Jelaskan apakah yang dimaksud dengan memetakan proses bisnis?

PEMETAAN PROSES BISNIS Dr. Ir. Budhi Prihartono, DEA YASSIERLI, Ph.D DESEMBER 2015 1

Tujuan Pembelajaran Pemetaan Proses Bisnis : (1) Peserta memahami secara lebih baik konsep dan prinsip pemetaan proses bisnis (prosbis) (2) Peserta mampu menyusun & memetakan proses bisnis level 0, 1, 2, 3, dst (3) Peserta mampu memetakan peran/akuntabilitas suatu proses bisnis, dan aliran data/informasi yang dibutuhkan pada suatu proses bisnis 2

Agenda MAKNA & DEFINISI PROSES BISNIS TAHAPAN UTAMA PEMETAAN PROSES BISNIS BAGAIMANA MEMETAKAN PROSBIS DO & DON T PEMETAAN PROSBIS 3

DEFINISI PROSES BISNIS INPUT PROSES BISNIS ORGANISASI OUTPUT PROSES BISNIS : (Paul Harmon, 2014), (Paula K. Berman, 2014) Kumpulan proses dan keputusan yang berkaitan secara logis dan terukur yang diperlukan organisasi untuk menghasilkan produk dan/atau jasa yang bernilai tambah, yang dimulai dari rangkaian proses penerimaan masukan sumber daya perusahaan (SDM, energi, bahan, uang, jasa, dsb), kemudian rangkaian proses untuk mentranformasikan masukan tersebut menjadi keluaran (produk dan/atau jasa) yang bernilai tambah bagi kebutuhan stakeholder kunci perusahaan (customers, karyawan, pemegang saham, masyarakat), rangkaian proses pemasaran & penjualan produk, sampai dengan rangkaian proses untuk menghantarkan produk dan/atau jasa kepada stakeholder kunci tersebut. Proses di sini dibentuk dari rangkaian aktivitas yang dibutuhkan untuk menghasilkan suatu produk dan/atau jasa yang bernilai tambah. 4

POSISI PROSES BISNIS DALAM KINERJA PERUSAHAAN MANAJEMEN (do the things right) (Segi Teknis) INFRA- STRUKTUR 6 STRATEGI 3 KINERJA PERUSAHAAN MISI 2 1 VISI GAYA 5 NILAI 4 KEPEMIMPINAN (do the right things) (Segi Sosial) Masa Lalu Sekarang Masa Depan Catatan : cakupan infrastruktur meliputi poduk, proses bisnis, struktur organisasi, kebijakan, SOP (standard-operating-procedure) 5

PRIMARY ACTIVITIES SUPPORT ACTIVITIES RANTAI NILAI Rantai Nilai (Michael Porter, 1990 dan Michael Hammer, 1990) : menggambarkan semua proses yang digunakan oleh sebuah organisasi untuk menghasilkan sebuah produk atau jasa yang bernilai bagi kumpulan konsumen yang spesifik. YOUR ORGANIZATION FIRM INFRASTRUCTURE HUMAN RESOURCE MANAGEMENT TECHNOLOGY DEVELOPMENT PROCUREMENT MARGIN INBOUND LOGISTICS OPERATIONS OUTBOUND LOGISTICS MARKETING & SALES SERVICE 6

SEBUAH ORGANISASI BISNIS DENGAN BEBERAPA RANTAI NILAI... (1) UNISYS ORGANIZATION VALUE CHAIN : SYSTEMS INTEGRATION VALUE CHAIN : OUTSOURCING VALUE CHAIN : NETWORK SERVICES VALUE CHAIN : CORE SERVICES VALUE CHAIN : ENTERPRISE SERVER TECHNOLOGY 7

Sebuah Organisasi dengan Beberapa Rantai Nilai...(2) General environmental influence : local and global economies, governement Regulations, and social trends MICHELIN LABOR MARKET PEOPLE Management Informations & Dividens SHAREHOLDERS Engineering Production Finance Marketing Sales CAPITAL MARKET RESEARCH COMMUNITY CAPITAL TECHN Sell Tires Value Chain Service requests & Complaints Marketing contacts Sales contacs Orders CUSTOMERS FOR TIRES Research & Publish Restaurant Guides Products delivered VENDORS MATERIALS Orders Deliveries CUSTOMERS FOR GUIDEBOOKS COMPETITION Competitive products 8

