Barang yang sudah diterima dan diinventarisasikan tidak langsung disalurkan melainkan harus disimpan

PENDISTRIBUSIAN SARANA DAN PRASARANA

MAKALAH

UNTUK MEMENUHI TUGAS MATA KULIAH

Manajemen Sarana dan Prasarana

yang dibina oleh Bapak Prof. Dr. H. Ibrahim Bafadal, M.Pd.

oleh

Ayu Anindya Rasyad                         (160131600445)

Firda Rizkita Nanda                           (160131600405)

Moh Alfathan Widyastanto                (160131600440)

UNIVERSITAS NEGERI MALANG

FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN

ADMINISTRASI PENDIDIKAN

Maret 2018

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Kuasa atas segala limpahan Rahmat, Taufik dan Hidayahnya sehingga kami dapat menyelesaikan penyusunan makalah ini dalam bentuk maupun isinya yang sangat sederhana. Semoga makalah ini dapat dipergunakan sebagai salah satu acuan, petunjuk maupun pedoman bagi pembaca. Makalah ini disusun dalam rangka untuk menyelesaikan tugas dari dosen kami Bapak Prof. Dr. H. Ibrahim Bafadal, M.Pd selaku pembimbing mata kuliah Manajemen Sarana dan Prasarana.

Harapan kami semoga makalah ini membantu menambah pengetahuan dan pengalaman bagi para pembaca. Makalah ini kami akui masih banyak kekurangan karena pengalaman yang kami miliki sangat kurang. Oleh kerena itu kami harapkan kepada para pembaca untuk memberikan masukan-masukan yang bersifat membangun untuk kesempurnaan makalah ini, sehingga kami dapat memperbaiki bentuk maupun isi makalah ini sehingga kedepannya dapat lebih baik.

      Malang, Maret 2018

         Penyusun

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR......................................................................................... i

DAFTAR ISI........................................................................................................ ii

BAB 1 PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang........................................................................................... 1

B.     Rumusan Masalah...................................................................................... 2

C.     Tujuan........................................................................................................ 2

BAB II BAHASAN

A.    Pengertian Pendistribusian Sarana dan Prasarana...................................... 3

B.     Langkah-langkah Pendistribusian Sarana dan Prasarana........................... 3

C.     Sistem dalam Pendistribusian Sarana dan Prasarana................................. 5

D.    Asas-asas dalam Pendistribusian Sarana dan Prasarana............................. 6

BAB III PENUTUP

A.    Simpulan.................................................................................................... 8

B.     Saran.......................................................................................................... 8

DAFTAR RUJUKAN

BAB I

PENDAHULUAN

Pada BAB I ini diuraikan tentang (a) latar belakang (b) rumusan masalah (c) tujuan penulisan. Uraian lebih lanjut sebagai berikut.

A.      LATAR BELAKANG

Sarana pendidikan adalah peralatan dan perlengkapan yang secara langsung dipergunakan dan menunjang dalam proses pendidikan, khususnya dalam proses belajar mengajar. Misalnya ruang kelas, gedung, meja kursi, serta alat- alat dan media pengajaran. Proses belajar mengajar di sekolah akan terlaksana dengan efektif dan efisien karena semua perlengkapan pendidikan yang menunjang terlaksananya pembelajaran dapat digunakan dengan baik. (Mulyasa; 2007:49).

Adapun yang dimaksud prasarana adalah fasilitas yang secara tidak langsung menunjang jalannya proses pendidkan, khususnya belajar mengajar tetapi juga dapat dimanfaatkan secara langsung untuk proses belajar mengajar. Misalnya taman sekolah untuk pengajaran biologi, atau halaman sekolah sebagai lapangan olahraga.

Sarana menurut Imron dalam Perspektif Manajemen Pendidikan Berbasis Sekolah adalah semua fasilitas yang secara langsung dipergunakan dalam proses pendidikan disekolah. Sedangkan prasarana adalah semua fasilitas yang secara tidak langsung dalam proses pendidikan disekolah. Pengelolaan sarana dan prasarana pendidikan dapat didefinisikan sebagai proses kerjasama dan pendayagunaan semua sarana prasarana pendidikan secara efektif dan efisien (Tim Pakar Manajemen Pendidikan Universitas Negeri Malang; 2003:86).

