Faktor-faktor yang Mempengaruhi komunikasi dalam organisasi

PERAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Oleh : Guus Sukarji / Program Magister Kebijakan Publik STIA LAN

Pada dasarnya organisasi adalah suatu kesatuan sosial dari sekelompok manusia yang saling berinteraksi menurut suatu pola tertentu sehingga setiap anggota organisasi memiliki fungsi dan tugasnya masing-masing, yang sebagai suatu kesatuan mempunyai tugas tujuan tertentu dan mempunyai batas-batas yang jelas, sehingga bisa dipisahkan secara tegas dari lingkungannya. Dari berbagai definisi tentang organisasi dapat disimpulkan bahwa organisasi adalah merupakan suatu wadah/tempat proses kegiatan orang-orang yang bekerja sama, mempunyai fungsi dan wewenang untuk mengerjakan usaha mencapai tujuan yang telah ditentukan. Organisasi tumbuh berkembang seiring dengan perkembangan lingkungan sosial yang dinamis.

Keberadaan suatu organisasi sangat dipengaruhi oleh beberapa aspek diantaranya penyatuan visi dan misi serta tujuan yang sama dengan perwujudan eksistensi sekelompok orang tersebut terhadap masyarakat. Agar  dapat mencapai tujuan itu, organisasi memerlukan sistem  manajemen efektif  yang akan menunjang jalannya organisasi secara terus-menerus dan tingkat efektivitas kerja pegawai juga perlu diperhatikan.  Pada umumnya organisasi memiliki beberapa bagian yakni  bagian  pemasaran, bagian keuangan, bagian produksi, bagian sumber daya manusia, dan  bagian administrasi.  Masing-masing bagian tersebut  melaksanakan kegiatan yang berbeda tetapi tetap saling berhubungan satu sama lain.  Tingkat kegiatan yang  dilaksanakan organisasi akan mengalami perubahan dari  suatu periode ke periode berikutnya.

Dalam pelaksanaan organisasi itu sendiri, terdapat beragam permasalahan yang terjadi mulai dari posisi terendah sampai ke tingkat decision maker itu sendiri. Permasalahan itu sendiri harus segera diselesaikan agar tidak terjadi menjadi bumerang yang akan menghancurkan organisasi itu sendiri. Permasalahan yang sering ditemui dalam organisasi adalah komunikasi yang tidak berjalan dengan baik. Komunikasi tidak terjalin baik secara vertical maupun horizontal.

Komunikasi berasal dari bahasa latin “communis” atau ‘common” dalam Bahasa Inggris yang berarti sama. Berkomunikasi berarti kita berusaha untuk mencapai kesamaan makna, “commonness”. Atau dengan ungkapan yang lain, melalui komunikasi kita mencoba berbagi informasi, gagasan atau sikap kita dengan orang lainnya. Kendala utama dalam berkomunikasi adalah seringkali kita mempunyai persepsi yang berbeda terhadap objek yang sama. Manusia pada hakekatnya adalah makhluk sosial yang mana di dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya memerlukan orang lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi. Komunikasi merupakan elemen penting dalam organisasi. Karena tanpa adanya komunikasi segala sesuatunya pasti tidak akan berjalan baik. Kemungkinan besar akan terjadi Miss Komunikasi dengan rekan kerja atau atasan yang dampaknya cukup besar bagi individu maupun organisasi.

Miss komunikasi adalah adanya kesalahpahaman antara kedua belah pihak dalam mencerna proses komunikasi, sehingga antara pesan yang disampaikan dan pesan yang diterima berbeda arti dan penafsirannya. Jika kondisi ini terus berlanjut tentu akan membawa dampak yang sangat buruk bagi kelangsungan organsiasi. Bukan tidak mungkin akibat dari miss komunikasi adalah munculnya onflik-konflik di dalam organisasi.

