Apakah yang dimaksud dengan administrasi keuangan

Administrasi keuangan adalah salah satu unsur terpenting dalam bidang keuangan bisnis yang berhubungan erat dengan sumber daya dari suatu organisasi. Akan tetapi, banyak orang yang mengira administrasi tersebut hanya berhubungan dengan pembayaran dan transaksi keuangan.  Padahal, hanya karena namanya “keuangan”, tidak selalu melulu berbau transaksi. Nah, agar tidak bingung, simak pembahasannya di bawah ini!

Pengertian Administrasi Keuangan

Berikut 2 pengertian administrasi keuangan dalam arti luas dan sempit, diantaranya:

1. Dalam artian luas

Administrasi keuangan dalam arti luas merupakan suatu kegiatan pengelolaan keuangan yang erat kaitannya dengan penggunaan dan pelaksanaan dana yang ada dalam suatu organisasi. Kegiatan pengelolaan keuangan berhubungan dengan perencanaan, regulasi, akuntabilitas dan pengawasan keuangan.

2. Dalam Artian Sempit

Sedangkan dalam arti sempit merupakan kegiatan pengelolaan keuangan dan akuntansi yang berhubungan dengan pencatatan, pendapatan dan pengeluaran untuk pendanaan berbagai kegiatan operasional perusahaan.

Pentingnya Administrasi Keuangan dalam Organisasi

Sangat penting bahwa administrasi keuangan adalah bagian dari manajemen perusahaan dalam mengambil dan mengevaluasi keputusan atas kegiatan usaha yang dilakukan untuk mengetahui sehat atau tidaknya perusahaan tertentu.

Administrasi dalam keuangan dapat berjalan dengan baik jika adanya hubungan saling kerjasama dengan pihak terkait memiliki wewenang tugas dan tanggung jawab yang dijalankan. Untuk melakukan pembenahan atas sistem administrasi dalam keuangan, perlu dibuat laporan kinerja perusahaan berisi profit dan arus kas yang diperoleh sesuai dengan kenaikan harga produk dan atau jasa.

Fungsi Administrasi Keuangan

Ada beberapa fungsi bagi administrasi terkait keuangan. Fungsi-fungsi yang dimaksud adalah sebagai berikut:

Fungsi investasi atau investment function

Investasi merupakan suatu aktivitas pengelolaan dana ke dalam aktiva yang digunakan untuk mencapai tujuan dan kebutuhan organisasi. Ada kedua investasi yang ada dalam administrasi keuangan berupa investasi jangka pendek (short term investment) merupakan investasi aset perusahaan yang nilainya rendah, seperti kas, piutang dan persediaan. Sedangkan, investasi jangka panjang merupakan investasi aset perusahaan yang digunakan untuk kebutuhan di masa mendatang, seperti tanah, gedung dan peralatan.

Fungsi mencari modal atau profit sharing function

Fungsi mencari modal mengarah pada aktivitas pembiayaan tiap-tiap aktivitas organisasi untuk membuat dan menentukan aturan pembagian keuntungan yang didapatkan oleh perusahaan. Artinya, suatu perusahaan diwajibkan memilih modal pinjaman, baik jangka pendek maupun jangka panjang atau dari modal perusahaan sendiri.

Fungsi pembelanjaan atau shopping function

Fungsi ini menandakan bahwa keuangan diberikan kepercayaan untuk melakukan pembelanjaan dana, baik dana perusahaan sendiri maupun dana dari luar perusahaan untuk membiayai semua kegiatan perusahaan. Fungsi ini juga berkaitan dengan proses produksi maupun pendukung.

Fungsi pembagian laba atau fundraising function

Fungsi yang terakhir adalah mencari investor ataupun sponsor dalam menyediakan tambahan modal untuk perusahaan, sehingga perusahaan mampu mengembangkan usaha sendiri.

Tujuan Administrasi Keuangan

Tujuan dari pelaksanaan nya adalah untuk memproses serta mengatur akuntansi keuangan perusahaan agar sistem keuangan dapat berjalan dengan baik. Tujuan lainnya adalah untuk mempermudah proses pengeluaran dan pemasukan uang pada perusahaan, mempermudah kegiatan transaksi keuangan sesuai dengan bukti yang bisa dipertanggungjawabkan serta juga mempermudah manajer keuangan dalam mengetahui kondisi keuangan perusahaan dalam kurun waktu tertentu.

Tugas Administrasi Keuangan

Melakukan rencana keuangan dari awal

Rencana keuangan perusahaan meliputi aspek pendapatan, pembayaran dan pinjaman yang dibuat secara terstruktur dan sistematis. Draft rencana keuangan harus dibuat terlebih dahulu berdasarkan hasil laporan keuangan pada periode sebelumnya.

