Jenis aplikasi otomatisasi kantor yang digunakan untuk membuat laporan yang rapi dan baik adalah

FacebookTwitterPinterestWhatsApp

Aplikasi Otomatisasi Perkantoran – Penggunaan aplikasi otomatisasi perkantoran tentu sangat membantu pekerjaan agar lebih cepat selesai. Dengan bantuan beberapa aplikasi seperti mengolah data, mengadakan konferensi, hingga menyimpan serta mengirim pesan semua pekerjaan kantor dapat dilakukan dengan mudah.

Zaman modern seperti sekarang ini, sudah jarang perusahaan perkantoran yang belum menerapkan aplikasi tersebut. Kalaupun ada, mungkin hanya beberapa kantor yang bergerak di bidang produksi atau bidang yang tidak membutuhkan otomatisasi.

Baca Juga: Tips Cara Membuat Pitch di Jobstreet dengan Mudah

Pengertian Aplikasi Otomatisasi Perkantoran

Aplikasi Otomatisasi perkantoran adalah Penggunaan alat elektronik yang bertujuan untuk memudahkan komunikasi atau pertukaran informasi antara orang-orang yang ada di dalam lingkungan kantor. Hal tersebut agar dapat meningkatkan produktivitas sebuah perusahaan.

Dengan menggunakan cara ini, segala kegiatan atau aktivitas di kantor dapat berjalan lebih lancar, simple, dan efisien. Misalnya saja kamu ingin mengirim sebuah dokumen dengan menggunakan email, kamu akan dimudahkan dengan menggunakan alat electronic mail sebagai aplikasinya.

Manfaat Otomatisasi Kantor

Nah berikut ini beberapa manfaat otomatisasi kantor. Berikut dibawah rincian lengkapnya.

1. Dapat menyelesaikan pekerjaan kantor lebih cepat dan efisien.
2. Mengurangi jumlah pekerja kantor yang tugasnya bisa digantikan dengan aplikasi otomatisasi kantor.
3. Tidak membutuhkan tempat yang banyak dalam penyimpanan data seperti berkas, dokumen, dan beberapa data penting lainya.
4. Data yang tersimpan dalam perangkat akan terorganisir dengan lebih baik dibandingkan dengan cara konvensional.
5. Dapat meningkatkan produktivitas dalam pekerjaan.
6. Mempermudah dalam hal komunikasi antara pekerja kantor.
7. Dapat menyelesaikan beberapa masalah dengan baik.
8. Mengurangi kebutuhan staff kantor.

Jenis Aplikasi Otomatisasi Komputer

Dibawah ini merupakan jenis jenis aplikasi otomatisasi perkantoran yang biasa digunakan dalam pekerjaan kantor.

1. Aplikasi Word Processing (Pengolahan Kata)

Aplikasi pengolah kata merupakan perangkat lunak yang diprogram khusus untuk mengolah dokumen yang berisi teks maupun gambar. Aplikasi Word Processing merupakan salah satu peralatan elektronik yang biasa digunakan untuk mengerjakan tugas dengan otomatis. Aplikasi ini dapat mengelola dokumen ketik maupun cetak.

Aplikasi Word Processing memberikan kemudahan kemudahan dalam komunikasi tertulis kepada orang lain secara efektif. Dengan menggunakan aplikasi ini, kamu dapat mudah untuk membuat dokumen dengan cara diketik, dicetak, ataupun mengirim dokumen melalui email.

Aplikasi pengolahan kata sendiri memiliki beragam jenis, biasanya yang digunakan dalam pekerjaan kantor seperti Microsoft Word. Aplikasi yang satu ini banyak digunakan dalam membuat berbagai dokumen seperti surat, laporan, dan masih banyak lagi.

Contoh aplikasi pengeloahan kata

• Microsoft Word.
• Goggle Documents.
• Pages.
• Notepad.
• Office Word Online.
• Docs To Go.
• Kspread.

2. Elektronik Mail (Surat Elektronik)

Elektronik Mail atau yang biasa disebut dengan Email merupakan sebuah aplikasi otomatisasi kantor yang berfungsi untuk mengirim surat secara online. Selain itu, pengirim juga dapat mengirim file dengan berbagai ukuran. Pengguna aplikasi ini dapat dengan mudah mengirim, menyimpan, dan menerima pesan dari email tersebut.

