Berikut ini yang termasuk sistem penyimpanan arsip yang baik kecuali sistem

Mengelola sistem kearsipan di tempat kerja, arsip adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya yang dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan keputusan. Kearsipan adalah pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi yang memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan terencana baik itu arsip yang dibuat maupun yang diterima, agar mudah ditemukan kembali jika diperlukan. Mengingat jumlah arsip yang semakin banyak dibuat dan diterima oleh lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan maka diperlukan manajemen pengelolaan arsip yang lebih dikenal dengan sistem kearsipan (filing system) melalui beberapa pekerjaan atau kegiatan untuk mengelola arsip yang ada. Arsip yang sudah siap disimpan, kemudian ditata sesuai sistem kearsipan (filing system) yang digunakan.

Ada 5 (lima) sistem kearsipan yang biasa digunakan, yaitu :

1. Sistem tanggal (Chronological Filing System)

Ini berarti arsip dikelompokkan berdasarkan waktu pembuatan. Baik itu tahun, bulan atau hari. Semua ditata secara detail dan terorganisir. Memudahkan saat mencari track record di waktu tertentu. Sistem ini digunakan apabila kegiatan surat-menyurat belum begitu banyak, agar semua surat dapat disatukan dan diarsipkan dalam satu file untuk tiap periode tertentu, misalnya dalam satu bulan. Namun apabila kegiatan suatu perusahaan atau organisasi sudah berkembang menjadi lebih luas dan lebih padat frekuensinya serta menyangkut berbagai aspek sehingga masalahnya lebih beraneka ragam, maka sistem ini menjadi kurang memadai untuk diterapkan.

2. Sistem abjad (Alphabetic Filing System)

Sistem selanjutnya adalah mengurutkan arsip sesuai abjad dengan urutan A sampai dengan Z. Sistem penyimpanan ini disusun berdasarkan pengelompokan nama orang/badan/organisasi. Sistem abjad ini merupakan sistem yang tertua, langsung dan yang paling digunakan. Sistem abjad ini disebut juga sistem langsung (Direct Filing System) karena dapat langsung mencari arsip tanpa menggunakan kartu indeks.

3. Sistem wilayah (Geographic Filing System)

Pada umumnya, metode pengarsipan berdasarkan wilayah digunakan untuk proyek pembangunan atau perusahaan yang memiliki cabang diberbagai daerah. Perusahaan memilah-milah arsip sesuai geografis/wilayah. Baik menurut kabupaten, kecamatan atau provinsi tertentu.

4. Sistem nomor (Numeric Filing System)

Sistem penomoran sebetulnya mirip seperti pengurutan berdasarkan tanggal. Namun perbedaannya, nomor ini ditentukan berdasarkan peraturan penyimpanan yang sudah lazim digunakan yaitu :

Penyimpanan arsip berdasarkan nomor Dewey, sistem yang disebut juga sistem desimal dengan menggunakan notasi angka 0-9.
Penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri (urut), sistem ini dilakukan jika jumlah arsip yang disimpan berkisar 1.000 sampai 10.000 arsip. Penomoran dimulai dari nomor 1, 2, 3, dan seterusnya.
Penyimpanan arsp berdasarkan nomor terminal digit, sistem penyimpanan berdasarkan nomor urut pada buku arsip. Nomor urut pada buku arsip dimulai pada nomoe 0000 (4 digit), sehingga arsip bernomor 0000 adalah arsip yang pertama disimpan.

5. Sistem pokok masalah (Subject Filing System)

Subject Filing System adalah metode penyimpanan arsip menurut pokok permasalahan. Solusi atas masalah A dikelompokkan di rak 1, sedangkan solusi atas masalah B diletakkan di rak 2 dan begitu seterusnya.

Tujuan adanya penataan sistem penyimpanan arsip yaitu :

Agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.
Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan efektif dan efisien.
Untuk menjadikan setiap record tersebut lebih mudah dicari apabila dibutuhkan untuk referensi.
Menjaga bahan-bahan arsip itu, agar setiap historis dari perusahaan maupun individu dapat ditempatkan di suatu tempat tertentu, baik dalam kelompok, subyek, daerah, maupun bersamaan.
Memudahkan pencarian arsip, jika sewaktu-waktu diperlukan.
Untuk lebih mengembangkan atau lebih menguntungkan apabila bahan arsip itu ditempatkan secara permanen demi untuk kelancaran tugas perusahaan atau kantor selama waktu arsip tersebut digunakan.

