Bagaimana perusahaan mengantisipasi penolakan perubahan dan siapa saja yang terlibat

Penolakan terhadap perubahan dapat digolongkan menjadi dua, yaitu penolakan individu dan penolakan organisasi. Mengapa individu-individu menolak perubahan? Individu yang menolak perubahan dapat disebabkan karena beberapa hal (Ivanchevich, 2007), diantaranya :

Takut kehilangan posisi, stutus, kekuasaan, kewenangan dan kualitas hidup.
Ancaman ekonomi, yaitu hilangnya pendapatan dan pekerjaan.
Ancaman terjadinya perubahan hubungan pertemanan, interaksi dan rutinitas.
Ketakutan terhadap ketidaktahuan yang didatangkan oleh organisasi. Ketidakmampuan meramalkan secara pasti mengenai desain organisasi, manager atau sistem kompensasi yang baru dapat menimbulkan penolakan alamiah.
Gagal untuk mengakui atau diinformasikan mengenai kebutuhan untuk berubah.
Disonansi kognitif atau ketidaksesuaian yang muncul karena individu dihadapkan dengan orang, proses, sistem, teknologi atau pengharapan baru.
Individu takut karena mereka kurang kompeten untuk berubah.

Pada tingkat organisasi, sumber-sumbe penolakan biasanya terletak di dalam struktural organisasi itu sendiri, yang umumnya disebabkan karena-faktor-faktor berikut (Robbins & Judge, 2007) :

Inersia struktural. Organisasi biasanya memiliki mekanisme tertentu seperti proses seleksi dan aturan-aturan formal untuk menciptakan stabilitas. Ketika organisasi dihadapkan pada suatu perubahan, maka inersia struktural ini bertindak sebagai kekuatan untuk menjaga keseimbangan yang mencoba mempertahankan stabilitas.
Fokus perubahan yang terbatas. Organisasi terdiri dari sub sistem-sub sistem yang saling tergantung satu dengan yang lain. Satu sub sistem tidak mungkin diubah tanpa mempengaruhi sub sisem yang lain. Ketika perubahan hanya terbatas pada beberapa sub sistem saja, maka cenderung diingkari oleh sub sistem yang lain atau yang lebih besar.
Inersia kelompok. Ketika individu-individu ingin mengubah perilaku mereka, norma-norma kelompok sering menjadi penghambat.
Ancaman terhadap keahlian. Perubahan yang terjadi dalam organisasi sering mengancam posisi istimewa suatu kelompok yang memiliki keahlian tertentu.
Ancaman terhadap relasi kekuasaan yang sudah mapan. Setiap redistribusi wewenang pengambilan keputusan sering kali mengancam relasi kekuasaan yang sudah lama ada di dalam organisasi.
Ancaman terhadap alokasi sumber daya. Kelompok-kelompok dalam suatu oranisasi yang memiliki kendali atau wewenang untuk mengalokasikan sumber daya dalam proporsi yang lebih besar sering menganggap perubahan sebagai suatu ancaman, sehingga mereka cenderung melakukan penolakan.

Lantas bagaimana menyikapi penolakan terhadap perubahan organisasi?

Ada suatu anggapan bahwa individu cenderung menolak perubahan jika perubahan tersebut tidak menguntungkan dirinya. Mereka lebih suka situasi aman yang lebih menguntungkan dirinya. Oleh sebab itu kecenderungan menolak perubahan ini perlu dikurangi atau dihilangkan. Ada sejumlah strategi yang dapat dilakukan untuk mengatasi penolakan terhadap perubahan, diantaranya :

