Cara Membuat Mail Merge di Microsoft Word dan Excel cukuplah Mudah apabila mengikuti panduan dan langkah-langkah berikut ini. Show Jika sedang mencari tahu bagaimana cara membuat mail merge di Word maka kamu sudah menemukan sumber informasi yang tepat. Pada artikel ini akan dibahas mengenai langkah-langkah pembuatan mail merge di Microsoft Word. Salah satu fitur yang sangat membantu pekerjaan seorang admin maupun sekretaris. Fitur ini bisa dijumpai di Microsoft Word maupun di Excel, tidak tertutup kemungkinan ada aplikasi tertentu yang juga menyediakannya. Penggunaannya sendiri untuk menyusun surat yang nantinya akan dikirimkan ke banyak alamat atau penerima. Sehingga dengan fitur satu ini tidak perlu mengetik satu per satu. Hanya saja tahapan dalam membuat mail merge ini cukup lumayan, dan tentu tidak semua orang bisa dengan mudah mengingatnya. Namun tidak perlu cemas, karena yang namanya mail merge dan fitur lain di Microsoft Word yang terbilang rumit dijamin bisa dipelajari dan dipraktekan. Berikut informasinya. Baca Juga: Cara membuat KOP surat di word Apa Itu Mail Merge?Dalam bahasa Indonesia istilah atau fitur mail merge diartikan sebagai “Surat Massal”, sebab fitur ini memang mendukung untuk pembuatan surat masal di Microsoft Word. Secara umum lagi, pengertian dari mail merge adalah suatu metode untuk membuat tulisan yang banyak dalam format yang sama secara lebih cepat dan praktis. Saat menggunakan fitur ini maka ada kebutuhan atau kewajiban untuk membuat dua jenis file yang berbeda. Satu file merupakan sumber data, dan dibuat di Microsoft Excel sedangkan file kedua adalah naskah utama yang dibuat di Microsoft Word. File naskah utama biasanya berisi badan surat maupun desain amplop pembungkus surat tersebut. Adanya fitur ini sudah tentu akan membantu administrasi maupun sekretaris di suatu perusahaan untuk menyiapkan surat-surat penting. Misalnya saja perusahaan akan mengadakan acara launching produk baru dan akan mengundang sejumlah tamu penting. Isi surat undangan tentu sama, yang berbeda adalah siapa penerimanya. Menulis siapa saja penerima surat undangan tersebut tidak perlu lagi ditulis satu per satu di file Word berbeda. Cukup di satu file yang kemudian dipanggil fitur mail merge, maka si pembuat surat hanya perlu bermain dengan kursor di perangkat kerjanya. Kegunaan dan Fungsi dari Mail MergeFitur mail merge kemudian memiliki banyak fungsi dan kegunaan, fungsinya sendiri adalah untuk:
Mail merge kemudian menawarkan efisiensi, yang membuat proses pembuatan file dengan isi sama menjadi lebih cepat. Sehingga fitur ini sangat dibutuhkan dan jamak digunakan di berbagai perusahaan. Adapun bagian yang sering bersinggungan dengan fitur ini dimulai dari bagian administrasi, HRD, sekretaris, dan lain sebagainya. Baca juga: Cara Mengatur Margin Skripsi Di Microsoft Word Langkah Membuat Mail Merge di WordSedangkan untuk tata cara membuat mail merge di Word sendiri pada dasarnya terdiri dari tiga tahapan utama, dan tahapan terakhir adalah penyimpanan dokumen sekaligus proses cetak. Mail merge yang umumnya digunakan untuk keperluan surat menyurat, memang dijamin akan dicetak pada proses akhir. Membuat Mail Merge di WordAdapun detail mengenai tahapan dari penggunaan fitur ini sebagai berikut: Time Needed : 00 days 00 hours 15 minutes Langkah-Langkah Membuat Mail Merge di Word
Bagaimana Jika Data di Sumber Data Ditambah atau Dikurangi?Setelah paham tata cara membuat mail merge di Word melalui penjelasan di atas, mungkin kamu bertanya. Bagaimana jika ada update data? Baik itu pengurangan (menghapus) maupun penambahan data di file sumber data. Sebab data dari file sumber data yang di update tidak otomatis ikut update juga di file naskah utama Maka Kamu hanya perlu mengupdate data melalui file naskah utama di Microsoft Word. Caranya: 1. Masuk ke menu Mailings dan klik sub menu Edit Data Recipient. Berikutnya gambar penjelasannya. 2. Saat di klik, akan muncul kotak dialog Mail Merge Recipient, lihat ke bawah dan cari menu Data Source. Klik menu tersebut, kemudian klik tombol Refresh yang ada di bawahnya. Detailnya ada pada gambar berikut: 3. Terakhir, klik tombol OK pada kotak dialog Mail Merge Recipient tersebut. Maka secara otomatis data baru dari file sumber data akan masuk ke dalam Data Recipient. Silahkan dilihat dengan klik kembali menu Preview Result. Baca juga: Review Buku Aplikasi Komputer : Belajar Microsoft Office Lebih Mudah PenutupSebelum merefresh pastikan data di file sumber data sudah diupdate dan disimpan. Jika belum, maka data baru tidak akan bisa masuk ke Microsoft Word tersebut. Bagaimana mudah bukan cara membuat mail merge di Word? Jika selama ini terbiasa memakai Microsoft Word dijamin tidak akan mendapatkan kendala berarti. Namun jika belum terbiasa maka akan merasa prosesnya sangat panjang dan ribet. Sebab perlu menghubungkan dua file berbeda dari dua jenis aplikasi berbeda. (Pujiati) Baca juga artikel terkait tentang “cara membuat mail merge di word” berikut : |