Apabila bawahan Anda melakukan kesalahan apa yang Anda lakukan

Mungkin Anda adalah orang yang tidak tegaan, sehingga ketika sudah menjadi seorang pimpinan perusahaan, Anda tidak tahu cara menegur karyawan yang melakukan kesalahan. Anda akan ragu, bagaimana cara menghadapinya, dan pasti Anda membayangkan akan bagaimana ekspresi karyawan tersebut bila ditegur oleh Anda, meski memang seharusnya karyawan yang salah harus ditegur.

Teguran juga bertujuan baik untuk menjaga konsisten peraturan yang telah dibuat, serta agar karyawan tersebut tidak mengulangi perbuatannya. Akan sangat menjengkelkan jika karyawan bertindak seenaknya tanpa mematuhi aturan yang ada. Menegur juga tidak boleh dengan cara membentak. Ada cara menegur karyawan dengan baik yang bisa Anda lakukan.

Berikut tips agar dapat menegur seorang karyawan yang melakukan kesalahan dan melanggar tata tertib yang ada di kantor.

Cara Menegur Karyawan dengan Etika yang Baik

Apa saja etika yang harus Anda lakukan bila menegur seorang karyawan yang melakukan kesalahan? Yang pertama Anda lakukan adalah mengatur kapan waktu yang tepat untuk menegur karyawan. Bila kesalahan yang dilakukan belum cukup berat tapi mengganggu Anda, jangan langsung menegurnya. Tegurlah secara personal di ruangan Anda dan pilih ketika sedang ada waktu lenggang di jam istirahat kerja.

Kemudian, Anda harus menegur menurut kesalahannya saja. Jangan merembet ke hal-hal yang lain di luar dari kesalahan si karyawan. Apabila kesalahan karyawan cukup mengganggu Anda dan tidak bisa menunda lagi, tegurlah secara langsung setelah melakukan kesalahan agar bisa membuat efek jera terhadapnya.

Agar karyawan bisa menerangkan alasan ia berbuat kesalahan, berikanlah kesempatan untuk klarifikasi dengan sejelas-jelasnya agar Anda pun bisa menasihatinya untuk tidak melakukan lagi kesalahan tersebut.

Menegur Karyawan dengan Tegas dan Berwibawa

Apabila Anda memang ingin terus terlihat berwibawa, cobalah untuk tetap menjaga pride Anda sebagai atasan berwibawa ketika sedang menegur bawahan Anda. Saat menegur, Anda jangan sampai terbawa emosi, cobalah untuk tetap tenang dan berikan kesempatan pula karyawan Anda untuk menjelaskan alasan ia melakukan kesalah.

Bila memang kesalahannya berat, tegurlah dengan jelas dan tetap konsisten terhadap aturan. Itu akan memberikannya pembelajaran agar tidak melakukan kesalahan lagi. Jangan lupa, setelah selesai menegur, Anda harus membuat kesepakatan kepada karyawan. Bila perlu, menggunakan perjanjian tertulis di atas materai bila diperlukan.

Jadi, bila perusahaan Anda ingin sukses, latihlah karyawan Anda untuk bisa disiplin.

Salam bertumbuh untuk Anda dan jika Anda merasakan manfaat dari Artikel ini, silakan share pada kenalan-kenalan.

Untuk informasi & konsultasi masalah SDM Anda, hubungi kami : 0271.6726179, 0822-2093-7500, 0815-7846-0007

Sistem kerja berbasis work from home (WFH) membuat platform online, seperti Zoom dan Skype laris-manis. Platform ini sering dijadikan sebagai media untuk berdiskusi sekaligus mengecek kehadiran karyawan. 

Namanya dunia kerja, tak pernah lepas dari namanya kesalahan. Apalagi sejak pakai sistem kerja WFH, perselisihan di antara rekan kerja semakin tinggi akibat terbatasnya komunikasi.

Jika suatu saat ada rekan kerja yang berbuat salah, berikut tips menegurnya agar ia tidak merasa dipermalukan di depan publik.

