Etika penanganan telepon Bahasa Inggris dan Bahasa asing lainnya

By: Hotben Lingga

Kata Pengantar

A. Menelepon dalam bahasa Inggris (Telephone English)

Bertelepon dengan menggunakan bahasa Inggris sudah merupakan kebutuhan dan fenomena bagi masyarakat dunia. Di banyak bidang kegiatan sehari-hari, berkomunikasi dengan telepon dengan menggunakan bahasa Inggris banyak dilakukan untuk menunjang pelbagai kepentingan/aktivitas.

Pelajaran ini dimaksudkan untuk membantu para pelajar dan professional agar dapat menelepon dalam bahasa Inggris dengan mahir, cerdas, praktis dan professional. Pelajaran ini akan melatih para pelajar untuk menggunakan telepon dengan penuh percaya diri dan dengan efektif dalam pelbagai kegiatan, baik di tempat kerja/bisnis maupun dalam situasi-situasi khusus. Dengan materi pelajaran dan latihan yang sederhana, bertahap dan praktis, yang memuat frase-frase paling umum yang paling sering digunakan dalam menelepon dalam bahasa Inggris, pelajaran ini bisa dijadikan panduan professional, praktis dan populer untuk semua orang yang ingin belajar menelepon dengan menggunakan bahasa Inggris.

B. Tips Bertelepon

Anda ingin memperbaiki ketrampilan bertelepon dalam bahasa Inggris, ini beberapa hal dan tips sebagai panduannya:

1. Hafalkanlah frase-frase umum yang digunakan untuk bertelepon. Sediakan waktu untuk mempelajari frase-frase ini agar kita dapat menjawab dan memahami apa yang ingin dibicarakan/disampaikan. 2. Gunakan bahasa formal apabila kita berbicara pada orang lain dalam situasi resmi/bisnis/professional. 3. Berbicaralah dengan pelan-pelan dan jelas. Jangun takut dan ragu-ragu. 4. Pastikan Anda mengerti apa yang dikatakan dan dimaksud pembicara yang lain. Jangan pura-pura sok tahu segalanya. Kalau Anda tidak mengerti, mintalah orang lain untuk mengulangi perkataannya dan lakukan konfirmasi seperlunya. 5. Berlatihlah dengan seorang teman. 6. Gunakan catatan sebelum atau sesudah bertelepon. 5. Pelajari Etiket dan cara bertelepon

6. Berlatihlah cara mengucapkan tanggal, bilangan/angka dan Ejaan Fonetik Bahasa Inggris.

C. Istilah-istilah telepon (Telephone Terms)

Berikut beberapa kata dan istilah yang kita gunakan untuk membicarakan hal bertelepon.

Answer = Jawaban, sahutan. answering machine = Mesin Penjawab/perekam pesan apabila seseorang sedang tidak berada di rumah/tempat. busy signal = Sinyal sibuk call = Panggilan, percakapan telepon; Menelepon caller = Penelepon call back/phone back = Menelepon balik call display =Layar telepon (yang menunjukkan siapa yang sedang menelepon) cellular phone/cell phone/mobile phone =Telepon genggam cordless phone =Telepon tanpa kabel dial =Menekan tombol telepon, Memutar angka telepon dial tone =Nada pilih directory/phone book =Buku telepon hang up =Meletakkan (sampai terputus) operator =Penghubung, operator pager =Penyeranta phone =Telepon; menelepon phone booth/pay phone =Wartel pick up =Menjawab telepon receiver =Pesawat/tangkai telepon ring =Dering, nada; Menelepon, bordering-dering

ringer =Pendering, nada dering, nada masuk.

D. Frase Umum dalam bertelepon

Frase-frase khas di bawah ini banyak dipakai dalam percakapan telepon:

Menjawab Telepon

• Hello? (informal) • Thank you for calling Mustika Ratu. Melly speaking. How can I help you?

• Doctor’s office.

Memperkenalkan diri Anda

• Hey Calvin. It’s Yudia calling. (informal) • Hello, this is Aina Koo calling. • Hi, it’s Tony from the dentist’s office here. • This is she.* • Speaking.*

*Orang yang sedang menjawab telepon mengatakan kalimat ini kalau si penelepon tidak mengenal suara mereka.

Meminta berbicara dengan seseorang

• Is Togi in? (Apa Togi ada?) (informal) • Is Tommy there, please? (Apa Tommy ada di sana?) (informal) • Can I talk to your sister? (Bisa berbicara dengan saudara perempuanmu?) (informal) • May I speak with Mr. Hotguan, please? (Boleh bicara dengan Bapak Hotguan?)

• Would the doctor be in/available? (Apa dokter ada?)

