Show
tirto.id - Surat resmi adalah surat yang dipakai untuk urusan kerja atau instansi. Surat sendiri sering dipakai untuk berbagai kebutuhan, baik personal maupun urusan pekerjaan yang berkaitan dengan instansi. Surat resmi merupakan surat yang dikeluarkan oleh perseorangan, organisasi, maupun instansi tertentu, yang sifatnya formal dan berkepentingan resmi. Biasanya surat ini menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi yang bersangkutan. Perbedaan Surat Resmi dengan Tidak ResmiSelain itu, terdapat perbedaan mendasar antara surat resmi dengan surat tidak resmi, yakni penggunaan bahasa dan penulisan. Surat resmi memakai bahasa yang sesuai dengan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD) dengan beberapa ketentuan penulisan. Berikut beberapa fungsi, jenis, komponen penulisan surat resmi sebagaimana dilansir dari karya ilmiah Syafiq Hakim Noor yang berjudul "PENINGKATAN KETERAMPILAN MENULIS SURAT RESMI MELALUI PENDEKATAN KETERAMPILAN PROSES" Fungsi Surat Resmi
Jenis Surat ResmiOleh karena itu, isi surat merupakan gambaran mentalitas pengirimnya bahwa berdasarkan tujuannya, penulisan surat resmi atau surat dinas dapat digolongkan sebagai berikut.
Cara Membuat Surat ResmiBerikut tata cara dan langkah-langkah dalam membuat surat resmi:1. Kepala Surat Atau Kop Surat Kop surat merupakan identitas pertama yang dilihat oleh penerima surat. Kop surat ini memiliki fungsi sebagai media promosi, mengetahui alamat dan nama instansi, memberikan informasi tentang jenis kegiatan dan/atau bidang usaha.2. Nomor Surat Penomoran surat pada surat resmi bertujuan untuk memudahkan instansi dalam pengarsipan atau penyimpanan data kapan terakhir pembuatan dan pengeluaran surat. Nomor surat berisi nomor urut, bulan, dan tahun pembuatan/pengeluaran surat. Letak nomor surat biasanya di bawah kop surat di sebelah kiri. Sama halnya dengan kop surat, nomor surat memiliki fungsi sebagai berikut:
3. Tanggal Penulisan Surat Tanggal penulisan surat berfungsi untuk mengetahui kapan surat tersebut di buat. Dengan adanya tanggal penulisan, maka akan diketahui masa berlakunya surat tersebut. Oleh karenanya, tanggal penulisan surat adalah komponen yang sangat penting didalam penulisan sebuah surat resmi.4. Lampiran Lampiran merupakan dokumen yang ikut dilampirkan dalam pembuatan surat resmi oleh suatu instansi maupun perseorangan. Lampiran memiliki fungsi untuk menunjukkan jika ada dokumen penting sebagai penunjang surat tersebut. Contoh:
5. Perihal Perihal dalam surat resmi merupakan hal pokok yang merupakan tujuan utama dalam surat tersebut. Dengan demikian penerima dapat segera mengetahui tujuan pengirim mengirimkan surat resmi tersebut.6. Alamat Tujuan Hal terpenting di dalam dalam sebuah surat adalah kepada siapa surat itu ditujukan. Oleh sebab itu alamat surat menjadi hal jangan sampai salah kata atau salah tujuan. Penulisan alamat dilakukan sebanyak dua kali, yang pertama pada amplop surat dan yang kedua pada isi surat itu sendiri. Untuk isi surat alamat tidak harus ditulis lengkap sebab sudah ditulis di dalam amplop.7. Salam Pembuka Salam pembuka juga merupakan komponen penting dalam sebuah surat resmi. Hal ini dikarenakan salam pembuka berfungsi sebagai pembuka sebelum sampai ke inti atau pokok isi surat. Contoh kata kata salam pembuka seperti Assalamualaikum, Dengan Hormat, Salam Sejahtera dan lain sebagainya.8. Isi Surat Isi surat adalah komponen utama dari sebuah surat, di mana pokok-pokok atau inti yang sedang dibahas tertuang di dalam isi surat. Di dalam sebuah surat terdapat bagian-bagian seperti karangan yang lainnya, yaitu bagian pembuka, bagian inti, dan bagian penutup. Tujuan dari bagian pembuka ini adalah sebagai pengantar untuk pembaca sebelum mengetahui inti surat. Di dalam pembuka juga berisi inti masalah yang akan disampaikan kepada penerima surat. Inti. Merupakan komponen pokok inti isi surat ada pada sebuah surat. Bagian ini berisi bagian utama yang akan disampaikan kepada pengirim. Pada bagian penutup, berisi tentang penegasan, simpulan, ucapan terima kasih. Dengan demikian, bagian penutup menandai jika uraian pokok yang akan disampaikan melalui surat sudah berakhir. Penulisan penutup pada surat resmi sebaiknya singkat namun tegas.9. Salam Penutup 10. Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab Pada surat resmi salah satu komponen yang disertakan yaitu nama penanggung jawab dan tanda tangan. Nama penanggung jawab adalah penanda jika nama tersebut yang bertanggung jawab dan dikuatkan dengan tanda tangan. Penanda tangan dalam surat harus sesuai dengan nama orang yang tercantum pada surat tersebut.11. Tembusan Tembusan digunakan ketika jika terdapat pihak yang di anggap perlu mengetahui isi surat itu.Baca juga: Bagaimana Membuat Surat Lamaran Kerja yang Baik?