Saat ini E-mail merupakan aplikasi yang cukup penting dalam otomatisasi kantor. Selain itu, aplikasi ini dapat menjangkau semua orang diseluruh belahan dunia.

Contoh aplikasi surat elektronik:

• Gmail.
• Yahoo Mail.
• Microsoft Outlook.
• Zoho Mail.
• GMX Mail.
• Fastmail.
• Tutanota.

3. Voicemail (Pesan Suara)

Voice Mail merupakan salah satu aplikasi otomatisasi perkantoran yang dapat merekam dan disimpan secara digital serta dapat dikirimkan kepada orang lain. Dengan aplikasi ini, kamu tidak perlu lagi mengetik pesan seperti Email.

4. Elektronik Calendaring (Kalender Elektronik)

Elektronik Calendaring biasanya digunakan untuk menyusun sebuah acara yang sudah dijadwalkan. Dengan menggunakan kalender elektronik, maka jadwal akan tersusun dengan rapi dan terorganisir dengan baik. Dengan menggunakan aplikasi ini, sekertaris akan lebih mudah untuk memasukan jadwal meeting atau merubah jadwal sesuai dengan waktu yang sudah ditentukan.

5. Audio Conferencing

Konversi Audio merupakan sebuah aplikasi komputerisasi perkantoran yang biasa digunakan untuk berkomunikasi berjauhan secara geografis. Biasa Audio Conferencing cukup menggunakan telephon atau handphone saat melakukan konferensi.  Namun sekarang sudah banyak aplikasi-aplikasi yang dapat digunakan seperti Telegram dan Whatsapp.

Contoh aplikasi audio conferencing:

• Google Hangouts Meet.
• Zoom Meeting.
• Microsoft Teams.
• Whastapp.
• Slack.
• GoToMeeting.
• Facetime.
• FreeConference.

6. Video Conferencing (Konversi Video)

Aplikasi otomatisasi perkantoran selanjutnya yaitu Video Conferencing. Biasanya video conferencing dapat menggunakan media televisi sebagai sarana untuk menghubungkan beberapa orang saat melakukan konferensi jarak jauh. Video konferensi dapat dilakukan di smartphone atau komputer dengan menggunakan aplikasi Skype.

7. Facsimile Transmission (Fax)

Facsimile Transmission atau yang biasa dikenal dengan fax merupakan Aplikasi otomatisasi perkantoran yang digunakan untuk membaca citra dokumen dan juga bisa membuat duplikat pada ujung lainya.

Fax ini menggunakan saluran telepon yang menjadi penghubungnya. Fax sendiri dapat digunakan untuk mengirim atau menyebarkan dokumen diberbagai negara secara mudah dan cepat.

8. Slide Presentasi

Slide Presentasi merupakan aplikasi otomatisasi perkantoran yang digunakan untuk mempresentasikan sebuah materi berupa teks, gambar, bahkan vidio. Slide Presentasi biasanya menggunakan aplikasi Microsoft Power Point. Aplikasi ini sangat efektif untuk menerangkan materi-materi kepada penerima secara langsung.

9. Image Storage and Retrieval

Image Storage and Retrieval adalah aplikasi komputerisasi kantor yang digunakan untuk menyimpan file dokumen dalam ukuran yang cukup besar. Perubahan dokumen yang dulunya berbentuk fisik menjadi file bisa dilakukan dengan cara melakukan scanner yang kemudian hasilnya dapat disimpan didalam komputer.

Dengan adanya aplikasi ini, staf dapat melakukan print sewaktu-waktu dan bisa mengecek ulang histori yang berada di dalam dokumen.

10. Aplikasi Pengolah Angka

Aplikasi Otomatisasi perkantoran yang terakhir yaitu aplikasi yang dapat mengelola angka. Aplikasi ini berfungsi untuk menjadikan perhitungan keuangan di kantor dapat berjalan secara akurat. Aplikasi ini juga bisa meminimalisir terjadi kesalahan dalam memuat laporan keuangan.

Contoh aplikasi pengolahan angka yaitu Microsoft Excel atau MYOB jika khusus untuk menghitung laporan keuangan.

Nah berikut diatas merupakan artikel tentang macam macam aplikasi otomatisasi perkantoran dari sarjanatua.com. Bagimana sudah paham kan teman-teman?