Secara sosiologis, konflik dapat diartikan sebagai suatu proses sosial antara dua orang atau lebih (bisa juga kelompok) di mana salah satu pihak berusaha menyingkirkan pihak lain dengan menghancurkannya atau membuatnya tidak berdaya. Hal-hal yang menyebabkan konflik biasanya adalah :

1.      Kesalingtergantungan

2.      Perbedaan tujuan

3.      Perbedaan persepsi

4.      Kenakan permintaan.

Akibat-akibat dari konflik itu sendiri beragam. Beberapa pendapat (tradisional)  menyatakan bahwa konflik hanyalah merupakan gejala abnormal yang mempunyai akibat-akibat negatif sehingga perlu dilenyapkan. Hal ini dapat diartikan bahwa akibat yang ditimbulkan adalah Disfungsional. Akan tetapi sebenarnya konflik juga dapat mengakibatkan dampak yang baik dalam hal ini dapat diartikan sebagai dampak fungsional. Konflik merupakan hasil dari kemajemukan sistem organisasi. Lalu jika demikian, apa yang bisa dilakukan untuk menyelesaikan konflik dalam organiasai. Ada beberapa cara untuk melakukan penanganan konflik.

Yang pertama adalah intropeksi diri. Introspeksi diri adalah proses pengamatan terhadap diri sendiri dan pengungkapan pemikiran dalam yang disadari, keinginan, dan sensasi. Proses tersebut berupa proses mental yang disadari dan biasanya dengan maksud tertentu dengan berlandaskan pada pikiran dan perasaannya. Dari sini kita dapat mencoba menilai diri kita sendiri dan tentu menilai apa yang sudah kita lakukan.

Yang kedua adalah mengevaluasi pihak yang terlibat. Hal ini sangat penting kita lakukan untuk dapat meningkatkan peluang menyelesaikan konflik. Dalam pelaksanaannya ita perlu melihat konflik dari berbagai sudut pandang sehingga kita dapat melihat berbagai kepentingan dari berbagai sudut pandang Kita dapat mengidentifikasi kepentingan apa saja yang mereka miliki, bagaimana nilai dan sikap mereka atas konflik tersebut dan apa perasaan mereka atas terjadinya konflik. Kesempatan kita untuk sukses dalam menangani konflik semakin besar jika kita melihat konflik yang terjadi dari semua sudut pandang.

Selanjutnya dalam penanganan konflik kita dapat memilih beberapa tindakan salah satunya adalah kompromi. Kompromi dapat dilakukan jika kedua belah pihak sama-sama memandang bahwa hubungan baik adalah hal yang sangat penting. Masing-masing pihak bahkan dapat mengorbankan kepentingannya untuk bisa mendapatkan win-win solution.

Selain itu juga kita bisa memilih untuk berkompetisi, berkolaborasi, atau akomodasi bahkan menghindari konflik. Tetapi lebih dari itu semua adalah bahwa komunikasi sangat diperlukan pada setiap pilihan penanganan konflik. Berbagai model atau gaya komunikasi dapat kita terapkan dalam mencoba menyelesaikan konflik di dalam organisasi. Apakah itu komunikasi linear, transactional, interaksional. Kesemuanya sangat berpengaruh terhadap kesuksesan resolusi konflik. Untuk itu kreatifitas kita dalam memilih gaya berkomunikasi sangat menentukan terhadap penyelesaian konflik dan tentu pada akhirnya adalah tercapainya tujuan organisasi.

Unsur komunikasi adalah salah satu hal cukup mendasar bagi kelangsungan hidup manusia serta organisasi yang ada. Itu merupakan proses menciptakan dan berbagai sebuah ide, fakta, pandangan, perasaan, dan lainnya di antara orang-orang guna mencapai suatu pemahaman bersama. Oleh karena itu, komunikasi adalah kunci dari fungsi pengarahan manajemen.

Seorang manajer barangkali memang sangat berkualifikasi dan juga terampil. Namun jika dia tidak mempunyai keterampilan komunikasi yang baik, maka semua kemampuannya menjadi tidak relevan. Sebab, seorang manajer harus bisa mengkomunikasikan semua arahannya secara jelas dan efektif kepada seluruh karyawan dengan tujuan untuk menyelesaikan semua pekerjaan dengan benar.

