Manajemen data merupakan bagian penting dalam menjalankan sebuah perusahaan atau organisasi. Data yang tersimpan dengan baik akan memudahkan Anda untuk mengaksesnya saat diperlukan. Apa yang dimaksud dengan manajemen data? Apa saja permasalahan yang dapat timbul dan bagaimana solusinya? Pertanyaan-pertanyaan itu akan dibahas dalam tulisan kali ini.
Pengertian Manajemen Data
Data adalah sekumpulan fakta-fakta yang dicatat. Kata “data” sendiri berasal dari bahasa Latin yaitu “datum” yang memiliki arti “sesuatu yang diberikan”.Sehingga bila disimpulkan, manajemen data adalah kegiatan mengumpulkan, mengolah, mengatur dan menyimpan data-data yang diambil berdasarkan fakta yang ditemukan dimana kegiatan tersebut dilakukan oleh bagian tertentu dalam organisasi atau perusahaan.
Manfaat Manajemen Data SDM
Aset terbesar dalam sebuah perusahaan, bisnis, organisasi atau jenis usaha apapun adalah sumber daya manusia (SDM). Karena itu manajemen atau pengelolaan seputar data SDM menjadi sangat penting karena dengan pendataan yang baik maka akan menunjang kemajuan sebuah organisasi. Berikut adalah manfaat pentingnya manajemen data SDM:
- Perekrutan SDM. Pendataan yang baik akan memudahkan perusahaan mengambil keputusan apakah akan merekrut SDM baru atau tidak.
- Menyimpan informasi SDM. Manajemen data yang baik akan memudahkan perusahaan untuk mencari informasi mengenai personil yang ada. Karena database sudah tersimpan dengan baik.
- Pendidikan atau training. Data yang didapat dari setiap SDM dapat membantu organisasi menentukan jenis pendidikan atau pelatihan apa yang diperlukan. Jika data tidak tepat maka ada kemungkinan training yang diberikan tidak tepat sasaran.
10 Permasalahan yang Dihadapi dalam Manajemen Data
Dalam proses manajemen data ada beberapa permasalahan yang mungkin dihadapi. Masalah tersebut harus dikenali sedari dini dan dilakukan tindakan pencegahan agar tidak meluas nantinya.
1. Struktur Pendataan Belum Terstandarisasi
Saat melakukan pendataan, kegiatan pencatatan data adalah sangat krusial. Apabila format pendataan belum konsisten maka dapat terjadi perbedaan antara dat satu dengan yang lain. Bahkan bisa terjadi duplikasi data.
2. Resiko Perbedaan Data Bagi Organisasi Besar
Sebuah organisasi besar dan memiliki banyak divisi rentan dengan kesalahan atau perbedaan dalam mencatat data. Kita ambil sebagai ilustrasi misalkan dalam sebuah rumah sakit besar terjadi perbedaan data antara bagian IGD dengan bagian administrasi. Tentu akan berdampak pada keseluruhan operasional rumah sakit tersebut.
3. Entri Data tidak Konsisten
Hal ini dapat terjadi jika belum dilakukan otomatisasi saat pendataan. Terlebih lagi apabila proses input masih manual dan menggunakan tenaga manusia yang rentan kesalahan.
Baca Juga: Pentingnya Transparansi Perusahaan dalam Penggajian Karyawan
4. Sistem yang Masih Konvensional
Organisasi yang masih menggunakan kertas dan pencatatan manual rentan mengalami masalah pendataan di kemudian hari. Sebab data dapat tercecer dan bahkan rusak setelah sekian waktu.
5. Perbedaan Sistem Manajemen Data
Perusahaan dapat mengalami hambatan apabila sistem operasional yang digunakan setiap divisi menggunakan sistem yang berbeda. Permasalahan menjadi pelik bila tidak adanya aplikasi penerjemah antar sistem.
6. Informasi Ganda
Informasi ganda dapat terjadi jika setiap bagian departemen sudah melakukan pengambilan data tetapi kemudian departemen lain melakukan pendataan ulang. Akan ada kemungkinan ketika ditelusuri ternyata data sudah terekam sebelumnya.
7. Perbedaan Tempat Penyimpanan Data
Data yang tersimpan di tempat yang berbeda berpotensi menimbulkan masalah di kemudian hari. Kita ambil contoh sebuah cabang organisasi akan melakukan pendataan ulang karyawan, namun selama ini data pegawai tersimpan di database pusat dan cabang tidak memiliki akses langsung ke data yang diperlukan.