Tidak semua arsip mempunyai nilai guna yang abadi, maka tidak semua berkas harus disimpan secara terus menerus, melainkan ada sebagian arsip yang perlu dipindahkan, atau bahkan dimusnahkan. Dikarenakan tidak semua arsip mempunyai nilai guna yang abadi, maka tidak semua berkas harus disimpan secara terus menerus, melainkan ada sebagian arsip yang perlu dipindahkan, atau bahkan dimusnahkan. Perkembangan teknologi dan informasi saat ini dapat mengubah proses kearsipan dengan lebih praktis, cepat dan mudah. Arsip-arsip dapat disimpan dalam bentuk digital berupa mikro film, CD, DVD, hard disk dan sebagainya yang dapat menghemat ruang dan biaya.

1. Dalam bahasa Jerman, arsip yang berarti warkat disebut ....

a. Felum

b. Archivalen

c. Archief

d. Archieve

e. File

2. Di bawah ini yang merupakan contoh dari arsip yang bernilai keuangan adalah....

a. cek

b. data penjualan

c. ATM

d. daftar absensi

e. curriculum vitae

3. Filing cabinet pada umumnya digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat ....

a. aktif

b. inaktif

c. pasif

d. vital

e. rahasia

4. Map arsip yang dilengkapi dengan daun penutup disebut ....

a. stopmap folio

b. folder

c. hanging folder

d. snelhecter

e. ordner

5. Rak sortir dipersiapkan untuk ... rak.

a. 25

b. 26

c. 27

d. 28

e. 29

6. Folder yang diberi kode A – Z dipersiapkan minimal ... folder.

a. 22

b. 23

c. 24

d. 25

e. 26

7. Berikut yang bukan prosedur penyimpanan arsip sistem abjad adalah ....

a. Penampungan

b. Penelitian

c. Penandatanganan

d. Pengindeksan

e. Pengkodean

8. Kegiatan menempatkan berkas dalam tempat penyimpanan disebut kegiatan ....

a. Pengkodean

b. Penampungan

c. Penelitian

d. Penyimpanan

e. Penyortiran

9. Berikut ini yang termasuk langkah kerja menyimpan arsip sistem abjad adalah ....

a. Mengisi buku

b. Menentapkan indeks dan kodenya

c. Surat diteliti kemudian dikirim

d. Menetapkan jumlah indeks

e. Menandatangani

10. Setelah arsip diberi kode dan disortir lalu disimpan pada ....

a. Laci

b. Almari

c. Filling Cabinet

d. Ruangan

e. Tas

11. Dibawah ini yang bukan langkah-langkah penemuan kembali arsip pada sistem abjad adalah ....

a. Meneliti arsip yang diminta atau yang akan dicari dan ditemukan kodenya

b. Menuju tempat penyimpanan

c. Mengambil arsip yang diminta

d. Mengisi buku kas kecil

e. Mengisi bon peminjam

12. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip atau dokumen yang berdasarkan kepada isi dari dokumen yang disimpan, merupakan pengertian dari ....

a. Sistem Klasifikasi

b. Sistem Subjek atau Pokok

c. Sistem Kronologi

d. Sistem Wilayah

e. Sistem Nama

13. Pola klasifikasi dalam daftar klasifikasi disusun secara ....

a. Vertikal

b. Horizontal

c. Berjenjang

d. Diagonal

e. Vertikal berjenjang

14. Berikut ini yang bukan cara menggunakan klasifikasi adalah ....

a. Dikumpulkan masalah yang tidak menonjol

b. Memahami perintian pertama, kedua, dan ketiga

c. Tiap kode merupakan bagian dan sub ordinal dari kode diatasnya

d. Memahami masalah yang terkandung dari sudut pandaang nama masalah

e. Memilih masalah yang paling menonjol dan dikaitkan dengan tugas dan fungsi pemilik arsip

15. Surat sebelum disimpaan dicatat dalam ....

a. Buku tulis

b. Buku agenda

c. Buku klaper

d. Buku simpan

e. Kertas

16. Pada sistem subjek yang dijadikan sebagai pedoman untuk mempersiapkan tempat penyimpanan warkat adalah ....

a. Daftar klasifikasi

b. Indeks

c. Rak sortir

d. Subjek surat

e. Kartu indeks

17. Pada filling sistem subjek diperlukan folder untuk tempat penyimpan warkat sebanyak ....

a. Sejumlah sub-sub masalah yang ada

b. Kelompok masalah

c. Pembagian utama dalam daftar klasifikasi

d. Kebutuhan

e. Pembagian indeks

18. Proses menentukan kata tangkap (caption) dari suatu surat atau dokumen untuk kepentingan penyimpanan disebut ....

a. Mengkode

b. Menyortir

c. Mengindeks

d. Menyimpan

e. Memeriksa

19. Perhatikan langkah-langkah berikut :

i. Mengindeks arsip yang akan dipinjam

ii. Menuju tempat penyimpanan

iii. Kenali arsip yang diminta atau yang diperlukan

iv. Telusuri dengan menggunankan kartu indeks

v. Menempatkan out slip di tempat arsip yang diambil

vi. Mengisi bon peminjam

vii. Menyerahkan arsip kepada yang memerlukan

Adapun langkah-langkah yang benar dalam menemukan kembali arsip yang disimpan pada sistem subjek ialah ....

