Apa yang dimaksud kata tangkap dalam mengindeks?

Apa sih pengertian indeks arsip? Guna memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip maka diperlukan alat bantu beserta sistem penyimpanannya. Ada beberapa alat bantu yang digunakan dalam penyimpanan sebuah arsip.

Penggunaan alat bantu tersebut bertujuan untuk memudahkan arsiparis mengelompokkan arsip yang akan disimpan dan juga pengguna arsip dalam menemukan kembali arsip yang dibutuhkan. Alat bantu utama dalam sistem kearsipan disebut indeks. Indeks digunakan agar arsip dapat disimpan dengan rapi dan mudah untuk ditemukan kembali.

Dalam mengindeks ada istilah kata tangkap (catchword/caption). Kata tangkap adalah kode yang digunakan sebagai dasar indeks. Kode ini dapat berupa huruf, angka, atau kombinasi keduanya.

Jadi pengertian indeks arsip adalah petunjuk atau tanda pengenal (kode) untuk memudahkan menentukan tempat menyimpan arsip, sehingga mudah ditemukan kembali. Secara garis besar ada tiga kode kata tangkap yang digunakan dalam indeks arsip, yakni:

1. Kode Huruf digunakan pada sistem pengindeksan berdasarkan abjad dan geografis.

Sistem Abjad, yakni sistem penyimpanan dokumen berdasarkan urutan abjad dari nama orang atau badan tertentu.
Sistem Geografis, yakni sistem penyimpanan dokumen berdasarkan lokasi atau letak geografis tertentu. Pun demikian, sistem geografis tetap menggunakan urutan abjad A- Z dalam penataannya.

2. Angka digunakan pada sistem pengindeksan berdasarkan nomor.

Sistem Numerik, yakni sistem penyimpanan dokumen berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dan nama orang atau nama badan.

3. Kombinasi Huruf dan Angka digunakan pada sistem pengindeksan berdasarkan kronologis dan subjek.

Sistem Kronologis, yakni sistem penyimpanan dokumen berdasarkan pada urutan waktu surat diterima atau dikirimkan. Dalam sistem kronologis memuat huruf yang menunjukkan hari dan/atau bulan serta angka yang menunjukkan tanggal dan/atau tahun.
Sistem Subjek, yakni sistem penyimpanan dokumen berdasarkan isi atau subjek dari dokumen bersangkutan. Biasanya isi dokumen dalam sistem subjek sangat beragam, tergantung pada permasalahan yang ditangani. Guna memudahkan hal tersebut maka digunakan huruf dan angka untuk mengindeks permasalahan yang ditangani.

Mengindeks adalah menentukan urutan unit-unit atau bagian-bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad. Seperti dikemukakan di atas, kata tangkap dapat berupa nama orang, nama badan, nama tempat, istilah subjek, atau angka, tergantung kepada sistem penyimpanan yang dipergunakan. Kata tangkap merupakan tanda pengenal dan sesuatu warkat yang disimpan, karena itu kata tangkap (catchword/caption) yang dipilih tergantung kepada sistem penyimpanan yang digunakan.

Tujuan pokok mengindeks adalah untuk mengelompokkan/menyatukan arsip yang kodenya sama ke dalam satu berkas tertentu sesuai dengan kata tangkap yang digunakan. Sehingga dengan demikian arsip mudah ditemukan kembali.

Sebelum disusun dalam tempat penyimpanan, terlebih dahulu dilakukan peng-indeks-an arsip berdasarkan kata tangkap yang telah ditentukan sebelumnya. Pengindeksan ini harus dilakukan secara konsisten. Dalam arti, arsip yang telah dan akan diindeks harus menggunakan kata tangkap yang sama. Dengan demikian penyusunan dan penyimpanan arsip dapat dilakukan dengan tertib guna memudahkan penemuan kembali arsip yang bersangkutan.

Syarat-syarat Mengndeks Arsip

Ada beberapa syarat mengindeks, antara lain:

Singkat, jelas, dan mudah diingat.
Berorientasi kepada kebutuhan pemakai.
merupakan kata yang mudah dimengerti.
Diambil atau ditentukan dari isi surat.

Menurut ARMA (American Record Management Association) ada dua puluh peraturan mengindeks. Dua puluh peraturan ini banyak digunakan oleh perusahaan, organisasi, dan badan pemerintah di Amerika Serikat. Pun demikian, peraturan mengindeks di Indonesia tidaklah jauh berbeda. Dengan sedikit penyesuaian peraturan mengindeks di Indonesia mengacu pada dua puluh peraturan tersebut.

Jika memang diperlukan penyesuaian dalam mengindeks, seyogyanya tidak terlalu jauh berbeda dengan peraturan yang ada. Hal ini bertujuan agar sistem penyimpanan arsip yang digunakan dapat dipahami oleh siapa pun dan bersifat universal. Kecuali arsip khusus yang memang hanya diperuntukkan internal perorangan, badan, atau organisasi tertentu.

Halaman berikutnya …… (Pengertian Indeks Arsip dan Tunjuk Silang)

Pages ( 1 of 2 ): 1 2Lanjut »

5 sistem penyimpanan dalam mengindeks nama orang atau perusahaan

Mengindeks adalah menentukan urutan unit-unit atau bagian-bagian dari kata tangkap/caption yang akan disusun menurut abjad. Kata tangkap dapat berupa nama orang, nama badan, nama masalah, nama tempat, atau angka tergantung dari sistem penyimpanan yang digunakan. Kata tangkap merupakan tanda pengenal (ID) dari suatu warkat yang disimpan, sehingga kata tangkap dipilih berdasarkan sistem penyimpanan yang digunakan.