Menyambungkan seseorang

• Just a sec. I’ll get him. (Tunggu sebentar. Saya akan panggil/hubungi dia) (informal) • Hang on one second (Tunggu sebentar) (informal) • Please hold and I’ll put you through to his office. (Harap menunggu dan saya akan sambungkan Anda ke kantornya) • One moment please (Tolong tunggu sebentar)

• All of our operators are busy at this time. Please hold for the next available person (Semua operator kami saat ini sedang sibuk. Harap menunggu orang berikutnya yang tidak sibuk)

Membuat permintaan khusus

• Could you please repeat that? (Bisa tolong ulangi itu?) • Would you mind spelling that for me? (Bisa tolong eja itu untuk saya?) • Could you speak up a little please? (Bisa tolong berbicara keras sedikit?) • Can you speak a little slower, please? My English isn’t very strong. (Bisa tolong berbicara pelan sedikit? Bahasa Inggris saya tidak begitu kuat) • Can you call me back? I think we have a bad connection. (Bisa tolong telepon balik saya? Saya rasa hubungan telepon kita jelek)

• Can you please hold for a minute? I have another call. (Bisa tolong tunggu sebentar? Saya ada telepon yang lain)

Menanyakan/menerima pesan untuk seseorang

• Anton’s not in. Who’s this? (Anton tidak ada. Siapa ini?) (informal) • I’m sorry, Melan’s not here at the moment. Can I ask who’s calling? (Maaf, Melan lagi tidak ada di sini. Bisa tanya siapa ini?) • I’m afraid he’s stepped out. Would you like to leave a message? (Saya rasa dia sudah sudah keluar. Anda ingin meninggalkan pesan?) • He’s on lunch right now.Who’s calling please? (Dia sedang makan siang sekarang. Siapa ini?) • He’s busy right now. Can you call again later? (Dia sedang sibuk sekarang. Bisa telepon lagi nanti?) • I’ll let him know you called. (Saya akan memberitahu dia Anda menelepon)

• I’ll make sure she gets the message. (Saya akan pastikan dia menerima pesannya)

Meninggalkan pesan pada seseorang

• Yes, can you tell him his wife called, please. (Ya, bisa tolong beritahu dia istrinya menelepon • No, that’s okay, I’ll call back later. (Gak, Itu gak apa-apa, Saya akan menelepon balik nanti) • No, it’s all right. I’ll ring later. (Ga, tidak apa-apa. Saya akan telepon nanti) • Yes, it’s Tommy from Coca-cola here. When do you expect her back in the office? (Ya, Ini Tommy dari Coca-cola. Kapan kira-kira dia kembali ke kantor?) • Thanks, could you ask him to call Stephen when he gets in? (Terima-kasih, tolong suruh dia menelepon Stephen kalau dia masuk?) • Do you have a pen handy? I don’t think he has my number. (Ada pena tidak? Saya pikir dia tidak punya nomor saya)

• Thanks. My number is 333-3456, extension 12. (Terima-kasih. Nomor saya 333-3456 ekstensi 12)

Mengkonfirmasi informasi

• Okay, I’ve got it all down. (Baiklah, Saya sudah menuliskan semuanya) • Let me repeat that just to make sure. (Coba saya ulangi itu untuk memastikannya) • Did you say 333 Sudirman St.? (Anda mengatakan Jl. Sudirman 333?) • You said your name was Adian, right? (Anda mengatakan nama Anda Adian, kan?)

• I’ll make sure he gets the message. (Saya pastikan dia akan menerima pesannya)

Mendengarkan Mesin Penjawab

• Hello. You’ve reached 777-8765. Please leave a detailed message after the beep.Thank you. (Halo. Anda telah menghubungi 777-8765. Silahkan tinggalkan pesan terperinci sesudah nada tit. Terima-kasih) • Hi, this is Rosita. I’m sorry I’m not available to take your call at this time. Leave me a message and I’ll get back to you as soon as I can. (Hai, ini Rosita. Maaf saya tidak berada di tempat ubtuk menerima telepon Anda saat ini. Tinggalkan pesan dan saya akan kembali menghubungi Anda sebisa saya) • Thank you for calling Dr. Calvin’s office. Our hours are 9am-5pm, Monday-Friday. Please call back during these hours, or leave a message after the tone. If this is an emergency please call the hospital at 456-9999. (Terima-kasih menelepon kantor Dr. Calvin. jam kerja kami dari jam 9 pagi sampai dengan 5 sore, Senin-Jumat. Silahkan menelepon menghubungi kembali selama jam kerja, atau tinggalkan pesan sesudah nada berikut. Kalau ini darurat silahkan menghubungi rumah-sakit di 456-9999) Meninggalkan pesan pada mesin penjawab • Hey Hotguan. It’s Tony. Call me! (Hei Hotguan. Ini Tony. Telepon saya! (informal) • Hello, this is Rudy calling for Martin. Could you please return my call as soon as possible? My number is 556-0089. Thank you. (Hello, ini Rudy menelepon Martin. Bisa tolong balas telepon saya secepat mungkin? Nomor saya 556-0089 • Hello Markus. This is Santi from the doctor’s office calling. I just wanted to let you know that you’re due for a check-up this month. Please give us a ring/buzz whenever it’s convenient. (Hello Markus. Ini Santi yang menelepon dari kantor dokter. Saya hanya ingin memberitahu Anda bahwa Anda sudah harus check-up bulan ini. Harap menghubungi kami kalau tidak menyusahkan) Menutup percakapan • Well, I guess I better get going. Talk to you soon. (Ah, saya rasa saya lebih baik pergi. Nanti kita bicara lagi) • Thanks for calling. Bye for now. (Terima-kasih sudah menelepon. Da-da) • I have to let you go now. (Saya harus mengabaikan Anda sekarang) • I have another call coming through. I better run. (Ada telepon lain yang masuk. Lebih baik saya angkat) • I’m afraid that’s my other line. (Saya rasa itu telepon saya yang lain) • I’ll talk to you again soon. Bye. (Saya akan berbicara denganmu nanti. Da-da) • Ok, I’ll phone back after lunch. • Ok. Good bye. • Good bye. • Speak to you soon.