Untuk para pemilik bisnis ataupun kamu yang sedang menjabat sebagai seorang manajer, penting untuk memahami apa saja unsur komunikasi dan juga aspek yang terjadi di dalam kehidupan kita. Untuk lebih lengkapnya, simak penjelasannya di bawah ini ya:

Apa Itu Komunikasi?

Komunikasi merupakan sebuah kata yang sudah sangat familiar di telinga manusia. Sebagai makhluk sosial, tentu manusia tidak dapat bertahan hidup sendiri tanpa adanya kehadiran manusia lain. Untuk menjalin interaksi dengan manusia lainnya, tentu kita membutuhkan suatu keterampilan yang mutlak yaitu komunikasi. Setiap kali kita mengungkapkan sesuatu kepada orang lain, membalas chat orang lain, mengangkat telepon dari klien, dan menyampaikan materi presentasi, itu semua termasuk ke dalam bagian dari komunikasi. Lalu, apa definisi komunikasi secara umum?

Komunikasi merupakan sebuah proses yang mengacu pada kegiatan pertukaran informasi maupun pesan antara dua orang atau lebih. Agar tujuan dari komunikasi tersebut dapat dicapai dengan baik, maka pihak yang terlibat di dalamnya harus mau untuk saling bertukar informasi. Sehingga semua pihak yang terlibat bisa memahami satu sama lain. Walaupun pengertian komunikasi tersebut terkesan terlalu simpel, tapi proses komunikasi yang ada sebenarnya tidak semudah seperti yang kita bayangkan. Di dalam sebuah komunikasi, kita akan menemukan berbagai macam fungsi komunikasi, unsur komunikasi, strategi komunikasi, dan juga jenis-jenis komunikasi yang tidak kalah penting untuk dipahami.

Unsur-unsur Komunikasi yang Perlu Dipahami

Jika berbicara mengenai unsur komunikasi, apakah Grameds sudah mempunyai bayangan tentang apa itu unsur komunikasi? Jadi, secara umum, unsur komunikasi merupakan suatu hal mendasar yang harus ada di dalam sebuah proses komunikasi. Pada pembahasan kali ini, penulis akan membahas mengenai apa saja unsur komunikasi yang harus kita pahami di dalam proses komunikasi.

Unsur komunikasi sendiri ada beberapa macam dalam setiap proses komunikasi yang terjadi. Selain itu, terdapat beberapa faktor yang ikut serta dalam proses komunikasi tersebut. Berikut ini adalah lima unsur komunikasi yang perlu kamu pahami.

1. The Sender atau Pengirim

Apabila di dalam proses komunikasi tidak ada kehadiran pengirim atau the sender, maka proses komunikasi tersebut tidak akan pernah bisa terjadi. Ibarat kata, “tidak akan ada asap jika tidak ada apinya”. Jadi di dalam ibarat tersebut, pengirim pesan atau the sender adalah api di dalam sebuah proses komunikasi. The sender biasanya juga disebut sebagai komunikator ataupun narasumber.

Dalam hal tersebut, sang pengirim informasi pasti mempunyai berbagai jenis informasi yang hendak disampaikan kepada orang lain. Contohnya saja, sebuah perintah, ide, gagasan, pertanyaan, atau pernyataan. Tapi perlu kamu ketahui bahwa si pengirim juga tidak bisa langsung otomatis menyampaikan informasi. Seorang pengirim harus membentuk dan merangkai sebuah pesan yang hendak disampaikan oleh mereka menggunakan kalimat yang sederhana dan mudah dipahami lawan bicara.

Lalu, pesan atau kalimat seperti apa yang mudah dipahami orang lain? Contohnya, kita harus melihat pada siapa kita akan berbicara. Apakah mereka menggunakan bahasa yang sama dengan kita? Apabila berbeda, bahasa apa yang mereka gunakan? dan pertanyaan lainnya yang perlu kamu pahami dulu. Ketiak semua itu sudah dipikirkan secara matang dan kita sudah merangkai sebuah informasi ke dalam bentuk yang sederhana dan mudah dipahami orang lain. Maka kita sudah bisa beralih ke unsur komunikasi lainnya.