Jika menggunakan penyimpanan sistem abjad (alphabetical filling system), yang menjadi kata tangkap adalah nama orang atau nama badan / lembaga / perusahaan/organisasi. Oleh karena itu, yang diindeks adalah nama orang atau organisasi.
Jika menggunakan penyimpanan sistem subyek (subjectical filling system), yang menjadi kata tangkap adalah nama masalah/subjek dari surat atau arsip yang disimpan.
Jika menggunakan penyimpanan sistem tanggal (cronological filling system), yang menjadi kata tangkap adalah tanggal surat dari suatu arsip yang disimpan.
Jika menggunakan penyimpanan sistem wilayah (geografical filling system), yang menjadi kata tangkap adalah nama tempat/daerah/wilayah dari surat yang disimpan.
Jika menggunakan penyimpanan sistem nomor (numerical filling system), yang menjadi kata tangkap adalah dari nomor urut yang terdapat dalam buku arsip.

Selain istilah mengindeks dan kata tangkap, ada istilah lain yaitu unit. Unit adalah bagian terkecil dari kata tangkap yang mempunyai pengertian sendiri. Masing-masing unit dari kata tangkap ditentukan oleh peraturan mengindeks. Hal ini sangat penting dalam menyusun urutan abjad yang berpatokan kepada unit demi unit dan huruf demi huruf.

Lihat Video Dibawah Ini Siapa Tahu Bermanfaat Untuk Kamu

1.tentukan tema masing" puisi tersebut!2.tentukan makna masing masing puisi tersebut! tentukan larik yang mendukung?

1.tentukan unsur berikut yang terdapat dalam puisi tersebut a.tema.... b.nada.... c.rasa.... d.amanat....2.sebutkan ripografi pada puisi tersebut!3.an … alisislah penggunaan diksi meliputi unsur makna konotafif simbol dan rima pada puisi tersebut 4.adakah jenis imaji yang terdapat dalam puisi tersebut? tunjukan dalam barisnya5.tentukan pengguanaan jenis bahasa kiasan yang terdapat pada puisi tersebut?

Tuliskan contoh teks cerita "Walaupun aku sendiri aku tidak butuh simpati"

tolong kerjain ya sampai jam 10 sudah di kumpul

Pak Agus adalah seorang pemilik sebuah perusahaan. Pada suatu hari, ia mendapat tamu dari seorang investor asing dan mengajaknya bekerja sama membangu … n apartemen yang mewah dengan membabat habis suatu hutan. Melihat keuntungan yang akan ia dapatkan, Pak Agus pun bingung dan memutuskan untuk memikirkannya terlebih dahulu. Keesokan harinya, Pak Agus membawa anaknya pergi ke hutan, tempat ia akan membangun apartemen. "Wah indahnya, aku tidak tahu ada hutan yang memiliki pemandangan indah seperti ini Ayah," kata sang anak pada ayahnya. "Nah, tetapi hutan ini akan segera menghilang," kata Pak Agus kepada anaknya. "Loh, kenapa Yah? Aku tidak mau hutan dengan pemandangan sebagus ini hilang, kasihan pohon-pohon di dalamnya. Belum lagi hewan-hewan yang tinggal di sana," jawab anaknya. Mendengar jawaban dari anaknya, Pak Agus pun sadar bahwa merawat lingkungan itu penting. Akhirnya, Pak Agus pun membatalkan kerja samanya untuk membangun apartemen di hutan tersebut. Sebutkan sifat Pak Agus dan anaknya berdasarkan cerita tersebut!

11.Bacalah kutipan surat undangan berikut ini untuk menjawab soal nomor 11 - 13! Dengan hormat, Melalui surat ini, kami ... seluruh siswa/i kelas 5 SD … Tunas Harapan untuk hadir dan berpartisipasi dalam kegiatan bakti sosial yang akan dilaksanakan pada: hari, tanggal : Sabtu, 25 - 26 Mei 2022 waktu : pukul 09.00 - 10.00 WIB tempat : Aula SD Tunas Harapan Demikian undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian siswa/i SD Tunas Harapan, kami mengucapkan terima kasih. 13. Jelaskan secara singkat isi surat yang terdapat pada nomor 11!

IPS KD 3.3 dan 4.3 Amatilah gambar berbagai jenis kegiatan ekonomi berikut! Berilah penjelasan pada masing-masing gambar!

1.apakah maksud larik ketiga penggalan puisi tersebut.2.tentukan imaji yang terdapat pada penggalan puisi tersebut

yang benar di-update atau diupdate

11.Bacalah kutipan surat undangan berikut ini untuk menjawab soal nomor 11 - 13! Dengan hormat, Melalui surat ini, kami ... seluruh siswa/i kelas 5 … SD Tunas Harapan untuk hadir dan berpartisipasi dalam kegiatan bakti sosial yang akan dilaksanakan pada: hari, tanggal : Sabtu, 25 - 26 Mei 2022 waktu : pukul 09.00 - 10.00 WIB tempat : Aula SD Tunas Harapan Demikian undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian siswa/i SD Tunas Harapan, kami mengucapkan terima kasih. Kata yang tepat untuk melengkapi kutipan surat tersebut adalah Jelaskan secara singkat isi surat yang terdapat pada nomor 11!