Bagi para profesional dunia kerja, kesuksesan dan peningkatan karier bergantung pada kinerja dan hasil karya yang diberikan. Baik tidaknya hasil kinerja dapat dinilai dari aspek: Isi yang berkualitas (singkat, padat, jelas, lengkap, relevan, dan akurat), Kecepatan/ketepatan waktu, dan Tampilan yang menarik / user-friendly. Pekerjaan administrasi merupakan salah satu bentuk kegiatan yang menjadi penyangga utama kegiatan organisasi/perusahaan. Karena pada posisi inilah seluruh surat maupun arsip dikelola dan dikendalikan.
Saat ini Ms Word dan dasar korespondensi menjadi kompetensi yang krusial dalam menjadi seorang sekretaris perusahaan. Pelatihan ini sangat dibutuhkan oleh seorang Sekretaris Perusahaan untuk menambah wawasan dan keterampilan dalam menguasai aplikasi Ms Word untuk keperluan administrasi perkantoran. Dalam pelatihan seorang sekretaris perusahaan dituntut untuk menghasilkan dokumen bisnis yang baik dan menggunakan sumber daya yang ada untuk menyelesaikan pekerjaan yang lebih efektif.
Tujuan Umum
Peserta dapat menggunakan Microsoft Word dengan baik dan benar, menggunakan fitur mail merge, mencetak dokumen dan menerapkan fitur draw dan design minimal sebanyak satu dokumen sesuai kebutuhan dalam perusahaan.
Tujuan Khusus
- Peserta mampu mengoperasikan komputer dan peripheral
- Peserta mampu menggunakan tools dasar dalam Ms Word untuk mengolah data, menghasilkan dokumen tertulis dan mencetak dokumen
- Peserta mampu mengidentifikasi format serta jenis korespondensi yang mendasar
- Peserta mampu menggunakan bahasa indonesia yang baik dalam korespondensi
- Peserta mampu menggunakan draw dan design
- Peserta teliti dalam membuat mail merge
Aspek Kompetensi: Pengetahuan (Knowledge)
- Peserta memahami pendahuluan atau dasar Word
- Peserta memahami File pada Ms Word
- Peserta memahami dalam Memilih dan Menggunakan Font
- Peserta memahami dalam Pengaturan Paragraf
- Peserta memahami dalam Pembuatan Dokumen
- Peserta memahami dalam membuat Text dan Symbol
- Peserta memahami dalam menggunakan Bullet dan Numbering
- Peserta memahami dalam menggunakan Perintah dan Fitur untuk Editing
- Peserta memahami dalam menggunakan Gambar dan Ilustrasi
- Peserta memahami dalam menggunakan Chart
- Peserta memahami dalam Pembuatan Kolom dan Tabel
- Peserta memahami dalam menggunakan Referensi
- Peserta memahami dalam menggunakan Pilihan View
- Peserta memahami dalam menggunakan Proofing
Aspek Kompetensi: Keterampilan (Skill)
- Peserta mampu dalam menggunakan Mail merge
- Peserta mampu dalam Latihan dengan MS Word
- Peserta mampu dalam Mencetak dokumen
- Peserta mampu dalam membuat Draw dan design
Aspek Kompetensi: Sikap (Attitude)
Teliti dalam membuat mail merge
Sasaran Kelompok Peserta
- Fresh qraduate (SMA, SMK, D3, S1) yang akan memasuki dunia kerja
- Peserta yang minat menjadi sekretaris dan staff administrasi
- Umum yang ingin memperdalam bidang administrasi
Metode Ajar
Self Paced Learning (Ceramah Interaktif, Peragaan, dan Studi Kasus)
Jadwal Sesi Konsultasi
Rabu, 13.00-14.00 WIB
Diperbarui 10 Mar 2022 - Dibaca 9 mnt
Pekerjaan sekretaris sering dianggap remeh oleh sebagian orang. Mereka berpendapat bahwa tugas sekretaris sangatlah mudah dan bisa dilakukan oleh siapa saja.
Bahkan, ada yang menganggap job desc sekretaris hanya sebatas mencatat dan memfotokopi dokumen, lho!
Nyatanya, anggapan tersebut salah besar.
Job desc sehari-hari sekretaris terbilang cukup banyak. Selain itu, diperlukan beberapa skill sekretaris tertentu yang tidak dimiliki oleh orang lain.
Nah, dalam artikel ini, Glints akan mengupas tuntas berbagai tugas sekretaris yang selama ini tidak diketahui banyak orang. Yuk, simak!
Baca Juga: Struktur Organisasi Perusahaan yang Umum Digunakan
1. Mengatur dan mencatat hasil rapat
© Freepik.com
Setiap rapat tidak hanya diikuti oleh jajaran direksi atau divisi tertentu saja.
Faktanya, sekretaris juga kerap hadir dalam rapat-rapat yang diadakan perusahaan.
Memang, umumnya sekretaris tidak memiliki tanggung jawab untuk mengambil keputusan saat rapat.
Namun, sekretaris memiliki tugas penting untuk mengatur dan mencatat hasil pertemuan.
Secara lebih rinci, berikut tahapan pekerjaan sekretaris dalam pelaksanaan rapat, seperti ditulis DIY Committee Guide.
- Bekerja sama dengan pimpinan untuk merencanakan rapat
- Menerima agenda rapat dari panitia
- Menyebarkan agenda rapat
- Membuat minutes of meeting (MOM)
- Menyebarkan MOM yang telah disetujui
- Memastikan keputusan rapat telah dilaksanakan
2. Melakukan pencatatan administrasi
© Freepik.com
Seorang sekretaris juga memiliki tanggung jawab dalam hal pencatatan administrasi.