Membuat laporan keuangan perusahaan

Staff administrasi diberi tugas untuk membuat dan menyusun laporan keuangan secara bertahap, mulai dari harian, mingguan, bulanan hingga tahunan. Laporan keuangan in bisa dibuat berdasarkan nilai aktivitas atau aliran arus kas yang masuk dan keluar.

Baca Juga: Otomatisasi Payroll Report dengan Payroll Application LinovHR

Mengelola uang tunai atau modal

Staff administrasi harus bertanggung jawab untuk melaporkan penarikan dana atau setoran modal, membuka rekening baru, menentukan banyaknya jumlah setoran dana yang di deposito serta juga mencatat seluruh transaksi keuangan yang berkaitan dengan uang tunai perusahaan.

Mengelola pinjaman kredit

Staff administrasi keuangan diberi tugas untuk membayarkan tagihan yang berkaitan utang-piutang suatu perusahaan serta juga mengelola modal pinjaman kredit yang menjadi beban utang suatu perusahaan.

Komponen Administrasi Keuangan

Dalam pengerjaannya, terdapat beberapa komponen berikut ini penjelasan nya:

1. Perencanaan keuangan adalah seluruh kegiatan perencanaan pengeluaran dan pemasukan kas yang diperoleh dalam kurun waktu tertentu.
2. Penganggaran keuangan yaitu kegiatan anggaran pemasukan, pengeluaran dan berbagai kegiatan lain yang sudah dibuat dan direncanakan sebelumnya secara rinci.
3. Pengelolaan keuangan adalah kegiatan pembiayaan dana atau modal yang dilakukan dengan berbagai cara untuk meningkatkan kinerja perusahaan
4. Pencarian keuangan adalah kegiatan yang berhubungan dengan pengadaan dana atau modal agar seluruh kegiatan operasional bisa berjalan dengan baik sesuai dengan rencana yang dibuat perusahaan.
5. Pengendalian keuangan yaitu kegiatan yang berkaitan dengan penilaian dan perbaikan kinerja keuangan di suatu perusahaan
6. Penyimpanan keuangan adalah kegiatan yang berkaitan dengan pengumpulan dana atau modal perusahaan yang akan disimpan di tempat yang aman
7. Pemeriksaan keuangan atau auditing merupakan kegiatan yang berkaitan dengan proses audit, baik audit internal maupun audit eksternal terhadap bagian keuangan perusahaan sebagai upaya mencegah terjadinya kecurangan, pencurian data dan risiko likuiditas

Itulah pembahasan di atas yang patut dipelajari karena jika kegiatan administrasi keuangan yang dikerjakan dengan beberapa tahapan teratur dan dipimpin oleh staf, maka setiap aktivitas perusahaan bisa didukung oleh sistem akuntansi yang baik dan terorganisir agar dapat membantu perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama.

Untuk mendapatkan hasil yang maksimal, sebuah perusahaan atau kegiatan bisnis harus memiliki pengelolaan keuangan yang sehat. Oleh karena itu, salah satu aspek penting yang ada dalam sebuah bisnis adalah administrasi keuangan.

Pengertian Administrasi Keuangan

Administrasi adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan dalam rangka menyelenggarakan suatu kebijakan dengan maksud mencapai tujuan tertentu. Dengan begitu, administrasi keuangan merupakan serangkaian kegiatan yang diselenggarakan dengan maksud mencapai tujuan urusan keuangan.

Dalam artian sempit, administrasi keuangan selalu dihubungkan dengan urusan pendataan, catat mencatat, dan pengaturan alur dana. Secara lebih luas, administrasi dipahami sebagai bagian perusahaan yang melakukan pengelolaan dana secara menyeluruh baik dalam bentuk perencanaan, pengawasan, dan lainnya.

Di dalam sebuah perusahaan, administrasi keuangan memiliki peran sebagai pengelola urusan keuangan seperti perencanaan regulasi, pengawasan dana, akuntabilitas, dan lainnya. Peran administrasi keuangan sangatlah penting karena memiliki kuasa pencatatan dan pendataan pada arus uang yang ada dalam sebuah perusahaan.

Baca Juga: Inilah Pengertian Apa itu Kredit: Jenis dan Tujuannya

Tujuan Administrasi Keuangan

Administrasi keuangan utamanya bertanggung jawab untuk mengatur sistem keuangan yang ada dalam perusahaan atau bentuk bisnis tertentu. Tujuan pengaturan sistem keuangan tersebut tentu demi pencapaian-pencapaian positif perusahaan. Secara lebih rinci, beberapa tujuan administrasi keuangan adalah sebagai berikut.

1. Administrasi keuangan dapat menunjukkan dengan mudah dan jelas mengenai kondisi keuangan dari sebuah perusahaan dalam waktu tertentu. Hal ini dapat tercapai karena administrasi keuangan umumnya memiliki tugas pembukuan dan kontrol pada laporan keuangan.