• Thank you for ringing

BAB I : English Phonetic Spelling (Ejaan Fonetik Bahasa Inggris)& Cara Menyebut Nomor Telepon

A. Ejaan Fonetik Bahasa Inggris

Berdasarkan kesepakatan internasional yang ditetapkan oleh International Phonetic Association (Asosiasi Fonetik Internasional), daftar ejaan fonetik bahasa Inggris untuk mengeja sebuah kata (juga pada saat menelepon) adalah sebagai berikut: A Alpha J Juliet S Sierra B Bravo K Kilo T Tango C Charlie L Lima U Uniform D Delta M Mike V Victor E Echo N November W Whisky F Foxtrot O Oscar X X-ray G Golf P Papa Y Yankee

H Hotel Q Quebec Z Zulu

Ada dua cara untuk mengeja sebuah kata dengan menggunakan ejaan fonetik bahasa Inggris: 1. A for Alpha 2. A as in Alpha Contoh: Club = C for Charlie, L for Lima, U for Uniform, B for Bravo

= C as in Charlie, L as in Lima, U as in Uniform, B as in Bravo

Ada beberapa kelompok kata yang dapat memudahkan kita untuk menghafal keseluruhan ejaan fonetis ini:

• Dances (Tarian): Foxtrot, Tango • Shakespeare: Romeo & Juliet • Men’s first names (Nama Pertama laki-laki): Charlie, Mike, Oscar, Victor

• Cities (Kota): Lima, Quebec

B. Cara Menyebut Nomor Telepon

Kita biasanya memberikan/menyebut angka atau nomor telepon secara satu per satu. Misalnya: 273-3748 (Two seven three, three seven four eight) Kalau ada angka 0 (nol) dalam nomor telepon kita, kita sering menyebut nol seperti huruf O (Ou/Oh;British) dan Zero (Amerika). Contoh: 505-1025 = Five-O(zero)-five,one-O (zero)-two-five. Kalau nomor telepon terdiri dari dua angka/nomor yang sama secara berurutan, kita menggunakan kata double (nomor/angka). Contoh: 312-6653 (Three one two, double six five three) atau (three one two, six six five three) Kalau nomor telepon mempunyai tiga angka/nomor yang sama, kita menggunakan triple (angka/nomor). Contoh: 312-7888 (Three one two, seven triple eight) atau three one two, seven eight eight eight) Aturan di atas untuk nomor telepon juga berlaku untuk nomor fax. Untuk meminta nomor telepon seseorang kita berkata: What’s your phone number? It’s 535-3635. What’s Calvin Collge’s phone number? It’s 532-3273 Kita biasanya tidak berkata: What’s your telephone number? (Walaupun hal ini benar secara gramatis) Kalau kita menjawab telepon kita boleh langsung memberi nomor telepon atau berkata:

It’s + nomor telepon kita.

BAB II: MEMULAI PANGGILAN/TELEPON

Pelajari dua percakapan di bawah ini:

I.

Anda : Tiga Sekawan Corporation. Good morning.
(PT. Tiga Sekawan. Selamat pagi )

Penelepon : Hello. I’d like to speak to Mr Togi, please.
(Halo. Tolong, saya ingin berbicara dengan Bapak Togi)

Anda : Who’s speaking, please?
(Maaf, dengan siapa ini?)

Penelepon : This is Johanes Makole of Zyrex Computers.
(Ini Johanes Makole dari Zyrex Computers)

Anda : Hold the line, please. I’ll put you through. Go ahead, Mr Johannes. You’re through. (Tolong tunggu. Akan saya sambungkan. Silakan, Bpk. Johannes.