Surat adalah sebuah alat komunikasi berbentuk tulisan yang menghubungkan dua pihak atau lebih. Perkembangan teknologi membuat cara berkomunikasi melalui surat menjadi berubah, misalnya surat pribadi yang digantikan pesan cepat. Salah satu jenis surat yang keberadaanya masih cukup sering digunakan adalah surat dinas (surat resmi). Surat dinas adalah jenis surat yang digunakan untuk kepentingan formal oleh antar lembaga/instansi atau lembaga ke perorangan. Bentuk surat dinas mencakup bagian-bagian penting yang menunjukkan bentuk formal. Bagian-bagian surat resmi meliputi kop surat (kepala surat), nomor surat, lampiran, hal (garis besar isi surat), tanggal, alamat, salam pembuka, isi surat, salam penutup, dan tembusan surat. Surat dinas memuat keperluan dinas yang sifatnya resmi yang penulisannya dilakukan oleh instansi. Pembuatan surat dinas digunakan untuk kepentingan yang menyangkut lembaga atau kedinasan seperti undangan rapat, pemberitahuan, permohonan maaf, dan kepentingan resmi lainnya. Pembeda surat dinas dengan jenis surat lainnya terdapat pada struktur penulisan. Struktur penting pada surat dinas meliputi bagian-bagian surat resmi yang terdiri dari kop surat, nomor surat, tanggal surat, lampiran, perihal, alamat surat, salam pembuka, isi surat, serta nama dan tanda tangan.  Sobat idschool dapat menyimak lebih banyak bagian-bagian surat dinas melalui masing-masing ulasan di bawah. Baca Juga: Penulisan Daftar Pustaka Dari Berbagai Sumber Bagian-Bagian Surat Resmi – Kop SuratKop surat menjadi identitas surat dinas agar penerima tahu pengirim surat tersebut. Letak kop surat berada di bagian paling atas dari bagian-bagian surat resmi lainnya. Bagian kop surat resmi terdiri dari logo instansi, nama instansi, alamat instansi, nomor telepon, faksimile, dan email. Logo instansi pada bagian kop surat biasanya berada pada bagian kiri. Disamping logo terdapat nama instansi dan informasi lainnya. Nama instansi dicetak lebih besar dari info lain seperti alamat, alamat instansi, nomor telepon, faksimile, dan email. Contoh bentuk kop surat pada surat resmi adalah seperti berikut. Baca Juga: Contoh-Contoh Kalimat Ambigu 2. Nomor SuratNomor surat merupakan kode penomoran pada surat resmi dengan format yang sudah ditentukan oleh pihak instansi/lembaga. Format nomor surat resmi dibuat dengan kode tertentu dengan tujuan agar mudah dikenali. Adanya nomor surat pada surat resmi akan memudahkan dalam identifikasi surat dari divisi mana. Misalnya, surat resmi dari direktur akan memiliki penomoran yang berbeda dengan surat dari sekretaris. Dengan perbedaan melalui kode tertentu akan memudahkan seseorang dalam mengenali identitas surat. Letak nomor surat resmi ditampilkan pada bawah kop surat. Dalam nomor surat biasanya terdapat tahun, bulan, dan kode-kode tertentu. Contoh format nomor surat dinas: A/01/CK.02/VIII/2020 Penjelasan:
3. Tanggal SuratTanggal surat pada surat dinas menunjukkan waktu pembuatan surat tersebut. Tanggal penerbitan surat ditulis dengan urutan tanggal, nama bulan, dan tahun. Letak tanggal surat berada di bawah kop surat di pojok sebelah kanan. Pada surat resmi yang terdapat kop surat, sebelum tanggal tidak perlu disertakan kota ata daerah asal surat. Sedangkan penulisan tanggal pada surat resmi yang tidak ada kop surat, tanggal didahului dengan kota atau daerah, misalnya pada surat lamaran pekerjaan. Contoh penulisan tanggal pada surat resmi:
4. LampiranBeberapa surat resmi atau surat dinas disertai dengan dokumen lain yang ingin atau perlu disertakan. Untuk surat resmi yang menyertakan lampiran, bagian surat pada halaman pertama merupakan pengantar. Selanjutnya, dokumen pendukung disertakan di belakangnya. Banyaknya lampiran disebutkan pada bagian pengantar surat yang letaknya di bawah nomor surat. Sedangkan surat resmi yang tidak menyertakan lampiran tidak perlu memberikan keterangan banyaknya lampiran. Baca Juga: Struktur Kalimat yang Benar + Contoh 5. Bagian-Bagian Surat Resmi – PerihalKeterangan perihal dalam surat resmi akan memudahkan penerima untuk mengetahui poin penting dari surat. Misalnya, surat berisi permohonan untuk memberikan sambutan suatu acara maka pada bagian perihal dapat ditulis permohonan pemberian sambutan. Bagian perihal diusahakan dalam frasa yang pendek tapi mencakup poin penting. Jika perihal terpaksa memuat kalimat panjang maka penulisannya perlu dibuat dalam dua baris. 6. Alamat SuratPihak yang dituju atau pihak yang akan menerima surat dituliskan pada bagian alat yang terletak di bawah perihal. Alamat mencantumkan siapa penerimanya dan di mana alamatnya. Penulisan penerima surat tidak perlu mencatumkan kata kepada, melainkan langsung dengan yang terhormat (Yth.) yang diikuti nama penerima. Penerima yang memiliki gelar (misalnya: direktur, kepala sekolah, dsb) tidak perlu mencatumkan nama sapaan Bapak/Ibu. Sedangkan penerima yang disebutkan namanya secara langsung didahului dengan sapaan Bapak/Ibu. Selanjutnya, alamat surat dituliskan setelah pencantuman nama penerima surat. Contoh penulisan nama dan alamat penerima surat:
Baca Juga: Apa Itu Promina (Kata Ganti)? 7. Salam PembukaSalam pembuka dalam surat resmi berguna untuk mengawali surat. Salam pembuka dapat disesuaikan dengan aturan instansi atau menyesuaikan siapa penerimanya. Bagian pembuka pada surat resmi biasanya berupa salam atau bentuk sapaan lainnya. Penulisan salam pembuka hanya perlu menggunakan huruf besar di awal kalimat dengan diakhiri tanda koma, Contoh salam pembuka pada surat resmi:
8. Bagian-Bagian Surat Resmi – Isi SuratBagian isi surat resmi disusun menggunakan bahasa formal dan kalimat sesuai ejaan yang disempurnakan (EYD). Isi surat sebaiknya dibuat secara efektif dengan pembahasan yang seperlunya saja. Sebisa mungkin bagilah isi surat ke dalam beberapa paragraf agar pembaca lebih paham. Contoh penyusunan isi surat per paragrag adalah sebagai berikut.
9. Nama dan Tanda TanganNama dan tanda tangan dalam surat resmi mewakili identitas pengirim surat yang diletakkan pada bagian akhir surat. Keterangan jabatan pembuat surat juga diperlukan untuk memberikan keterangan lebih kepada penerima surat. Selain itu, pada bagian atas nama dan tanda tangan perlu juga menyertakan cap instansi atau lembaga. Keberadaan cap akan meyakinkan keaslian surat resmi tersebut dibuat oleh pihak terkait. Demikianlah tadi ulasan bagian-bagian surat resmi yang terdiri dari kop surat, nomor surat, tanggal surat, lampiran, perihal, alamat surat, salam pembuka, isi surat, serta nama dan tanda tangan. Terimakasih sudah mengunjungi idschool(dot)net, semoga bermanfaat! Baca Juga: Contoh Kesalahan pada Surat Resmi dan Perbaikannya |
Bagian surat yang mencantumkan nama instansi alamat instansi dan dilengkapi dengan logo disebut
Pos Terkait
Copyright © 2024 apacode Inc.
