Boleh punya database di excel?

Banyak pengguna secara aktif menggunakan Excel untuk menghasilkan laporan untuk pengeditan selanjutnya. Laporan digunakan untuk memudahkan melihat informasi dan kontrol penuh atas manajemen data selama bekerja dengan program

Tabel adalah antarmuka ruang kerja program. Database relasional menyusun informasi dalam baris dan kolom. Terlepas dari kenyataan bahwa paket standar MS Office memiliki aplikasi mandiri untuk membuat dan memelihara database bernama Microsoft Access, pengguna secara aktif menggunakan Microsoft Excel untuk tujuan yang sama. Setelah semua fitur program memungkinkan Anda. menyortir;

Hanya itu yang Anda butuhkan untuk bekerja dengan database. Satu-satunya peringatan. program Excel adalah alat analitik serbaguna yang lebih cocok untuk perhitungan kompleks, perhitungan, penyortiran, dan bahkan untuk menyimpan data terstruktur, tetapi dalam jumlah kecil (tidak lebih dari satu juta catatan dalam tabel yang sama, dalam versi 2010)

Struktur Basis Data - tabel Excel

Basis data - kumpulan data yang didistribusikan dalam baris dan kolom agar mudah dicari, diatur, dan diedit. Bagaimana cara membuat database di Excel?

Semua informasi dalam database terkandung dalam catatan dan bidang

• Rekam adalah baris basis data (DB), yang mencakup informasi tentang satu objek
• Bidang adalah kolom dalam database yang berisi informasi dengan tipe yang sama tentang semua objek
• Catatan dan bidang basis data sesuai dengan baris dan kolom spreadsheet Microsoft Excel standar

Jika Anda tahu cara membuat tabel sederhana, membuat database tidak akan sulit

Membuat DB di Excel. petunjuk langkah demi langkah

Langkah demi langkah untuk membuat database di Excel. Tantangan kami adalah membentuk database klien. Selama beberapa tahun, perusahaan memiliki puluhan pelanggan tetap. Penting untuk memantau jangka waktu kontrak, bidang kerja sama dan mengetahui kontak, komunikasi data, dll

Cara membuat database pelanggan di Excel

1. Masukkan nama bidang basis data (judul kolom)

2. Memasukkan data ke dalam database. Kami menjaga ketertiban dalam format sel. Jika ini adalah format numerik maka format numeriknya harus sama di seluruh kolom. Data dimasukkan dengan cara yang sama seperti pada tabel sederhana. Jika data dalam sel tertentu merupakan penjumlahan dari nilai sel lain, maka buatlah rumus

3. Untuk menggunakan basis data, buka alat «DATA»

4. Tetapkan nama database. Pilih rentang data - dari sel pertama hingga terakhir. Tombol kanan mouse - nama band. Kami memberikan nama apapun. Contoh - DB. Periksa apakah kisarannya benar

Pekerjaan utama informasi yang masuk ke DB dibuat. Agar mudah menggunakan informasi ini, perlu untuk memilih informasi yang diperlukan, memfilter dan mengurutkan data

Cara memelihara database di Excel

Untuk mempermudah pencarian data di database, kita akan mengurutkannya. Alat «Sortir» cocok untuk tujuan ini

1. Pilih rentang yang ingin Anda urutkan. Untuk keperluan perusahaan fiktif kami, kolom «Tanggal». Panggil alat «Urutkan»

2. Kemudian penawaran sistem secara otomatis memperluas rentang yang dipilih. Kami setuju. Jika kita mengurutkan data hanya satu kolom dan sisanya akan dibiarkan begitu saja maka informasinya akan salah. Kemudian akan terbuka menu parameter dimana kita harus memilih opsi dan menyortir nilai

Data didistribusikan dalam tabel berdasarkan jangka waktu kontrak

Sekarang, manajer melihat kepada siapa saatnya untuk memperbarui kontrak dan dengan perusahaan mana kami melanjutkan kemitraan

Basis data selama aktivitas perusahaan berkembang menjadi proporsi yang luar biasa. Menemukan informasi yang tepat semakin sulit. Untuk menemukan teks atau angka tertentu yang dapat Anda gunakan

Dengan menekan Ctrl + F atau Shift + F5 secara bersamaan. Kotak pencarian «Temukan dan Ganti» muncul

Memfilter data

Dengan memfilter data, program menyembunyikan semua informasi yang tidak perlu yang tidak dibutuhkan pengguna. Data ada di tabel, tetapi tidak terlihat. Setiap saat, data dapat dipulihkan

Ada 2 filter yang sering digunakan di Excel

• Filter Otomatis;
• filter pada rentang yang dipilih

AutoFilter menawarkan kepada pengguna opsi untuk memilih dari daftar pra-pemfilteran

1. Pada tab «DATA», klik tombol «Filter»

2. Panah bawah muncul setelah mengklik di header tabel. Mereka menandakan penyertaan "Filter Otomatis"
3. Klik pada arah kolom yang diinginkan untuk memilih pengaturan filter. Dalam daftar drop-down muncul semua isi lapangan. Jika Anda ingin menyembunyikan beberapa elemen, setel ulang burung di depannya

4. Tekan OK". Dalam contoh kami menyembunyikan klien yang telah menyelesaikan kontrak di masa lalu dan tahun ini

5. Untuk menyetel kondisi untuk memfilter jenis bidang «Lebih Besar Dari», «Kurang Dari», «Sama Dengan», dll. nilai, pilih perintah «Filter Angka» di daftar filter

6. Jika kami ingin melihat klien di tabel pelanggan yang kami tanda tangani kontrak selama 3 tahun atau lebih, masukkan nilai yang sesuai di menu AutoFilter

Selesai

Mari bereksperimen dengan nilai yang difilter oleh sel yang dipilih. Misalnya, kita perlu meninggalkan meja hanya dengan perusahaan yang beroperasi di Belarusia

1. Pilih data dengan informasi yang harus tetap menonjol dalam database. Dalam kasus kami, kami menemukan kolom negara - "РБ ". Kami mengklik sel dengan klik kanan

2. Lakukan perintah urutan. «Filter»–«Filter berdasarkan Nilai Sel yang Dipilih». Selesai

Jumlah dapat ditemukan menggunakan parameter yang berbeda jika database berisi informasi keuangan

• penjumlahan (ringkasan data);
• hitung (hitung jumlah sel dengan data numerik);
• rata-rata (jumlah rata-rata aritmatika);
• nilai maksimum dan minimum dalam rentang yang dipilih;
• product (hasil perkalian data);
• standar deviasi dan varian sampel

Menggunakan informasi keuangan dalam database

1. Kemudian menu akan membuka parameter di mana kita harus memilih opsi dan menyortir nilai «Contact Manager»

2. Pilih rentang basis data. Buka tab «DATA» - «Subtotal»

3. Pilih pengaturan perhitungan Di kotak dialog

Alat pada tab «DATA» memungkinkan untuk membagi DB. Urutkan informasi dalam hal relevansinya dengan tujuan perusahaan. Isolasi kelompok pembeli barang membantu mempromosikan pemasaran produk