1. Kirim pesan secara private

Jika rekan kerja berbuat salah saat mengikuti Zoom Meeting, misalnya, jangan tegur gi grup besar. Sebaiknya kirimkan pesan secara private lewat grup tersebut dengan menentukan nama penerimanya. Jadi, yang dapat membaca pesan tersebut cuma orang yang ditentukan.

Dengan cara ini, rekan kerja tak perlu menanggung malu akibat kesalahan yang dibuatnya. Ia juga terbebas dari sanksi yang mungkin saja diberikan atasan akibat pelanggaran yang dilakukan. 

2. Manfaatkan fitur voice note

Jika malas mengetik, bisa manfaatkan fitur voice note untuk berkirim pesan. Fitur ini memudahkan kamu untuk memberi penjelasan secara detail mengenai kesalahan yang dilakukan rekan kerja. Jadi, ia pun dapat berbenah pada hari itu juga dan hari selanjutnya.

Sebelum merekam suara, perhatikan jarak mulut dan mikrofon pada smartphone. Pastikan jaraknya tidak terlalu jauh, sehingga kualitas voice note bagus. Rekan kerja juga dapat mendengarkan penjelasan kamu dengan baik.

3. Gunakan panggilan berbayar

Kondisi jaringan internet sangat mempengaruhi kualitas voice note atau panggilan via online. Jika yang ingin disampaikan penting, sebaiknya gunakan panggilan berbayar yang bisa diakses lewat provider masing-masing.

Kualitas suara panggilan berbayar jauh lebih baik saat cuacanya mendukung. Jadi, suara putus-putus dapat diantisipasi selama panggilan berlangsung.

Baca Juga: Tak Perlu Khawatir, Ini 9 Tips Punya Rekan Kerja yang Banyak di Kantor

4. Perhatikan intonasi

Kamu boleh merasa kelas saat rekan kerja melakukan kesalahan, apalagi kalau berimbas langsung pada produktivitas diri sendiri. Meski jengkel, tetap perhatikan intonasi saat menyampaikan kata-kata agar tidak mengejutkan dan menyakiti hati orang yang mendengarnya. 

Urusannya semakin panjang kalau rekan kerja terlanjur sakit hati. Bisa-bisa hubungan menjadi renggang, yang membuat kamu kurang nyaman selama bekerja meskipun masih WFH. Bagaimanapun juga, kamu pasti akan berkomunikasi dengan rekan kerja tersebut selama pekerjaannya masih berhubungan. 

5. Gunakan kata-kata yang sopan

Sama halnya seperti intonasi, pemilihan kata-kata juga perlu diperhatikan saat menegur seseorang. Meskipun yang ditegur masih junior, apa salahnya gunakan kata-kata yang sopan agar tegurannya lebih enak di dengar. Pemilihan kata-kata yang baik mencerminkan kalau kamu memilih penyelesaian secara damai daripada bertengkar.

Sebaiknya ambil jeda waktu untuk menegur rekan kerja apabila emosi sudah terlanjur menyelimutimu. Lebih baik menunggu daripada bicaranya belepotan dan bikin sakit hati. Ingat kalau sakit hati susah disembuhkan. 

6. Berikan pengertian

Hal yang wajar jika junior berbuat salah sewaktu bekerja. Daripada memperpanjang masalah, lebih baik berikan pengertian kepada junior tentang informasi yang dibutuhkannya. Dengan demikian, kesalahan tersebut tidak kembali terulang pada kesempatan berikutnya.

Sudah sepantasnya senior mengayomi junior. Anggaplah ini sebagai bentuk latihan kalau sewaktu-waktu kamu diangkat menjadi pemimpin di suatu perusahaan. Sebab pemimpin yang baik adalah yang mau mengayomi, bukan otoriter.

Baca Juga: 9 Tanda Rekan Kerja yang Super Menyebalkan, Kamu Termasuk?

7. Cukup jadi konsumsi pribadi

Kamu tidak perlu membeberkan kesalahan rekan kerja kepada yang lainnya agar ia jera terhadap perbuatannya. Bukan jera, yang ada ia akan balas dendam. Ia akan berusaha mencari kesalahan untuk menjatuhkanmu di kemudian hari, jadi impas. 