Semakin Detil Proses Bisnis : Rincian Rantai Nilai... Proses Bisnis bertujuan untuk menggambarkan rantai nilai dengan rincian rangkaian proses dan sub-prosesnya sesuai dengan kebutuhan organisasi. RANTAI NILAI Level NOL LEVEL 1 PROSES LEVEL 1 PROSES LEVEL 1 PROSES LEVEL 2 PROSES LEVEL 2 PROSES LEVEL 2 PROSES LEVEL 3 PROSES LEVEL 3 PROSES LEVEL 3 PROSES LEVEL 4 PROSES LEVEL 4 PROSES PROSEDUR KERJA/TKO TASK TASK INSTRUKSI KERJA/TKI 9

PROSEDUR KERJA & INSTRUKSI KERJA (PAULA K BERMAN, 2014)... PROSEDUR KERJA menggambarkan cara untuk melakukan sebuah proses atau rangkaian aktivitas yang dibakukan dan didokumentasikan. Prosedur menyatakan siapa yang melakukan rangkaian aktivitas atau proses dan menyediakan informasi yang relevan (tujuan & lingkup prosedur; berapa lama diselesaikan suatu rangkaian aktivitas; kinerja proses atau aktivitas; metode dan sumber daya lain organisasi yang digunakan; dsb). Sebuah prosedur kerja dilengkapi dengan diagram alir serta penjelasan naratifnya. Sebuah prosedur kerja umumnya dilakukan oleh lebih dari satu fungsi kerja. INSTRUKSI KERJA (IK) menggambarkan rincian proses atau aktivitas yang dijelaskan dalam sebuah prosedur kerja. Sebuah IK dilakukan umumnya oleh satu personil tertentu. Berbeda dengan prosedur kerja, IK bisa dijelaskan tanpa diagram alir. 10

Tahapan Utama Pemetaan Proses Bisnis... 1 2 3 4 Komitmen Direksi Penentuan Tim Pemetaan Prosbis & Metodologi Workshop & Sosialisasi Pemetaan Prosbis 1.1 Arahan Direksi 1.2 Dukungan sumber daya 2.1 Penentuan obyek & lingkup proses bisnis yang akan dipetakan 2.2 Penentuan anggota tim prosbis dari lintas fungsi kerja 2.3 Penentuan metodologi pemetaan prosbis (metode & kedalaman pemetaan prosbis yang dituangkan dalam pedoman organisasi 3.1 Pelatihan kepada anggota tim 3.2 Sosialisasi dukungan sumber daya yang diperlukan dan metodologi yang diperlukan 4.1 Kick off meeting & pemetaan level nol dengan manajemen puncak organisasi yang dipetakan 4.2 Pemetaan level 1, 2, 3, dst sesuai kebutuhan dengan narasumber 4.3 Penentuan akuntabilitas rangkaian aktivitas (RASCI) 4.4 Penyusunan kamus aktivitas di tingkat paling bawah (atom) hasil pemetaan prosbis 4.5 Review hasil via email atau tatap muka dengan nara sumber Integrasi Hasil Pemetaan Prosbis & Mekanisme Lain (Audit,KPI/SLA, ERM, TKO, TKI, dsb) 5 5.1 Audit Proses 5.2.Penentuan KPI (Key Performance Indicator) dan PI (Performance Indicator) 5.3 Pengelolaan risiko proses bisnis 5.4 Penyempurnaan & pengembangan TUPOKSI, Job Description, TKO, TKI 5.5 Penyempurnaan struktur organisasi dan mekanisme lainnya 11

MANFAAT PROSBIS 1. Untuk memahami bagaimana proses bisnis organisasi yang baku untuk mencapai misi dan tujuan-tujuannya, melalui aliran informasi diantara aktivitas-aktivitas yang diperlukan dalam rangka menciptakan nilai tambah bagi stakeholders kuncinya. Dengan adanya pemahaman ini, setiap individu/unit kerja dapat melihat peran dan kontribusi yang diberikannya dalam mata rantai proses bisnis organisasi secara keseluruhan. 2. Untuk mengidentifikasi dan melakukan penilaian secara komprehensif dan terpadu bagianbagian proses atau aktivitas yang memberi atau tidak memberi nilai tambah bagi organisasi 3. Untuk merumuskan penyempurnaan-penyempurnaan (continous improvement) terhadap jalannya proses bisnis organisasi 12

Manfaat memiliki proses bisnis yang tertata rapi dan terstandarisasi : 1. Memahami rantai nilai organisasi 2. Menghindari salah pengertian atau mispersepsi 3. Memastikan adanya konsistensi 4. Mempercepat proses pengambilan keputusan secara akurat 5. Membantu koordinasi antar fungsi kerja dan/atau tim kerja tak ada kaizen tanpa standarisasi tujuan standarisasi adalah mengurangi kemubaziran (waste) Jack Welch, 2004 6. Membantu membakukan rangkaian proses atau aktivitas 7. Mendapatkan pijakan untuk melakukan kaizen (perbaikan) berikutnya. 13

PROSBIS SEBAGAI RUJUKAN PROSES BISNIS 1. Dasar untuk melakukan audit proses dan menata ulang organisasi 2. Dasar untuk merumuskan jenis kemampuan/kompetensi yang dibutuhkan 3. Dasar untuk merumuskan aliran knowledge, informasi, dan data yang diperlukan untuk pengambilan keputusan dan tindakan 4. Dasar untuk merumuskan target kinerja yang perlu dikendalikan 5. Dasar untuk merumuskan mana saja rangkaian aktivitas yang perlu dialih-dayakan (outsourcing) 6. Dasar untuk merumuskan besar biaya & anggaran yang diperlukan 7. Dasar untuk menyusun SOP (Standard Operating Procedure) 8. Dasar untuk mengelola risiko 14

PRINSIP PEMETAAN PROSES BISNIS Petakan Proses Bisnis Inti Level Nol 1 a. Identifikasi alur utama rangkaian sub-proses untuk menghasilkan produk/jasa : end -to end process b. Gunakan prinsip S-I-P-O-C (Supplier, Input, Process, Output, dan Customer) c. Deskripsikan sub-proses pada prosbis inti level nol dengan KATA KERJA + OBYEK 2 Petakan Proses Bisnis Penunjang Level Nol a. Gunakan prosbis penunjang level Nol dari APQC (lihat www.apqc.org) b. Deskripsikan prosbis penunjang level nol dengan KATA KERJA + OBYEK 3 Petakan Proses Bisnis Inti Level 1, 2, 3, dst a. Untuk setiap sub-prosbis inti yang teridentifikasi, lakukan pemetaan sub-prosbis cukup detil sampai cukup jelas cakupan aktivitasnya (bisa sampai 6 digit jika diperlukan) b. Deskripsikan setiap sub-prosbis inti yang akan dirinci dengan KATA KERJA + OBYEK c. Buat kamus aktivitas untuk setiap aktivitas yang teridentifikasi pada suatu sub-prosbis level atom d. Tentukan INPUT dan OUTPUT dari sub-prosbis level atom e. Tentukan akuntabilitas setiap sub-proses bisnis yang sudah teridentifikasi dengan menggunakan kriteria peran RASIC (RESPONSIBLE, ACCOUNTABLE, SUPPORT, INFORMED, CONSULT) 4 Petakan Proses Bisnis Penunjang Level 1, 2, 3, dst a. Untuk setiap sub-prosbis penunjang yang teridentifikasi pada tahap 2, gunakan data base APQC sebagai rujukan untuk memetakan sub-prosbis penunjang yang relevan b. Deskripsikan setiap sub-prosbis penunjang yang akan dirinci dengan KATA KERJA + OBYEK c. Buat kamus aktivitas untuk setiap aktivitas yang teridentifikasi pada suatu sub-prosbis level atom d. Tentukan INPUT dan OUTPUT dari sub-prosbis level atom e. Tentukan akuntabilitas setiap sub-proses bisnis yang sudah teridentifikasi dengan menggunakan kriteria peran RASIC (RESPONSIBLE, ACCOUNTABLE, SUPPORT, INFORMED, CONSULT) 15

METODE PEMETAAN PROSBIS Process Understanding Process Mapping Role Mapping Report Desk Study Interview FGD 16

MODEL PROSES BISNIS DARI APQC (AMERICAN PRODUCTIVITY & QUALITY CONTROL) 17

PROSBIS LEVEL NOL PADA SUATU PERUSAHAAN MINYAK 18

PROSBIS LEVEL NOL PADA SUATU PERUSAHAAN MINYAK 19

Detil Prosbis Level 1 Detil Prosbis Level 2 Detil Prosbis Level 1 Detil Prosbis Level 2 20

Prosbis Level Nol : Produsen Listrik 21

Contoh Level 0 & 1 Proses Bisnis (4) : SISTEM TRANSMISI KETENAGALISTRIKAN Prosbis Level Nol INPUT PLN Pusat Pembangkit Distribusi Pemerintah Masyarakat Kebutuhan/ permintaan Kontrak (PPA, TSA, PSA) Regulasi Grid Code Bidding/ Market Rules Perencaaan Sistem Tenaga Listrik Peramalan Beban Perencanaan Pembangkitan Perencaaan Penyaluran Operasi Sistem Tenaga Listrik Perencaaan Operasi Sistem Pengendalian Operasi Sistem Pelaksanaan Manajemen Energi Pengelolaan Transaksi Tenaga Listrik Validasi Penawaran Pelaksanaan Bidding Energi Pengembangan Mekanisme Transaksi Penyaluran Tenaga Listrik Perencaaan Kebutuhan Sistem Pengembangan & Pengadaan Instalasi Operasi dan Pemeliharaan Instalasi Setelmen Transaksi Tenaga Listrik Pengelolaan Meter Transaksi Perhitungan Setelmen Transaksi Administrasi Tagihan Transaksi OUTPUT PLN Pusat Pembangkit Distribusi Pemerintah Masyarakat Info sistem Ren.Pengemb Sistem Jasa: - Penyaluran - Operasi - Pengelolaan Transaksi - Setelmen Prosbis Level 1 PENDUKUNG PENGELOLAAN SDM, KEUANGAN, IT, HUKUM, AUDIT, ASSET (CAPITAL & PROPERTY GOODS),PENGADAAN BARANG & JASA, PENGEMBANGAN SISTEM 22

Sub-Sub-Proses Bisnis di Perusahaan Telekomunikasi. Sub-proses bisnis mengelola keuangan minimal ada 8 sub-sub-proses : (1) Menentukan pendapatan (2) Menentukan aktiva tetap (3) Menentukan persediaan (4) Menyusun laporan keuangan (5) Mengelola perpajakan (6) Mengelola investasi/divestasi Sub-sub-proses bisnis menentukan pendapatan (1) Mengelola proses aktivasi (2) Melakukan pemeliharaan (3) Melakukan pemrosesan (4) Melakukan penagihan (5) Mengelola pengakuan pendapatan (6) Melakukan klaim (7) Melakukan restitusi (8) Mengelola penyisihan (7) Melakukan perbendaharaan (8) Menentukan beban operasi Sub-sub-proses bisnis aktiva tetap (1) Mengelola pengajuan pengadaan barang & jasa (2) Melakukan pengawasan (3) Melakukan penerimaan barang/jasa (4) Melakukan pengawasan kontrak (5) Mengelola pengakuan dan pencatatan (6) Melakukan inventarisasi (7) Melakukan penanganan aktiva tidak produktif (8) Melaukan penghapusan dan pengalihan (9) Melakukan mutasi aktiva tetap (10) Mengelola kapitalisasi beban (11) Menghitung penyusutan 23

DEFINISI PERAN /AKUNTABILITAS... Peran APPROVAL (A) diartikan sebagai pihak yang mempunyai hak untuk memutuskan atau memveto, memberi persetujuan atau menerima laporan pertanggung jawaban terhadap status kemajuan pelaksanaan suatu proses bisnis. Peran RESPONSIBLE (R) diartikan sebagai pihak yang mengeksekusi suatu proses bisnis Peran SUPPORT (S) diartikan sebagai pihak yang wajib menyediakan sumber daya fisik dan material untuk menunjang terwujudnya peran A, R, S (lainnya), C, dan I Peran CONSULT (C) diartikan sebagai pihak yang wajib mendukung dengan keahlian/kompetensi teknis tertentu dan terjadi hubungan komunikasi dua arah dengan pihak yang dibantu. Peran INFORMED (I) diartikan sebagai pihak yang membutuhkan atau menggunakan hasil suatu proses bisnis Peran JOINT RESPONSIBILITY (JR) diartikan sebagai pihak-pihak yang mengerjakan/mengeksekusi suatu sub-proses bisnis atau sub-sub proses bisnis. 24

DO vs DON T... DO 1. Ada dukungan formil dari Direksi 2. Ada metodologi yang dikembangkan untuk digunakan dalam pemetaan prosbis 3. Ada sosialisasi atas metodologi pemetaan prosbis yang digunakan kepada tim, narasumber, dan unit kerja yang akan dipetakan prosbis-nya 4. Pada saat pemetaan prosbis : libatkan business process owner 5. Lakukan proyek perbaikan proses bisnis secara berkala 6. Lakukan tinjauan setiap 2 sd 3 tahun sekali untuk mereview proses bisnis dengan mempertimbangkan kebutuhan dan dinamika usaha perusahaan 7. Integrasikan hasil pemetaan prosbis dengan sistem manajemen perusahaan lainnya DON T 1. Sedikit dukungan formil dari Direksi 2. Tidak ada metodologi & sosialisasi atas metodologi pemetaan prosbis yang digunakan 3. Pada saat pemetaan prosbis : personil yang terlibat kurang fokus & kurang aktif (keluar masuk ruang FGD, asyik dengan gadget, curhat, dsb) dan kurang menghargai diskusi yang sudah berjalan dan dihasilkan 4. Saat pemetaan prosbis : terlalu merinci aktivitas, bukan proses yang diperlukan 5. Bagian yang paling atom atau sub-proses bisnis tidak dibuatkan kamus-nya 6. Copy-paste hasil pemetaan prosbis unit kerja lain untuk digunakan pada suatu unit kerja yang serumpun tanpa mendalami kekhasan unit kerja terkait. Jangan sekedar copy-paste benchmark perusahaan lain, tanpa memahami konteks dan budaya organisasi terkait serta tantangan strategis organisasinya 7. Ketiadaaan upaya konkrit perbaikan berkelanjutan kemampuan proses bisnis: misal standarisasi proses bisnis (quality, biaya, waktu) 25

Contoh Template Pemetaan Proses Bisnis : No. PROSES BISNIS LEVEL 1 No. PROSES BISNIS LEVEL 2 No. PROSES BISNIS LEVEL 3 INPUT OUTPUT RESPONSIBLE APPROVAL SUPPORT CONSULT INFORMED 1 Perencanaan 1.1 Menyusun Rencana Unit Pembangkit Jangka Panjang 1,2 Merencanakan dan mengendalikan RKA CAPEX 1.1.1 Melakukan analisis dan merumuskan PGP UP RJPP, LCM, OEE, RCFA Usulan PGP UP SPS PUK MENG ATKP, SPS RENDAL HAR, SPS RENDAL OP, SPS RSO, SPS Efisiensi 1.1.2 Menetapkan PGP UP Usulan PGP UP PGP UP MENG GM DGMOH, DGMEP, DGMUM, ATKP 1.2.1 Menyusun kajian yang diperlukan untuk menyusun RKA CAPEX RJPP, LCM, OEE, RCFA DMR, TOR MENG GM AMA ENG, SPS PUK, SPS RSO, SPS HAR 1.2.2 Menyusun RKA CAPEX DMR, TOR UAI MENG GM AMA ENG, SPS PUK, SPS RSO, SPS HAR 1.2.3 Menyusun dokumen pengadaan 1.2.4 Monitoring pelaksanaan AI DGMOH, DGMEP, DGMUM, ATKP Ahli Senior Portofolio Kantor Pusat DGMOH, DGMEP, DGMUM DGMOH, DGMEP, DGMUM AI Purchasing request MENG DGM / GM AMA ENG, SPS PUK, SPS ANG SPS RSO AI Laporan Monitoring SPS PUK, SPS GM Pengawas Mutu, DGMOH, DGMEP, ANG, MENG Procurement DGMUM GM DIRPRO KADIV PNK, KADIV ANG, KADIV ENG Kantor Pusat MPKN KADIV PNK, KADIV ANG, KADIV ENG Kantor Pusat 26

Simulasi 1a : 1. Bentuk kelompok, yang terdiri dari 3 sd 4 orang 2. Tentukan obyek dan cakupan yang akan dipetakan prosbisnya 3. Berdasarkan butir 1), lakukan pemetaan prosbis, sehingga dihasilkan (lihat template) informasi butirbutir prosbis dan sub-prosbis; input&output; peta peran akuntabilitas suatu sub-prosbis; kamus subprosbis yang paling atom 4. Presentasikan hasil pemetaan prosbis anda 27