Berikut ini adalah hal-hal yang perlu diperhatikan dari seorang pengirim pesan atau komunikan, supaya tujuan dari komunikasinya bisa tercapai dengan baik:

a. Kecakapan komunikasi

Kecakapan komunikasi atau keahlian komunikasi ini berhubungan dengan keahlian kita dalam membaca, mendengar, dan menangkap apa saja yang kita baca dan dengarkan.

b. Sikap

Sikap yang dimaksud disini adalah sikap di pengirim pesan kepada seorang yang menerima pesan dan juga pesan yang akan disampaikannya. Saat seseorang mempunyai asumsi yang negatif, si penerima pesan akan bersikap acuh, pun sebaliknya.

c. Pengetahuan

Pengetahuan yang dimiliki penerima pesan terhadap pesan yang disampaikan juga cukup berpengaruh pada tingkat pemahaman si penerima. Misalnya saja pesan yang berisi tentang informasi tentang kehamilan, tentu tidak tepat jika disampaikan kepada anak-anak SD.

d. Keadaan Lahiriah

Manusia normal tentu akan mempunyai panca indra seperti pendengaran, penglihatan, peraba, perasa, dan penciuman. Akan tetapi, ada beberapa orang yang mengalami disabilitas ataupun kecacatan. Seperti tidak bisa mendengar, tidak bisa melihat, dan lainnya. Hal tersebut perlu diperhatikan si pengirim pesan, supaya pesan yang akan disampaikan bisa diterima dengan baik oleh si penerima pesan.

2. The Receiver atau Penerima

Di awal artikel ini kita sudah membahas mengenai proses komunikasi yang hanya bisa dilakukan apabila ada dua orang atau lebih. Nah, di dalam jumlah minimal dua orang orang tersebut terdiri dari seseorang yang berperan sebagai pengirim dan seseorang yang berperan sebagai penerima. Sederhananya, di dalam proses komunikasi jika sudah ada yang berperan sebagai pengirim, maka harus ada seseorang yang berperan sebagai penerima. Dalam hal ini, supaya si penerima bisa memahami informasi dari si pengirim. Oleh karena itu, sebelumnya penerima harus memastikan bahwa Ia bisa menerima informasi yang diberikan oleh si pengirim. Setelah itu, si penerima baru bisa menerjemahkan, memahami, dan juga menafsirkan pesan yang dikirim oleh si pengirim.

3. Pesan Atau Informasi

Pesan adalah sebuah informasi, ide, ataupun berita yang ingin disampaikan oleh si pengirim kepada si penerima. Maksud dari pesan disini adalah berupa kata-kata, gambar, tulisan, dan lainnya. Sebuah pesan yang mengandung unsur materi yang ditujukan untuk mempengaruhi dan mengubah pola pikir si penerima pesan. Perlu kamu pahami bahwa pesan sendiri dibagi menjadi beberapa jenis, berikut adalah penjelasan lengkapnya:

a. Pesan Informatif

Pesan informatif merupakan sebuah pesan yang bersifat memberikan fakta, keterangan dan juga informasi lainnya. Jenis pesan yang satu ini adalah pesan yang bisa dijadikan sebagai acuan dalam pengambilan keputusan oleh si penerima pesan. Contoh dari jenis pesan ini adalah mengenai informasi bencana alam, jenis bantuan seperti apa yang diperlukan oleh para pengungsi.

b. Pesan Persuasif

Pesan persuasif merupakan pesan yang sifatnya membujuk. Tujuan utama dari jenis pesan ini adalah untuk mengubah sikap si penerima pesan. Dengan menggunakan pesan persuasif, si penerima bisa merubah sikapnya sendiri tanpa adanya paksaan dari pihak manapun termasuk si pengirim pesan. Namun, perubahan tersebut berasal dari keinginan si penerima pesan itu sendiri. Contoh dari pesan persuasif adalah iklan sebuah produk atau jasa.