Lebih baik simpanlah kesalahan tersebut untuk konsumsi pribadi saja, meskipun memendam sesuatu seorang diri bukanlah hal yang mudah. Setidaknya lewat peristiwa tersebut kamu bisa belajar, ya!

8. Saling mengingatkan

Alih-alih menegur rekan kerja secara gamblang, lebih baik ingatkan dia tentang apa yang sudah dilakukannya. Ambil contohnya saat rekan kerja slow respon di grup besar, kamu bisa ingatkan agar ia lebih sering memperhatikan grup selama bekerja. Jadi, ia tidak terus-menerus ditegur oleh atasan.

Jangan lupa minta bantuannya untuk melakukan hal yang sama jika kamu melakukan kesalahan. Dengan saling mengingatkan, suatu kesalahan dapat segera diperbaiki sebelum yang lain menyadari kalau itu salah. Hubungan baik antar sesama rekan kerja pun akan terbina dengan sendirinya.

Tegurlah Sewajarnya Saja

Bukan manusia namanya kalau tidak pernah melakukan kesalahan, jadi coba tegur sewajarnya saja dan jangan membesar-besarkan kesalahan orang lain. Jika suatu saat kamu berbuat salah, orang lain pun akan melakukan hal yang sama. Lain halnya kalau suatu kesalahan sudah sangat fatal bahkan merugikan banyak orang, surat peringatan pun layak untuk dilayangkan kepada orang yang melakukan kesalahan tersebut.

Baca Juga: Punya Rekan Kerja Fresh Graduate? Ini 4 Cara Bimbingan yang Tepat di Tempat Kerja

Kesalahan-kesalahan yang terjadi di sebuah perusahaan memang biasa terjadi setiap harinya. Tidak jarang juga penanganan management kurang tepat dan berujung para pegawai tersinggung, kecewa, kinerja menurun bahkan berujung meninggalkan perusahaan. Pastinya Anda tidak menginginkan management dicap buruk di mata para pegawai? Maka dari itu, mari simak tips dan trik dalam menghadapi kesalahan pegawai yang bijak dan profesional.

Baca Juga: 8 Hal yang Harus Dilakukan saat Berbuat Kesalahan di Tempat Kerja

1. Mengubah kesalahan pegawai menjadi pelajaran

MenurutPaul Schoemaker, co-author dari bukuBrilliant Mistakes, cara terbaik untuk menghadapi sebuah kesalahan adalah mengubahnya menjadi sebuah pembelajaran. Kesalahan bisa terjadi dalam bentuk alasan apapun, sehingga Anda sebaiknya fokus dalam menyelesaikan masalah yang dibuat dan mencari jalan keluarnya bersama-sama. Jangan terpaku pada seseorang yang membuat kesalahan, melainkan ajak 1 tim untuk berpikir bersama mencari jalan keluar yang terbaik.

Dengan cara tersebut, para pegawai akan dipaksa untuk berpikir dengan kritis dan tidak bergantung kepada management atau atasan mereka. Hal ini juga bermanfaat agar para pegawai sudah mengetahui jalan keluarnya jika menghadapi permasalahan yang sama di kemudian hari serta meningkatkan skill problem solving mereka.

2. Hindari berteriak atau meninggikan suara

Marah dan kecewa merupakan salah satu respon yang paling wajar jika Anda dihadapkan oleh sebuah kesalahan pegawai apalagi sampai berdampak buruk kepada perusahaan. Tenangkan diri Anda dan jangan sampai semua emosi kemarahan Anda dituangkan kepada pegawai yang dapat memperburuk suasana dan hubungan profesional.

Bicarakan dengan baik walau tetap dengan nada tegas, namun tidak memojokkan. Dengan Anda memarahi atau berteriak kepada pegawai akan mempengaruhi kinerja dari pegawai tersebut karena mereka akan merasa dibenci. Jangan sampai hal ini terjadi, tetap maintain hubungan Anda dan bangun kepercayaan mereka dengan management agar kerjasama tetap lancar dan baik.

