Apa yang dimaksud dengan manajemen sumber daya perkantoran?

Uraiantugas.com - Hallo sahabat UT, Kali ini kami akan membahas tentang Apa Yang Dimaksud Manajemen Perkantoran..?, Pengertian Manajemen Perkantoran berikut adalah penjelasannya Nah Manajemen merupakan proses prencanaan, penggorganisasian, kepemimpinan, dan pengawasan antar anggota organisasi dengan menggunakan seluruh sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah di tetapkan sedangkan Perkantoran merupakan seruruh aktifitas yang berhubungan dengan kantor.

Suatu kantor agar dapat melaksanakan fungsi-fungsi sebagai bagian dari suatu organisasi maka harus diatur yang disebut dengan manajemen.

Manajemen erat kaitannya dengan proses manajerial. Dalam perencanaan, seorang manajer yang berfungsi sebagai manajerial membuat perencanaan. Jenis perencanaan yang harus dibuat adalah perencanaan untuk jangka pendek, jangka menengah dan jangka jauh. Berikutnya seorang manajer akan menempatkan sumber daya yang ada di pos-pos yang sesuai dengan kebutuhan dan fungsinya. Kemudian manajer akan mengawasi proses pelaksanaan dari perencanaan dan penempatan sumber daya yang telah dilakukan sebelumnya. Terakhir pada proses manajerial, manajer akan bertindak sebagai pengendali untuk menjaga ketepatan pelaksanaan dari perencanan dan penempatan yang telah dilakukan sebelumnya, hingga akhirnya bisa menjadi evaluasi ke depan dalam membuat perencanaan dan dalam melakukan proses manajerial selanjutnya.

Pengertian Manajemen Perkantoran

Menurut George Terry mengemukakan bahwa manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan penorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari sejak penciptaannya melalui pemeliharaan, penyebaran, dan penyimpanannya kalau memiliki nilai tetap atau pemusnahannya kalau usang.

“Manajemen perkantoran menurut William Spriegel & Ernest Davies (dalam The Liang Gie, 2007: 3) adalah pengarahan menyeluruh terhadap aktivitas-aktivitas tulis sebagaimana dibedakan dari aktivitas-aktivitas seperti pengangkutan, kepabrikan, pergudangan, dan penjualan.

Menurut Moekijat, manajemen perkantoran adalah penerapan fungsi-fungsi manajemen pada kantor, yaitu perencanaan, pengorganisasian, penggerakkan, dan pengawasan kantor agar tujuan kantor dapat tercapai dan pegawai merasa puas.

Manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengawasi dan mengendalikan sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal (pekerjaan perkantoran) (The Liang Gie, 2007: 4). Dalam beberapa literatur bahwa manajemen perkantoran dapat juga diartikan sebagai administrasi/manajemen perkantoran dalam arti luas dan dalam arti sempit. Sedangkan arti administrasi perkantoran secara sempit, yaitu sebagai proses pengaturan terhadap kegiatan ketatausahaan. Dengan demikian, kegiatan atau pekerjaan perkantoran sama dengan seluruh aktivitas yang ada di bagian tata usaha.

Fungsi Manajemen Perkantoran

1. fungsi perencanaan atau planning, yaitu fungsi yang akan digunakan dalam menentukan tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Jadi, dalam fungsi perencanaan, manajer harus memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber daya yang dimiliki.

2. fungsi pengorganisasian (organizing) yang dapat mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan suatu pekerjaan. Fungsi ini penting, karena dapat membantu mewujudkan lima hal utama dalam organisasi perkantoran. Yakni, struktur organisasi, deskripsi tugas setiap bidang atau bagian, pembagian wewenang dan tanggung jawab dalam organisasi, memperlihatkan antar tugas setiap unit organisasi, serta kekuatan sumber daya manusia dan materil.

3. pengarahan (commanding) yang berhubungan dengan usaha pemberian bimbingan, saran, perintah atau instruksi pada bawahan dalam menjalankan tugas, sehingga dapat dijalankan dengan baik dan mengarah pada tujuan yang disepakati di awal.

4. fungsi pengawasan (controling) yang diperlukan untuk menjaga agar semua kegiatan tidak melenceng, serta efektivitas penggunaan sumber daya yang ada tidak menyimpang dari rencana semula dan tujuan organisasi dapat terwujud.

Manajemen perkantoran adalah bagian dari kehidupan di tempat kerja yang meliputi banyak hal, mulai dari sumber daya hingga perhitungan keuntungan. Pengelolaan sumber daya manusia di dalam lingkungan kerja dinilai sangat penting karena berhubungan dengan kesejahteraan dan taraf hidup karyawannya.

Bagaimana sistem manajemen perkantoran yang baik? Untuk memahami lebih dalam, kali ini kita akan membahas tentang pengertian, fungsi, tujuan, dan ruang lingkup manajemen perkantoran secara lengkap.

