Bagaimana Cara Merapikan data excel yang berantakan?

Misal ada pertanyaan, berapakah jumlah vaksin yang tersedia untuk setiap kota/kabupaten?. Jika menggunakan Pivot table hasilnya seperti gambar dibawah.

Table of Contents Show

Cara merapikan tabel di Excel
1. Menghapus sel kosong
2. Memisahkan data di Excel
Editor’s picks
3. Menyesuaikan lebar sel secara otomatis
Bagaimana cara merapikan Excel yang berantakan?
Bagaimana cara meratakan kolom di Excel?
Bagaimana cara merapikan file CSV di Excel?
Bagaimana cara membuat kolom Excel tidak bergeser?

Propinsi DKI Jakarta hanya mempunyai 1 kota/kabupaten, demikian juga dengan propinsi lainnya. Kenapa hasilnya seperti itu?, karena didata sumbernya kota/kabupaten yang berisi nama propinsi hanya satu, yaitu data pertama untuk setiap propinsi, lainnya berisi cell kosong.

Semua cell kosong dikolom propinsi berkumpul menjadi satu dibagian bawah, inilah masalah serius tersebut. Pivot table tidak menghasilkan data yang benar, karena data sumber bermasalah. Ini hanya salah satu contoh analisa data. Jika data diurutkan hasilnya juga akan bermasalah. Misal, data diurutkan berdasarkan jumlah vaksin, hasilnya akan berantakan.

Bagaimanakah cara merapikan data supaya bisa digunakan untuk analisa?. Mengkopi data propinsi/kabupaten satu persatu kemudian paste dicell kosong dibawahnya bisa saja dilakukan, tentu akan memakan waktu, apalagi jika data berjumlah banyak.

Untuk merapikan data dengan cepat bisa menggunakan menu Go To Special, Relative Reference dan Paste Special.

Berikut langkah-langkahnya.

Buat Range A3:F29

Tampilkan menu Go To Special

Menu Go To Special ada di tab Home, Group Editing, Menu Find & Select.

Muncul dialog Go To Special

Pilih Blanks, artinya cell-cell dirange A3:F29 akan dipilih cell yang kosong saja.

Klik tombol OK.

Hasilnya seperti gambar dibawah. Cell kosong akan otomatis terpilih.

Buat Formula Relative Reference

Kunci merapikan data ada dilangkah ini. Cell kosong akan diisi dengan formula yang mengarah kecell diatasnya yang berisi data.

Dari gambar diatas, semua cell kosong dirange A3:F29 sudah dipilih. Posisi kursor ada dicell B4.

Ketik =B3

Artinya cell B4 akan diisi dengan cell B3, cell diatas B4 dan berisi data.

Tekan tombol CTRL+ENTER secara bersamaan.

Hasilnya seperti gambar dibawah

Semua cell kosong akan terisi.

Ubah Formula menjadi Value

Langkah terakhir adalah mengubah cell-cell yang berisi formula menjadi value. Langkah ini untuk memastikan data tidak berubah jika terjadi perubahan posisi, misal jika data diurutkan.

Buat range A3:F29

Lakukan copy dengan menekan tombol CTRL+C.

Lakukan paste special dengan menekan tombol CTRL+ALT+V.
Muncul dialog paste special, pilih values, kemudian klik OK

—–

Berapakah jumlah vaksin yang tersedia untuk setiap kota/kabupaten?.
Jika menggunakan pivot table dan data yang sudah dirapikan, hasilnya seperti gambar dibawah.

Semua kota/kabupaten muncul disetiap propinsi dan tidak ada lagi propinsi/kabupaten dengan nama blank.

SARAN:
Jangan memformat data dengan tampilan seperti gambar pertama karena tidak bisa digunakan untuk analisa.

Artikel lain yang berhubungan dengan tips dan trik ini

Go To Special
Relative Reference
Paste Special

Gratis video tutorial tips dan trik Microsoft Excel

Video tutorial tips dan trik Microsoft Excel tersedia gratis bagi yang mendaftar Kursus Online Rumus Excel. Klik tombol dibawah untuk mengklaim diskon dan bonus untuk pendaftaran hari ini.

Home
Tech
Trend
3 Cara Merapikan Tabel di Excel Secara Otomatis Tanpa Rumus
07 Nov 22 | 10:07

3 Cara Merapikan Tabel di Excel Secara Otomatis Tanpa Rumus

Pakai jurus tanpa rumus!

ilustrasi Microsoft Excel (microsoft.com)

Verified

Laili Zain

Share to Facebook Share to Twitter

Pernah mendapat file .xlxs atau data Excel, tapi tabelnya tidak rapi? Entah ada sel yang kosong atau banyak data dalam satu tabel. Kalau dirapikan secara manual, tentu membutuhkan waktu berjam-jam.

Untungnya, ada jurus ajaib yang bisa kamu gunakan sebagai cara merapikan tabel di Excel. Dengan langkah-langkah berikut, tabel yang berantakan bisa tersusun rapi dan makin mudah dipahami.

Cara merapikan tabel di Excel

Saat bicara tabel berantakan, yang paling sering dijumpai adalah sel kosong di antara sel terisi serta banyak data di dalam satu sel. Misalnya, 'nama, alamat, usia', padahal seharusnya dipisah menjadi tiga sel berdasarkan kategorinya.

Apakah merapikannya perlu rumus? Untungnya tidak, kok, Guys! Kamu bisa merapikan tabel yang berantakan dengan tools yang disediakan oleh Excel. Begini langkah-langkahnya.

1. Menghapus sel kosong

ilustrasi merapikan tabel di Excel (IDN Times/Laili Zain)

Cara merapikan tabel di Excel yang ini bisa kamu terapkan ke tabel yang bolong-bolong, seperti gambar bagian kiri. Kamu bisa mengubahnya menjadi lebih rapi seperti di sebelah kanan.

