Peminjaman adalah cara pemenuhan sarana dan prasarana dengan jalan memanfaatkan barang pihak lain untuk kepentingan lembaga secara sukarela sesuai dengan perjanjian pinjam- meminjam.

6. Pendaur ulangan

Pendaurulangan adalah cara pemenuhan sarana dan prasarana dengan jalan memanfaatkan barang bekas agar dapat digunakan untuk kepentingan lembaga.

7. Penukaran

Penukaran adalah cara pemenuhan sarana dan prasarana dengan jalan menukarkan barang yang dimiliki lembaga dengan barang yang dimiliki dengan barang yang dimiliki oleh pihak lain, sementara itu sarana dan prasarana yang ditukarkan haruslah sarana dan prasarana yang sudah tidak bermanfaat lagi bagi lembaganya.

8. Rekondisi/ Rehabilitasi

Rekondisi atau perbaikan adalah cara pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana yang telah mengalami kerusakan. Perbaikan dapat dilakukan melalui penggantian bagian-bagian yang telah rusak sehingga sarana dan prasarana yang rusak dapat yang digunakan kembali sebagai mana mestinya.

Dalam pengadaan sarana dan prasarana harus mengacu pada Permendiknas Nomor 24 tahun 2007 tentang standar sarana dan prasarana. Pada umum nya pengadaan sarana dan prasarana melewati prosedur berikut ini yaitu:

1. Menganalisis kebutuhan sarana dan prasarana beserta fungsinya

2. Mengklasifikasi sarana dan prasarana yang dibutuhkan

3. Penyusun proposal pengadan sarana dan prasarana, sekolah negeri proposalnya ditujukan kepada pemerintah melalui dinad sedangkan sekolah swasta proposalnya ditujukan kepada yayasan.

4. Menerima peninjauan dari pihak yang dituju untuk menilai kelayakan lembaga memperoleh sarana dan prasarana.

5. Setelah ditinjau dan dikunjungi lembaga akan menerima kiriman sarana dan prasarana yang diajukan.

Pengadaan sarana dan prasarana merupakan kegiatan yang rawan penyelewengan, oleh karena itu agar tidak terjebak dalam penyelewengan para pihak yang terlibat dalam pengadaan sarana dan prasarana harus berpedoman pada etika pengadaan barang/jasa yang terdapat dalam peraturan Presiden No. 54 tahun 2010 Ps 6, etika pengadaan yang harus dipatuhi oleh para pihak yang terlibat dalam pengadaan barang/jasa sebagai berikut:

Melaksanakan tugas secara tertib, disertai rasa tanggung jawab untuk mencapaisasaran, kelancaran, dan ketetapan tercapainya tujuan pengadaan barang/jas
Bekerja secara professional dan mandiri
Tidak saling memengaruhi yang mengakibatkan terjadinya persaingan tidak sehat
Menerima dan bertanggung jawab atas segala keputusan yang ditetapkan
Menghindari dan mencegah terjadinya pertentangan kepentingan para pihak yang terkait
Menghindari dan mencegah terjadinya pemborosan dan kebocoran keuangan Negara dalam pengadaan barang/jasa
Menghindari dan mencengah penyalahgunaan wewenang dengan tujuan keuntungan pribadi, golongan atau pihak-pihak lain
Tidak menerima, tidak menawarkan atau tidak menjanjikan untuk member atau menerima hadiah, imbalan, komisi dan berupa apa saja.

Teknik pengadaan barang habis pakai, khususnya di lembaga pendidikan diantaranya :

1. Teknik pengadaan buku

Buku merupakan kebutuhan pokok bagi sekolah sehingga keberadaan buku harus segera dipenuhi, tanpa buku proses pembelajaran tidak akan berlangsung efektif. Penyediaan buku selalu mengacu pada tujuan, rencana dan anggaran yang tersedia. Teknik pengadaan buku sekolah sebaiknya melewati tahap-tahap berikut ini:

Pemilihan buku, tahap pemilihan buku addlah tahap seleksi buku yang akan dibeli, buku yang akan dibeli harus mengacu pada tujuan perpustakaan dan karakteristik pembacanya. Dalam menyeleksi buku perpustakaan perlu melibatkan unsur bagian kurikulum, bagian sarana dan guru mata pelajaran
Pemerolehan buku, pemerolehan buku dapat dilakukan dengan cara membeli, menukar, dan menerima hadiah. Dalam membeli buku dapat dilakukan dengan memesan pada took buku yang relatif lebih murah.

2 Teknik pengadaan peralatan dan perlengkapan.

Untuk menunjang proses pembelajaran, sekolah memerlukan peralatan dan perlengkapan. Peralatan ialah segala sesuatu yang digunakan untuk melakukan sesuatu yang bertujuan. Peralatan sekolah ada dua jenis yaitu peralatan kantor [komputer, alat pembersih, alat penghitung uang dan lainnya] dan peralatan pendidikan [alat olahraga, alat upacara dan lainnya]. Sedangkan perlengkapan ialah sarana pendukung dalam melakukan aktivitas kerja misalnya meja, kursi, lemari, jam dinding dan lain-lain.

Teknik pengadaan peralatan dan perlengkapan dapat dilakukan dengan cara membeli, membuat sendiri dan menerima bantuan.

Membeli, pembelian peralatan dan perlengkapan dilakukan sesuai dengan kebutuhan, selain itu pengadaannya harus dapat dipertanggung jawabkan dengan baik, banyak hal yang harus diperhatikan saat akan membeli peralatan dan perlengkapan diantaranya, buatan mana, merek, kapasitas, bahan-bahan yang dipakai, jaminan, model, cara pembayaran dan harganya.
Membuat sendiri, sekolah dapat mengadakan peralatan dan perlengkapan sendiri melalui program praktik para siswanya. Pelaksanaan nya dapat disesuaikan dengan kemampuan, dana dan peralatan yang dibutuhkan.
Penerimaan hibah, penerimaan hibah harus dilakukan atas dasar perjanjian bersama antara pemberi dan penerima secara sukarela. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan sebelum menerima hibah yaitu:
Wewenang penghibahan, maksudnya apakah pihak yang akan menghibahkan barang memiliki hak penuh atas barang tersebut atau tidak
Spesifikasi peralatan dan perlengkapan, hal tersebut perlu dilakukan agar sekolah agar sekolah dapat membuat perencanaan pemanfaatannya den