Kebalikannya pesan persuasif, jenis pesan koersif justru menjadi jenis pesan yang sifatnya memaksa. Dalam mencapai tujuannya untuk merubah perilaku si penerima pesan, jenis pesan ini mengandung unsur paksaan seperti halnya pemberian sebuah sanksi, hukuman, dan lainnya. Contoh dari pesan yang satu ini adalah peraturan pegawai di dalam sebuah perusahaan.

4. Media Komunikasi

Media komunikasi adalah sebuah sarana ataupun saluran yang digunakan oleh si pengirim pesan untuk menyampaikan pesan yang dimaksud. Dalam hal berkomunikasi, pesan yang disampaikan akan diterima oleh panca indra manusia, hingga selanjutnya pesan tersebut akan diproses dalam pikirannya dan kemudian menghasilkan sebuah timbal balik atau feedback. Jika pesan yang disampaikan berbentuk gambar ataupun suara, tentu hal tersebut akan lebih menarik dibandingkan dengan jenis pesan yang disampaikan melalui tulisan saja.

Pemilihan media ataupun sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan sebuah pesan bergantung dengan jenis, sifat, dan juga bentuk pesan yang akan disampaikan. Misalnya saja pesan yang yang disampaikan melalui tulisan. Dimana dalam penyampaiannya bisa menggunakan media koran, ataupun majalah. Sementara media televisi umumnya digunakan untuk menyampaikan sebuah pesan dalam bentuk gambar suara atau video. Media komunikasi sendiri dibagi menjadi dua kategori, antara lain:

a. Media Personal

Media personal adalah media komunikasi yang dipakai oleh dua orang yang sedang melakukan komunikasi secara personal ataupun pribadi. Misalnya saja melalui media telepon, media chatting seperti telegram, whatsapp, line, dan lainnya.

b. Media Massa

Media massa adalah salah satu media komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesan kepada masyarakat secara umum. Adapun target yang ditentukan tidaklah spesifik seperti halnya komunikasi person to person. Jenis pesan yang akan disampaikan melalui media tersebut biasanya memiliki dampak besar bagi banyak orang, karena sifatnya yang masif. Contoh dari media massa adalah televisi, radio, koran, dan lainnya.

5. Timbal Balik atau Feedback

Feedback ataupun timbal balik adalah sebuah respon yang diberikan oleh si penerima pesan untuk menanggapi pesan yang sudah diterima olehnya dari si pengirim pesan. Sama seperti keempat unsur pengirim pesan yang sudah dijelaskan di atas, feedback memang memiliki peran yang cukup penting dalam tercapainya tujuan dari komunikasi. Timbal balik yang diberikan oleh si penerima pesan akan mengukur apakah komunikasi yang sedang berlangsung berjalan dengan baik, apakah tujuan dari komunikasi bisa tercapai atau tidak, dan apakah si penerima pesan memahami pesan yang disampaikan.

Feedback yang disampaikan oleh si penerima pesan bisa berupa apa saja. Mulai dari gestur tubuh seperti anggukan kepala atau gelengan, senyuman, perilaku seperti mencatat sebuah informasi yang didapat, ataupun ucapan tanggapan yang berupa gumaman tertentu. Feedback atau timbal balik dibagi menjadi dua kategori, antara lain:

a. Feedback Negatif

Kategori feedback yang satu ini adalah sebuah respon yang sifatnya cenderung tidak setuju dan menolak pesan yang disampaikan oleh si pengirim pesan. Contohnya saja si penerima pesan bersikap acuh, menggelengkan kepala, atau sikap semacamnya.

b. Feedback Positif

Feedback positif adalah sebuah respon yang menunjukkan bahwa si penerima pesan setuju dengan si pengirim pesan terkait pesan yang disampaikan. Misalnya saja si penerima pesan menganggukkan kepala, senyuman, atau sikap responsif lain.