Walaupun antara sarana dan prasarana mempunyai sedikit perbedaan, namun sarana dan prasarana ini sama- sama digunakan untuk tujuan yang akan dicapai oleh pendidikan yaitu untuk menyalurkan pengetahuan dari pendidik kepada peserta didik agar dapat merangsang pikiran, perasaan, perhatian dan minat peserta didik sehingga proses belajar mengajar terjadi.

Secara       kronologis-operasional kegiatan administrasi sarana prasarana pendidikan meliputi:

1.    Perencanaan Pengadaan Barang

2.    Pengadaan Barang

3.    Penyimpanan, inventarisasi, penyaluran

4.    Pemeliharaan

5.    Penghapusan

Menurut Gunawan (2011:116-117) seluruh rangkaian kegiatan di atas harus merupakan satu kesatuan yang harmoni dan terpadu. Dalam sistematika kerjanya harus dihindarkan timbulnya kesimpangsiuran dan tumpang tindih dalam wewenang, tanggung jawab, dan pengawasan menghindari timbulnya pemborosan. Dalam makalah ini penulis akan membahas tentang pendistribusian/penyaluran sarana prasarana.

B.       RUMUSAN MASALAH

A.       Apakah Pengertian Pendistribusian Sarana Dan Prasarana ?

B.       Bagaimana Langkah-Langkah Pendistribusian Sarana Dan Prasarana ?

C.       Apa Sajakah Sistem Dalam Pendistribusian Sarana Dan Prasarana ?

D.       Apakah Asas-Asas Dalam Pendistribusian Sarana Dan Prasarana ?

C.      TUJUAN

A.  Agar Pembaca Memahami Pengertian Pendistribusian Sarana dan Prasarana.

B.   Agar Pembaca Memahami Langkah-langkah Pendistribusian Sarana dan Prasarana.

C.     Agar Pembaca Memahami Sistem dalam Pendistribusian Sarana dan Prasarana.

E.   Agar Pembaca Memahami Asas-asas dalam Pendistribusian Sarana dan Prasarana.

BAB II

BAHASAN

A.           Pengertian Pendistribusian Sarana dan Prasarana

Menurut Gunawan (2011: 144) Pendistribusian merupakan kegiatan yang menyangkup pemindahan barang dan tanggug jawab dari instansi/ pemegang yang satu kepada instansi/ pemegang yang lainnya.

Menurut Bafadal (2014: 38) Pendistribusian atau penyaluran perlengkapan merupakan kegiatan pemindahan barang dan tanggung jawab dari seorang penanggung jawab penyimpanan kepada unit-unit atau orang-orang yang membutuhkan barang itu.

Barang yang telah diterima dan diinventarisasikan oleh panitia pengadaan, setelah kebenarannya diperiksa berdasarkan daftar yang ada pada surat pengantar, tidak berarti semua personel sekolah dapat menggunakan secara bebas. Barang-barang tersebut perlu diatur lebih lanjut untuk memudahkan pengawasan dan pertanggungjawabannya. Apabila pendistribusiannya tidak diatur dengan sebaik-baiknya, pengelola perlengkapan sekolah akan mengalami kesulitan dalam membuat laporan pertanggungjawabannya.

Karwanto & Darmastuti. H. (2014:12) Pendistribusian sarana dan prasarana dalam prosesnya terdapat yaitu penerimaan barang, jenis barang yang disalurkan kepada pemakai, jumlah barang yang didistribusikan. Pendistribusian yaitu dengan melakukan penyusunan alokasi pendistribusian barang-barang yang telah diterima oleh sekolah dan telah disalurkan sesuai kebutuhan barang pada bagian-bagian sekolah, dengan melihat kondisi, kualitas dan kuantitas barang yang ada.

B.            Langkah-langkah Pendistribusian Sarana dan Prasarana

1.             Penyusunan Alokasi

Untuk menghinndari pemborosan dalam pembagian/ pendistribusian barang sehingga merata dan seimbang dengan kebutuhan pemakainya masing-masing, maka perlu disusun alokasi kuantitas dan frekuensi pendistribusiannya, sehingga sungguh-sungguh dapat menunjang kegiatan instruksional.