8. Overload Data yang Masuk
Ketika sebuah badan atau perusahaan sedang berkembang, maka data yang ada juga akan ikut berkembang. Bila data yang masuk sangat banyak dan terjadi dalam waktu yang sama maka beban pendataan menjadi overload. Timbullah resiko data lama tertimpa atau data baru tidak terekam dengan baik.
Baca Juga: 6 Cara Memantau Kedisiplinan Karyawan Selama Work From Home
9. Kurangnya Kontrol Terhadap Data
Kontrol terhadap data akan menjadi sebuah jaminan integritas data dapat terjaga dengan baik. Anda perlu memperhatikan kewenangan administrator bagian pendataan. Sebab jika administrator bebas mengakses data tanpa pengawasan maka integritas data perusahaan Anda akan diragukan.
10. SDM Manajemen Data Belum Siap
Agar manajemen data dapat terintegrasi dan berjalan dengan baik maka personil bagian pendataan harus memiliki skill yang cukup. SDM harus siap ketika terjadi perpindahan sistem manajemen data dari konvensional ke komputerisasi.
Baca Juga: 4 Masalah dalam Manajemen Kepegawaian Perusahaan
LinovHR sebagai Solusi Masalah dalam Manajemen Data
Dari sekian banyak kemungkinan permasalah yang dapat timbul mungkin Anda bertanya, “Apakah solusi manajemen data yang tepat?”. Untuk membantu mengatasi kesulitan yang ada, Anda bisa menggunakan LinovHR. LinovHR adalah sebuah aplikasi web yang dapat membantu Anda mengelola SDM. Anda dapat menggunakan aplikasi ini untuk mengatasi permasalahan data absensi karyawan dan outsourcing sampai dengan payroll bagi seluruh pegawai Anda. Berikut ini adalah keunggulan LinovHR:
Berbasis cloud
Anda bisa menyimpan semua data SDM yang diperlukan hanya dengan bantuan koneksi internet. Sehingga Anda tidak perlu kerepotan menyimpan data di dalam komputer Anda.
Sistem payroll yang mumpuni
LinovHR menawarkan kemudahan untuk Anda ketika akan melakukan payroll dengan sistem Payroll Outsourcing yang dimiliki oleh LinovHR.
Sanggup menangani ribuan karyawan
Anda yang memiliki ribuan karyawan tidak akan kesulitan melakukan manajemen data karena Anda akan memiliki server sendiri dari modul Software Payroll LinovHR Premise.
User Friendly
Tampilan dari LinovHR ini sangat mudah dipelajari dan sederhana. Anda tidak perlu membutuhkan pertolongan tenaga IT untuk mengoperasikannya.
Manajemen data merupakan bagian krusial dari sebuah perusahaan atau organisasi. Terdapat beberapa permasalahan yang mungkin harus Anda hadapi.
Tetapi permasalahan tersebut selalu ada solusi. Salah satu solusi adalah Anda bisa menggunakan aplikasi berbasis web dan cloud dari LinovHR. Aplikasi ini akan membantu Anda mengurus banyak hal. Mulai dari absensi sampai dengan payroll untuk ribuan karyawan Anda, percayakan kepada LinovHR.
Dewasa ini, kita tahu bahwa dunia bisnis sudah semakin erat kaitannya dengan penggunaan teknologi digital. Terdapat banyak sekali fungsi utama dari bisnis yang memerlukan teknologi digital. Data perusahaan tersebut nantinya akan tersimpan dalam suatu basis data atau database. Nah, untuk menjaga dan melakukan kegiatan maintenance pada aplikasi atau program dan data, maka dibutuhkan software tertentu, yaitu database management system.
Proses pengelolaan tersebut bisa dilakukan secara langsung oleh pihak perusahaan. Tapi, beberapa perusahaan sering kali menggunakan jasa pihak ketiga atau pihak developer dalam suatu program yang digunakan oleh pihak perusahaan.
Pada kesempatan kali ini, kami akan membahas secara lengkap tentang database management system. Untuk itu, simak artikel tentang database management system ini hingga selesai.
Pengertian Database Management System
Jadi, DBMS atau database management system adalah sebuah perangkat lunak atau software yang bisa digunakan oleh perusahaan guna membuat suatu sistem basis data atau yang akrab kita sebut dengan database.