3. Jangan terburu-buru mengambil keputusan

Sumber: pexels.com

Respon alami saat menghadapi kesalahan pegawai adalah mencari jalan keluar yang singkat. Hal ini sepatutnya dihindari, karena keputusan yang diambil tanpa berpikir panjang bukannya menyelesaikan masalah tapi malah dapat memperkeruh masalah yang sedang terjadi. Cobalah berdiskusi dengan para pegawai Anda untuk bepikir bersama atas jalan keluar yang harus dilakukan dan juga buatlah skenario-skenario terburuk dari solusi tersebut.

Lebih baik dipikirkan dalam waktu yang agak lama tapi langsung menuntaskan akar masalah dibandingkan penyelesaian yang cepat namun berulang-ulang. Reputasi perusahaan akan dipertaruhkan juga dalam hal ini, lho!

4. Melakukan program pelatihan singkat

Apa yang Anda pikirkan jika seorang pegawai melakukan kesalahan? Dilansir dari glassdoor.com, kesalahan pegawai biasanya terjadi akibat kurangnya pelatihan kerja. Banyak kantor yang sudah menghapus program training di kantor dan ‘melepas’ begitu saja sang pegawai baru. Akibatnya, seringkali kesalahan pegawai terjadi karena alasan briefing atau SOP yang kurang jelas. Jika hal ini terjadi, jangan langsung memarahi pegawai, tetapi berikanlah sesi coaching singkat kepada pegawai atau jika perlu bersama 1 tim.

Selain bermanfaat untuk memperbaiki permasalahan dan memikirkan solusi, Anda juga dapat mengetahui proses kerja tim apakah berjalan baik atau tidak sekaligus dapat memberikan semangat dalam bekerja agar mendapatkan hasil yang lebih baik.

5. Hindari menegur di depan banyak orang

Jika seorang anggota tim Anda mendapatkan sebuah prestasi, Anda wajib untuk memberikan penghargaan dengan menyebarkan kabar baik tersebut di kantor. Namun, jika seorang pegawai melakukan kesalahan usahakan tidak menyebarkannya karena dapat mempengaruhi mentalitas serta kinerjanya. Tegurlah secara baik-baik dan tidak dalam suasana yang ramai.

Cari tahu mengapa kesalahan pegawai bisa terjadi dan selesaikan dengan kepala dingin agar mendapatkan solusi yang terbaik. Ingat, fokus kepada kesalahannya bukan kepada dirinya. Anda juga sebaiknya tidak mengungkit-ungkit masalah yang pernah dibuat sebelumnya karena akan menambah masalah yang ada.

6. Membuat SOP yang jelas

Para pegawai merupakan pilar dari suksesnya sebuah perusahaan, maka dari itu buatlah peraturan yang jelas untuk kenyamanan dalam bekerja. Dengan adanya SOP yang jelas berikut sanksi yang diberikan, pegawai Anda pastinya akan mengetahui langkah apa yang akan dilakukan dalam bekerja dan juga berusaha untuk menghindari kesalahan agar tidak terkena sanksi. Sejak awal, mereka pun juga sudah mendapatkan gambar yang jelas akibat dari kesalahan yang mereka buat sehingga akan meminimalisir kesalahan yang terjadi.

Beberapa cara di atas bisa dijadikan cara untuk menangani kesalahan pegawai yang kerap terjadi. Kesalahan-kesalahan kecil yang dibuat merupakan sebuah proses pembelajaran yang harus Anda maklumi dan bijaklah dalam menyelesaikannya.

Sebagai posisi yang lebih tinggi, Anda pun bertugas untuk selalu aktif dalam memeriksa, mengajarkan, dan juga memperbaiki performa dalam tim. Ingat, jangan sampai Anda salah dalam menangani kesalahan pegawai yang dapat berpengaruh pada kinerja mereka.

Baca Juga: Hal Yang Tidak Boleh Diucapkan CEO Pada Karyawan

Baca tips and tricks dalam me-manage perusahaan di Glints Blog danjuga dapatkan kandidat-kandidat terbaik untuk perusahaan Anda di sini.