Beberapa pekerjaan administrasi yang dimaksud antara lain:
- mencatat aktivitas organisasi
- memastikan kontak karyawan dan manajer selalu up-to-date
- mengarsipkan notulen dan laporan, dan menyiapkan berbagai jenis dokumen
Selain itu, sekretaris juga perlu menyusun daftar nama dan kontak yang berguna bagi perusahaan, seperti investor, pemerintah, pihak eksternal, dan petinggi perusahaan lain.
3. Komunikasi ke berbagai pihak
© Freepik.com
Salah satu skill yang paling dibutuhkan oleh seorang sekretaris adalah komunikasi.
Pasalnya, sekretaris harus melakukan komunikasi ke berbagai pihak, mulai dari manajer, karyawan, pejabat perusahaan, hingga pihak eksternal, seperti dikutip dari Chron.
Bahkan, terkadang kamu harus menjadi penengah komunikasi antara dua atau lebih pihak.
Tugas sekretaris yang satu ini tentu saja tidak mudah.
Jadi, jika kamu tertarik untuk menjadi sekretaris, pastikan kamu memiliki kemampuan komunikasi yang baik.
4. Memastikan persyaratan hukum
© Freepik.com
Sebagai seseorang yang mengarsipkan dokumen, sekretaris juga memiliki tugas untuk memastikan berbagai persyaratan hukum.
Sekretaris perlu memastikan bahwa apa yang tertulis di dokumen-dokumen tersebut sesuai dengan ketentuan dan hukum yang berlaku.
Hukum yang dimaksud tidak hanya berupa hukum negara.
Lebih dari itu, sekretaris harus memastikan bahwa setiap dokumen dan keputusan yang diambil jauh dari pelanggaran hukum perusahaan.
5. Memastikan persediaan perlengkapan kantor
© Freepik.com
Di beberapa perusahaan, seorang sekretaris juga bertanggung jawab untuk memastikan persediaan perlengkapan kantor.
Sekretaris harus mencatat perlengkapan apa saja yang masih tersedia, sudah habis, dan dibutuhkan.
Kemudian, sekretaris akan meneruskan catatan kebutuhan tersebut ke orang lain untuk membelinya.
Namun, pekerjaan yang satu ini tidak selalu dilakukan oleh sekretaris. Ada beberapa perusahaan yang memiliki karyawan khusus untuk mengurusi perlengkapan kantor.
Baca Juga: Begini Struktur Organisasi Perusahaan Startup yang Ideal
6. Melakukan supervisi terhadap staf dan karyawan baru
© Pexels.com
Seorang sekretaris akan bekerja sama dengan pimpinan staf untuk mengimplementasikan prosedur baru dalam perusahaan.
Di sisi lain, sekretaris dan pimpinan staf pun akan melakukan supervisi terhadap karyawan baru perusahaan.
Banyak sekretaris yang membantu pimpinan staf dan karyawan baru dalam mengembangkan skill, mengikuti protokol perusahaan, serta belajar lingkungan kerja perusahaan.
7. Mengorganisir dan menyampaikan pesan
© Pexels.com
Mengutip dari Indeed, tugas lain seorang sekretaris adalah mengorganisir dan mendistribusikan pesan-pesan tertulis seperti memo atau catatan.
Sehingga, selain memiliki kemampuan komunikasi yang baik, kemampuan analisis pun harus dimiliki oleh seorang sekretaris.
Sebagai contoh, seorang sekretaris yang bekerja untuk CEO harus bisa mengorganisir dan membagikan beragam pesan atau memo dari yang paling penting.
Pesan-pesan yang berisi perubahan dalam kontrak dengan klien tentu harus disampaikan terlebih dahulu ketimbang memo undangan makan malam.
8. Mengatur jadwal
© Pexels.com
Sebagai contoh, seorang sekretaris yang bekerja di agency creative marketing akan mengatur jadwal tim di setiap departemen.
Selain itu, sekretaris pun akan mengatur agenda para eksekutif dengan membuat appointment bersama klien, vendor, hingga shareholder.
Sekretaris pun dapat bertugas untuk menjaga dan mengingatkan para staf mengenai jadwal konferensi atau rapat yang akan datang.
9. Menyambut tamu bisnis dan klien
© Pexels.com
Seorang sekretaris pun akan berperan seperti resepsionis ketika ada tamu bisnis yang datang ke rapat dan membantu mereka untuk merasa nyaman.
Selain mengambil catatan ketika rapat dan menunjukkan profesionalismenya, hal ini pun akan menjaga brand image dan nama baik perusahaan.
10. Membantu bagian eksektutif mengerjakan tugas
© Pexels.com
Seorang sekretaris bertugas untuk membantu eksekutif mengerjakan tugas-tugas kecil dari pekerjaan atau proyek besarnya.
Sebagai contoh, seorang sekretaris dari seorang lead marketing director dapat membantu atasannya dalam mengorganisir beragam laporan hingga menyiapkan presentasi.
Karena tugas seorang sekretaris yang beragam, maka diperlukan soft skill dan hard skill yang mumpuni supaya bisa sukses di pekerjaan ini.
Baca Juga: Lebih Mudah Mencatat dengan 7 Aplikasi Note Rekomendasi Glints
Sepuluh pekerjaan di atas adalah beberapa tugas utama seorang sekretaris.
Sebenarnya, masih ada banyak tugas lainnya. Namun, setiap perusahaan memiliki kebijakan yang berbeda-beda sesuai kebutuhannya masing-masing.
Jadi, apakah kamu tertarik untuk membangun karier sebagai sekretaris?
Jika iya, ada banyak lowongan sekretaris di situs Glints, lho! Kamu bisa menemukan perusahaan dan peluang yang paling tepat untukmu.
Tunggu apa lagi? Yuk, bergabung di Glints di sini sekarang! Gratis!