Dalam penyusunan alokasi ini, ada empat hal yang harus diperhatikan dan ditetapkan diantaranya yaitu:

a.       Penerimaan barang

Yaitu orang yang menerima barang sekaligus mempertanggungjawabkannya sesuai dengan daftar barang barang yang diterima (Minarti;2012:250). Identitasnya meliputi: nama lengkap, jabatan resmi di sekolah, nomor induk pegawai dan alamat penerima.

b.      Waktu penyaluran barang

Waktu penyaluran harus disesuaikan dengan kebutuhan barang tersebut, terutama yang berhubunagn dengan proses belajar mengajar.

c.       Jenis barang yang akan disalurkan kepada pemakai.

Untuk mempermudah pengeloaan perlengkapan di sekolah ada beberapa cara dalam membedakan jenis perlengkapan yang ada di sekolah. Misalnya, dengan melihat penggunaan barang tersebut.

d.      Jumlah yang akan distribusikan.

Dalam pendistribusian, agar keadaan barang yang sudah disalurkan dapat diketahui secara pasti dan dapat dikontrol, Maka adanya ketegasan jumlah barang yang disalurkan. Yang perlu dicantumkan dalam jumlah barang ini adalah:

1)       Satuan hitungannya, misalnya: stel, sheet, atau eksemplar

2)       Jumalah satuan, misalnya: 10 unit, 5 stel

3)      Jumlah isi atau bagian dari masing-masing satuan, misalnya: 2 stel meja tamu

4)      Harga satuan

2.             Pengiriman Barang

Pengiriman barang dari pusat-pusat penyalur barang perlu memperhatikan beberapa hal sebagai berikut :

a.         Cara pengiriman

b.        Pengemasan

c.         Pengangkutan

d.        Pembongkaran

3.             Penyerahan Barang

Dalam penyerahan barang hendaklah tidak dilupakan untuk mengisi daftar penyerahan barang, surat pengantar, tanda terima, biaya pengiriman dan lain sebagainya.

Barang yang telah diterima diinventariskan oleh panitia pengadaan, setelah kebenarannya diperiksa berdasarkan daftar yang ada dan perlu surat pengantar, tidak berarti semua personil sekolah bisa menggunakan secara bebas. Barang-barang tersebut perlu diatur lebih lanjut untuk memudahkan pengawasan dan pertanggung jawaban. Apabila pendistribusiannya tidak di atur dengan sebaik-baiknya, pengelolaan perlengkapan sekolah akan mengalami kesulitan dalam membuat laporan pertanggung jawabannya.

Dalam membaca perihal di atas, maka perlu adanya penyusunan alokasi pendistribusian. Dengan terlebih dahulu lakukan penyusunan pendistribusian barang-barang yang telah diterima oleh sekolah yang dapat disalurkan sesuai dengan kebutuhan barang pada bagian-bagian sekolah, dengan melihat kondisi, kualitas, dan kuantitas barang yang ada. Semakin jelas alokasinya, semakin jelas pula pelimpahan tanggung jawab pada penerima. Dengan demikian pendistribusian akan lebih mudah dilaksanakan dan di kontrol setiap saat. Tujuan akhir penyusunan alokasi tersebut pada akhirnya adalah untuk menghindari pemborosan yang seharusnya (Sahertian;1994: 191).

C.       Sistem dalam Pendistribusian Sarana dan Prasarana

Menurut Bafadal (2014:39) Pada dasarnya ada dua sistem pendistribusian barang yang dapat ditempuh oleh pengeloalah perlengkapan sekolah, yaitu:

1.             Secara Langsung

Berarti barang-barang yang sudah diterima dan diinventarisasikan langsung disalurkan pada bagian-bagian yang membutuhkan tanpa melalu proses terlebih dahulu.

2.             Secara Tidak Langsung

Berarti barang-barang yang sudah diterima dan sudah diinvetarisasikan tidak secara langsung disalurkan, melainkan harus disimpan terlebih dahulu di gudang penyimpanan dengan teratur. Hal ini biasanya diguanakn apabila barang-barang yang lalu ternyata masih tersisa.