Pendidikan dan komunikasi. Pendidikan merupakan penyebaran pengetahuan kepada para anggota organisasi. Pendidikan dan pelatihan merupakan strategi paling dasar untuk mengatasi penolakan terhadap perubahan. Apabila penolakan terhadap perubahan itu terjadi karena lemahnya komunikasi dan kesalahan informasi, maka perlu dikembangkan strategi kominikasi yang efektif kepada seluruh anggota organisasi, sehingga mereka dapat memahami perlunya perubahan.
Partisipasi dan keterlibatan. Strategi ini dapat dilakukan dengan memberikan kesempatakan kepada para anggota organisasi untuk terlibat sejak awal dalam proses perencanaan perubahan, khususnya kepada individu yang berpotensi menolak perubahan. Asumsi dari strategi ini adalah bahwa para anggota organisasi memiliki keahlian untuk memberikan kontribusi kepada proses perubahan organisasi dan bertindak secara jujur.
Dukungan dan kemudahan. Pemberian berbagai jenis keterampilan yang bersifat mempermudah dan mendukung proses perubahan merupakan strategi lain untuk mengurangi penolakan terhadap perubahan. Strategi ini tepat jika penolakan perubahan disebabkan oleh rasa ketakutan dan kekhawatiran. Penolakan terhadap perubahan dapat dicegah dengan memberikan dukungan dan bantuan melalui program-program bimbingan, pemberian waktu setelah periode sulit dan dukungan emosional.
Negosiasi dan persetujuan. Strategi ini menyarankan agar pengambil inisiatif perubahan menyesuaikan perubahan dengan kebutuhan atau kepentingan para individu yang menola perubahan. Oleh sebab itu perlu dilakukan negosiasi dan persetujuan dengan para individu yang menolak perubahan (Reksohadiprodjo dan Handoko, 2000).
Manipulasi dan kooptasi. Manipulasi adalah upaya terselubung untuk mempengaruhi orang lain, sedangkan kooptasi merupakan gabungan antara manipulasi dan partisipasi. Kooptasi dilakukan dengan cara melibatkan kelompok “penolak perubahan” dalam proses pengambilan keputusan untuk mendapatkan dukungan (Siagiaan, 2007).
Menciptakan organisasi pembelajaran. Organisasi pembelajaran merupakan organisasi yang memiliki kapasitas, ketangguhan dan fleksibiltas untuk berubah. Dalam organisasi pembelajaran ini, para anggota organisasi membagi ide, membuat rekomendasi, dan berpartisipasi secara sukarela di dalam perubahan dari awal (Ivanchevich, 2007).

Sumber :

Ivanchevich, John M., Konopaske, Robert dan Matteson, Machael T., 2007. Perilaku dan Manajemen Organisasi, Jilid 2, Edisi Ketujuh (Terjemahan), Jakarta : Erlangga.

Reksohadiprojo, Sukanto dan Handoko, T. Hani, 2000. Organisasi Perusahaan, Teori, Struktur dan Perlaku. Yogyakarta : BPFE.

Robbins, SP & Judge, 2007. Perilaku Organisasi. Jakarta: Salemba Empat

Siagian, Sondang P. 2007. Teori Pengembangan Organisasi. Jakarta: Bina Aksara

Perubahan adalah hal yang biasa terjadi dalam sebuah organisasi. Perubahan mengandung makna beralihnya keadaan sebelumnya menjadi keadaan setelahnya. Perubahan merupakan hal yang cukup sulit dalam perusahaan kecil. Di lain pihak, perusahaan besar yang melakukan perubahan juga membutuhkan kekuatan yang besar. Perubahan dalam organisasi merupakan tindakan beralihnya suatu organisasi dari kondisi yang berlaku saat ini ke kondisi yang akan datang guna meningkatkan efektivitas.

Perubahan dalam organisasi merupakan isu penting dalam suatu perusahaan, perubahan dapat memberikan kesempatan bagi organisasi untuk meningkatkan kinerja dari yang sebelumnya. Banyak hal yang dapat menjadi penyebab sebuah organisasi akan berubah, diantaranya adalah karena perusahaan perlu untuk merespon terhadap lingkungan bisnis yang selalu berubah. Dikutip dari Jurnal yang ditulis oleh Jeaw Mei Chen yang berjudul Organizational Change and Development, perubahan pada organisasi dapat dikarenakan oleh tiga teori yaitu :

Teori teleological, yang menjelaskan bahwa perubahan pada organisasi terjadi karena organisasi ingin menjadi yang lebih baik dengan selalu mengevaluasi, eksekusi, merancang tujuan – tujuan baru, dan sebagainya
Teori Life Cycle, yang menjelaskan bahwa perubahan dalam sebuah organisasi disebabkan tergantung pada lingkungan eksternal, siklus melalui tahapan awal hingga akhir.
Teori Dialectical, yang menjelaskan bahwa organisasi adalah seperti multi cultural society. Ketika ada satu bagian yang menguasai yang lainnya, maka nilai dan tujuan organisasi akan diperbaharui.