Anda sudah tersambung)

II.

Anda : Customer Service. Can I help you?
(Pelayanan Pelanggan. Ada yang bisa saya bantu?)

Penelepon : Can I speak to Mr Togi, please?
(Bisa bicara dengan Bapak Togi?)

Anda : Who’s calling?
(Dengan siapa ini?)

Penelepon : Johanes Makole of Zyrex Computers.
(Johanes Makole dari Zyrex Computers)

Anda : One moment, please. I’m putting you through. (Tolong tunggu sebentar. Akan saya sambungkan); Atau Hold on, Mr Johanes. I’ll connect you.

(Tunggu, Bapak Johanes. Akan saya sambungkan)

Catatan: Setelah mengucapkan Hello! Sebutlah nama departemen

CONTOH-CONTOH PERCAKAPAN

R = Receiver/penerima telepon.
C = Caller/penelepon.

1. R : Good morning, Zyrex Computer. Selamat pagi, Zyrex Computer. C : Good morning. Can I speak to Mr Rudy Gultom? Selamat pagi. Bisa bicara dengan Pak Rudy Gultom? R : Who’s calling, please? Maaf, dengan Bapak/Ibu siapa ini? C : This is Mr Toni’s secretary. Saya sekretaris Pak Toni. R : Hold on, please…I’ll put you through.

Tolong ditunggu…Akan saya sambungkan.

2. R : Good morning, Zyrex Computer Selamat pagi, Zyrex Computer . C : May I speak to Mr Calvin, please? Bisa bicara dengan Pak Calvin? R : May I ask who’s calling? Boleh saya tanya dengan Bapak/Ibu siapa ini? C : This is Ivan Parapat of Mercure Hotel. Saya Ivan Parapat dari Hotel Mercure. R : One moment, please. I’ll connect you.

Ditunggu ya. Saya sambungkan.

3. R : Good afternoon, Zyrex. Selamat sore, Zyrex. C : Good afternoon. Could I speak to Mrs Rita Hutahean, please?

Selamat sore. Bisa tolong bicara dengan Bu Rita Hutahean?

R : Can I have your name? Boleh saya tahu nama Bapak/Ibu? C : This is Rudi, of Anugerah Teknik. Saya Rudi, dari Anugerah Teknik. R : Hold the line please, Mr Rudi. I’ll see if she’s in. Hello, Mr Rudi. It’s ringing for you. Ditunggu ya, Pak Rudi. Saya akan lihat apa dia ada. Halo, Pak Rudi. Ini sambungannya. C : Thank you.

Terima-kasih.

4. R : Hello, Zyrex. Halo, Zyrex. C : Good morning. Could I speak to Mr Erwin, please? Selamat pagi. Bisa bicara dengan Pak Erwin? R : Who’s speaking, please? Maaf, dengan Bapak/Ibu siapa ini? C : I’m calling on behalf of Mr Albert. Saya menelepon atas nama Pak Albert. R : Hold on please. I’ll put you through.

Tolong ditunggu. Saya akan sambungkan.

5. R : Good afternoon. Zyrex Computer. May I help you? Selamat sore. Zyrex Computer. Bisa dibantu? C : Good afternoon. May I speak to the Manager , please? Selamat sore. Bisa tolong bicara dengan Manager? R : May I ask who’s calling, please? Boleh saya tanya dengan Bapak/Ibu siapa ini? C : This is Anton Rogers of Usaha Makmur. Saya Anton Rogers dari Usaha Makmur. R : Could you spell that name, please? Bisa tolong dieja namanya? C : Rogers. R-O-G-E-R-S. R : One moment, please. I’ll connect you.

Sebentar ya. Saya akan sambungkan.

6. R : Hello. Zyrex Computer. Halo. Zyrex Computer. C : Good morning. I’d like to speak to the Manager, please. Selamat pagi. Saya ingin berbicara dengan Manager Anda. R : He’s speaking on the other line. Do you want to wait?

Dia sedang berbicara di line (pesawat) lain. Mau menunggu?

C : Yes, I’ll hold on.
Ya, saya tunggu.

7. R : Good morning, Mercure’s office. Selamat pagi, kantor Mercure. C : May I speak to Mrs Yulia Simorangkir please? Bisa bicara dengan Ibu Yulia Simorangkir? R : May I know who’s calling? Boleh saya tahu Bapak/Ibu siapa ini? C : It’s a personal call. Ini telepon pribadi. R : Well, she’s on the other line at the moment – Will you hold on? Ya, dia sedang berbicara – Mau menunggu? C : No, thanks. I’ll call back.

Tidak, terima-kasih. Saya akan telepon lagi.