Cara merapikannya dengan menghilangkan sel yang kosong. Lalu, secara otomatis data yang ada di bawahnya pindah ke atas atau samping. Dengan begitu, kamu tidak harus menghapusnya manual satu per satu. Nah, begini langkahnya:

Blok seluruh tabel yang ingin dirapikan
Di deret tab atas pilih opsi 'Menu'
Klik 'Find & Select'
Pilih 'Go To Special'. Atau, bisa juga dengan klik F5 > klik opsi 'Special'
Akan muncul pop-up berisi sub menu lain. Nyalakan opsi 'Blanks'
Klik 'OK' dan pop-up akan tertutup. Selanjutnya, sel yang kosong akan otomatis ter-select. Biarkan demikian
Buka kembali menu 'Home'
Temukan kelompok 'Delete' dan pilih opsi 'Delete Cells'
Nah, di sini kamu bisa menyesuaikan perpindahan sel terisi. Misalnya, 'Shift Cells Up' untuk memindahkan sel dari bawah ke atas
Klik 'OK'. Sudah, deh.

Secara otomatis sel yang kosong akan terhapus dan sel yang ada di bawahnya berpindah ke atas menggantikannya. Tabelmu pun lebih rapi dan tidak terlihat sel tanpa isi.

Baca Juga: Cara Mencari Persamaan Banyak Baris Excel, Gak Duplikat Data

2. Memisahkan data di Excel

Lanjutkan membaca artikel di bawah

Editor’s picks

WhatsApp Gak Bisa Kirim Gambar? Ini Cara Mengatasinya!
Baterai HP Kamu Cepat Habis? Ini 7 Cara Mudah Mengatasinya
Facebook Aktifkan Fitur Security Check di Kanjuruhan

ilustrasi merapikan Excel (IDN Times/Laili Zain)

Selain menghapus sel kosong, cara merapikan tabel di Excel juga berlaku untuk data yang terkumpul dalam satu sel. Dengan langkah ini kamu bisa memisahkan data sesuai kategori.

Langkah ini biasa digunakan untuk merapikan file CSV atau Comma Separated Values. File tersebut merupakan suatu format data yang setiap record-nya dipisahkan dengan tanda koma (,) atau titik koma. Misalnya, 'nama, alamat, tempat tanggal lahir'.

Jika dipisahkan, maka 'nama' menempati kolom sendiri, 'alamat' sendiri, lalu 'tempat tanggal lahir sendiri'. Begini penerapan caranya:

Blok semua sel yang berisi data
Buka tab 'Data'
Pilih opsi 'Teks to Column'
Pada pop-up yang muncul, pilih 'Delimited' yang berarti memisahkan data berdasar tanda baca, misalnya tanda koma
Klik 'Next' untuk lanjut ke pengaturan selanjutnya
Centang delimiters yang digunakan. Jika data terpisah koma, maka pilih 'Comma'
Cek preview kecil di bagian bawah
Klik 'Finish' untuk menyelesaikan pengaturan.

Kamu bisa melihat data yang terkumpul menjadi satu sudah terpisah sesuai kategori. Mudah, kan?

3. Menyesuaikan lebar sel secara otomatis

ilustrasi merapikan tabel di Excel (IDN Times/Laili Zain)

Sudah dikelompokkan sesuai kategori, tapi lebarnya masih acak-acakan dan beberapa sel pun terpotong serta tidak terlihat? Tenang, ada cara menyesuaikan lebar atau tinggi sel otomatis.

Caranya seperti ini:

Blok semua data yang ingin dirapikan
Buka 'Beranda' di deret tab atas
Temukan opsi 'Format' dan buka dropdown-nya
Pilih opsi 'Otomatis paskan lebar kolom' atau jika ingin menyesuaikan tinggi baris maka pilih 'Otomatis paskan tinggi baris'. Selesai!

Tinggi baris dan lebar kolom pun secara otomatis menyesuaikan panjang atau tinggi isi sel.

Kamu bisa menerapkan cara merapikan tabel di Excel di atas satu per satu. Hasilnya, sel pun tampak lebih rapi dan datanya makin mudah dimengerti.

Bagaimana cara merapikan Excel yang berantakan?

Cara Merapikan Tabel di Excel dengan Langkah Mudah.

Buka dokumen dengan tabel yang masih berantakan..

Block semua tabel yang masih berantakan, lalu pilih fitur format yang ada di menu home..

Selanjutnya, klik menu AutoFit column width untuk merapikan tabel yang ada dalam dokumen Microsoft Excel..

Bagaimana cara meratakan kolom di Excel?

Menyetel kolom ke lebar tertentu.

Pilih kolom atau beberapa kolom yang ingin Anda ubah..

Pada tab Beranda, di grup Sel, klik Format..

Di bawah Ukuran Sel, klik Lebar Kolom..

Di kotak Lebar kolom, ketikkan nilai yang Anda inginkan..

Klik OK..

Bagaimana cara merapikan file CSV di Excel?

Merapikan File ..

Buka New Document Microsoft Ecel, klik Data >> From Text..

Cari file .csv yang akan kita rapikan, kemudian Import..

Klik Delimited, kemudian Next..

Klik Tab dan Comma, kemudian klik Next..

Baca Juga: Cara Aktivasi Akun Pembelajaran @belajar.id dari Kemendikbud..

Bagaimana cara membuat kolom Excel tidak bergeser?

Membekukan kolom dan baris Pilih sel di bawah baris dan di sebelah kanan kolom yang ingin dipertahankan agar tetap terlihat saat menggulir. Pilih Tampilan > Bekukan Panel > Bekukan Panel.