Selain lima unsur yang sudah dijelaskan di atas, ada juga beberapa unsur lain yang bisa mempengaruhi keberhasilan suatu komunikasi. Unsur tersebut diantaranya noise atau gangguan, lingkungan, encoding, dan juga decoding. Gangguan atau noise adalah salah satu faktor yang bisa merusak komunikasi. Biasanya gangguan tersebut sifatnya tiba tiba dan tidak diperkirakan akan terjadi. Misalnya saja gangguan yang berasal dari suara musik keras dari luar gedung tempat si pengirim menyampaikan pesan, atau gangguan akibat adanya bencana alam seperti banjir, gempa, dan lainnya.

Unsur lingkungan dikategorikan ke dalam lingkungan psikologis, lingkungan fisik, lingkungan budaya, dan juga dimensi waktu si penerima pesan dengan si pengirim. Sedangkan encoding atau penyandian yang berkaitan dengan proses perubahan informasi menjadi sebuah pesan oleh si pengirim pesan. Kemudian untuk decoding adalah penafsiran yang dilakukan oleh si penerima pesan terhadap pesan yang Ia terima.

Unsur dari dampak komunikasi akan muncul setelah feedback diberikan oleh si penerima pesan. Dampak dari komunikasi yang muncul bergantung dengan timbal balik dari si penerima pesan serta tanggapan yang diberikan oleh si pengirim pesan. Biasanya, dampak yang akan muncul bisa berupa perubahan perilaku dari si penerima pesan atau perubahan opini dan lainnya.

Faktor-faktor Lain dalam Proses Komunikasi

Terdapat dua faktor yang bisa semakin melengkapi proses keberhasilan komunikasi. Simak selengkapnya di bawah ini.

a. Noise

Dalam proses komunikasi, noise atau gangguan apapun bisa berpengaruh terhadap pesan yang disampaikan oleh si pengirim dan diterima serta dipahami oleh si penerima pesan.

b. Konteks

Seperti halnya noise atau gangguan, konteks mempunyai peran penting dalam menentukan keberhasilan dari proses komunikasi. Saat kita membuat sebuah percakapan pribadi dengan sahabat atau orang terdekat, kita mungkin saja akan memberikan informasi yang lengkap kepada dirinya. Akan tetapi, biasanya kita akan merasa kesulitan untuk menggambarkan informasi secara lebih detail saat kita merasa canggung dengan si penerima pesan.

Sederhananya, kedua faktor diatas bisa mempengaruhi keberhasilan pada proses komunikasi yang sedang berlangsung. Sebab, sejatinya proses komunikasi tidak akan selalu berjalan dengan mudah seperti yang kita bayangkan.

Proses Komunikasi

Proses komunikasi sendiri dibagi menjadi dua, yaitu proses komunikasi secara primer dan proses komunikasi secara sekunder.

a. Proses komunikasi secara primer adalah sebuah proses penyampaian pesan atau pikiran, informasi, perasaan, gagasan, pendapat, dan lainnya kepada orang lain dengan cara menggunakan lambang sebagai sebuah isyarat (bahasa, gambar, warna, isyarat, dan lainnya)
b. Proses komunikasi secara sekunder adalah proses penyampaian pesan kepada si penerima dengan menggunakan sebuah alat ataupun sarana sebagai media kedua setelah menggunakan berbagai lambang seperti di atas. Media kedua ini antara lain telepon, surat, televisi, film, surat kabar, dan lainnya.

Itulah beberapa penjelasan mengenai unsur komunikasi yang perlu kamu pahami agar bisa mencapai keberhasilan proses komunikasi dengan baik.

Rekomendasi Buku & Artikel: 

• Custom log
• Akses ke ribuan buku dari penerbit berkualitas
• Kemudahan dalam mengakses dan mengontrol perpustakaan Anda
• Tersedia dalam platform Android dan IOS
• Tersedia fitur admin dashboard untuk melihat laporan analisis
• Laporan statistik lengkap
• Aplikasi aman, praktis, dan efisien