Namun seandainya digunakan sistem pendistribusian tidak langung maka barang-barang yang perlu disimpan di gudang perlu mendapatkan pengawasan yang efektif. Dalam rangka mempermudah pengawasannya perlu dibuatkan kartu Stok Barang. Kartu Stok Barang tersebut adapt dibuat dari kertas manila yang bewarna dengan ukuran 20 cm (panjang) dan 14 cm (lebar). Setelah dibuat, kartu tersebut sebaiknya diletakkan dekat dengan barang.

D.      Asas-asas dalam Pendistribusian Sarana dan Prasarana

Menurut Bafadal (2014:40) Sistem apapun yang digunakan oleh pengelola perlengkapan pendidikan di sekolah dasar tidak perlu dipersoalkan, asalkan memenuhi asas-asas dalam pendistribusian yang efektif. Ada beberapa asas pendistribusian ini yang perlu diperhatikan, yaitu:

1.             Asas ketepatan

Asas ketepatan meliputi : Ketepatan barang yang disampaikan (baik jumlah maupun jenis barang), Ketepatan Sasaran penyampaiannya, dan Ketepatan kondisi barang yang disalurkan.

2.             Asas kecepatan

Asas kecepatan memperhatikan besarnya waktu/jarak yang ditempuh dalam proses pendistribusian barang.

3.             Asas keamanan

Asas keamanan memperhatikan keamanan kondisi barang dalam proses pendistribusian.

4.             Asas ekonomi

Asas yang memperkirakan ketepatan dalam pendistribusian barang sesuai dengan kebutuhan.

BAB III

PENUTUP

A.        SIMPULAN

Pendistribusian atau penyaluran perlengkapan merupakan kegiatan pemindahan barang dan tanggung jawab penyimpanan kepada unit-unit atau orang-orang yang membutuhkan barang itu. Langkah- langkah Pendistribusian Sarana Prasarana meliputi penyusunan alokasi, pengiriman barang, penyerahan barang. Pendistribusian yaitu dengan melakukan penyusunan alokasi pendistribusian barang-barang yang telah diterima oleh sekolah dan telah disalurkan sesuai kebutuhan barang pada bagian-bagian sekolah, dengan melihat kondisi, kualitas dan kuantitas barang yang ada. Sitem pendistribusian sarana dan prasarana adalah secara langsung dan secara tidak langsung. Asas-asas pendistribusian sarana dan prasarana adalah ketepatan, kecepatan, keamanan, dan ekonomi. Oleh karena itu asas-asas tersebut harus direalisasikan pada saat mendistribusikan sarana dan prasarana pendidikan agar pendistribusian bisa sesuai dengan tujuan. Pendistribusian sarana dan prasarana dalam prosesnya terdapat yaitu penerimaan barang, jenis barang yang disalurkan kepada pemakai, jumlah barang yang didistribusikan.

B.        SARAN

Untuk pendistribusian sarana dan prasarana sebaiknya menggunakan tenaga yang terampil dan cekatan dalam menyalurkan sarana dan prasarana agar dapat segera digunakan untuk menunjang terlaksananya proses belajar mengajar yang dapat mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Lalu pada pelaksanaan pendistribusian harus memenuhi asas-asas yang telah ditetapkan agar sesuai dengan tujuan manajemen sarana dan prasarana pendidikan dengan optimal.

DAFTAR RUJUKAN

Bafadal, Ibrahim. 2014. Manajemen Perlengkapan Sekolah Teori dan Aplikasinya. Jakarta: PT Bumi Aksara.

Gunawan, Ary H. 2011. Administrasi Sekolah (administrasi sekolah makro). Jakarta: Rineka Cipta.

Minarti, Sri. 2012. Manajemen Sekolah, Jogjakarta: Ar-Ruzz Media.

Sahertian, Piet, A. 1994. Dimensi Administrasi Pendidikan. Surabaya: Usaha Nasional.

Tim Pakar Manajemen Pendidikan, 2003.Manajemen Pendidikan. Universitas Negeri Malang, Malang.

Karwanto & Darmastuti. H. 2014. Manajemen Sarana Dan Prasarana Dalam Upaya Peningkatan Kualitas Pembelajaran Pada Jurusan Teknik Komputer Dan Informatika Di Smk Negeri 2 Surabaya. Surabaya: Jurnal Inspirasi Manajemen Pendidikan. Vol .3, No.3
//jurnalmahasiswa.unesa.ac.id/article/9045/16/article.pdf (11 maret 2018)