Cara menggunakan kombinasi word dan excel

Surat masal atau mail merge pada ms word selalu berhubungan dengan database yang saling terhubung satu sama lain. Saat kita membuat mail merge atau surat masal pada ms word, maka database yang dibuat pasti berupa microsoft office access. Akan tetapi bagaimana jika kita mempunyai data pada microsoft office excel dan ingin menghubungkannya dengan surat masal pada ms word? bisakan hal tersebut dilakukan? jawaban dari pertanyaan itu adalah BISA, asal kita tahu cara dan bagaimana agar mail merge anda bisa terhubung dengan data di ms excel anda.

Untuk membuat data di microsoft excel anda terhubung dengan mail merge atau surat masal, ada beberapa hal yang harus dilakukan. Untuk lebih jelasnya, lkuti langkah-langkah berikut:

1. Buat data di microsoft excel anda kemudia simpan pada komputer.
   

2. Buat surat masal pada ms word anda.
   

3. Pada menubar ms word pilih mailings
4. Selanjutnya pilih select recipient pada group start mail merge, kemudian akan muncul menu popup Type new List, use existing list dan select from outlook contact. Pilih Use Existing List.
   

5. Pada jendela select data source, pilih data excel yang sudah anda buat tadi
6. Selanjutnya akan muncul select table, pilih sheet letak dari data excel anda, kemudian klik OK.
7. Langkah selanjutnya adalah menghubungkan satu persatu data yang sudah dibuat dengan cara : Klik Insert Merge Field pada group write and insert fields.
8. Klik anda panah kebawah dan pilih data yang akan di hubungkan, ulangi satu per satu sesuai data di mail merge.
   

9. Untuk melihat hasilnya klik preview results

Seperti yang kamu ketahui Microsoft Excel memiliki banyak kegunaan. Salah satunya yaitu membuat grafik. Sederhananya grafik adalah bentuk gambar berupa kerangka yang yang dapat membantumu dalam memvisualisasikan data-data. Tetapi tak jarang beberapa orang masih kebingungan ketika diminta untuk melakukan hal tersebut. Sebenarnya, cara buat grafik di Excel gampang lho. Kamu tinggal mengikuti langkah-langkah berikut, agar membantumu menyelesaikan pekerjaan dengan mudah. 

Namun sebelum itu, kamu perlu memahami bahwa grafik tidak memiliki satu bentuk. Setiap grafik atau diagram memiliki jenis yang bergantung pada bentuk data yang dimasukkan. Oleh karena itu, berikut adalah jenis-jenis grafik yang tersedia di MS Excel, mulai dari Excel 2007, 2010, 2013, hingga 2019. 

• Column, adalah grafik yang berbentuk diagram batang yang mengarah ke atas. Adapun pembagian dari bentuknya yaitu dengan kategori di sepanjang sumbu horizontal dan nilai(value) di sepanjang sumbu vertikal.
• Bar chart adalah grafik dengan bentuk diagram batang yang mengarah ke samping dan digunakan untuk mengilustrasikan perbandingan di antara item-item individual. Dalam grafik bar, kategori diatur di sepanjang sumbu vertikal dan nilai(value) diatur di sepanjang sumbu horizontal. 
• Pie chart adalah grafik yang berbentuk diagram lingkaran (kue) dan menunjukkan nilai data dalam bentuk bagian(persentase). 
• Line atau grafik garis adalah grafik dengan bentuk garis dan menampilkan data secara berkelanjutan dari waktu ke waktu pada sumbu yang diskalakan secara merata. Grafik ini biasanya digunakan untuk menunjukkan tren data seperti bulan, kuartal, atau tahun.
• Area, adalah grafik yang digunakan untuk menganalisa alur perubahan data dari waktu ke waktu. Sedangkan bagan area pada grafik ini berfungsi menunjukkan hubungan bagian-bagian secara keseluruhan. 
• Surface, merupakan grafik dengan bentuk 3D dan permukaanya berguna saat kamu ingin menemukan kombinasi optimal antara dua kumpulan data. Seperti pada peta topografi, warna dan pola menunjukkan area yang berada dalam kisaran nilai yang sama.

Ikuti kelas: Tingkatkan Produktivitas dengan Microsoft Excel

Membuat grafik di Excel

1. Pilih data

Adapun langkah pertama adalah memilih data yang ingin dijadikan bentuk grafik. Biasanya kamu dapat memilih bagian dari tabel yang ingin dijadikan grafik. Misalnya pada contoh gambar di bawah, terdapat data pemasukan selamat setengah tahun pertama. Jika kamu ingin memasukkan seluruh data kamu tinggal memblok semuanya. Namun, jika kamu hanya ingin data tertentu kamu bisa memilih tabel dan kolom yang diinginkan.