Apa Itu Manajemen Perkantoran?

Manajemen perkantoran adalah salah satu kegiatan pengolahan data dan informasi yang dilakukan secara rutin, konsisten, serta berkesinambungan dengan mengikuti standar atau SOP dalam rangka memenuhi tujuan bisnis perusahaan.

Manajemen perkantoran adalah usaha untuk mengarahkan operasional atau kegiatan administrasi kantor secara keseluruhan untuk mencapai tujuan dengan cara seefisien mungkin agar pekerjaan berjalan baik.

Manajemen perkantoran mengacu pada upaya untuk mengatur atau mengelola tugas di tempat kerja.

Fungsi Manajemen Perkantoran

Manajemen kantor adalah aspek penting dari sebuah organisasi atau badan usaha. Tanggung jawab utama seorang manajer kantor meliputi perencanaan, implementasi, dan evaluasi untuk memastikan kelancaran operasi bisnis. Guna mencapai tujuan ini, manajer kantor harus melakukan tugas-tugas berikut:

1. Perencanaan

Perencanaan adalah tahap awal dalam setiap keputusan yang akan dibuat. Setelah mengidentifikasi tujuan jangka pendek dan jangka panjang bisnis, Anda dapat menyusun rencana untuk mencapainya.

Rencana tersebut merinci tugas yang harus diselesaikan oleh semua pemangku kepentingan, serta tindakan atau prosedur yang harus diikuti untuk memastikan konsistensi dan meningkatkan produktivitas.

2. Staffing

Staffing adalah salah satu tanggung jawab di dalam manajemen perkantoran. Kegiatan ini meliputi seleksi, rekrutmen, kompensasi, dan pelatihan. Pekerjaan ini juga mencakup promosi dan pensiun karyawan untuk menjaga keseimbangan sumber daya manusia.

Manajer perlu menempatkan setiap orang pada posisi yang sesuai dengan kemampuan mereka, sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai dengan melibatkan seluruh staf.

3. Pengarahan

Ketika rencana selesai dan sumber daya yang diperlukan sudah didapat, sekarang saatnya untuk beralih ke fase berikutnya, yaitu eksekusi. Anda harus mengarahkan personel untuk menyelesaikan tanggung jawab masing-masing secara efisien.

Pengarahan ini dapat dilakukan dengan pelatihan dan instruksi tindak lanjut untuk memverifikasi bahwa prosedur tersebut dipahami dan dilaksanakan. Anda juga harus mempertimbangkan cara menangani individu yang tidak mematuhi prosedur.

4. Komunikasi

Komunikasi dengan karyawan sangat penting untuk memastikan semua pihak mematuhi prosedur yang ditentukan dalam rencana.

Tujuan komunikasi dalam konteks ini adalah untuk membina hubungan manusia yang positif dan memahami tuntutan tenaga kerja. Kejelasan, kejujuran, dan pemanfaatan informasi yang strategis merupakan tiga aspek komunikasi yang harus dikuasai.

5. Kontrol

Kontrol dari atasan tidak selalu manajemen mikro, tetapi memastikan bahwa rencana tersebut dijalankan dengan memberikan kebebasan bagi semua orang untuk tindakan terbaik.

Hal ini dapat diterapkan pada prosedur fisik dan komputerisasi dalam elemen bisnis yang berbeda untuk memastikan konsistensi. Saat Anda mengontrol bawahan, harus ada fleksibilitas dan adaptasi terhadap nilai dan persyaratan kantor.

6. Koordinasi

Koordinasi cukup sulit dilakukan karena membutuhkan keseimbangan antara satu tim dengan unit bisnis lain agar semua pihak dapat berjalan dengan harmonis.

Koordinasi didasarkan pada sejumlah gagasan penting, termasuk kontinuitas dan menghilangkan birokrasi untuk membuat prosesnya transparan dan jelas.

7. Motivasi

Tugas manajer kantor yang paling menantang adalah menginspirasi staf. Motivasi dari diri sendiri atau orang lain sangat penting untuk mencapai tujuan bersama.

Sangat penting bagi Anda untuk menjaga moral, disiplin, dan memberikan contoh baik saat memimpin. Untuk menjaga motivasi, Anda harus menjadi pemimpin yang jujur, suportif, dan sopan.

Baca Juga: Pengertian Manajemen Bisnis, Fungsi, dan Cara Menerapkannya

Tujuan Manajemen Perkantoran

Setelah memahami semua aspek manajemen perkantoran di atas, maka tujuan manajemen perkantoran dikerucutkan menjadi:

Memberikan semua informasi yang diperlukan kepada individu yang bertanggung jawab terhadap tugas administrasi.
Memberikan catatan dan laporan yang bermanfaat dengan harga yang dirasa sesuai.
Membantu organisasi dan bisnis dalam mempertahankan dan memenuhi tuntutan mereka.
Melakukan tugas-tugas administrasi dengan cermat dan memberikan pelayanan yang baik kepada klien atau mitra bisnis.
Membuat catatan yang lengkap, relevan, dan terkini dengan tepat waktu, akurat, dan akuntabel.

Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran

Berikut ini adalah ruang lingkup manajemen perkantoran yang perlu Anda perhatikan.

1. Aktivitas Kantor

Biasanya, kegiatan kantor meliputi perencanaan, koordinasi, dan pemantauan operasi kantor. Aktivitas di kantor termasuk hal-hal yang terjadi selama jam kerja maupun di luar jam kerja, baik itu antar tim internal maupun dengan pihak eksternal.

2. Sarana Pekerjaan Kantor

Fasilitas kantor terdiri dari lokasi, gedung, peralatan, serta mesin-mesin kantor. Fasilitas ini tidak mencakup barang-barang pribadi milik karyawan. Namun, fasilitas kantor juga mencakup barang-barang tambahan yang mendukung efektivitas kerja.

Baca Juga: Mengenal Manajemen Persediaan, Fungsi, dan Metode Efektifnya

Cara Memaksimalkan Manajemen Perkantoran

Karena keberadaannya yang sangat vital, setiap bisnis selalu berupaya mengoptimalkan manajemen perkantoran. Berikut adalah beberapa caranya:

1. Perhatikan Tata Letak Ruang Kerja

Tata letak ruang kerja cukup berdampak pada pola manajemen, sehingga mengatur ruang kerja dapat memfasilitasi manajemen yang lebih baik. Pengaturan yang nyaman dapat mempercepat pekerjaan dan meningkatkan produktivitas karyawan.

2. Memberikan Tugas Sesuai Kemampuan

Cara memaksimalkan manajemen perkantoran selanjutnya adalah mendelegasikan tugas. Hal ini bukan berarti menyerahkan semua tanggung jawab Anda kepada bawahan. Karyawan yang diberikan pekerjaan akan berkesempatan mengembangkan kemampuan individu dan tim untuk menyelesaikan tugas sesuai tenggat waktu yang diberikan.

3. Tentukan Peran dan Tanggung Jawab dengan Jelas

Setiap posisi memiliki tugas dan peran yang unik. Pastikan bahwa setiap posisi memiliki tanggung jawab yang dipersyaratkan serta tidak memikul tanggung jawab ganda.

Dalam upaya meningkatkan efisiensi, sejumlah bisnis memberikan tanggung jawab yang berlebihan kepada karyawan. Padahal menetapkan beban kerja yang berlebihan tanpa melakukan analisis beban kerja terlebih dahulu berpotensi menyebabkan karyawan mengalami burnout.

4. Memanfaatkan Dukungan Teknologi

Bukan rahasia lagi bahwa kemajuan teknologi dapat membantu operasional perusahaan. Perusahaan harus melihat ini sebagai peluang bagus untuk meningkatkan manajemen.

Baca juga: Mengelola Sistem Manajemen Karyawan di Perusahaan Anda

Demikian penjelasan lengkap mengenai manajemen perkantoran dari pengertian, fungsi, hingga tujuan. Suatu bisnis juga tak akan bisa sukses tanpa sumber daya manusia yang mumpuni. Oleh karena itu, penting bagi Anda mencari karyawan yang berkompeten di bidangnya.

KitaLulus hadir sebagai platform untuk membantu Anda merekrut tenaga kerja dengan mudah. Prosesnya cepat dan anti ribet. Anda tinggal mengisi formulir untuk bisa pasang info loker secara gratis. Terdapat 50 ribu lebih perusahaan di Indonesia yang sudah mengiklankan lokernya di KitaLulus. Sekarang giliran Anda!

Apa yang dimaksud dengan manajemen SDM perkantoran?

Manajemen sumber daya manusia adalah suatu proses menangani berbagai masalah pada ruang lingkup karyawan, pegawai, buruh, manajer dan tenaga kerja lainnya untuk dapat menunjang aktivitas organisasi atau perusahaan demi mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Sumber daya manajemen perkantoran apa saja?

Apa saja yang termasuk dalam sumber daya dalam manajemen perkantoran?.

man(orang/manusia).

money(uang).

materials(bahan).

machines(mesin).

methods(metode).

market(pasar).

Apa tujuan manajemen perkantoran?

Tujuan. Tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam bukunya yang berjudul Office Management and Control, yaitu: Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan dan di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien.

Apa itu Jurusan manajemen perkantoran di SMK?

Jurusan Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis bertujuan untuk menyediakan tenaga yang professional di bidang perkantoran. Pada praktik kerjanya peran mereka adalah memastikan operasional kantor berjalan lancar.