a. i – ii – iii – iv – v – vi – vii

b. ii – iv – iii – i – vi – v – vii

c. iii – i – iv – ii – v – vi – vii

d. iii – i – iv – ii – vi – v – vii

e. iii – iv – ii – i – v – vi – vii

20. Untuk mengindeks nama keluarga, suku dan marga seperti Aga Bekti Pratama dapat diindeks menjadi ....

a. Pratama Aga Bekti

b. Pratama Bekti Aga

c. Aga Pratama Bekti

d. Bekti Aga Pratama

e. Bekti Pratama Aga

21. Kegiatan menyusun kode menurut urutan Abjad dari nama atau judul yang sudah diindeks disebut ....

a. Unit

b. Mengkode

c. Mengabjad

d. Caption

e. Mengindeks

22. Penyimpanan warkat menurut sistem abjad memerlukan folder paling sedikit jumlahnya adalah ....

a. 22

b. 23

c. 24

d. 25

e. 26

23. Tanggal surat pada buku Agenda surat masuk diisi ....

a. Tanggal surat masuk

b. Tanggal surat keluar

c. Tanggal suraat ditandatangani

d. Tanggal surat dikode

e. Tanggal surat dikirim

24. Mudah mencari kembali warkat bila perihalnya sudah diketahui adalah keuntungan menggunakan filling sistem ....

a. Abjad

b. Subjek

c. Wilayah

d. Tanggal

e. Nomor

25. Apabila akan menyimpan arsip menggunakan sistem subjek maka harus membuat daftar terlebih dahulu ....

a. Pemisahan

b. Masalah

c. Pengelompokan

d. Subjek

e. Klasifikasi

26. Surat lamaran pekerjaan dan curriculum vitae merupakan contoh dari arsip…

a. financial record

b. inventory record

c. personal record

d. sales record

e. production record

27. Yang merupakan tujuan kearsipan adalah…

a. agar tenteram

b. agar mudah mendapatkan kembali arsip saat dibutuhkan dengan cepat dan tepat

c. untuk menjaga kelestarian kantor

d. agar arsip terus bertambah

e. untuk menjaga kerahasiaan Negara

28. Arsip disusun secara berdiri atau berderet menyamping di rak-rek. Penempatan arsip seperti ini disebut.…

a. horizontal

b. vertikal

c. lateral

d. literer

e. korporil

29. Lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci disusun secara bertingkat, dimana di dalam laci terdapat deretan hanging folder, merupakan salah satu peralatan kearsipan yang disebut…

a. filing cabinet

b. ordner

c. hanging folder

d. rotary

e. snelhecter

30. Alat yang berfungsi untuk melubangi kertas disebut…

a. perforator

b. Stapler

c. ordner

d. numerator

e. staples

31. Ada 5 macam sistem pengarsipan, kecuali……

a. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)

b. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)

c. Sistem Nomor

d. Kartu indeks

e. Sistem Tanggal

32. Yang dimaksud dengan Sistem Geografis / Wilayah adalah….

a. suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat

b. sistem penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan

c. sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan / organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek masalah.

d. sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar)

e. Sistem yang di dasarkan pada buku agenda

33. Yang tidak termasuk peralatan kearsipan/arsip adalah…..

a.Filling cabinet

b.Rotary

c.Kulkas

d.Lemari arsip

e.Perforator

34. Yang dimaksud dengan Guide adalah….

a.Lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping).

b. Merupakan lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.

c. Semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip delakukan secara berputar.

d. Map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit.

e. Semua salah

35. Guide terdiri dari 2 bagian, yaitu…..

a. Tab Guide& Badan Guide

b. Guide pertama&Guide kedua

c.Guide kecil&Guide sedang

d.Guide Sedang

e.Semua Benar

36. Ada tiga istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, ketiga istilah tersebut adalah pengarsipan horizontal, pengarsipan vertikal, pengarsipan lateral.Yang dimaksud dengan pengarsipan lateral adalah….

a. yaitu penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar (horizontal), dimana arsip atau dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam.

b. yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus (vertikal) dimana arsip disusun berderet kebelakang.

c. sarana yang digunakan pada bidang kearsipan, kualitas peralatan arsip yang baik secara tidak langsung akan memperlama umur suatu arsip

d. yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara berdiri (lateral) dimana arsip disusun berderet menyamping

e. penempatan arsip dengan stopmap folio

37. Kotak digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat…

a. aktif

b. inaktif

c. statis

d. pasif

e. vital

38. Alat semacam filing cabinet yang digerakkan dengan cara diputar adalah…

a. rotary