2. Pilih Insert pada menu bar

Setelah memilih data yang diinginkan, pilihlah insert yang ada di menu bar pada bagian kiri atas. Nantinya kamu akan melihat ikon dari beberapa jenis grafik. Jika kamu ingin melihat jenis grafik secara jelas, kamu dapat memilih Recommended Charts. 

3. Pilih jenis grafik yang diinginkan

Jika kamu memilih Recommended Charts nantinya akan muncul halaman pop-up dengan berbagai pilihan grafik. Untuk melihat pilihan grafik secara lengkap kamu dapat memilih All Charts. Selanjutnya akan muncul semua jenis grafik yang ada di Ms Excel yang bisa kamu pilih. 

Selain itu, kamu juga bisa memilih berbagai macam bentuk atau style dari masing-masing jenis grafik. Bisa kamu lihat pada contoh gambar di atas, terdapat berbagai style dari jenis column.

4. Atur posisi grafik ke dalam worksheet

Setelah kamu memilih grafik yang cocok, nantinya grafik akan muncul secara otomatis pada worksheet. Namun, agar tabel datamu tidak terganggu, kamu perlu mengatur posisi dan juga ukurannya. Adapun langkah yang perlu kamu lakukan adalah mengarahkan kursor ke bagian grafik, kemudian klik dan geser. Sedangkan untuk mengubah ukuran grafik kamu bisa mengarahkan kursor pada bagian sudut grafik dan menariknya.

5. Ubah judul grafik

Selanjutnya kamu juga bisa mengubah nama atau judul dari grafik dengan mengklik bagian tulisan yang ada di bagian atas grafik.

Baca juga: 20 Rumus Microsoft Excel yang Dapat Membantumu di Dunia Kerja

Mengubah bentuk dan value pada grafik

Selain memasukkan grafik ke dalam worksheet, terkadang bagi beberapa orang merasa ada bagian yang kurang pada grafik yang telah dibuat sebelumnya. Oleh karena itu, bagi kamu yang ingin mengubah, menambah, atau mengurangi bagian-bagian yang ada pada grafik, berikut beberapa caranya.

1. Menambah elemen pada grafik

Elemen merupakan bagian-bagian yang dapat membuat grafik kamu menjadi lebih detail seperti, garis bantu, angka pada setiap bar, dan lainnya. Untuk menambah atau mengurangi elemen ini, kamu cukup mengklik grafik dan secara otomatis akan muncul icon (+) di bagian samping kanan. Nantinya kamu tinggal menceklis elemen yang ingin dimasukkan atau dihilangkan. 

2. Mengubah style dan warna grafik

Adapun cara untuk mengubah bentuk tampilan grafik tidak jauh berbeda dengan menambah elemen. Kamu tinggal mengklik ikon kuas pada bagian samping grafik. Nantinya akan muncul berbagai bentuk grafik pada pilihan style dan pilihan tema warna pada pilihan color.

3. Mengedit value grafik

Selain Mengubah tema, kamu juga bisa mengedit value atau nilai-nilai yang ada pada grafik. Dengan mengklik ikon filter yang ada di samping grafik, kamu bisa untuk menambah atau menghilangkan value.  Contohnya kamu dapat melihat gambar di bawah. Pada grafik, kamu bisa melihat beberapa value seperti series yang merupakan nama bulan dan categories untuk value pemasukan per minggu. Misalnya dengan menghilangkan ceklis pada 'Pemasukan Minggu 3', maka bar dan value 'Minggu 3' akan hilang pada grafik. 

Baca juga: Tips Excel! Cara Membuat Pivot Table dengan Mudah Beserta Contohnya

Gimana guys? tidak sulitkan. Itulah cara membuat grafik di Excel. Bagi kamu yang ingin meningkatkan kemampuanmu baik soft-skill ataupun hard-skill, langsung saja ke Skill Academy. Karena di Skill Academy tersedia kelas pelatihan dengan materi mendalam dan juga spesifik. Jadi tunggu apa lagi, ayo tingkatkan keahlianmu di Skill Academy. 

Referensi

Tutorialspoint.com. (2021). Excel Charts - Types. https://www.tutorialspoint.com/excel_charts/excel_charts_types.htm [Daring] (Diakses 29 Oktober 2021)

Bagaimana cara menggabungkan Word dan Excel?

Bagaimana cara meng update data pada Word yang terintegrasi dengan Excel?

Urutan langkah memasukkan rumus atau formula pada tabel Microsoft Word?

Sebutkan langkah langkah menautkan file dari Microsoft Excel yang telah disimpan ke Microsoft Power Point?