Sebagian besar perubahan organisasi meliputi visi yaitu yang menjadi tujuan dari organisasi, strategi yang meliputi taktik – taktik dan cara organisasi melakukan sesuatu, kebudayaan meliputi kebiasaan dan cara kerja yang biasa dilakukan oleh organisasi, struktur mencakup pembuatan perubahan dalam hubungan wewenang, teknologi yaitu dalam mengimplementasikan teknologi baru, dan gaya kepemimpinan.

Perubahan organisasi dan pengelolaan perubahan merupakan kajian yang menarik saat ini, perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi mengharuskan organisasi untuk terus menerus melakukan perubahan, organisasi idealnya harus selalu berubah untuk dapat terus bertahan, bukan menjadi pilihan namun menjadi keharusan. Keberhasilan organisasi melakukan perubahan tergantung pada sejauh mana organisasi dapat mengatasi permasalahan yang timbul dari perubahan tersebut.

Mengelola Perubahan

Apabila sebuah organisasi mengalami perubahan, tentu organisasi tersebut akan menemui tantangan – tantangan yang harus diselesaikan, oleh karena itu pemimpin organisasi perlu mengelola perubahan tersebut agar dapat berhasil sesuai dengan yang diinginkan. Salah satu permasalahan yang sering terjadi saat melakukan perubahan di organisasi adalah adanya penolakan dari perubahan tersebut. Disinilah peran dari para pemimpin untuk meyakinkan dan memberikan motivasi kepada karyawan. Beberapa hal yang dapat menimbulkan penolakan terhadap perubahan adalah :

ketidakpercayaan kepada orang yang mengusulkan perubahan, hal ini akan menyebabkan efek yang besar terhadap sumber penolakan yang lain
kepercayaan bahwa perubahan tidak diperlukan dikarenakan tanpa adanya perubahan, orang – orang didalam organisasi merasa sudah sangat baik.
Perubahan biasanya berbiaya tinggi, walaupun perubahan biasanya membawa keuntungan besar bagi perusahaan, tetapi besarnya biaya yang harus dikeluarkan membuat perusahaan berfikir lebih mendalam sebelum menentukan perubahan.
Ketakutan akan kegagalan. Apabila orang – orang dalam organisasi sudah terbiasa menggunakan cara / metode lama, maka rencana perubahan membuat mereka ketakutan jika mereka tidak bisa menggunakan metode baru.

Untuk dapat mengelola perubahan dalam organisasi dapat dilakukan dengan beberapa hal berikut:

Perubahan merupakan proses untuk menuju sesuatu yang baru, oleh karena itu diperlukan komitmen yang tinggi dari angota organisasi.

Komunikasi, penolakan terhadap perubahan dapat dikurangi dengan melakukan komunikasi yang lebih baik kepada karyawan, dengan komunikasi yang lebih baik, karyawan akan melihat rencana perubahan sebagai suatu realita yang harus dilakukan.
Partisipasi, jika ada perubahan sebaiknya melibatkan karyawan dimulai dari persiapan hingga proses pengimplementasian sehingga nantinya karyawan akan merasa berkepentingan untuk melakukan perubahan, hal ini juga dapat mengurangi penolakan terhadap perubahan.
Mengelola Transmisi

Proses perubahan melewati masa transisi dari situasi saat ini menuju situasi yang diharapkan di masa yang akan datang. Masa transisi tersebut membutuhkan struktur manajemen dan aktivitas khusus untuk menjamin keberhasilan. Masa transisi membutuhkan arahan yang jelas sehingga perubahan yang dihasilkan dapat sesuai dengan apa yang diinginkan perusahaan.

Melanjutkan Momentum Perubahan

Setelah perubahan dilakukan oleh organisasi, perusahaan harus senantiasa meningkatkan semangat untuk berubah sehingga tidak kehilangan momentum untuk terus melakukan perubahan. Hal – hal yang dapat dilakukan untuk dapat terus berubah adalah dengan menyediakan sumber daya yang diperlukan untuk melakukan perubahan dan membangun sistem pendukung untuk agen perubahan.

Referensi:

Ino Yuwono, C.D., Ani Putra B.M.G (2005). Faktor Emosi dalam Proses Perubahan Organisasi. INSAN Vol 7 No. 3, Desember 2005.
Darmawati A. (2007). Mengelola Suatu Perubahan dalam Organisasi. Jurnal Ilmu Manajemen, Vol 3 No 1.
Karmelia Lili. (2007). Perubahan dan Pengembangan Organisasi. EQUILIBRIUM, Vol 3, No 5, Januari –Juni 2007: 7-30

Cadelina Cassandra, S.Kom., MMSI