Penyimpanan
adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk
menampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi
lain, atau yang diperoleh dari bantuan. 1. Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor adalah kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar barang atau bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai. A. Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor antara lain : a) Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu. b) Agar barang tidak mudah hilang. c) Agar barang tidak kadaluarsa. d) Agar barang tidak mudah susut. e) Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih. Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor dapat dilakukan dengan berbagai cara antara lain : a. Pemeliharaan berdasarkan waktu Ø Pemeliharaan sehari-hari Pemeliharaan sarana dan prasarana yang dilakukan setiap hari, biasanya dilakukan oleh petugas atau karyawan yang menggunakan barang dan bertanggung jawab atas barang tersebut, misalnya pemeliharaan ruang kerja, mesin tik, komputer, dan mobil. Pemeliharaan barang-barang tersebut harus dilakukan setiap hari agar kebersihannya tetap terjaga dan menghindari kerusakan yang lebih besar. Ø Pemeliharaan berkala Pemeliharaan berkala dilakukan menurut jangka waktu tertentu, misalnya seminggu sekali, dua minggu sekali, sebulan sekali atau dua bulan sekali. Pemeliharaan berkala dapat dilakukan untuk berbagai jenis sarana dan prasarana dan biasanya dilakukan oleh petugas yang khusus menangani pemeliharaan barang. b. Pemeliharaan berdasarkan jenis barang Ø Pemeliharaan barang bergerak Pemeliharaan barang bergerak dapat dilakukan setiap hari maupun secara berkala. Contoh: kendaraan bermotor, mesin kantor, dan alat elektronik. Ø Pemeliharaan barang tidak bergerak Pemeliharaan barang tidak bergerak juga dapat dilakukan setiap hari atau secara berkala untuk mengetahui sampai sejauh mana kualitas barang tersebut masih dapat digunakan. Contoh: membersihkan debu-debu yang menempel pada alat,sebaiknya dilakukan setiap hari agar alat dapat selalu terjaga kebersihannya, juga untuk mencegah kerusakan. Instalasi listrik dan air dapat dilakukan secara berkala. C . Menurut Tempat Barang a. Ada dalam gudang/persediaan Dilakukan dngan cara meletakkan sesuai dengan kondisi barang dan selalu terkontrol setiap waktu jika perlu diberikan pengaman dari hal-hal yang dapat merusakkan barang. Contohnya: barang yang terbuat dari logam seperti, meja atau lemari disemprot bahan anti karat. b. Ada dalam pemakaian
Selalu digunakan sesuai prosedur, dibersihkan dan diletakkan
secara aman. 2. Laporan Sarana dan Prasarana Kantor Laporan sarana dan prasarana kantor adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan prasarana kantor, baik persediaan, mutasi, maupun keadaan fisik dari sarana dan prasarana tersebut dalam periode waktu tertentu (triwulan, semester, atau setahun). Fungsi laporan sarana dan prasarana kantor adalah : o Sebagai bahan pertanggung jawaban. o Sebagai pengendali persediaan. o Memberikan informasi tentang barang yang tersedia dan mutasi barang. o Sebagai dasar atau bahan dalam pengambilan keputusan pimpinan. Bukti atau catatan pendukung yang harus dilampirkan dalam menyampaikan laporan tertulis kepada pimpinan antara lain : o Bukti penerimaan barang. o Bukti pembelian barang. o Bukti pengeluaran barang. o Kartu barang. o Kartu persediaan. o Daftar inventaris. o Daftar rekapitulasi barang inventaris. Teknik pembuatan laporan disusun sebagai berikut : a. Memeriksa barang. b. Menghitung persediaan barang awal tahun anggaran. c. Menghitung penerimaan dan pengadaan barang. d. Menghitung pengeluaran barang. e. Menghitung sisa persediaan. f. Mencatat mutasi barang. g. Melaporkan kepada atasan atau pimpinan Page 2 |