Perangkat lunak ini memanfaatkan serangkaian data tersebut agar bisa mendukung proses pembuatan dan juga pemeliharaan pada suatu aplikasi, seperti aplikasi yang sudah banyak digunakan perusahaan tersebut.
Database management system lebih berfokus pada pengolahan data dalam jumlah yang besar dan terkumpul dalam basis data. Selain itu, sistem ini juga bisa dijadikan sebagai perantara antar pengguna dan database.
Dalam penerapannya, DBMS memanfaatkan database yang nantinya bisa diterjemahkan secara langsung menjadi suatu perintah. Setidaknya ada dua jenis bahasa database, yakni Database Definition Language (DDL) dan Data Manipulation Language (DML).
Database Definition Language (DDL) mencerminkan desain database secara menyeluruh agar bisa membuat tabel baru, memuat indeks tertentu, dan seluruh kegiatan pengolahan database secara umum lain.
Sedangkan Data Manipulation Language (DML) berguna dalam memanipulasi penghimpunan data yang terdapat di dalam database, seperti penghapusan, penambahan, serta penambahan sejumlah data di dalam database itu sendiri.
Baca juga: Pengertian Database dan Jenis yang Perlu Anda Ketahui dalam Bisnis
Jenis Database Management System
Terdapat banyak sekali jenis database management system yang banyak digunakan oleh perusahaan. Berbagai jenis DBMS ini bisa dibedakan berdasarkan struktur dan jenis data yang diolah.
Nah, berikut ini adalah berbagai jenis database management system tersebut:
1. Hierarchical
Jenis database management system ini disebut dengan hierarchical karena di dalamnya memanfaatkan database dengan bentuk hirarki. Itu artinya, himpunan database yang tersimpan akan diatur dengan format dari atas ke bawah ataupun sebaliknya, seperti sistem hierarki pada umumnya.
Himpunan database di dalam jenis ini bisa berbentuk koneksi top down ataupun bottom up dengan satu sentral database sebagai induk atas database itu sendiri.
2. Relational
Jenis database management system ini dikelompokkan dengan berdasarkan hubungan data. Terdapat banyak sekali perangkat lunak atau software manajemen database yang menggunakan jenis ini. kenapa? karena di dalamnya terdapat kemudahan dalam melakukan integrasi data antara yang satu dan yang lainnya.
3. Object-oriented
Sistem manajemen database ini lebih berfokus pada objek yang terdapat di dalam database. Berbagai data ini nantinya akan disimpan dalam suatu objek atau yang disebut dengan classes. Secara struktur, classes ini nantinya akan menampilkan data dan juga database ke dalam rangkaian objek yang menyimpan suatu identitas dan komponen data yang mampu diolah lebih baik.
Fungsi dan Tujuan Database Management System
Database management system memiliki peran yang sangat penting dalam proses bisnis perusahaan. Khususnya ketika menggunakan aplikasi tertentu. Secara khusus, nantinya berbagai fungsi bisa dijalankan dan dapat disediakan oleh database management system ini.
Selain itu, setidaknya ada empat tujuan yang menjadi landasan utama perusahaan dalam menggunakan DBMS.
Pertama, agar memungkinkan pihak perusahaan dalam mengubah data. Kedua, menjamin keamanan dan juga integrasi data yang dimiliki oleh perusahaan. Ketiga, membantu perusahaan dalam melakukan perbaikan pada kesalahan data yang ada. Terakhir, mendukung kinerja operasional agar semakin baik.
Sedangkan tujuan dari pemanfaatan database management system adalah agar membantu dan mempercepat aksesibilitas data perusahaan, menghemat lebih banyak ruang penyimpanan data, serta menangani dan juga mengolah data yang sangat banyak.
4 Elemen yang Terdapat di Dalam Database Management System
Sebagian besar dari kita mungkin masih banyak yang belum tahu cara kerja database management system. Dalam penerapannya, terdapat banyak sekali elemen yang mampu mempengaruhi proses sistem manajemen database ini, yaitu:
1. Entitas
Entitas atau yang lebih banyak dikenal dengan istilah entity adalah suatu elemen yang mampu mencerminkan suatu objek, seperti tempat, orang, kondisi, atau konsep yang mampu terekam. Artinya, identitas dari elemen ini nantinya akan tersimpan sebagai suatu entitas di dalam database management system.
2. Atribut
Atribut atau attribute suatu sifat yang mampu mewakili setiap entitas di atas. Tentunya suatu data akan memiliki atribut yang melekat di dalamnya. Tujuannya adalah agar data tersebut bisa lebih mudah diolah dan ditemukan saat diperlukan oleh pengguna.
3. Field
Field adalah berbagai elemen yang menjadi representasi atas suatu atribut. Nah, field akan mencerminkan suatu data yang dilengkapi dengan keterangan khusus, seperti nama dan keterangan lainnya yang terdapat dalam suatu data di dalam database.
4. Karakter
Elemen karakter adalah bagian yang paling kecil dalam suatu data. Karakter dalam hal ini bisa berbentuk numerik atau berbagai huruf lain yang memiliki karakter tertentu. Kumpulan karakter ini nantinya akan membentuk suatu item dari suatu data.
Komponen Database Management System
Dalam melakukan proses pengolahan data yang menggunakan database management system, sebagai pebisnis Anda harus mengetahui komponen penting yang ada di dalamnya. Nah, berikut ini adalah komponen dari database management system tersebut:
1. File Manager
File manager terdiri dari susunan data dalam database. Nantinya, file manager akan mengelola susunan data yang ada di dalam penyimpanan dengan fokus pada struktur data yang digunakan agar mampu menampilkan informasi yang mampu mewakilkan.
2. Database Manager
Database manager akan secara khusus mengatur bagaimana database mampu bekerja dengan baik. Komponen ini mampu menyediakan interaksi antarmuka atau interface data dengan berbagai data lain. Setiap database tersebut nantinya akan bekerja dengan program aplikasi di dalam suatu sistem yang menggunakan query.
3. Query Processor
Query adalah bentuk pertanyaan khusus atau informasi dari suatu database yang tercatat dalam suatu format tertentu. Dengan adanya query processor ini, nantinya data akan bisa diterjemahkan dalam suatu elemen. Sehingga, bisa diproses oleh database manager.
Baca juga: Server Adalah Perangkat Penting Untuk Suatu Jaringan, Ini Penjelasannya!
Kesimpulan
Berdasarkan penjelasan yang sudah kita bahas bersama di atas, database management system adalah suatu aplikasi atau software yang bisa Anda gunakan untuk membuat suatu database dengan menggunakan himpunan data guna mendukung penciptaan serta pemeliharaan suatu software.
Database management system ini fokus dalam mengolah data dalam jumlah data besar yang terkumpul di dalam database dengan menggunakan bahasa Database Definition Language (DDL) dan Data Manipulation Language (DML).
Beberapa fungsi sistem manajemen database ini adalah agar membantu perusahaan dalam mengubah data yang ada, menjamin keamanan dan pengintegrasian data perusahaan, membantu perusahaan dalam memperbaiki setiap kesalahan data, dan mendukung kinerja perusahaan agar lebih baik.
Namun, meningkatkan performa perusahaan tidak hanya memerlukan manajemen database yang baik, tapi juga harus mencatat laporan keuangan secara tepat dan akurat. Karena laporan inilah yang nantinya bisa digunakan untuk menentukan kebijakan bisnis di masa depan dan mengetahui kondisi finansial perusahaan.
Tapi, mencatat laporan keuangan dengan cara yang manual akan menghabiskan lebih banyak waktu, terlebih lagi bila ada kesalahan. Dibutuhkan waktu yang lama untuk memperbaiki kesalahan tersebut. Untuk itu, gunakanlah sofrware akuntansi dan bisnis dari Accurate Online.
Accurate Online akan menyajikan lebih dari 200 jenis laporan keuangan secara cepat, tepat dan akurat. Laporan keuangan tersebut juga bisa Anda akses di mana saja dan kapan saja, karena Accurate Online dikembangkan dengan basis cloud yang aman dan juga terjaga.
Anda juga bisa menikmati berbagai fitur bisnis di dalam software akuntansi ini, seperti fitur persediaan, penjualan, pembelian, perpajakkan, manufaktur, dll. Sehingga, Anda bisa lebih mudah dalam mengelola bisnis dan lebih fokus dalam mengembangkan bisnis.
Penasaran dengan Accurate Online? Anda bisa mencobanya secara gratis selama 30 hari dengan klik tautan gambar di bawah ini.