Hal hal apa saja yang harus diperhatikan agar penulisan duk tersebut benar dan tidak mengalami kesalahan?

Di dalam kepegawaian, dikenal istilah DUK atau Daftar Urut Kepangkatan. DUK adalah suatu daftar yang dibuat khusus untuk para Pegawai Negeri Sipil yang di dalamnya memuat nama -nama pegawai sipil dan satuan organisasi Negara yang disusun berdasarkan tingkat kepangkatannya. 

Penulisan Daftar Urut Kepangkatan tidak bisa dibuat dengan asal. Sebab, ada ketentuan tata cara atau format khusus yang mengatur tentang bagaimana cara menulis daftar urut kepangkatan yang sesuai.

Berikut ini adalah format penulisan daftar urut kepangkatan yang perlu diperhatikan :

a) Diisi nama lengkap disertai gelar yang dimiliki;

b) Setelah inisial gelar di depan nama, diberi tanda titik (.) dan 1 spasi. Contoh : Drs. Mardiman.

c) Antara gelar satu dengan yang lainnya, diberi jarak 1 spasi. Contoh : Drs. Ir. Prof. H. Mardiman

d) Inisial gelar di belakang nama, setelah huruf di akhir nama, diberikan tanda koma (,) dan juga 1 spasi, kemudian inisial gelar. Contoh : Drs. Ir. Prof. H. Mardiman, M.Si.

e) Singkatan nama di depan atau di belakang nama utama, diberi tanda titik dan 1 spasi (tanpa tanda koma). Contoh : Mardiman W

f) Nama singkatan dengan 2 atau lebih huruf besar atau gabungan huruf besar dan kecil, maka cukup diberi 1 tanda titik saja setelah huruf terakhir. Contoh : Mardiman W P.

g) Nama dengan singkatan yang diikuti inisial gelar, setelah tanda titik diberi tanda koma, 1 spasi, lalu ditulis inisial gelar. Contoh : Mardiman W P., M.Pd.

Baca juga: Membuat Panggilan Telepon

Ditulis sesuai NOMENKLATUR atau Struktur Organisasi instansi bersangkutan.

Apabila terlalu panjang, maka nama jabatan disingkat dengan bentuk baku atau yang umum/ sering digunakan, Contohnya : Ka. Dinas; Ka. Badan; Wk. Ka; Karo; Kasubdin; Kabag; Kabid; Kasubbid; Set. ; Sek. ; Dir. ; WK. Dir. ; Kasubbag; Kasubbid; Kasi; Ka. UPTD; 

Apabila ada Nama Jabatan Struktural Eselon IV (di bawah Eselon III) dalam satu instansi yang sama, maka Nama Jabatan harus dilengkapi dengan Jabatan Struktural Eselon III nya. Misalnya: Kasubbid

Istilah Staf untuk PNS yang tidak memiliki Jabatan Struktural, tidak perlu digunakan. Seperti: Juru Ketik; Caraka; Sopir/Pengemudi

Gunakan istilah Pelaksana atau Peng-administrasi untuk PNS yang tidak memiliki Jabatan Struktural. Contoh: Pelaksana Administrasi Kepegawaian; Pengadministrasi Data Kenaikan Pangkat; Pelaksana Administrasi Keuangan; Pelaksana Pengawasan Lapangan.

Setelah Nama Jabatan Pelaksana ... atau Pengadministrasi ..., maka sebaiknya dilengkapi dengan nama Jabatan Struktural tempat PNS tersebut bertugas. Seperti misalnya: Pelaksana Administrasi Kepegawaian Subbag Umum; Pengadministrasi Data Kenaikan Pangkat Subbag Kenaikan Pangkat; Pelaksana Administrasi Keuangan Subbag Keuangan; Pelaksana Pengawasan Lapangan Seksi Jalan dan Jembatan.

Terhitung Mulai Tanggal (TMT) Pelantikan pada Eselon yang bersangkutan.

Ditulis sesuai dengan Surat Pernyataan Pelantikan Eselon yang bersangkutan.

Input data : dd/mm/yy, 

Contoh: 1/3/02 atau 01/03/02

Masa Kerja pada kolom ini, yang dihitung adalah MASA KERJA GOLONGAN dalam satuan Tahun, dan berdasarkan SK Pangkat/ Berkala atau SK lain terakhir, yang di dalamnya mencantumkan Masa Kerja Golongan.

Ditulis sesuai dengan SK Pangkat/ Berkala atau SK lainn yang terakhir yang mencantumkan Masa Kerja Golongan.

Angka tahun lulus Pendidkan ditulis terdiri dari 4 digit, seperti : 1995/ 2002/ 2005

Tingkat ijazah ditulis tanpa spasi di antara tanda titik tengah, dan tanpa tanda titik setelah karakter terakhir, Contoh:

Diisi dengan tanggal lahir yang bersangkutan, sesuai yang tercantum di dalam SK CPNS- nya.

PNS yang berpangkat lebih tinggi dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi dalam DUK, Apabila ada dua atau lebih PNS yang memiliki pangkat yang sama maka dari mereka yang lebih tua dalam pangkat tersebut dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi.

Apabila ada dua orang atau lebih, PNS berpangkat sama dan diangkat dalam pangkat itu dalam waktu yang sama, maka dari mereka yang memangku jabatan lebih tinggi yang dicantumkan I dalam nomor urut yang lebih tinggi dan dilihat lebih dahulu diangkat dalam jabatan yang sama tingkatannya.

Apabila ada dua atau lebih, PNS berpangkat sama dan diangkat dalam pangkat itu dalam waktu yang sama dan memangku jabatan yang sama, maka dari mereka yang mempunyai masa kerja sebagai PNS yang lebih banyak dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi

Apabila dua atau lebih, PNS berpangkat sama dan diangkat dalam pangkat itu dalam waktu yang sama pula serta memangku jabatan yang sama dan memiliki masa kerja yang sama, maka dari mereka yang pernah mengikuti latihan jabatan yang ditentukan, dicantumkan di dalam nomor urut yang lebih tinggi dalam DUK.

Apabila dua atau lebih PNS berpangkat sama dan diangkat dalam pangkat itu dalam waktu yang sama dan memangku jabatan yang sama dan memiliki masa kerja yang sama, dan pernah mengikuti latihan jabatan yang ditentukan, maka dari mereka yang lulus dari pendidikan lebih tinggi yang dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi dalam DUK

Apabila ada dua atau lebih PNS memiliki pangkat yang sama dan memangku jabatan sama, mempunyai masa kerja sama, lulus dari latihan jabatan yang sama pula, serta lulus dari pendidikan yang setingkat, maka pegawai dengan usia lebih tinggi yang dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi.