Dalam suatu organisasi pasti diisi oleh berbagai jenis manusia, dengan memiliki pemikiran dan sifat yang berbeda-beda. Untuk mewujudkan organisasi yang maju dan berkembang, diperlukan suatu interaksi antara satu sama lain. Proses interaksi itulah yang dapat disebut juga sebagai proses berkomunikasi.
Menurut Redding dan Sabborn sebagaimana dikutip dalam (Muhammad 1995:66) komunikasi organisasi adalah “Pengiriman dan penerimaan informasi dalam organisasi yang kompleks”. Jadi dapat dikatakan bahwa komunikasi organisasi adalah suatu proses pengiriman dan penerimaan informasi di dalam suatu organisasi yang amat rumit dan kompleks.
Pada dasarnya komunikasi di dalam organisasi , terbagi menjadi tiga bentuk :
1. Komunikasi Vertikal
Bentuk komunikasi ini merupakan bentuk komunikasi yang terjadi dari atas ke bawah dan sebaliknya. Artinya komunikasi yang disampaikan oleh pimpinan kepada bawahan dan dari bawahan kepada pimpinan secara timbal balik.
Fungsi komunikasi ke bawah digunakan pimpinan untuk :
- Melaksanaan kebijakan, prosedur kerja, peraturan, dan instruksi;
- Memonitor pelaksanaan kerja bawahan;
- Menyampaikan pengarahan, evaluasi, dan teguran;
- Memberikan informasi mengenai tujuan organisasi, kebijakan-kebijakan organisasi, dan insentif.
Seorang pimpinan harus lebih memperhatikan komunikasi dengan bawahannya dan memahami cara mengambil kebijakan-kebijakan terhadap bawahannya. Keberhasilan organisasi dilandasi oleh perencanaan yang tepat, dan seorang pimpinan yang memiliki jiwa kepimimpinan yang baik. Kedua hal tersebut merupakan modal utama kemajuan organisasi yang dipimpinnya.
Fungsi komunikasi ke atas digunakan untuk :
- Memberikan pengertian mengenai laporan kerja, saran, usulan , opini, permohonan bantunan dan keluhan;
-
Memperoleh informasi dari bawahan mengenai kegiatan dan pelaksanaan pekerjaan bawahan dari tingkat yang lebih rendah.
2. Komunikasi Horisontal
Bentuk komunikasi dalam organisasi ini adalah secara mendatar. Komunikasi ini berlangsung diantara sesama karyawan/pegawai dan sebagainya. Komunikasi horisontal ini biasanya berlangsung di dalam situasi yang tidak formal. Komunikasi horisontal ini berlangsung dengan cara tatap muka, melalui media elektronik seperti telepon, maupun pesan tertulis
3. Komunikasi Diagonal
Bentuk komunikasi dalam organisasi ini sering juga disebut komunikasi silang. Proses ini berlangsung dari seseorang ke orang lain dalam posisi yang berbeda.
Sesuai dengan pendapat dari Redding dan Sabborn sebagaimana dikutip dalam (Muhammad 1995:66) dapat disimpulkan bahwa keberhasilan sebuah organisasi ditentukan oleh keberhasilan proses komunikasi antara atasan dan bawahan. Ketika para pemimpin dapat berkomunikasi dengan efektif dengan bawahan maka pesan yang disampaikan dapat diterima dengan baik.
Dalam suatu organisasi, komunikasi yang efektif memiliki peranan penting yaitu :
- Meningkatkan Produktivitas
- Mengatasi atau menghindari adanya suatu konflik
- Membantu mengembangkan potensi setiap karyawan/pegawai
- Membentuk suasana yang kondusif dan profesional
Komunikasi yang efektif berperan penting dalam penyampaian informasi yang harus diketahui oleh setiap karyawan/pegawai. Informasi tersebut berupa instruksi kerja, target dari organisasi tersebut, peran yang harus dijalankan oleh masing-masing karyawan/pegawai, sampai masalah masalah yang sedang dihadapi oleh masing-masing karyawan/pegawai.
Dengan demikian komunikasi yang efektif memiliki peranan penting di dalam sebuah organisasi. Dari komunikasi yang efektif akan menciptakan hasil yang selaras dan tercapainya target/visi dan misi dari organisasi tersebut.
Dwiki Achmad Giffary - KPKNL Pangkalan Bun
Komunikasi tak sekadar proses bertukar informasi antara komunikator dan komunikan. Kelancaran komunikasi di dunia kerja dapat sangat membantu proses kerja itu sendiri, dan tentunya akan memberikan banyak manfaat bagi tim.
Tak sekadar hard skills, soft skills seperti kemampuan berkomunikasi dengan baik dapat menjadi aset baik bagi perusahaan, maupun dirimu sendiri.
Lebih lengkap, berikut ini adalah alasan mengapa komunikasi merupakan hal yang penting dalam dunia kerja.
Manfaat komunikasi efektif yang profesional untuk karier
Komunikasi efektif bisa membantu kariermu semakin berkembang - EKRUT
Komunikasi efektif memiliki banyak manfaat di berbagai aspek pada karier. Seperti untuk kerjasama tim dan juga untuk perkembangan karier profesionalmu sendiri. Kamu mungkin pernah melihat iklan lowongan pekerjaan dan rekruter mencantumkan “dapat berkomunikasi dengan efektif” sebagai salah satu persyaratan melamar. Tentu saja hal ini ada tujuannya.
Dengan memiliki kemampuan komunikasi efektif, kamu akan mendapat berbagai keuntungan dalam karier:
- Semakin dicari oleh perusahaan.
Kemampuan komunikasi efektif merupakan salah satu skill yang paling dicari perusahaan menurut riset dari Linkedin. - Memudahkan promosi kerja
Saat kamu memiliki kemampuan komunikasi, atasanmu akan semakin yakin untuk mempromosikanmu. Sebagai leader, tentunya kamu dituntut untuk memiliki kemampuan komunikasi efektif. - Disukai oleh client
Bagi kamu yang bidang pekerjaannya banyak berhubungan dengan pihak eksternal, kemampuan komunikasi efektif bisa membuat client kamu nyaman berkomunikasi dan tentunya berdampak baik untuk promosi karier dan perusahaan. - Semakin dihargai di lingkungan pekerjaan
Komunikasi efektif bukan hanya sekadar mampu berbicara dengan baik. Tapi, dapat mendengar dan menghargai perspektif orang lain dan mendorong orang lain untuk berani beropini. Jika kamu mampu menunjukkan komunikasi yang efektif seperti ini, tentu rekan kerja akan semakin percaya dan menghargaimu.
12 Benefit komunikasi efektif dalam dunia kerja
Komunikasi efektif penting untuk meningkatkan team building dalam perusahaan - EKRUT
Selain untuk karier kamu secara personal, memiliki komunikasi efektif juga akan sangat bermanfaat untuk dunia kerja secara keseluruhan. Berikut beberapa benefitnya:
1. Meningkatkan team building
Membangun tim secara efektif didasari dengan bagaimana anggota tim berkomunikasi dan bekerja sama.
Dengan mengimplementasikan strategi yang efektif untuk meningkatkan komunikasi, kamu akan berkontribusi dalam memebangun tim yang efektif.
Hal ini akan berdampak pada peningkatan moral dan kepuasan karyawan.
2. Peningkatan produktivitas
Komunikasi akan mempemudah koordinasi, sehingga dengan komunikasi yang efektif biasanya para karyawan akan menjadi semakin produktif dalam bekerja.
Dengan produktivitas yang baik, tentu pada akhirnya akan menguntungkan bagi perusahaan.
3. Menghargai perbedaan dan toleransi
Dengan beragamnya bahasa serta kebudayaan, tentu dibutuhkan komunikasi dalam dunia kerja yang efektif agar para karyawan bisa saling memahami satu sama lainnya.
Komunikasi yang efektif juga akan membuat para karyawan menjadi semakin menghargai perbedaan yang ada, sehingga tercipta suasana kerja yang nyaman.
Baca juga: Tips produktif di kantor a la CEO kelas dunia
4. Mempermudah dalam penerapan aturan
Komunikasi dalam dunia kerja juga berperan untuk menegakkan aturan - EKRUT
Komunikasi dalam dunia kerja juga berperan sebagai penerapan sebuah peraturan dalam perusahaan.
Setiap perusahaan memiliki peraturan masing-masing yang berfungsi untuk mencapai suatu tujuan bersama.Peraturan berfungsi untuk memudahkan seseorang dalam bekerja.
Peran penting komunikasi ini biasanya digunakan oleh atasan, atau pemimpin perusahaan untuk mensosialisasikan peraturan tersebut kepada karyawannya.
5. Memudahkan memahami karakter seseorang
Selain beberapa hal di atas, komunikasi juga digunakan untuk memahami karakter seseorang.
Dengan memahami karakter seseorang maka kita dapat dengan mudah berkomunikasi secara efektif dan menghindari kesalahpahaman di tempat kerja.
6. Menyelesaikan suatu konflik
Jika suatu perusahaan sedang dilanda konflik, hal yang biasa dilakukan adalah mengadakan meeting untuk menyelesaikan konflik yang tengah dihadapi oleh perusahaan tersebut.
Jadi, dalam hal ini komunikasi dalam dunia kerja juga menjadi sarana penting untuk memecahkan suatu masalah yang sedang terjadi di perusahaan.
7. Mempermudah pengambilan keputusan
Biasanya keputusan dalam suatu perusahan diputuskan oleh seorang pemimpin perusahaan. Keputusan tersebut diambil setelah dikomunikasikan terlebih dahulu melalui meeting yang dihadiri oleh para petinggi perusahaan beserta karyawannya.
Dalam hal ini komunikasi dalam dunia kerja yang baik sangat dibutuhkan sebagai bahan pertimbangan yang berupa tanggapan dari peserta meeting atas keputusan-keputusan yang akan diambil.
8. Merealisasikan tujuan dan target perusahaan
Tujuan perusahaan dapat tercapai lewat komunikasi yang baik-EKRUT
Seorang pemimpin dalam sebuah perusahaan diwajibkan mampu berkomunikasi dengan baik pada karyawannya, begitu pula sebaiknya demi merealisasikan tujuan.
Maka, komunikasi dakam dunia kerja yang efektif antara pemimpin perusahaan dengan karyawan akan menghasilkan masa depan yang menjanjikan untuk perusahaan tersebut.
9. Meningkatkan motivasi
Motivasi merupakan hal yang penting untuk meningkatkan produktivitas dalam bekerja. Motivasi ini juga berkaitan dengan komunikasi. Komunikasi dalam dunia kerja menjadi unsur penting dalam dunia kerja terutama dapat meningkatkan motivasi seseorang dalam bekerja.
Komunikasi yang baik dapat memengaruhi seseorang menjadi lebih giat dalam bekerja. Begitu pula sebaliknya, komunikasi yang buruk berdampak pada motivasi seseorang yang berakibat pada konflik perusahaan.
Baca juga: 4 cara untuk memotivasi karyawan agar rajin bekerja
10. Meningkatkan hubungan baik dengan klien
Karyawan yang bekerja dengan pelanggan erat kaitannya untuk menjaga ritme komunikasi yang baik - EKRUT
Karyawan yang dalam pekerjaannya berhubungan dengan pelanggan, partner, klien sebaiknya memiliki etika komunikasi yang baik. Lantaran dengan begitu mereka akan lebih disukai oleh pelanggan atau partner.
Melalui penerapan cara berkomunikasi dengan baik dan efektif pada klien, kamu dapat memahami kebutuhan klien, merasa dihargai oleh klien dan mengurangi permasalahan dengan klien. Lebih dari itu, bisa juga meningkatkan hasil penjualan.
11. Mengembangkan inovasi
Fungsi komunikasi dalam perusahaan salah satunya mendorong pola komunikasi yang baik dan terbuka sehingga menstimulus karyawan untuk menyuarakan ide atau gagasannya. Mereka tidak akan takut idenya dicemooh atau tidak didengar.
Pihak perusahaan biasanya akan menyediakan ruang diskusi dalam pemarapan ide-ide tersebut yang pada akhirnya akan menumbuhkan banyak inovasi untuk kemajuan perusahaan.
12. Menjaga keragaman budaya
Etika komunikasi di tempat kerja yang baik dan benar akan dapat menjaga situasi keberagaman di kantor. Tentu dengan perbedaan ras, suku, agama bangsa hingga jenis kelamin menyebabkan cara komunikasi setiap karyawan berbeda-beda.
Tetapi dengan etika komunikasi yang baik dan menjunjung tinggi rasa hormat, tentu setiap perbedaan dapat diatasi, karyawan dapat menghindari berbagai macam konflik yang mungkin muncul ditengah lingkungan kerja.
8 Tips membangun komunikasi dalam dunia kerja yang efektif
Doronglah komunikasi dua arah di tempat kerja - EKRUT
Setelah mengetahui alasan mengapa komunikasi penting dalam dunia kerja, berikut ada pula beberapa tips meningkatkan komunikasi yang efektif di tempat kerja untuk kamu perhatikan.
1. Jaga komunikasi dengan karyawan secara teratur
Rutin mengecek karyawan adalah cara untuk memastikan komunikasi yang efektif di tempat kerja. Cobalah untuk rencanakan pertemuan rutin di mana karyawan bisa saling berbagi pemikiran dan pendapat mereka dengan bebas.
2. Buat strategi onboarding untuk karyawan baru
Karyawan baru mungkin akan kesulitan untuk menyesuaikan diri dan mempelajari segala sesuatu di tempat kerja. Karena itu buatlah strategi dimana mereka dapat mengenal perusahaan dan rekan-rekan kerja mereka sehingga komunikasi yang efektif pun tetap terjaga
3. Nilai strategi komunikasi internal perusahaan
Lihatlah bagaimana selama ini komunikasi internal dalam perusahaan. Lihat toolsa pa yang efektif dan tidak. Denganb egitu kamu bisa mengetahui kapan harus membuat perubahan pada strategi komunikasi di tempat kerja.
4. Perkuat hubungan antara manajer dan karyawan
Dorong kolaborasi yang lebih kuat antara karyawan dan manajer. Jembatani kesenjangan komunikasi agar hubungan kerja yang tercipta pun bisa lebih kuat.
5. Dorong komunikasi dua arah
Banyak perusahaan mengambil pendekatan komunikasi top-down di tempat kerja. Namun penting diketahui bahwa komunikasi satu arah tidak akan memberikan dampak baik bagi kamu dan karyawan dalam jangka panjang.
Karena itu doronglah komunikasi dua arah dimana karyawan mendapatkan ruang untuk memberikan feedback dan mengutarakan pendapat mereka. Ingatlah bahwa komunikasi yang efektif adalah yang berjalan dua arah.
6. Hindari gosip yang tidak berdasar fakta
Tidak perlu membicarakan gosip hanya untuk membuat suasana kantor terlihat kontroversial. Hal ini hanya akan membuat suasana kantor tidak sehat dan komunikasi efektif jadi terhambat. Selain itu, ini juga akan berbahaya untuk karier kamu kedepannya, apalagi jika ternyata gosip tersebut salah dan melibatkan pihak penting di kantor.
Jadi, jika ada yang mengajak kamu bergosip, sebaiknya kamu tetap bersikap netral dan tidak membuat suasana semakin keruh, ya!
7. Ajukan pertanyaan dan berikan feedback
Komunikasi efektif yang baik juga dapat dicapai dengan mengajukan pertanyaan. Hal ini menunjukkan bahwa kamu mendengar dan mengerti apa yang dikatakan oleh rekan kerjamu. Kamu juga bisa memberikan pertanyaan tambahan untuk dapat semakin mengerti tentang apa yang sedang dibicarakan. Tapi, pastikan kamu selalu mengajukan pertanyaan yang relevan dengan topik pembicaraan, ya! Agar diskusi berjalan dengan lancar.
Selain itu, kamu juga bisa memberikan feedback yang bersifat positif. Hal ini akan mendorong pola komunikasi yang terbuka di dalam tim. Selain feedback yang bersifat verbal, kamu juga bisa memberikan feedback secara non-verbal seperti menganggukan kepala dan postur tubuh yang terlihat membuka diri. Ini akan membuat alur dari percakapan lancar sehingga tercipta komunikasi efektif.
8. Berpikiran positif
Jika kamu berada di situasi saat pembicaraan menjadi memanas dan tidak kondusif, tetaplah berpikiran positif. Jangan terbawa suasana. Kamu juga perlu mengontrol pikiranmu agar tidak ikut berpikir negatif. Dengan begini, sifat dan percakapan yang akan kamu bicarakan akan tetap positif dan tetap mendukung komunikasi efektif.
Baca juga: 7 Cara meningkatkan kemampuan komunikasi demi kemajuan karier
Itulah beberapa penjelasan mengenai pentingnya komunikasi dalam dunia kerja. Agar target tim dapat bekerja dengan baik, dan target perusahaan tercapai, cobalah untuk membangun komunikasi yang baik dengan menerapkan beberapa tips di atas.
Agar kemampuan komunikasi efektif kamu semakin berkembang, kamu juga bisa mempelajari tentang public speaking di EKRUTTv. Klik pada tautan di bawah ini untuk karier profesional yang lebih sukses!
Last update: 11 Maret 2021
Sumber:
- study.com
- michaelpage.co.uk
- leadershipschoice.com
- fremont
- proofhub
- hrtechnologist
- Virtual Speech