2. Administrasi keuangan bermaksud untuk mempermudah proses transaksi yang dilakukan oleh perusahaan, baik itu pemasukan maupun pengeluaran.

3. Melakukan pencatatan dan pemetaan keuangan yang dilakukan oleh perusahaan dalam kurun waktu tertentu.

Fungsi Administrasi Keuangan

Tugas administrasi keuangan tidak melulu pada persoalan catat mencatat. Beberapa fungsi administrasi keuangan dalam sebuah perusahaan adalah sebagai berikut:

1. Fundraising Function

Selain mencatat arus keuangan, fungsi administrasi juga dapat mencarikan pihak sumber dana bagi perusahaan. Seseorang yang menempati posisi administrasi keuangan dimungkinkan untuk memiliki tugas mendatangkan investor yang akan mendanai perusahaan. 

2. Profit Sharing Function

Berbagai urusan catatan keuangan, termasuk menyusun rules pembagian untung juga dilakukan oleh administrasi keuangan. Keputusan seberapa besar bagian keuntungan yang akan  diperoleh perusahaan juga ditentukan oleh administrasi keuangan melalui fungsi ini. 

3. Shopping Function

Tidak hanya mencatat, Tetapi administrasi keuangan juga memiliki hak sekaligus kewajiban untuk melakukan pembelanjaan sesuai kebutuhan perusahaan.

4. Investment Function

Administrasi keuangan adalah pihak internal perusahaan yang memiliki fungsi sebagai penyimpan dana. Penyimpanan keuangan yang dimaksud adalah dengan menginvestasikan dana, baik melakukannya pada long term investment ataupun short term investment. 

Long term investment merupakan aset terbaik yang dimiliki perusahaan dan dapat digunakan di masa yang akan datang, seperti peralatan produksi, tanah, dan bangunan. Sementara itu, short term investment adalah aset perusahaan yang bernilai rendah, seperti kas, utang piutang, dan lainnya.

Baca Juga: 5 Jenis Laporan Keuangan Terdiri dari Berbagai Fungsi

Tugas-Tugas Seorang Administrasi Keuangan

Setiap perusahaan dapat mengalokasikan jobdesk untuk administrasi keuangan yang dimilikinya. Hal ini yang membuat tugas seorang administrasi keuangan bisa sedikit berbeda dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya.

Hal itu karena administrasi keuangan mencakup berbagai tanggung jawab. Secara umum, berbagai tugas administrasi keuangan adalah sebagai berikut:

1. Menyusun perencanaan keuangan yang dimiliki perusahaan

Soal administrasi keuangan memiliki tanggung jawab untuk membuat perencanaan keuangan dalam perusahaan. Sederhananya, perencanaan yang dimaksud seperti rencana peminjaman, perencanaan alur masuk dan keluar uang kas, hingga perencanaan mengenai pembayaran dan pengambilan utang.

2. Mengatur alur pergerakan dana perusahaan

Jika dipahami, keuangan perusahaan selalu bergerak, baik itu bergerak di dalam tubuh perusahaan itu sendiri maupun bergerak keluar masuk perusahaan. Pergerakan ini diatur oleh administrasi keuangan dengan cara menentukan kapan pembukaan rekening baru, kapan penyetoran uang dari satu rekening ke rekening lainnya,  dan pemetaan pergerakan uang.

3. Memahami utang, aset, dan skema pembayaran

Seorang administrasi keuangan harus mengetahui dengan baik semua hal mengenai keuangan perusahaan. Dengan memahami kondisi keuangan secara menyeluruh, administrasi keuangan dapat menentukan langkah selanjutnya yang dilakukan dengan tujuan menyehatkan keuangan perusahaan.

4. Mengaudit anggaran keuangan perusahaan yang digunakan untuk kebutuhan tertentu

Pihak administrasi keuangan memiliki hak untuk menentukan dan menagih return of investment atas dana tertentu yang dikeluarkan oleh divisi lain. Seorang administrasi keuangan dapat menolak pengajuan dana dari divisi lain apabila hasilnya tidak menguntungkan bagi perusahaan.

5. Mengarsipkan dan mengurus surat-surat berharga

Seseorang yang menjadi administrasi keuangan memang harus memiliki keahlian pengarsipan yang baik. Kemampuan pengarsipan yang dimaksud adalah seperti mencatat, melakukan cek pada aktivitas modal, hingga menyimpan surat berharga berdasarkan cara yang benar.

Baca Juga: 8 Cara Perencanaan Keuangan yang Efektif

Unsur dan Ciri Administrasi Keuangan

Dari banyak kegiatan yang ada dalam sebuah perusahaan, ada berapa ciri atau unsur yang menunjukkan bahwa kegiatan tersebut termasuk bagian dari administrasi keuangan. Beberapa unsur administrasi keuangan adalah sebagai berikut.

1. Perencanaan dana, yaitu seluruh rencana pemasukan dan pengeluaran uang yang dihitung dalam periode waktu tertentu.

2. Penggunaan dana, yaitu pelimpahan dana kepada berbagai kegiatan yang sebelumnya telah direncanakan bahkan sebelum anggaran dirancang.

3. Pengelolaan dana, yaitu pemanfaatan uang yang dilakukan untuk meningkatkan performa perusahaan.

4. Pencarian sumber dana, yaitu aktivitas yang dilakukan untuk mendapatkan dan dana dari pemilik modal.

5. Pengendalian dana, yaitu aktivitas penilaian, kontrol, dan peningkatan performa pemanfaatan dana perusahaan.

6. Penyimpanan dana, yaitu aktivitas pengumpulan dana yang dimiliki oleh perusahaan untuk disimpan secara menguntungkan.

7. Pemeriksaan dana, yaitu aktivitas mengecek atau mengaudit keuangan untuk melihat bahwa pemanfaatan dana dilakukan dengan efektif dan tanpa kecurangan.

Jabatan yang Termasuk Kedalam Bagian Administrasi Keuangan

Administrasi keuangan tidak dipegang oleh satu orang tunggal. Di dalam sebuah perusahaan, administrasi keuangan dapat berbentuk sebagai sebuah divisi kerja. Di dalam divisi tersebut terdapat beberapa jabatan yang merupakan petugas administrasi keuangan. Beberapa petugas tersebut adalah sebagai berikut:

1. Manajer keuangan

Jabatan seorang manajer keuangan adalah jabatan yang bertugas untuk menerima laporan kas kecil, melakukan pemeriksaan pada laporan kas kecil, dan menyetujuinya.

2. Bendahara

Seorang bendahara dalam kaitannya sebagai administrasi keuangan akan bekerja dengan cara menerima aplikasi kas kecil dan menerima laporan akuntansi dari admin perusahaan. Selanjutnya, bendahara harus mengisi dana tersebut.

3. Sekretaris

Sekretaris atau disebut juga sebagai administrasi kantor akan bertanggung jawab untuk melakukan pengiriman uang dari perusahaan menuju bank. Selain itu, sekretaris juga bertanggung jawab pada beberapa kewajiban berikut ini:

- Mencatat dan menyediakan dana kecil untuk kebutuhan rutin perusahaan.

- Bertanggung jawab terhadap uang hasil kerjasama antara perusahaan dan bank.

- Melakukan penghitungan akuntansi pada kebutuhan tidak terduga seperti sumbangan dana dan pajak.

Baca Juga: Rekomendasi 13 Buku Pengelolaan Keuangan untuk Anda

Memaksimalkan Administrasi Keuangan dalam Sebuah Bisnis

Ada beberapa indikasi yang dapat digunakan untuk menilai apakah administrasi keuangan telah bekerja secara optimal atau sebaliknya. Untuk memaksimalkan peran administrasi keuangan dalam sebuah perusahaan atau kegiatan bisnis, yang harus dilakukan adalah sebagai berikut.

1. Lakukan laporan keuangan dengan sistem akrual

Seorang administrasi keuangan yang baik akan mencatat alur uang secara akrual. Pencatatan akrual artinya dilakukan ketika ada sebuah transaksi disepakati, bukan ketika pembayaran telah dilakukan.

2. Cepat dan tepat waktu ketika menyajikan laporan keuangan

Apa yang diharapkan oleh perusahaan dalam kegiatan pencatatan laporan keuangan adalah ketepatan waktu penyajian laporan tersebut.

3. Mencatat transaksi secara rapi, mudah dimengerti, dan detail

Pencatatan yang baik tidak hanya memudahkan pembacaan laporan pada saat itu, tetapi juga dapat menjadi pengarsipan yang baik.

Mengembangkan Dana Melalui Pendanaan di Modal Rakyat 

Dari beberapa skema pengelolaan dana menguntungkan yang populer, pengelolaan dana melalui platform P2P Lending Modal Rakyat adalah salah satu pilihan teraman. Dana yang Anda melontarkan akan digunakan oleh banyak pelaku UMKM untuk mengembangkan usahanya. Setelah itu, Anda akan mendapatkan dana return yang yang menguntungkan.

Sekilas tentang Modal Rakyat, adalah platform P2P Lending yang menjembatani kerjasama antara pemilik modal dengan pelaku UMKM terpercaya di Indonesia. Untuk mengetahui lebih banyak tentang pendanaan melalui Modal Rakyat, klik link berikut ini.